【文件編寫】文件標準化管理制度(WORD2頁)

1、【文件編寫】文件標準化管理制度(word2頁)文件標準化管理制度1 目的通過對公司文件資料的有效掌握，確保工作現(xiàn)場用法唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一標準的編寫格式及處理程序。2 適用范圍本制度適用于公司全部公務文書、文件和資料的管理。3 術語和定義3.1 公文：指公司在處理各種公務時用法的應用文書，包括：打算、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函電報、會議紀要。3.2 制度程序：指要求公司成員共同遵守的，按肯定程序辦事的規(guī)程性文件。3.3 方法：指公司針對某項工作按照其所需標準制定的考核獎懲性的文件。3.4 標準：指公司對某項工作應到達的要求進展標準和商定的文件。3.5 規(guī)章制度：公司各種制

2、度、規(guī)定、方法的泛稱。3.6 記錄：指公司對某項活動的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進展記錄，可供事后追溯該項活動完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。4 職責權限4.1 經(jīng)理負責公司制度、方法、標準、方案、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準。4.2 管理者代表負責制度、方法、標準、方案、記錄的審核。4.3 各單位負責本單位相關文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。4.4 總經(jīng)辦負責以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理狀況進展監(jiān)視檢查。4.5 各單位負責以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔。5 工作程序5.1 文件資料的編

3、寫格式5.1.1 文件資料的用紙標準：公司各類文件資料的正式編印一般用a4(210mm×297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，依據(jù)實際需要確定。5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)章：5.1.2.1依據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，“章就是一個章節(jié)，包括條和款，“條是章的一個局部，“款是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數(shù)字編號。5.1.2.2“章應左起空兩格書寫，如第1章用“1標注，右側(cè)空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。5.1.2.3“條在“章的編號右

4、下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的挨次，如第4章第11條，用“4.1表示，后空一格書寫該條的標題。假如一章的各條依據(jù)需要再分為假設干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，那么分另表示為“4.2.1、“4.2.2、“4.2.3，假如“4.2.1再分為2個小條，那么分別表示為“4.2.1.1、4.2.1.2；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“款的形式進展表達，可用英文字母編號。5.1.2.4“章條編號最未阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，“章條詳細內(nèi)容的第一行應從左起空兩格書寫，其次行起均應頂格書寫。5.1.3 文件資料的字體、排

5、版、裝訂標準。5.1.3.1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準:a 標題應采納二號宋體加黑，正文采納三號仿宋字；b 縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm ,上下行跨為1.5倍行跨；c 橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為: 上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm ,上下行跨為1.5倍行跨；d 非國際紅頭公文排版按印刷的標準紙張用法，字體、行距應符合以上要求。文件資料標題一般采納小二號黑體、正文采納小四號宋體字。章的標題采納小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。5.1.3.2 一

6、般文件資料(包括制度/程序、方法、標準、規(guī)程)的字體、排版、裝訂標準:a 封面:公司名稱采納二號黑體加黑書寫,標題采納小初宋體加黑書寫,文件編號采納三號宋體加黑書寫；b 修改號:標題采納小二宋體加黑書寫,表格采納小四宋體1.5倍行距；c 正文標題應采納小二宋體加黑,正文應采納小四號宋體字,頁眉頁腳采納五號黑體加黑書寫；d 縱向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為28mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距,頁眉為1.7mm,頁腳為1.5 mm ；e 橫向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距；f 章的標題采納小四號宋體加黑；g 頁碼從修改頁算起；h 記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。5.1.3.3 文件資料一般左側(cè)死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改良或修訂的文件資料可采納活頁裝訂，但應確保文件資料的完好。5.2