采購管理策略：防止采購過程中的暗箱操作

1、采購管理策略：防止采購過程中的暗箱操作 暗箱操作將會一直伴隨著選購活動而存在，企業(yè)雖然不可能完全杜絕其現(xiàn)象的發(fā)生，但是可以采取措施削減此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。下面就有一些現(xiàn)在選購行業(yè)總結(jié)出來的經(jīng)驗。 一、三統(tǒng)一分 “三統(tǒng)”是指全部外購材料要統(tǒng)一選購驗收，統(tǒng)一審核結(jié)算，統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款；“一分”則是指費用要分開掌握。材料和備品配件的選購要實行“三統(tǒng)一分”的管理機制。統(tǒng)一選購，統(tǒng)一管理，既保證需要，又避免漏洞；既保證質(zhì)量，又降低價格；既維護企業(yè)信譽，又不至于上當受騙。各部門和分廠要對費用的超支負責并有權(quán)享受節(jié)省所帶來的收益，有權(quán)打算選購計劃和選購項目。這樣，物資選購管理部門和使用單位自然形成了一種以削減支出為

2、基礎(chǔ)的相互制約的機制。 二、三分一統(tǒng) “三分”是指三個分開，即市場選購權(quán)、價格掌握權(quán)、質(zhì)量驗收權(quán)要做到三權(quán)分別，各自負責，互不越位。“一統(tǒng)”，即合同的簽約特殊是結(jié)算付款一律統(tǒng)一管理。物料管理人員、化驗人員和財務(wù)人員都不能夠與客戶見面，實行嚴格的封閉式管理。財務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定的質(zhì)量標準，對照化驗單和數(shù)量測量結(jié)果，專心核算后付款。這樣就可以形成一個以財務(wù)管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機制。 三、三公開兩必需 “三公開”是指選購品種、數(shù)量和質(zhì)量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，選購?fù)瓿珊蟮慕Y(jié)果公開；“兩必需”是指必需在貨比三家后選購，必需按程序、按法規(guī)要求簽訂選購合同。 四、五到位

3、、一究竟 所謂“五到位”是指所選購的每一筆物資都必需由五方的簽字，即只有選購人、驗收人、證明人、批準人、財務(wù)審查人都在憑證上簽字，才被視為手續(xù)齊全，才能報銷入賬?！耙痪烤埂本褪秦撠熅烤?，誰選購誰負責并且要一包究竟，包括價格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案，什么時候發(fā)覺問題什么時候懲罰。 五、全過程、全方位的監(jiān)督制度 全過程監(jiān)督是指選購前、選購過程中和選購?fù)瓿珊蠖家斜O(jiān)督。從選購計劃的制訂開頭，到選購物資使用的結(jié)束，共有九個需要進行監(jiān)督的環(huán)節(jié)，它們是計劃、審批、詢價、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領(lǐng)用。 雖然每一個環(huán)節(jié)都有監(jiān)督，但重點在于制訂計劃、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個環(huán)節(jié)。計劃監(jiān)督主

4、要是保證計劃的合理性和精確性，使其按正常渠道進行；合同監(jiān)督主要是其合法性和公正程度，保證合同的有效性；質(zhì)量監(jiān)督是保證驗收過程不降低標準，不弄虛作假，每一個入庫產(chǎn)品都符合買方要求；付款監(jiān)督是確保資金安全，全部付款操作都按程序、按合同履行。假如我們能夠把監(jiān)督貫穿于選購活動的全過程，就可以建立確保選購管理規(guī)范和保護企業(yè)利益的第二道防線。 所謂全方位的監(jiān)督，是指行政監(jiān)察、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，方方面面沒有遺漏，形成嚴密的監(jiān)督網(wǎng)。 六、責任追究 監(jiān)督機制的生命在于責任追究，這一點尤其值得我們謹記。擁有嚴格完備的監(jiān)督機制而沒有相應(yīng)的處罰措施，全部的努力都將化為泡影。因此監(jiān)督的關(guān)鍵還在于準時進行的重罰?？茖W、規(guī)范的