采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度

1、For personal use only in study and research; not forcommercial use采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司的采購與付款、銷售與收款業(yè)務，加強內(nèi)部 管理，防范經(jīng)營風險，依據(jù)中華人民共和國會計法、內(nèi)部會計控 制基本規(guī)范等相關法律法規(guī)，制定本公司采購與付款、銷售與收款 內(nèi)部控制制度。For pers onal use only in study and research; not for commercial use第二條 除非特別說明，本制度所稱內(nèi)部控制制度是指采購與付 款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第三條 建

2、立公司內(nèi)部控制制度應達到以下基本目標：（一）建立健全相關的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學的決策機制、 執(zhí)行機制和監(jiān)督機制，確保經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)；（二）建立行之有效的風險控制系統(tǒng)，強化風險管理，確保各項 業(yè)務活動的健康運行；（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、 舞弊行為，保護財產(chǎn)的安全完整；（四）確保國家有關法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。第四條 公司內(nèi)部控制堅持如下原則：（一）關鍵點控制原則：針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點，將 內(nèi)部控制落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)；（二）符合國家有關法律法規(guī)和本公司的實際情況， 全體員工必 須遵照執(zhí)行，任何部門和個人都不得擁有

3、超越內(nèi)部控制的權(quán)力；（三）保證公司內(nèi)部機構(gòu)、崗位及其職責權(quán)限的合理設置和分工， 堅持不相容職務相互分離，確保不同機構(gòu)和崗位之間權(quán)責分明、 相互 制約、相互監(jiān)督；（四）成本效益原則：公司在設置各個控制點時應合理考慮所得 到的收益應大于控制成本的基本要求，如果無法確認控制點所帶來的 收益，則應考慮滿足既定控制前提下，使控制成本最小。第二章 采購與付款內(nèi)部控制制度第五條公司采購與付款業(yè)務程序主要包括請購、簽訂采購合 同、驗收和會計處理等環(huán)節(jié)（附圖一）。公司生產(chǎn)用物資采購，在需 要時，對此流程進行修改，然后執(zhí)行。第六條 公司各科研項目小組必須按照公司資金管理制度的有 關規(guī)定，在月初合理預計本月的設備和

4、物資采購量， 財務部據(jù)之編制 月度資金預算。第七條 公司所有固定資產(chǎn)和科研項目小組所須實驗用試劑、物料實行零庫存管理，在需要時，提出請購申請交采購部采購。（一）科研項目小組需要采購設備或物資時， 由使用人員填寫請 購單一式兩聯(lián)。（二）職能部門需要采購設備時，由使用人填寫申請單一式兩聯(lián)。（三）科研項目小組請購單應交負責人簽字， 職能部門請購單應 交部門經(jīng)理簽字，如果請購內(nèi)容超出了月度資金預算， 科研項目小組 請購單須報中心主任簽字、職能部門請購單應交執(zhí)行總裁簽字。（四）經(jīng)簽字批準后的請購單一份請購人員留底， 一份交物資采 購部。第八條 公司職能部門和科研項目小組所須日用辦公物品， 由公 司辦公室

5、統(tǒng)一保管，保管人員應該建立實物領用登記簿。每月初，辦 公室根據(jù)各科研項目小組和各職能部門的辦公物品使用申請，合理確定本月辦公物品采購量并報財務部第九條 辦公室辦公物品管理員應該制定每種辦公物品庫存的 控制上下限，執(zhí)行限額管理。（一）原則上，控制下限不超過公司一周的使用量，控制上限不 高于公司一月的使用量。（二）當辦公物品庫存不足控制下限時，填寫請購單，請購數(shù)量 等于控制上限減去實際庫存量。（三）請購單一式兩聯(lián)，需經(jīng)辦公室主任簽字，如果采購內(nèi)容超 出了月度資金預算，須報執(zhí)行總裁批準。（四）經(jīng)簽字批準后的請購單一份請購人員留底， 一份交物資采 購部。第十條 采購部在接到相關部門或人員的請購單后，

6、應該編制采 購單一式兩聯(lián)， 詳細列明采購物的價格、 數(shù)量、規(guī)格、供應商等資料， 區(qū)別情況處理。（一）如果采購金額不超過 1000 元，采購部直接采購。（二）如果采購金額超過 1000 元，但不足 10000 元，采購部應 填寫采購單并送財務部審批簽字。1財務部應該不斷積累公司所用設備和辦公物品的相關價格資 料，用以判斷采購部所報價格的合理性。2財務部認為價格合理的， 予以簽字蓋章，將一聯(lián)采購單留底， 用以和驗收單核對。3財務部認為價格不合理的，注明詳細情況，并將采購單返回 采購部，要求其重新編制。4采購部取得財務部簽字確認的采購單后，執(zhí)行對外采購。（三）如果采購金額超過 10000 元，采購部

