英國秘書工作1

1、中外秘書簡(jiǎn)史中外秘書簡(jiǎn)史第五章英第五章英 國國 的的 秘秘 書書 工工 作作桂林航天工業(yè)學(xué)院人文社科系桂林航天工業(yè)學(xué)院人文社科系胡明寶胡明寶 研究員研究員英英國國地地圖圖英英國國地地圖圖第五章英國的秘書工作第五章英國的秘書工作英英國國倫倫敦敦廣廣場(chǎng)場(chǎng)第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 一、秘書工作的歷史發(fā)展一、秘書工作的歷史發(fā)展伊麗莎白女王于公元伊麗莎白女王于公元1578年正式設(shè)立國年正式設(shè)立國家公文館，用來保存王朝的重要文件，包家公文館，用來保存王朝的重要文件，包括對(duì)外政策和殖民活動(dòng)的文件檔案。括對(duì)外政策和殖民活動(dòng)的文件檔案。 公元公元1838年年8月月14日，日，英

2、國議會(huì)通過了英國議會(huì)通過了公共檔案法，從此英國文件檔案管理納入公共檔案法，從此英國文件檔案管理納入法制管理。法制管理。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 二、重要的秘書機(jī)構(gòu)及官員二、重要的秘書機(jī)構(gòu)及官員 1 1英國內(nèi)閣辦公廳英國內(nèi)閣辦公廳 英國內(nèi)閣的辦事機(jī)構(gòu)。英國內(nèi)閣的辦事機(jī)構(gòu)。 1916年設(shè)立，年設(shè)立，1919年成為永久性機(jī)構(gòu)。主要年成為永久性機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)內(nèi)閣的秘書工作及其交辦的事項(xiàng)。負(fù)責(zé)內(nèi)閣的秘書工作及其交辦的事項(xiàng)。 該廳有近五百人，內(nèi)設(shè)有秘書處等機(jī)構(gòu)和常該廳有近五百人，內(nèi)設(shè)有秘書處等機(jī)構(gòu)和常務(wù)秘書等官職，還增加了溝通內(nèi)閣和政府各部，務(wù)秘書等官職，還增加了溝通內(nèi)閣

3、和政府各部，編寫、分發(fā)內(nèi)閣決議實(shí)施情況的定期報(bào)告等職編寫、分發(fā)內(nèi)閣決議實(shí)施情況的定期報(bào)告等職責(zé)。責(zé)。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 內(nèi)閣辦公廳下設(shè)內(nèi)閣辦公廳下設(shè)1.1.內(nèi)閣秘書處；內(nèi)閣秘書處；2.2.中央統(tǒng)計(jì)局，負(fù)責(zé)收集和分析統(tǒng)計(jì)資料，供制定中央統(tǒng)計(jì)局，負(fù)責(zé)收集和分析統(tǒng)計(jì)資料，供制定政策使用，并對(duì)政府的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；政策使用，并對(duì)政府的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；3.3.史料組，負(fù)責(zé)編寫官方史料；史料組，負(fù)責(zé)編寫官方史料；4.4.政府主管科學(xué)的官員，為科學(xué)決策提供意見；政府主管科學(xué)的官員，為科學(xué)決策提供意見；5.5.管理和人事局，負(fù)責(zé)文官的管理、培訓(xùn)、錄用等管理和人事局，

4、負(fù)責(zé)文官的管理、培訓(xùn)、錄用等工作工作 。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 內(nèi)閣秘書處內(nèi)閣秘書處 內(nèi)閣辦公廳中的辦事內(nèi)閣辦公廳中的辦事部門。現(xiàn)有部門?，F(xiàn)有5050多名秘書多名秘書官員，他們分別研究外官員，他們分別研究外交、政治、內(nèi)務(wù)、社會(huì)交、政治、內(nèi)務(wù)、社會(huì)服務(wù)和技術(shù)及歐洲經(jīng)濟(jì)服務(wù)和技術(shù)及歐洲經(jīng)濟(jì)共同體方面的問題，并共同體方面的問題，并與相關(guān)各部保持密切聯(lián)與相關(guān)各部保持密切聯(lián)系。系。 他們?yōu)閮?nèi)閣大臣準(zhǔn)他們?yōu)閮?nèi)閣大臣準(zhǔn)備匯報(bào)材料，加工不備匯報(bào)材料，加工不完善的政策材料，對(duì)完善的政策材料，對(duì)不適當(dāng)?shù)奈募袡?quán)不適當(dāng)?shù)奈募?，有?quán)退回給主管大臣，要退回給主管大臣，要求修改后再上

