科技案卷構(gòu)成的一般要求課件_第1頁
科技案卷構(gòu)成的一般要求課件_第2頁
科技案卷構(gòu)成的一般要求課件_第3頁
科技案卷構(gòu)成的一般要求課件_第4頁
科技案卷構(gòu)成的一般要求課件_第5頁
已閱讀5頁,還剩29頁未讀, 繼續(xù)免費(fèi)閱讀

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)

文檔簡介

1、1科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 11822-20082一、分類二、組卷三、卷內(nèi)文件的排列與編號四、案卷封面的編制五、案卷脊背的編制六、卷內(nèi)目錄的編制七、卷內(nèi)備考表的編制八、案卷目錄的編制九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架3一、分類 按工程性質(zhì)分類 按專業(yè)分類 按區(qū)域、流域分類 4二、組卷1.卷的概念案卷 file 由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。 組卷 filing 立卷,即組織案卷,將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。2.組卷原則 遵循基建文件的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)基建文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng),便于檔案的保管和利用。3.組卷方法5案卷卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件N卷

2、內(nèi)文件2卷內(nèi)文件1卷內(nèi)目錄案卷封面6文件有機(jī)聯(lián)系 某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件 某一問題、事故處理形成的一組文件 請示與批復(fù) 一組會議材料 就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料等 系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等 設(shè)備選購、開箱、試運(yùn)行三階段形成的文件,自成體系、互為聯(lián)系 某一組實(shí)驗(yàn)記錄 維修記錄7五種組卷方法 按單項(xiàng)工程組卷 按專業(yè)性質(zhì)組卷 按階段組卷 按問題組卷 按文件材料名稱組卷8組卷方法1.按建設(shè)程序,分階段組卷。2.立項(xiàng)審批文件可根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系,按問題組卷。3.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件可按問題、專業(yè)、形成單位等組卷。4.設(shè)計(jì)文件可按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)、形成單位

3、等組卷。5.項(xiàng)目管理文件可按問題并結(jié)合時(shí)間等組卷。 如:征地拆遷 計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理 招投標(biāo)及合同管理 專項(xiàng)申請、批復(fù)96.施工技術(shù)文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷; 施工管理文件按工作程序并結(jié)合問題組卷; 原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的,則按單位工程整理組卷,如屬專用的,則按分部工程分別整理組卷; 各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按單位工程集中整理組卷外,其余文件材料按照單位、分部、分項(xiàng)工程,結(jié)合施工工序,歸入相應(yīng)部分,分別整理組卷; 設(shè)備文件材料按專業(yè)、臺件等組卷; 竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)順序組卷,并編制設(shè)計(jì)變更

4、一覽表。107.監(jiān)理文件可根據(jù)其工作內(nèi)容,按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等,分別整理組卷;平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按單位工程分別進(jìn)行整理組卷。有的也可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段、文種等組卷。8.竣工驗(yàn)收文件可按照單位工程、專業(yè)(各專項(xiàng)驗(yàn)收等)分別整理組卷。11三、卷內(nèi)文件的排列與頁號編寫(一)卷內(nèi)文件的排列常用方法: 1.按文件材料形成的時(shí)間順序排列2.按圖樣材料和文件的編號順序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)排在一起12具體是具體是

5、:1.管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。 如:會議紀(jì)要(專題會議) 招投標(biāo)及合同文件2.施工管理文件按工作程序結(jié)合問題的重要程度依次排列;原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列;按各單位、分部、分項(xiàng)分別整理組卷的文件,依照施工工序,按開工批準(zhǔn)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、各項(xiàng)施工原始記錄、試驗(yàn)檢測及工程質(zhì)量控制(評定、驗(yàn)收)、安全管理、事故處理等往來文件材料,依次進(jìn)行排列。3.設(shè)備文件按依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、隨機(jī)文件、運(yùn)行維護(hù)等順序依次排列。4.圖紙按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。13印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;

6、復(fù)文在前,來文在后(如批復(fù)在前,請示在后);譯文在前,原文在后;設(shè)計(jì)文件材料目錄在前,設(shè)計(jì)圖樣文件在后;綜合性的文件在前,素材性的文件在后;文字材料在前,圖樣在后。14(二)卷內(nèi)文件頁號的編寫1.案卷內(nèi)基建文件以件為單位編寫頁號,以有效內(nèi)容的頁面為一頁。 頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 各件之間不連續(xù)編頁號。 頁號的填寫位置:雙面書寫的文件材料,正面在右下角、背面在左下角;單面書寫的文件材料,在其右下角。圖樣的頁號編寫在右下角,或標(biāo)題欄外右上方。 2.已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。 如成套圖樣、印刷成冊的文件。3.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。15四、案卷封面的編制 檔號:檔號:(案卷題名)(案

7、卷題名) 立卷單位立卷單位 起止日期起止日期 保管期限保管期限 密密 級級封封面面式式樣樣印制在卷盒正表面,也可采用內(nèi)封面形式16案卷封面編制1.案卷題名主要包括建設(shè)項(xiàng)目名稱或代號、階段名稱、文件類型名稱等(示例) 2.立卷單位填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位(與舊規(guī)范有區(qū)別) 3.起止日期填寫案卷內(nèi)基建文件形成的最早和最晚的時(shí)間(年、月、日 )4.保管期限填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限 5.密級填寫卷內(nèi)基建文件的最高密級 6.檔號(示例)由全宗號、分類號(或項(xiàng)目代號或目錄號)、案卷號組成17 例: 淮北礦業(yè)集團(tuán)袁店一礦凈水、供水站工程配電、照明竣工圖 袁店一礦凈水、供水站工程單項(xiàng)工程配電、照明