7、應該填寫采購單，并 牽頭進行采購合同的談判與簽定。1采購合同的談判應該由至少兩個部門參加，除采購部外，物品使用部門和財務部都可以參與合同的談判， 大額采購應由三個部門 同時參與談判。2大型設備的采購應該堅持技術(shù)談判和商務談判分離的原則， 由使用部門牽頭進行技術(shù)談判， 采購部門牽頭進行商務談判， 談判結(jié) 果報公司總裁辦公會決策。3小額采購合同財務不能參與談判的，在合同簽字之前，必須 報財務部會簽同意。4采購部根據(jù)簽定的合同，要求供應商按時、按質(zhì)、按量提供 采購物品。（四）對于公司需求量大、 日常不斷消耗的物品，采購部應該與 至少兩家供應商簽定年度采購框架協(xié)議，以降低價格、標準供應。第十一條 采購

8、物資到貨后， 由請購人員現(xiàn)場驗收， 驗收單一式 三聯(lián)，經(jīng)驗收人員、采購人員簽字后，一聯(lián)由采購人員保管、一聯(lián)由 請購人員保管、一聯(lián)連同發(fā)票一起交財務部報帳。第十二條 財務部接到驗收單和發(fā)票后， 與采購單或采購合同核 對，核對不一致的，由采購人員說明情況并報財務總監(jiān)批準，方可入 帳。第十三條 如果驗收時出現(xiàn)數(shù)量或品質(zhì)與采購但或采購合同不 符，采購部應填寫退貨通知單一式三聯(lián)，一聯(lián)由采購部留存，附于采 購、驗收單后歸檔；一聯(lián)送財務部門；一聯(lián)通知供應廠商退貨。第十四條 公司與采購有關的付款遵照資金管理制度的有關規(guī) 定執(zhí)行。第十五條 公司在采購與付款業(yè)務程序中， 應保證以下職務的相 互分離：1采購人員不能

9、同時負責采購物資的驗收保管。2采購人員、保管人員、使用人員不負責賬務的記錄。3采購人員與負責付款審批的人員分離。4審核付款人員與付款人員分離。第三章銷售與收款內(nèi)部控制制度第十六條 銷售與收款業(yè)務程序內(nèi)部控制制度包括銷售部門、 財 務部門、保管部門及其它銷售與收款業(yè)務的參與人（附圖二）。第十七條銷售與收款業(yè)務程序的主要環(huán)節(jié)包括報價、信用調(diào) 查、接受訂單、核準付款條件、填制銷貨通知、發(fā)出商品、開具發(fā)票、 核準銷售折扣、核定銷售折讓或退貨條件并辦理退款或接受退貨、收 取貨款以及各環(huán)節(jié)的賬務處理等。第十八條在銷售與收款業(yè)務程序應保證以下職務的相互分離：（一）接受客戶訂單的人不能同時負責核準付款條件和客

10、戶信用 調(diào)查工作。（二）填制銷貨通知的人不能同時負責發(fā)出商品工作。（三）開具發(fā)票的人不能同時負責發(fā)票的審核工作。（四）辦理各項業(yè)務的人員不能同時負責該項業(yè)務的審核批準工 作。（五）記錄應收賬款的人員不能同時負責貨款的收取和退款工 作。（六）會計人員不能同時負責銷售業(yè)務各環(huán)節(jié)的工作。第十九條 公司銷售部門應該制定恰當?shù)匿N售政策，明確定價原 則、信用標準和條件、收款方式以及涉及銷售業(yè)務的機構(gòu)和人員的職 責權(quán)限等相關內(nèi)容，強化對商品發(fā)出和賬款回收的管理， 避免或減少 壞賬損失。第二十條 公司銷售人員應該關注市場情況及公司的銷售情況， 按基本報價表，在公司授予的一定權(quán)限內(nèi)，結(jié)合客戶的需求及競爭者 的報

