綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求綜合檔案室建立標(biāo)準(zhǔn)及要求一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建立1.檔案組織管理1建立檔案工作，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，建立健全科學(xué)有效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。2機(jī)關(guān)各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確，履職到位。3制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作中長(zhǎng)期規(guī)劃或在機(jī)關(guān)工作中長(zhǎng)期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。4機(jī)關(guān)檔案工作承受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)監(jiān)視、指導(dǎo)，按規(guī)定時(shí)限完成重大活動(dòng)檔案移交，檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、政府公開(kāi)信息報(bào)送，檔案進(jìn)館及其他檔案業(yè)務(wù)工作。2.檔案工作人員1裝備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專(zhuān)職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。2檔案工作人員應(yīng)持證上崗，并主動(dòng)參與檔案業(yè)務(wù)學(xué)問(wèn)和技能培訓(xùn)。3.檔案工作保障制度1檔案

2、工作列入各項(xiàng)詳細(xì)業(yè)務(wù)工作程序，與其他工作制度有機(jī)連接，為檔案工作順當(dāng)開(kāi)展供應(yīng)保障。建立檔案工作嘉獎(jiǎng)和責(zé)任追究制度。2建立完善的檔案工作制度，聯(lián)絡(luò)單位實(shí)際，可操作性強(qiáng)，并依據(jù)需要進(jìn)展修改完善。包括機(jī)關(guān)檔案工作崗位責(zé)任制、文件材料歸檔、檔案整理、保管、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、利用、庫(kù)房管理、文件交接、離崗交接清點(diǎn)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)用法制度、數(shù)字化信息平安管理以及重大活動(dòng)重點(diǎn)建立工程、重大科研工程)檔案管理方法等。3根據(jù)實(shí)際狀況制定或者轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案管理方法并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。二、檔案資源建立1.檔案集中統(tǒng)一管理，門(mén)類(lèi)齊全，材料完好1機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案。2建立健全機(jī)關(guān)檔

3、案門(mén)類(lèi)，包括文書(shū)、科技、特地會(huì)計(jì)、人物、專(zhuān)業(yè)、照片、聲像、實(shí)物、重大活動(dòng)檔案以及政府公開(kāi)信息、資料等，門(mén)類(lèi)齊全。3各門(mén)類(lèi)檔案材料搜集標(biāo)準(zhǔn)、真實(shí)有效、齊全完好、應(yīng)歸盡歸。2.其他介質(zhì)文件歸檔齊全1搜集除紙質(zhì)檔案之外的光介質(zhì)、磁介質(zhì)、銀鹽感光介質(zhì)等其他載體形態(tài)的檔案材料。2根據(jù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，搜集各門(mén)類(lèi)檔案的電子文件和數(shù)字副本文件，包括機(jī)關(guān)網(wǎng)頁(yè)信息、公務(wù)電子郵件及機(jī)關(guān)公務(wù)社交媒體產(chǎn)生的數(shù)字信息等。三、檔案信息化建立1.信息化規(guī)劃設(shè)施1統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子文件形成部門(mén)、國(guó)家綜合檔案館的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。2機(jī)關(guān)檔案信息化建立納入單位信息化建立總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)和裝備檔案信息

4、化根底設(shè)施設(shè)備。2.數(shù)字資源根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)搜集、整理機(jī)關(guān)數(shù)字信息，建立各種門(mén)類(lèi)電子檔案的名目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)等。3.應(yīng)用系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家對(duì)電子文件管理系統(tǒng)通用功能的要求，并與同級(jí)綜合檔案館信息接收平臺(tái)對(duì)接，根據(jù)要求移交電子檔案及電子名目等。4.信息平安1定期檢查非紙質(zhì)載體的可讀性，確保其數(shù)據(jù)長(zhǎng)期有效性；準(zhǔn)時(shí)備份檔案數(shù)字信息，建立數(shù)據(jù)復(fù)原機(jī)制，保障數(shù)字信息平安；開(kāi)展重要檔案異質(zhì)異地備份。2開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，實(shí)行嚴(yán)格信息平安保障措施。對(duì)涉密檔案嚴(yán)禁開(kāi)展外包數(shù)字化。四、檔案平安保障1.檔案用房及設(shè)施裝備1檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室滿(mǎn)足開(kāi)展檔案工作根本需求。