8、專業(yè)性質(zhì)竣工圖文件材料名稱18檔號示例01F13151101F131511 案卷號 單項(xiàng)工程代號 工業(yè)建筑類代號 基建檔案類別代號 全宗號19五、案卷脊背的編制1.脊背項(xiàng)目保管期限檔號案卷題名2.脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。3.案卷脊背印制在卷盒側(cè)面。(保管期限)(保管期限)檔號檔號案卷題名案卷題名20六、卷內(nèi)目錄的編制序序號號文件文件編號編號責(zé)任者責(zé)任者文件題名文件題名日期日期頁數(shù)頁數(shù)備注備注檔號檔號卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄21卷內(nèi)目錄編制序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序,一個文件一個號 文件編號填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等 責(zé)任者填寫文件形成者或第一責(zé)任者 文件題名填寫文件全

9、稱。文件沒有題名的,應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名 日期填寫文件形成的時(shí)間(年、月、日 )頁數(shù)填寫每件文件總頁數(shù) 備注填寫需說明的情況(需要時(shí)填寫) 檔號22七、卷內(nèi)備考表的編制互見號:互見號:說明:說明: 立卷人:立卷人: 年年 月月 日日 檢查人:檢查人: 年年 月月 日日卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表檔檔號:號:排列在卷內(nèi)全部文件之后,或直接印制在卷盒內(nèi)底面23卷內(nèi)備考表編制1.說明標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題 2.立卷人由立卷責(zé)任者簽名 3.立卷日期填寫完成立卷的時(shí)間 4.檢查人由案卷質(zhì)量審核者簽名 5.檢查日期填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間 6.互見號填

10、寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號,并注明其載體類型 7.檔號24八、案卷目錄的編制序號檔 號案卷題名總頁數(shù)保管期限備 注案卷目錄案卷目錄25 案卷目錄案卷目錄1、序號,應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。2、檔號、案卷題名、保管期限。3、總頁數(shù),應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。4、備注,可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。26九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架1.整卷裝訂2.以件為單位裝訂應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章超出卷盒幅面的基建文件應(yīng)疊裝破損的基建文件應(yīng)修復(fù)圖紙可不裝訂,但同一個項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一3.裝盒4.分類排列法(單位:mm)01F12135227 檔號: (案 卷 題 名) 立

11、卷單位 起止日期 保管期限 密 級28 “件”的劃分: 科技檔案按“件”裝訂。是指在保留科技檔案卷級管理的基礎(chǔ)上。對不整卷裝訂的案卷,以卷內(nèi)每份科技文件材料為單位實(shí)施的裝訂。按“件”裝訂應(yīng)包括以下內(nèi)容: 1 1劃分劃分“件件”。簡單地說,就是將原來科技檔案案卷內(nèi)的一份。即一條目錄,作為一件。若原來目錄過細(xì),為了達(dá)到簡化整理、深化檢索的目的。還可通過整合“幾小件”組成“一大件”。具體做法: (1)對科技綜合管理性文件,采用規(guī)則中“件”的界定標(biāo)準(zhǔn)(一般以每份文件為一件)。 (2)對科技檔案界定“件”時(shí),分兩種情況考慮:一部分歸檔文件是以自然件的形式出現(xiàn)的,就以其自然件定為一件(如:工程概況、開工報(bào)

12、告、竣工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等)。一部分歸檔文件材料雖也以自然件形式出現(xiàn)但它們共性明顯且聯(lián)系甚密。則采取從“粗”界定。將若干小件組“大件”。(如:一個單位工程的隱蔽工程驗(yàn)收記錄,分部工程驗(yàn)收等可各為一件;對同一科研成果的評價(jià)材料,雖其責(zé)任者不同,但屬同一事由,也應(yīng)視為一件。29 2、裝訂、裝訂 根據(jù)規(guī)范提出的“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。我認(rèn)為裝訂材料應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作簡便、經(jīng)濟(jì)實(shí)用保護(hù)檔案、操作簡便、經(jīng)濟(jì)實(shí)用三個要求。常用的方法是: 線裝式線裝式,如“三孔一線”和縫紉機(jī)軋邊等。從保護(hù)檔案的角度看,線裝無疑是最好的方式。一般厚度的用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋邊。較厚的則采用傳統(tǒng)的“三孔一線”法在“件”的左側(cè)裝訂。 穿孔式穿孔式粘接式粘接式使用變形材料裝訂方式使用變形材料裝訂方式無酸紙無酸紙封套套裝式封套套裝式,這幾種方式都存在一定的弊端,我們不般不采用。 在文件裝訂前,對所有的歸檔文件拆除金屬物:不同幅面的科技文件材料要統(tǒng)一折疊為A4型幅面,破損的要先修復(fù)。303132卷盒、表

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

最新文檔

評論

0/150

提交評論