5、報(bào)。它求修改后再上報(bào)。它還預(yù)測(cè)約半年后可能還預(yù)測(cè)約半年后可能發(fā)生的問題，以便事發(fā)生的問題，以便事先協(xié)調(diào)各職能部門配先協(xié)調(diào)各職能部門配合行動(dòng)，作出妥善安合行動(dòng)，作出妥善安排。排。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 內(nèi)閣常務(wù)秘書（秘書官員）內(nèi)閣常務(wù)秘書（秘書官員） 英國內(nèi)閣中設(shè)有常務(wù)秘書一職，是內(nèi)閣中的英國內(nèi)閣中設(shè)有常務(wù)秘書一職，是內(nèi)閣中的重要秘書官員。重要秘書官員。其職責(zé)是依據(jù)所收集、掌握的其職責(zé)是依據(jù)所收集、掌握的信息，向大臣提出各種可供選擇的政策，以及信息，向大臣提出各種可供選擇的政策，以及政策實(shí)施中可能遇到的問題、產(chǎn)生什么社會(huì)、政策實(shí)施中可能遇到的問題、產(chǎn)生什么社會(huì)

6、、政治影響等，他們對(duì)內(nèi)閣的決策起著重要的影政治影響等，他們對(duì)內(nèi)閣的決策起著重要的影響。響。做為常務(wù)官員，無論內(nèi)閣如何更替，他們做為常務(wù)官員，無論內(nèi)閣如何更替，他們的地位和作用一般都不變。的地位和作用一般都不變。 第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 2. 2.樞密院秘書機(jī)構(gòu)樞密院秘書機(jī)構(gòu)英國樞密院是其法律上的英國樞密院是其法律上的最高政府機(jī)構(gòu)。最高政府機(jī)構(gòu)。樞密院的主要活動(dòng)是頒發(fā)樞密院的主要活動(dòng)是頒發(fā)公告和發(fā)布命令。公告和發(fā)布命令。 樞密院設(shè)有辦公廳，有樞密院設(shè)有辦公廳，有書記官和副書記官若干人，書記官和副書記官若干人，另設(shè)有院長(zhǎng)辦公廳，有秘書另設(shè)有院長(zhǎng)辦公廳，有秘書若干

7、和新聞官。若干和新聞官。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 3. 3.英聯(lián)邦秘書處英聯(lián)邦秘書處 19651965年設(shè)立，負(fù)責(zé)年設(shè)立，負(fù)責(zé)處理日常公務(wù)、成員處理日常公務(wù)、成員國間的聯(lián)絡(luò)溝通，操國間的聯(lián)絡(luò)溝通，操辦英聯(lián)邦內(nèi)的有關(guān)會(huì)辦英聯(lián)邦內(nèi)的有關(guān)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。議的會(huì)務(wù)工作。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 4. 4.下院（眾議院下院（眾議院) )事務(wù)處事務(wù)處 英國平民院的辦事機(jī)構(gòu)。英國平民院的辦事機(jī)構(gòu)。 其主管由首相提名并以英王名義任命的秘書長(zhǎng)、其主管由首相提名并以英王名義任命的秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)擔(dān)任。副秘書長(zhǎng)擔(dān)任。 該處下設(shè)委員會(huì)辦公室、公議案辦

8、公室、私議案該處下設(shè)委員會(huì)辦公室、公議案辦公室、私議案辦公室、議事記錄辦公室、議會(huì)秘書辦公室、海外事辦公室、議事記錄辦公室、議會(huì)秘書辦公室、海外事務(wù)辦公室，各司其職，如議事記錄辦公室負(fù)責(zé)將下院務(wù)辦公室，各司其職，如議事記錄辦公室負(fù)責(zé)將下院辯論的官方報(bào)告編輯成辯論的官方報(bào)告編輯成下院每周議事錄下院每周議事錄，將下院，將下院的會(huì)議記錄編輯成的會(huì)議記錄編輯成決議事項(xiàng)與會(huì)議記錄決議事項(xiàng)與會(huì)議記錄，并承擔(dān)，并承擔(dān)有關(guān)的研究工作。議會(huì)秘書處則負(fù)責(zé)溝通議員和大臣有關(guān)的研究工作。議會(huì)秘書處則負(fù)責(zé)溝通議員和大臣之間的關(guān)系，處理議員對(duì)大臣提出質(zhì)詢的通知，列出之間的關(guān)系，處理議員對(duì)大臣提出質(zhì)詢的通知，列出大臣答復(fù)各

