文件、記錄和檔案管理制度

1、文件、記錄和檔案管理制度【最新版】文件、記錄和檔案管理制度1目的為了對平安標準化的文件和檔案進展掌握，確保文件的充分性、適用性、有效性，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于本公司各單位可參照本制度制定符合實際的管理制度。3術(shù)語和定義3.1文件指的是形成的正式文書，分為公文、文書、函件和其他文件。3.2記錄和檔案指生產(chǎn)活動中挺直形成的清楚的、確定的、具有完好記錄作用的固化信息。4職責4.1主要負責人負責平安標準化運行文件的批準;負責平安標準化文件的評審和組織修訂。4.2安委辦負責平安標準化文件、資料的搜集、平安標準化文件的發(fā)放、掌握管理，并負責整理、分類、保存、歸檔、借閱和銷毀;負責平安資料檔案

2、和消防檔案的歸檔和管理。5工作程序5.1文件資料掌握(1)外部文件:與本公司有關(guān)的上級機關(guān)或行業(yè)協(xié)會下發(fā)的打算、批示、規(guī)定、通知等;(2)內(nèi)部文件:平安標準化文件及相關(guān)記錄，包括:本公司的各種工作方案、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、消防檔案等(3)與平安有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標準、工具書等(4)文件的編號本公司依據(jù)平安標準化文件的管理需要將平安標準化文件進行編號:管理制度:編號為aqzd挨次號-版本號(a、b)表單:編號為aq-bd-挨次號(三位)(5)文件和資料的管理文件的發(fā)放按文件規(guī)定的發(fā)放范圍由安委辦負責，并作好文件發(fā)放記錄。安委辦負責文件資料的準時修改、補充或換版，準時更換新版本和

3、更改有效文件資料清單，將失效、作廢文件資料收回，標識登記，并銷毀處置。文件的持有部門(人)負責妥當保管和用法有效文件，如有毀損，喪失，準時向安委辦報告。本公司全部與消防平安有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標準、工具書等，由安委辦負責標識、保存和借閱并建立資料清單和借閱記錄。如發(fā)生喪失或損壞，安委辦準時進展處理。各部門收到的與平安有關(guān)的外部文件應(yīng)準時交由安委辦登記，并下發(fā)到相應(yīng)的部門，做好文件發(fā)放記錄。借閱文件時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)對所借閱材料妥當保管，不得損壞、喪失，并按期歸還。5.2 平安標準化文件的修改平安標準化文件的修改由各部門主管提出，或由主要負責人依據(jù)文件運作狀況隨時提出修改，由安委辦組

4、織修改，修改后的文件經(jīng)主要負責人批準后，由安委辦下興旺工作相關(guān)部門或人員，并做記錄。5.3 平安標準化文件的評審和修訂(1)正常狀況下平安標準化文件每年評審一次，由主要負責人組織在每年的6月對平安標準化文件進展評審，評審的主要目的是對平安標準化文件的有效性和適用性及與平安生產(chǎn)法律、法規(guī)、現(xiàn)行標準的全都性進展評審。提出評審看法，并做好書面記錄，以便于對文件的修訂。(2)當發(fā)惹事故時，工藝、技術(shù)、材料等發(fā)生變更時，應(yīng)由發(fā)生變更所在部門提出對平安管理制度及平安操作規(guī)程的修訂。(3)安委辦、相關(guān)部門依據(jù)評審看法對平安標準化文件進展修訂。(4)修訂后的文件必需準時發(fā)到相關(guān)部門，并將舊的文件收回。(5)新

5、文件發(fā)放及舊文件收回均應(yīng)有記錄。(6)人事部應(yīng)保證崗位上所用法的文件為最新版本。(7)平安標準化文件及檔案的保存(8)外來文件由檔案室接收和保存，填寫外來文件清單，經(jīng)主要負責人批準后，掌握發(fā)放，以確保其適用范圍性和有效性，并填寫文件發(fā)放記錄。(9)內(nèi)部文件由安委辦保存。(10)法律、法規(guī)、地方規(guī)章、平安標準等由安委辦負責保存、借閱等管理。(11)平安標準化文件及記錄以紙質(zhì)形式保存，保存期限為三年。5.4 平安標準化文件及檔案的作廢與銷毀(1)作廢或失效文件資料，由安委辦負責按文件發(fā)放記錄，從有關(guān)部門的用法現(xiàn)場收回并記錄、標識。(2)作廢或失效文件資料由安委辦統(tǒng)一銷毀。(3)需留作原始資料和存檔

6、保存的作廢文件，除加蓋“作廢印章外還要標注“作廢留存字樣，隔離保管，防止誤用。(4)平安資料檔案主要包括:平安生產(chǎn)文件;平安會議記錄(含紀要);隱患管理信息;培訓記錄;資格資質(zhì)證書;檢查和整改記錄;職業(yè)安康檢查與監(jiān)護記錄;平安活動記錄;法定檢測記錄;關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案;相關(guān)方信息;應(yīng)急演習信息;事故管理記錄;標準化系統(tǒng)評價報告;維護和校驗記錄;平安費用提取用法記錄;平安生產(chǎn)獎懲記錄;特種作業(yè)人員登記記錄;特種設(shè)備管理記錄;外來施工隊伍平安管理記錄;平安設(shè)備設(shè)施管理臺賬(包括安裝、運行、維護等);新改擴建工程“三同時;勞動防護用品選購發(fā)放記錄;危險源管理臺帳;技術(shù)圖紙等。5.5 消防檔案管理應(yīng)符合

7、的要求根據(jù)有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時建立電子檔案;消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實，全面反映消防工作的根本狀況，并附有必要的圖紙、圖表;消防檔案由安委辦統(tǒng)一管理，按檔案管理要求裝訂成冊，用法統(tǒng)一的檔案盒。消防檔案應(yīng)包括:(1)消防平安根本狀況消防平安根本狀況包括8個檔案:根本概況和消防平安重點部位狀況;所在建筑消防設(shè)計審核、消防驗收以及場所用法或者開業(yè)前消防平安檢查的答應(yīng)文件和相關(guān)資料;消防組織和各級消防平安責任人;消防平安管理制度和保證消防平安的操作規(guī)程;消防設(shè)施、滅火器材配置狀況;義務(wù)消防隊人員及其消防裝備裝備狀況;消防平安管理人、自動消防設(shè)施操作人員、電工;新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。(2)消防平安管理狀況消防平安管理狀況包括10個檔案:消防平安例會紀要或打算;公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書;消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施