酒店采購供應(yīng)制度(doc 5頁)

1、酒店采購提供制度一、 總則酒店批量物資（廚房每日采購的非儲(chǔ)備食品材料除外）和酒店零星物品的采購計(jì)劃（含分店）必須執(zhí)行分管副總會(huì)簽制度。相關(guān)人員在采購、收貨過程中,須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務(wù)水平,講究文明禮貌；以酒店利益為重,相互監(jiān)督,相互配合,配合把好進(jìn)貨關(guān),維護(hù)酒店的社會(huì)形象。中心倉庫、驗(yàn)貨室負(fù)責(zé)物資的保管和收發(fā),各使用部門指定專人憑本部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)料單到中心倉庫辦理領(lǐng)用或通過驗(yàn)貨室辦理直撥手續(xù)。二、部門物品領(lǐng)用和采購審批存放簽批負(fù)責(zé)人：1總經(jīng)理： 2副總經(jīng)理： 3人力資源部： 4財(cái)務(wù)部： 5保安部： 6工程部：7營(yíng)銷部：8前臺(tái)部： 9客房部： 10采購部：11餐飲部前廳： 12餐飲部

2、中餐廚房： 13餐飲部西餐廚房： 三、采購項(xiàng)目的申請(qǐng)審批凡是中心倉庫儲(chǔ)備的各類食品物料均由倉庫根據(jù)庫存及各部門使用情況填寫申購單,經(jīng)分管總經(jīng)理確認(rèn)后,交采購部執(zhí)行。各廚房每日所需之非儲(chǔ)備食品材料由各廚房填寫一式二聯(lián)的“零星食品、物品采購申請(qǐng)單”,經(jīng)廚師長(zhǎng)簽字確認(rèn),于20：00前提交采購部,特殊情況下可推遲至20：30分前,填寫清楚后提交采購部。各部門所需非倉儲(chǔ)之外的物品,由各部門填寫“采購申請(qǐng)單”一式二聯(lián)、附以申購說明,寫明用途,并經(jīng)部門經(jīng)理簽字提交吳總簽批后轉(zhuǎn)采購部。本地采購的營(yíng)業(yè)應(yīng)急用品和工程所需設(shè)備及零配件應(yīng)提前三天提交采購計(jì)劃；需異地購買的物品,至少需提前七天將采購計(jì)劃提交采購部。所有

3、采購項(xiàng)目經(jīng)審批成為有效訂單后,方能實(shí)施購買。附：采購項(xiàng)目申請(qǐng)審批程序：申請(qǐng)部門填寫采購申請(qǐng)單部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)分管副總簽字總經(jīng)理批準(zhǔn)中心倉庫確認(rèn)無庫存提交采購部四、采購擇商：1、傳統(tǒng)采購管理隊(duì)伍傾向于一種物料有多個(gè)提供商,感覺上比較保險(xiǎn)；而現(xiàn)代管理的趨勢(shì)是減少提供商,并建立互信、互利、互助的長(zhǎng)期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。好處是：簡(jiǎn)化采購計(jì)劃及調(diào)配；可以形成經(jīng)濟(jì)采購批量,爭(zhēng)取優(yōu)惠；減少供方的專用工藝裝備費(fèi)用；簡(jiǎn)化運(yùn)輸管理；減少庫存,從而有利于控制質(zhì)量,降低成本。簡(jiǎn)化同提供商建立合作伙伴關(guān)系前后的業(yè)務(wù)的流程,由于環(huán)節(jié)減少降低了采購成本,增加了響應(yīng)過度。對(duì)于提供商的選擇,可以獨(dú)家提供,也可多家提供。獨(dú)家提供

4、易于管理,也能以大批量的優(yōu)勢(shì)增加自己的談判能力,以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格；但不容易把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài),提供商也會(huì)因?yàn)闆]有競(jìng)爭(zhēng)的壓力而形成惰性,不去提升產(chǎn)品質(zhì)量,提高自身管理。對(duì)提供商事實(shí)動(dòng)態(tài)的選擇,啟用淘汰機(jī)制,從本質(zhì)上提高整個(gè)提供鏈的能力,提升提供鏈的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。2、確定分供方后,采購員要協(xié)同有關(guān)部門和采購經(jīng)理進(jìn)行實(shí)地考察,組織有關(guān)部門根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)認(rèn)定合格后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),作為合格分供方。3、建立正常供貨關(guān)系后,采購員將所進(jìn)物品/食品會(huì)同驗(yàn)貨室,配合進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于專業(yè)性或首次入庫的物資,還必須會(huì)同相關(guān)部門人員參加驗(yàn)收；如果連續(xù)兩次以上不合格,通知其停止供貨。對(duì)采購品種不穩(wěn)定,進(jìn)貨批量小,