9、種質(zhì)詢的日程一覽表。大臣答復(fù)各種質(zhì)詢的日程一覽表。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 5. 5.下院議長(zhǎng)辦事處下院議長(zhǎng)辦事處 英國下院議長(zhǎng)的辦事機(jī)構(gòu)。英國下院議長(zhǎng)的辦事機(jī)構(gòu)。 該處下設(shè)議長(zhǎng)辦公室、官方報(bào)告辦公室、決該處下設(shè)議長(zhǎng)辦公室、官方報(bào)告辦公室、決議事項(xiàng)辦公室、供銷辦公室，各司其職。議事項(xiàng)辦公室、供銷辦公室，各司其職。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類議長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)處理議長(zhǎng)議長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)處理議長(zhǎng)的公務(wù)信件，在議長(zhǎng)與議員的公務(wù)信件，在議長(zhǎng)與議員們的公務(wù)、交往中起著聯(lián)絡(luò)們的公務(wù)、交往中起著聯(lián)絡(luò)作用；官方報(bào)告辦公室負(fù)責(zé)作用；官方報(bào)告辦公室負(fù)責(zé)出版出

10、版下院每周議事錄下院每周議事錄；決議事項(xiàng)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)行所決議事項(xiàng)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)行所有與議會(huì)有關(guān)的文件；供銷有與議會(huì)有關(guān)的文件；供銷辦公室負(fù)責(zé)訂購、出售報(bào)刊辦公室負(fù)責(zé)訂購、出售報(bào)刊雜志及其他資料工作。雜志及其他資料工作。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 二、秘書的職級(jí)種類二、秘書的職級(jí)種類 1 1英國政府秘書英國政府秘書 指在英國政府機(jī)關(guān)中指在英國政府機(jī)關(guān)中供職的秘書人員。供職的秘書人員。 他們屬于文宮中的事他們屬于文宮中的事務(wù)官，為公務(wù)員，其務(wù)官，為公務(wù)員，其供職任期不受內(nèi)閣更供職任期不受內(nèi)閣更替的影響，為終身制，替的影響，為終身制，直至退休直至退休。 分為以下分為以下

11、4 4種。種。 二、英國秘書的職級(jí)和種類二、英國秘書的職級(jí)和種類 a.a.英國行政秘書英國行政秘書 英國文官委員會(huì)劃英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書定的四類政府秘書之一。之一。 行政級(jí)秘書是擔(dān)任行政級(jí)秘書是擔(dān)任政府各部部長(zhǎng)主要政府各部部長(zhǎng)主要助手的高級(jí)秘書官，助手的高級(jí)秘書官，相當(dāng)于秘書長(zhǎng)或辦相當(dāng)于秘書長(zhǎng)或辦公廳主任。公廳主任。 第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 b.b.英國執(zhí)行級(jí)秘書英國執(zhí)行級(jí)秘書 英國文官委員會(huì)劃英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書定的四類政府秘書之一，為中級(jí)秘書之一，為中級(jí)秘書官，相當(dāng)于秘書科官，相當(dāng)于秘書科長(zhǎng)、辦公室主任。長(zhǎng)、辦公室主任。第一節(jié)第一

12、節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 c.c.文書或辦事員級(jí)文書或辦事員級(jí) 英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書之一，英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書之一，為一般秘書人員。為一般秘書人員。 其職責(zé)為：按一定的法規(guī)、指示處理特定其職責(zé)為：按一定的法規(guī)、指示處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計(jì)事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計(jì)資料，作簡(jiǎn)單的文書草擬，收集、提供、保存資料，作簡(jiǎn)單的文書草擬，收集、提供、保存資料，為上司決策提供依據(jù)。資料，為上司決策提供依據(jù)。 他們一般為大?；蛑袑．厴I(yè)生。他們一般為大?；蛑袑．厴I(yè)生。 第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類