5、2檔案庫(kù)房裝備電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、符合標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案愛(ài)護(hù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)“九防要求。3檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房平安管理1檔案的出入庫(kù)登記內(nèi)容精確、準(zhǔn)時(shí)；庫(kù)房溫濕度記錄完好標(biāo)準(zhǔn)；定期開(kāi)展庫(kù)房平安檢查，有庫(kù)房平安檢查記錄和總結(jié)；發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)有整改措施且落實(shí)到位。2制作檔案人員離崗交接清點(diǎn)臺(tái)賬，辦理檔案交接手續(xù)，到同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案；定期開(kāi)展檔案清點(diǎn)工作，并寫(xiě)出清點(diǎn)報(bào)告。3制定檔案災(zāi)難應(yīng)急處理預(yù)案，并組織演練、培訓(xùn)，進(jìn)步危機(jī)大事發(fā)生時(shí)相關(guān)責(zé)任人根據(jù)預(yù)案有序處置的力量。五、檔案效勞利用1.檔案整理嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)整理各種門(mén)

6、類(lèi)、各種載體檔案，做到分類(lèi)科學(xué)、整理標(biāo)準(zhǔn)。2.檢索工具1根據(jù)要求編制各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的檢索工具。2建立全宗卷，材料齊全，整理標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案利用1嚴(yán)格借閱登記和利用效果反應(yīng)登記，編制檔案利用效果實(shí)例匯編。2編寫(xiě)機(jī)關(guān)大事記、年鑒等；協(xié)作機(jī)關(guān)中心工作、領(lǐng)導(dǎo)決策及社會(huì)需求等編制優(yōu)質(zhì)檔案編研材料。3開(kāi)展檔案鑒定銷(xiāo)毀和檔案解密開(kāi)放工作。4主動(dòng)施行檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用；在機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上有政府公開(kāi)信息等。機(jī)關(guān)綜合檔案室設(shè)施設(shè)備一覽表(參考)序號(hào)設(shè)備名稱(chēng)呼明1 直列式檔案密集架防火、防塵2 空調(diào)防潮、防高溫、防有害氣體3 自動(dòng)除濕機(jī)、排氣扇防潮4 雙層窗簾防光、防高溫5 門(mén)禁系統(tǒng)具有身份識(shí)別、記錄等功能、防盜窗防火、防盜、防有害生物鼠等6 自動(dòng)消防報(bào)警設(shè)備、干粉滅火器防火庫(kù)房?jī)?nèi)不能用法水劑滅火器7 自動(dòng)除濕調(diào)溫設(shè)備防潮、防高溫8 臭氧消毒滅菌設(shè)備防潮、防霉變、防有毒氣體9 紅外線報(bào)警設(shè)備防盜10 增濕設(shè)備防高溫枯燥11 溫濕度自動(dòng)數(shù)字記測(cè)設(shè)備自動(dòng)測(cè)量溫濕度12 防磁柜放置磁盤(pán)、光盤(pán)13 光盤(pán)刻錄機(jī)刻錄光盤(pán)14 掃描儀紙質(zhì)文件數(shù)字化15 電腦16 復(fù)印機(jī)17 彩色打印機(jī)18 碎紙機(jī)19 數(shù)碼照相機(jī)20 防蟲(chóng)藥防蟲(chóng)21 檔案管理數(shù)字化軟件22 挪動(dòng)硬盤(pán)電子文件備份23 號(hào)碼印填寫(xiě)檔案