5、市場(chǎng)變化頻繁的小供貨商的考核。1、采購員在接到相關(guān)采購計(jì)劃后,要充分了解市場(chǎng),嚴(yán)格控制進(jìn)貨價(jià)格,努力降低采購成本,科學(xué)使用采購資金,要求供方提供樣品,經(jīng)驗(yàn)貨室及相關(guān)部門認(rèn)可后,作為合格提供商。2、建立日常供貨關(guān)系后,采購要協(xié)同驗(yàn)貨室,相關(guān)部門對(duì)供方進(jìn)行逐批檢驗(yàn),填制酒店食品/物品直撥驗(yàn)收單,作為分供方的供貨檔案,每周檢查兩次,如果月內(nèi)有兩次抽檢不合格采購員須停止其供貨資格。3、進(jìn)口食品、飲料必須有進(jìn)口食品銷售證、防偽標(biāo)簽、經(jīng)銷商商標(biāo)簽、中文標(biāo)簽等,認(rèn)真聽取使用部門驗(yàn)貨人員的意見,填寫合格提供商記錄表。五、采購的確認(rèn)、報(bào)價(jià)。1、各廚房每日所需蔬菜、水果價(jià)格須每星期報(bào)價(jià)一次,采購部組織人員對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)

6、行市場(chǎng)調(diào)查、比價(jià)和評(píng)斷后,將最終確認(rèn)的價(jià)格通知各廚房及驗(yàn)貨室,以便存查、監(jiān)督,該項(xiàng)工作由采購部登記存檔,由采購部經(jīng)理具體組織實(shí)施。2、采購部在收到中心全年計(jì)劃單后,由部門經(jīng)理將采購計(jì)劃直接安排給采購業(yè)務(wù)員,采購員依據(jù)采購價(jià)格控制辦法的相關(guān)辦法考察確定采購價(jià)格,選擇合適的提供商實(shí)施采購。3、倉庫及營(yíng)業(yè)常備用品的加工和采購實(shí)施“綜合考核、對(duì)比擇商、定點(diǎn)提供”的采購原則,在合格供方范圍內(nèi)組織進(jìn)貨。4、各部門日常零星和應(yīng)急采購的比價(jià)和詢價(jià),由采購部經(jīng)理根據(jù)規(guī)定和要求,交采購員實(shí)施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送等須歸酒店所存,嚴(yán)禁私拿回扣,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按雙倍罰款,并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。6、

7、對(duì)于有特殊要求或需特殊辦理的采購項(xiàng)目,需方要作詳細(xì)圖解說明或提供實(shí)樣,采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合理的提供商實(shí)施采購。7、采購部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與使用部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識(shí)、熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況；經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查,掌握市場(chǎng)信息；主動(dòng)向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品,積極主動(dòng)地向酒店高級(jí)管理層提供市場(chǎng)情況及購買策略。使用部門在工作中要主動(dòng)與采購部門交流配合,對(duì)掌握供方情況及購物意向須主動(dòng)通報(bào)采購部,由其進(jìn)行考核、評(píng)定、擇優(yōu)錄用。8、確屬偏難采購項(xiàng)目,采購部和使用部門雙方須及時(shí)聯(lián)系、交流,研究對(duì)策；無力解決的須及時(shí)請(qǐng)示酒店領(lǐng)導(dǎo),不得耽誤。六、采購項(xiàng)目的購買1、采購部是酒店

8、采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統(tǒng)一采購,其他部門有參與監(jiān)督,支持配合的權(quán)利和義務(wù),但一般不準(zhǔn)自行采購。2、所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實(shí)到采購員實(shí)施購買,所有購買活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限及其他要求進(jìn)行,并在貨到后交驗(yàn)貨室及相關(guān)部門。3、對(duì)于期貨的供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采購員應(yīng)在對(duì)分供方進(jìn)行有效評(píng)定的基礎(chǔ)上,主動(dòng)向采購經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定的要求由采購經(jīng)理配合與提供廠、商就合同款進(jìn)行洽談簽訂經(jīng)濟(jì)合同,報(bào)總經(jīng)理簽批。4、對(duì)于長(zhǎng)期使用餐飲、工程物品,一次需5000元以上；對(duì)雖長(zhǎng)期使用數(shù)量小,金額大于2000元以上的產(chǎn)品

