酒店采購部概述及組織結構

1、酒店采購部概述及組織結構第十章 選購部 第一節(jié) 部門概述及組織構造 一、概述選購部是負責酒店選購工作的職能部門。選購部在酒店統(tǒng)一管理下，依據(jù)實際工作要求，適時、適量、適價、經(jīng)濟合理地選購各部門所需要的物品，確保酒店經(jīng)營活動的正常進展。選購部的選購工作，必需嚴格執(zhí)行酒店的選購制度，嚴格根據(jù)選購程序辦理，確保所采購物品的數(shù)量、質量、價格和交貨期符合要求，并嚴格掌握選購本錢。選購部員工必需樹立“一心為酒店的選購供給意識。二、組織構造 其次節(jié) 崗位職責及素養(yǎng)要求 一、經(jīng)理挺直上級：財務總監(jiān)挺直下屬：選購主管崗位職責1、挺直對總經(jīng)理和財務總監(jiān)負責。主持選購部的全面工作。審批全部的選購單和訂購單，確保各項

2、選購任務順當完成。2、參加大宗商品及國外進口貨物訂貨的業(yè)務洽談并檢查合同執(zhí)行狀況。3、指導下屬開展業(yè)務，不斷進步業(yè)務技能。4、熟識和把握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、價格、用處和產(chǎn)地。檢查購進物資是否符合質量要求，對酒店的物資選購負有領導責任。5、要按方案完成酒店各類物資的選購任務，并在預算內做到開源節(jié)流。6、負責本部門員工的業(yè)務培訓方案的制定和施行，抓好員工的思想工作。7、有方案地組織部門員工參與學習。8、主持選購部的日常工作，協(xié)調選購部與酒店各部門之間的關系。9、完成總經(jīng)理臨時交辦的各項工作任務。10、承受總經(jīng)理和財務總監(jiān)及本錢掌握經(jīng)理的監(jiān)視。素養(yǎng)要求根本素養(yǎng)：有高度的責任感和事業(yè)心

3、，不假公濟私，不以權謀私，不泄漏業(yè)務機密；有較強的領導和協(xié)調力量；能獨立指導部門運作；遵紀遵守法律。自然條件：年齡在30歲以上，男女不限。品貌端正，氣質高雅，待人和氣。男性身高米；女性身高米。文化程度：大專以上。外語程度：具有旅游酒店英語中級程度。工作閱歷：具備3年以上酒店選購工作閱歷，2年主管以上管理工作閱歷。特別要求：熟識選購程序和選購內容；理解海關對進口業(yè)務公布的法規(guī)及國家有關稅收政策；把握市場行情和酒店的供貨渠道。二、選購主管挺直上級：選購經(jīng)理挺直下屬：選購員崗位職責1、編制每旬市場價格表，把握新的產(chǎn)品供給來源和季節(jié)性產(chǎn)品資料，準時供應給上司參考。2、負責與倉管部的聯(lián)絡，準時處理產(chǎn)品質

4、量問題和催促供給商準時送貨。3、按上司指派，進展外出選購。4、幫助上司比擬供給商的報價和整理供給商資料。5、幫助上司審核供給商的發(fā)票、送貨單、報價或訂貨單等。6、搜集選購樣本或支配供給商示范。7、向上司報告有關貨物運輸途中的失誤和損壞狀況，并負責向有關方面申報賠償或報關損耗。8、負責進口物品的報關工作，并支配提貨事宜。9、協(xié)作倉庫對物品進展驗收，確保物品符合申購要求。10、負責下屬員工培訓，檢查員工紀律，完成上級安排的其他工作。素養(yǎng)要求根本素養(yǎng)：遵紀遵守法律；有較強的協(xié)調力量；具備較高的工作責任感，不以權謀私，不泄漏業(yè)務機密。自然條件：年齡在25歲以上，男女不限。品貌端正，氣質高雅，待人和氣。

5、男性身高米；女性身高米。文化程度：大專以上學歷。外語程度：具備中級英語程度。工作閱歷：具備5年以上酒店工作閱歷及2年以上選購工作閱歷。特別要求：熟識選購程序和選購內容。三、選購員挺直上級：選購主管挺直下屬：無崗位職責1、依據(jù)選購申請單或倉庫補貨單選購各部門所需的物品和食品。2、力爭使酒店所購的產(chǎn)品價平物美。3、對不符合要求的產(chǎn)品，負責辦理退貨補貨或調換。4、與有關供給商保持良好關系。5、負責到機場或火車站裝運進口或外埠的來貨。6、幫助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。7、準時向上司報告有關產(chǎn)品和價格的最新行情。8、做好每天現(xiàn)金或支票選購的報銷工作和結算工作。9、主動參與培訓，遵守酒店紀律，保持與酒店

6、有關部門的良好關系，完成上級安排的其他工作任務。素養(yǎng)要求根本素養(yǎng)：遵紀遵守法律，有自我約束力，不以權謀私，不假公濟私，不吃回扣。自然條件：年齡在25歲以上，男女不限。品貌端正，身體安康。男性身高米；女性身高米。文化程度：高中以上學歷。外語程度：具有初級英語程度。工作閱歷：具備3年以上酒店選購工作閱歷。特別要求：對工作仔細負責，勇于克制困難。四、選購文員挺直上級：選購部經(jīng)理挺直下屬：無崗位職責1、依據(jù)部門經(jīng)理要求，草擬各類報告并打印、發(fā)放。2、做好酒店內部各類文件和有關選購申請、合同等資料的整理、歸檔工作。3、做好有關會議記錄。4、負責申領部門內文具和員工餐券的發(fā)放工作。5、幫助上司做好與各部門