13、 d.d.助理文書級(jí)助理文書級(jí) 英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書之英國文官委員會(huì)劃定的四類政府秘書之一，為初級(jí)秘書人員。他們的職責(zé)為：打一，為初級(jí)秘書人員。他們的職責(zé)為：打字、速記、繕印、接打電話、接待來客等。字、速記、繕印、接打電話、接待來客等。他們大多為高中或中專文化程度的女青年，他們大多為高中或中專文化程度的女青年，年齡在年齡在18-2018-20歲者為多。倫敦及各地均設(shè)歲者為多。倫敦及各地均設(shè)有此類專門學(xué)校，培養(yǎng)這類人員。有此類專門學(xué)校，培養(yǎng)這類人員。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 2. 2.執(zhí)行秘書執(zhí)行秘書 英國工商企業(yè)中受高英國工商企業(yè)中受高級(jí)經(jīng)理雇用的

14、一種私人級(jí)經(jīng)理雇用的一種私人秘書。秘書。 是雇主的得力助手和是雇主的得力助手和私人代表，須對(duì)雇主的私人代表，須對(duì)雇主的活動(dòng)和工作范圍有詳細(xì)活動(dòng)和工作范圍有詳細(xì)了解，為雇主分擔(dān)：許了解，為雇主分擔(dān)：許多具體事務(wù)，在一定范多具體事務(wù)，在一定范圍內(nèi)有決定權(quán)，并能代圍內(nèi)有決定權(quán)，并能代表雇主進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談表雇主進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 3. 3.公司秘書公司秘書 英國公司中的高級(jí)行政職員。英國公司中的高級(jí)行政職員。 英國公司法規(guī)定，每一公司英國公司法規(guī)定，每一公司必須配備一名專職秘書，同時(shí)可必須配備一名專職秘書，同時(shí)可配備助理秘書或代理秘書，以備配備助理秘

15、書或代理秘書，以備公司秘書缺席時(shí)代行職責(zé)。公司秘書缺席時(shí)代行職責(zé)。 公司秘書的職責(zé)除從事一般公司秘書的職責(zé)除從事一般性行政事務(wù)、保證公司業(yè)務(wù)活動(dòng)性行政事務(wù)、保證公司業(yè)務(wù)活動(dòng)符合公司法及公司規(guī)章符合公司法及公司規(guī)章 。第一節(jié)第一節(jié) 英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類英國秘書機(jī)構(gòu)與秘書分類 4. 4.私人秘書私人秘書 被雇主雇傭，為雇主個(gè)人服務(wù)的秘書。被雇主雇傭，為雇主個(gè)人服務(wù)的秘書。 英國雇傭私人秘書相當(dāng)普遍。私人秘書不英國雇傭私人秘書相當(dāng)普遍。私人秘書不僅須熟練掌握打字、速記技能，還須有豐富的僅須熟練掌握打字、速記技能，還須有豐富的商業(yè)、秘書學(xué)知識(shí)，要求頗高。商業(yè)、秘書學(xué)知識(shí)，要求頗高。 在英國，欲謀得私

16、人秘書職位者，須經(jīng)專在英國，欲謀得私人秘書職位者，須經(jīng)專門考試，持有合格證書，方能應(yīng)聘。門考試，持有合格證書，方能應(yīng)聘。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的職能、作用與要求秘書的職能、作用與要求 一、英國秘書的主要職能一、英國秘書的主要職能 （一）信息溝通（一）信息溝通 一是負(fù)責(zé)處理郵政業(yè)務(wù)；一是負(fù)責(zé)處理郵政業(yè)務(wù)；二是負(fù)責(zé)通訊業(yè)務(wù)；二是負(fù)責(zé)通訊業(yè)務(wù)；三是負(fù)責(zé)掌握利用各種信息源，善于運(yùn)三是負(fù)責(zé)掌握利用各種信息源，善于運(yùn)用各種工具獲取領(lǐng)導(dǎo)者和主事者所需要的用各種工具獲取領(lǐng)導(dǎo)者和主事者所需要的信息；信息；四是負(fù)責(zé)辦理通信事務(wù)。四是負(fù)責(zé)辦理通信事務(wù)。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 （二）處