11、價情況，向客戶報價。（一）如報價超出其權(quán)限范圍，需按公司規(guī)定權(quán)限逐級上報。（二）銷售人員接到顧客詢價，需在客戶要求的時間內(nèi)及時報價， 不準借故拖延。第二十一條 為了確保客戶的信用狀況，銷售人員在接受訂貨以 前，應對客戶的信用狀況進行調(diào)查。（一）銷售人員應該通過公司各種渠道，搜集諸如客戶名稱、負 責人、資產(chǎn)狀況；重要管理人員及其背景資料；創(chuàng)建時間及經(jīng)過情形； 業(yè)務內(nèi)容及損益狀況；設備內(nèi)容、員工人數(shù)及生產(chǎn)能量；金融單位往 來情況；銷售對象及推銷能力；在同行的地位及評語等資料。（二）銷售人員將上述資料報客戶管理人員，客戶管理人員根據(jù) 銷售人員的資料及現(xiàn)有資料庫，對客戶進行信用評估，結(jié)果與報價情 況一

12、起報公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務總監(jiān)。第二十二條公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務總監(jiān)根據(jù)銷售人員 和信用評估人員上報的資料決定是否批準銷售。第二十三條批準后，公司法人代表或銷售人員經(jīng)授權(quán)與客戶簽 定銷售合同，銷售合同一式兩份，銷售部門和客戶各一份，財務部應 該復印留底，以備核查和催收款項。（一）合同簽訂后，若因條件變更而需要更改，應及時辦理更改， 其變更程序同簽訂程序。（二）銷售人員應及時查對合同的履行情況， 若發(fā)現(xiàn)顧客違約或 其他異常，立即呈報上級，采取適當對策。第二十四條 銷售部門根據(jù)銷貨合同規(guī)定的時限，填制發(fā)貨通知 單。發(fā)貨通知單通常一式四聯(lián)，一聯(lián)銷售部門留存，一聯(lián)連同銷貨合 同送財務部門作

13、為開具發(fā)票的依據(jù)，一聯(lián)送倉庫部門作為發(fā)貨的依 據(jù)，一聯(lián)交客戶。第二十五條倉庫部門接到發(fā)貨通知單后，應嚴格按照發(fā)貨通知 單所載貨物名稱、數(shù)量組織發(fā)貨。第二十六條 銷售部門將發(fā)貨通知單、銷售合同及客戶回款記錄 中的相關內(nèi)容核對正確無誤后，填制“開具發(fā)票申請單”交財務部門, 財務部門復核銷售合同、發(fā)貨單后，開具銷貨發(fā)票。第二十七條 如顧客驗收貨物后，因貨品質(zhì)量或其他原因提出退 貨，銷售人員應協(xié)同銷售部門經(jīng)理對原因進行詳細調(diào)查， 如確屬正當 理由，應及時出具審查報告以及客戶的退貨理由書， 待子公司經(jīng)理審 查批準后，接受客戶的退貨。同時，收回銷貨發(fā)票并待貨物驗收入庫 后，及時進行賬務處理。對貨物的質(zhì)量問

14、題由生產(chǎn)部門加以解決。第二十八條 銷售人員與財務部門均應隨時注意貨款的收回事 宜。財務部門應根據(jù)發(fā)貨通知單、銷售合同、銷貨發(fā)票等及時登記銷 售收入。（一）財務部門要按照客戶及產(chǎn)品明細按月編制應收賬款明細 表，一份送銷售部門、一份自存，并按時清查應收款項，以求貨款的 安全收回。（二）銷售部門編制“銷售統(tǒng)計表” ，包括合同內(nèi)容，發(fā)貨情況、 預付款、到貨款、初驗款、終驗款、質(zhì)保金的應收和實收情況，根據(jù) 銷售款的應收和實收情況，及時向客戶催款。（三）收到客戶的貨款時，由財務部門填制“回款傳達通知單” 給銷售部門，經(jīng)銷售部門確定收款的合同歸屬后， 會計制作收款憑證， 進行收款結(jié)算， 銷售部門在銷售統(tǒng)計表

15、上注明合同實收款項。 銷售部 門與財務部門主管會計每月核對 “銷售統(tǒng)計表”和“應收賬款明細表” ， 如有差異，及時查清。第四章 附則第二十九條 本制度由公司財務部擬定， 報總裁辦公會批準后執(zhí) 行，解釋、修改權(quán)歸總裁辦公會。第三十條 本制度自 2002年 3月1日起執(zhí)行。附圖一：采購與付款流程辦公室請購單r辦公室主任簽字是是否中心主任簽執(zhí)行總裁簽否物資采購部物資采購表否曰是.否否財務部否是采購是驗收是 否合格價格是 否合理是否超1000 元是否超預算是否超1 萬元是否超預算附圖二：銷售與收款流程終止催款僅供個人用于學習、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen fuie StFdrschung, zu kommerziellen Zw