9、,需先期詢價(jià)后,方可實(shí)施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送等須歸酒店所有,嚴(yán)禁私拿回扣,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按雙倍罰款,并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。6、對(duì)于有特殊要求或需特殊加工的采購項(xiàng)目,需方要作詳細(xì)的圖解說明或提供實(shí)樣,采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的提供商實(shí)施采購。7、采購部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與使用部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識(shí),熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)與使用情況；經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查,掌握市場(chǎng)信息；主動(dòng)向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品,積極主動(dòng)向酒店高級(jí)管理層提供市場(chǎng)情況及購買策略。使用部門在工作中要主動(dòng)與采購部門交流配合,對(duì)掌握供方及購物意向須主動(dòng)通報(bào)采購部,由其進(jìn)行考核、評(píng)定、擇優(yōu)錄用。

10、8、確屬疑難采購項(xiàng)目,采購部和使用部門雙方須及時(shí)聯(lián)系、交流、研究對(duì)策,無力解決的須及時(shí)請(qǐng)求酒店領(lǐng)導(dǎo),不得耽誤。七、采購項(xiàng)目的結(jié)算需預(yù)付貨款的采購項(xiàng)目,在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同,付款前采購員憑手續(xù)完備的供銷合同填寫付款申請(qǐng)單或“支票領(lǐng)用申請(qǐng)單”,經(jīng)分管副總審核簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)確認(rèn),向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。實(shí)時(shí)付款的提供項(xiàng)目,采購員必須憑有效采購申請(qǐng)?zhí)顚憽爸鳖I(lǐng)用單”或“付款申請(qǐng)單”報(bào)分管副總簽字、總經(jīng)理簽批,向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。以現(xiàn)金支付,金額較低的采購項(xiàng)目,先由采購員以核發(fā)的備用金支付,貨到各項(xiàng)手續(xù)辦理完結(jié)后向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)作領(lǐng)備用金。延時(shí)付款的提供項(xiàng)目,其付款單據(jù)統(tǒng)一由采購部管理,定時(shí)核發(fā)

11、無誤后由財(cái)務(wù)部付款。對(duì)不能提供有效入庫,驗(yàn)收單據(jù)的貨款結(jié)算,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。八、采購數(shù)據(jù)文件采購文件必須說明所訂購產(chǎn)品的資料,包含下列內(nèi)容：1采購計(jì)劃,包括酒店零星食品/物品材料訂購單、采購申請(qǐng)表。2酒店食品、物品直撥驗(yàn)收單、酒店食品、物品入庫驗(yàn)收單3采購資料在工作結(jié)束后由采購部辦公室妥善登記保存。九、物品的領(lǐng)用手續(xù)1廚房所需之非儲(chǔ)備食品材料驗(yàn)貨室驗(yàn)收后,開具食品驗(yàn)收直撥單,通知各廚房領(lǐng)用并辦理簽字手續(xù)。2維修材料由工程部設(shè)專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收并建帳保管,每月憑維修工作單的部門聯(lián)出庫,財(cái)務(wù)聯(lián)辦理部門費(fèi)用轉(zhuǎn)移手續(xù)。3、部門零星專用物品,由采購部采購后入中心庫,部門根據(jù)需要領(lǐng)用。4、計(jì)算機(jī)配件及消耗材料由采購部購買后中心庫保管員驗(yàn)收直撥工程部電腦室負(fù)責(zé)建帳保管和發(fā)放,各部門領(lǐng)用辦法同中心倉庫。5、除以上四類物資外,所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。6、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品,提供本部門貴重原材料清單,建帳登記使用,財(cái)務(wù)部每周根據(jù)實(shí)際銷售數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。7、餐飲部、客房部應(yīng)建立二級(jí)倉庫保管帳,使用內(nèi)部調(diào)撥單辦理各餐廳、樓層的物品領(lǐng)用手續(xù),周末將內(nèi)部調(diào)撥單轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本