17、理文件資料（二）處理文件資料一是負(fù)責(zé)信件的處理；一是負(fù)責(zé)信件的處理；二是負(fù)責(zé)文書撰擬；二是負(fù)責(zé)文書撰擬；三是負(fù)責(zé)處理和保管檔三是負(fù)責(zé)處理和保管檔案資料；案資料；四是統(tǒng)計(jì)和整理各種情四是統(tǒng)計(jì)和整理各種情況、資料、數(shù)據(jù)并繪制成況、資料、數(shù)據(jù)并繪制成各種圖表。各種圖表。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 （三）辦理日常公務(wù)（三）辦理日常公務(wù) 一是來客接待一是來客接待 二是領(lǐng)導(dǎo)者和主事者二是領(lǐng)導(dǎo)者和主事者外出旅行安排外出旅行安排 三是操辦會(huì)議事務(wù)三是操辦會(huì)議事務(wù) 四是管理和使用辦公四是管理和使用辦公設(shè)備和用品設(shè)備和用品 五是處理有關(guān)辦公室五是處理有關(guān)辦公室雇員的健康、安全、保雇

18、員的健康、安全、保衛(wèi)事宜衛(wèi)事宜 第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 （四）財(cái)務(wù)輔助（四）財(cái)務(wù)輔助 一是處理商業(yè)單據(jù)；一是處理商業(yè)單據(jù)；二是受領(lǐng)導(dǎo)者和主事者委托，二是受領(lǐng)導(dǎo)者和主事者委托，海外郵政及國際支付、轉(zhuǎn)帳結(jié)算、海外郵政及國際支付、轉(zhuǎn)帳結(jié)算、開據(jù)支票、信用匯總，信用卡支開據(jù)支票、信用匯總，信用卡支付等手續(xù)；付等手續(xù)；三是代理領(lǐng)導(dǎo)和主事者辦理個(gè)三是代理領(lǐng)導(dǎo)和主事者辦理個(gè)人所得稅手續(xù)和有關(guān)保險(xiǎn)手續(xù)；人所得稅手續(xù)和有關(guān)保險(xiǎn)手續(xù)； 四是代領(lǐng)導(dǎo)者和主事者保管四是代領(lǐng)導(dǎo)者和主事者保管出差、公務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)金及代領(lǐng)工出差、公務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)金及代領(lǐng)工資等事宜。資等事宜。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的

19、地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 二、英國秘書的作用二、英國秘書的作用 歐洲職業(yè)秘書聯(lián)合會(huì)印發(fā)的小冊(cè)子中規(guī)定，歐洲職業(yè)秘書聯(lián)合會(huì)印發(fā)的小冊(cè)子中規(guī)定，執(zhí)行秘書的作用是，秘書對(duì)其上司的活動(dòng)和工執(zhí)行秘書的作用是，秘書對(duì)其上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔(dān)很多作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔(dān)很多工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在做生意的工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在做生意的場(chǎng)合代表他的上司。場(chǎng)合代表他的上司。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 三、英國秘書與上司的關(guān)系三、英國秘書與上司的關(guān)系一是必須保證所有的公共事務(wù)處理沒有差錯(cuò)，使上一是必須保證所有的

20、公共事務(wù)處理沒有差錯(cuò)，使上司放心，使上司相信他的工作主動(dòng)性和工作能力；司放心，使上司相信他的工作主動(dòng)性和工作能力；二是必須能圓滿地處理各種詢問電話，使上司相信二是必須能圓滿地處理各種詢問電話，使上司相信其在辦公室內(nèi)處理的所有問題都能保密；其在辦公室內(nèi)處理的所有問題都能保密；三是必須向上司傳達(dá)報(bào)表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使三是必須向上司傳達(dá)報(bào)表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使上司不用費(fèi)力查詢就能把握全局情況；上司不用費(fèi)力查詢就能把握全局情況；第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 四是必須堅(jiān)守崗位，能夠妥善處理緊急情況四是必須堅(jiān)守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對(duì)其負(fù)責(zé)精

21、神和應(yīng)和突然發(fā)生的事件，使上司對(duì)其負(fù)責(zé)精神和應(yīng)變能力感到滿意；變能力感到滿意；五是必須在上司外出期間自覺、主動(dòng)地盡職五是必須在上司外出期間自覺、主動(dòng)地盡職盡責(zé)，使上司不在時(shí)對(duì)日常公務(wù)和有關(guān)管理問盡責(zé)，使上司不在時(shí)對(duì)日常公務(wù)和有關(guān)管理問題放心；題放心；六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地嚴(yán)格要求自己，使上司以有此精明干練、文明、嚴(yán)格要求自己，使上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書為榮；高雅的秘書為榮； 七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事。切瑣事。英國秘書與同事的關(guān)系英國秘書與同事的關(guān)系 一是必須知道并尊重每一

22、個(gè)經(jīng)理人員、每一個(gè)同事一是必須知道并尊重每一個(gè)經(jīng)理人員、每一個(gè)同事的作用，通過與所有同事全面有效的合作，為上司及的作用，通過與所有同事全面有效的合作，為上司及其機(jī)構(gòu)作出更大的貢獻(xiàn)，合作與尊重是秘書與同事建其機(jī)構(gòu)作出更大的貢獻(xiàn)，合作與尊重是秘書與同事建立和保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)；立和保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)；二是要?jiǎng)?chuàng)造愉快而和二是要?jiǎng)?chuàng)造愉快而和諧的工作環(huán)境；諧的工作環(huán)境；第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)守機(jī)密，不加入閑聊和說是道非，避要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)守機(jī)密，不加入閑聊和說是道非，

23、避免浪費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間；免浪費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間； 四是在有個(gè)人抱怨和感到委屈時(shí)，秘書可向上司申四是在有個(gè)人抱怨和感到委屈時(shí)，秘書可向上司申訴和說明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；訴和說明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作作風(fēng)與態(tài)度等思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作作風(fēng)與態(tài)度等多方面促進(jìn)青年同事迅速成長(zhǎng)，并以身作則，為他們多方面促進(jìn)青年同事迅速成長(zhǎng)，并以身作則，為他們作出榜樣。作出榜樣。第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求 四、秘書的素質(zhì)要求四、秘書的素質(zhì)要求

24、 英國秘書人員的品質(zhì)要求，對(duì)數(shù)量眾多的公英國秘書人員的品質(zhì)要求，對(duì)數(shù)量眾多的公司秘書而言，主要有商業(yè)素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)兩個(gè)司秘書而言，主要有商業(yè)素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)兩個(gè)方面。對(duì)政府秘書而言，還有政治品質(zhì)方面的方面。對(duì)政府秘書而言，還有政治品質(zhì)方面的要求。要求。 （一）商業(yè)素質(zhì)要求（一）商業(yè)素質(zhì)要求 所謂商業(yè)品質(zhì)，指的是適應(yīng)公司經(jīng)營管理所謂商業(yè)品質(zhì)，指的是適應(yīng)公司經(jīng)營管理需要的秘書工作知識(shí)與技能。主要包括需要的秘書工作知識(shí)與技能。主要包括: :第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書的地位、職能與要求1.1.秘書工作技巧。秘書工作技巧。 2.2.具有良好的組織才能。具有良好的組織才能。 3.3.講究效率，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感講究效率，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感 。4.4.能準(zhǔn)確地把握工作權(quán)限，能夠積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任能準(zhǔn)確地把握工作權(quán)限，能夠積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)務(wù) 。5.5.具有高明的交際藝術(shù)具有高明的交際藝術(shù) 。6.6.具有保密意識(shí)，嚴(yán)守機(jī)密。具有保密意識(shí)，嚴(yán)守機(jī)密。7.7.準(zhǔn)時(shí)，有強(qiáng)烈的時(shí)限意識(shí)準(zhǔn)時(shí)，有強(qiáng)烈的時(shí)限意識(shí) 。8.8.要有預(yù)見性，事先做好計(jì)要有預(yù)見性，事先做好計(jì)劃和各種必要的準(zhǔn)備劃和各種必要的準(zhǔn)備 。9.9.要忠誠。這是各項(xiàng)品質(zhì)要忠誠。這是各項(xiàng)品質(zhì)中最為重要的品質(zhì)。中最為重要的品質(zhì)。 第二節(jié)第二節(jié) 秘書的地位、職能與要求秘書