7、的聯(lián)絡工作。6、負責部門員工的考勤工作。7、整理每天的選購單和收據(jù)等，并編制每周進貨匯總表。8、幫助經(jīng)理落實有關進口貨物的書面申報工作。9、主動參與培訓，遵守酒店紀律，完成上級安排的其他工作任務。素養(yǎng)要求根本素養(yǎng)：遵紀遵守法律；具有高度的責任感和事業(yè)心；具有肯定的公關力量。自然條件：女性；年齡在20歲以上；品貌端正，身體安康。身高米。文化程度：大專以上學歷。外語程度：具有中級英語程度。工作閱歷：1年以上酒店工作閱歷。特別要求：熟識選購程序和各個選購環(huán)節(jié)；有很好的文字表達力量；會用法電腦。第三節(jié)工作程序及標準一、選購工作根本程序1、全部的選購申請應盡量通過庫房來提出。全部的選購任務都由選購部完成

8、。2、全部選購的物品包括效勞合同要由3個競價中選出，假如沒有3個競價，選購部必需說明緣由。3、選購部要對所購物品的質量及價格負責，并保證物品按選購申請單上的日期供貨。4、假如提交選購申請單或訂貨單后，價格上漲，選購部要查看其他供給商的價格并報知成控經(jīng)理，最終由財務總監(jiān)和總經(jīng)理打算、批準。程序：選購工程受權申請人單據(jù)/文件食品總廚/食品庫管理員市場單/食品和飲品申請表干貨總廚/食品庫保管員食品單飲品酒水庫保管員飲品單物品物品庫保管員選購申請單工程備件工程部選購申請單固定資產(chǎn)申請部門選購申請單修理等效勞工程申請部門備忘錄及有關所需效勞的說明挺直選購申請部門選購申請單除工程、固定資產(chǎn)和修理等效勞工程

9、以外，全部部門申請購置的食品或物品都必需得到大廚或庫房保管員的審批和確認，大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關單據(jù)，假如庫存缺乏或缺貨，只有大廚和庫房保管員可以挺直向選購部拉交選購申請單，并在單上注明目前庫存量和平均消費量。不同物品選購程序如下：a食品的選購、市場單日需食品的選購，由食品庫保管員提單市場單，一式三聯(lián)，必需填寫庫存量和所需訂購數(shù)量，然后送交大廚，由大廚檢查訂購數(shù)量，必要時作刪減或增補，選購部門依據(jù)此單查找最合理的價格并填在市場單上，市場單一聯(lián)送到收貨部以確認所購食品；當收到所購食品后，收貨員將票和市場單一起送到計財部。b干貨選購、食品單干貨的選購食品單和食品選購程序一樣，每

10、周選購一次。食品單的一份由食品庫保存，其他兩份分別送到選購部和收貨部。c飲品的選購、飲品單飲品單由酒水庫保管員填寫目前庫存量和需要訂購的數(shù)量，然后將此單送到成控經(jīng)理處審查，由餐飲部經(jīng)理批準，一分由酒水庫保管員保存，另外一份送到選購部下訂單，酒水庫保管應依據(jù)庫存量和營業(yè)消費狀況，每周有方案地進展一次訂購。d物品選購、選購申請單為了統(tǒng)一管理和發(fā)放，除庫里沒有的東西以外，各種物品的選購都必需通過物品庫。當庫存量低于正常標準時，物品庫保管員要填寫物品選購申請單，并由庫房經(jīng)理簽字。假如是廚房用品，訂購數(shù)量需大廚審定，選購部依據(jù)物品的數(shù)量、質量、價格、發(fā)貨期等因素，推薦適宜的供給商，填好的表格送到財務總監(jiān)

11、和總經(jīng)理處認可批準，依據(jù)批準后的申請單，選購部填寫訂購單，訂購單按號碼挨次發(fā)放，并記錄備案，訂購單一式五份，并按如下挨次分發(fā)：原件白色供貨商其次聯(lián)粉色購貨應付款第三聯(lián)藍色收貨部第四聯(lián)綠色申請部門第五聯(lián)黃色選購部訂購單和批準了的申請單一起送單財務總監(jiān)和總經(jīng)理處作最終審定。e工程用品的選購工程部要在選購申請單上注明所購零配件，電線和燈泡等需訂購物品的品名選購部要供應3個不同供貨商的報價，并填寫在申請單上，其中一個價格來自代理商，另外兩個來自經(jīng)銷商，然后送到總經(jīng)理處批準。申請單批準后，選購部要填寫訂購單，并與申請單一起送到財務總監(jiān)和總經(jīng)理處報批。f固定資產(chǎn)的選購全部固定資產(chǎn)工程的申購表先由部門領導審

12、批簽字然后送到計財部檢查，申請部門必需寫出購置理由，申購表由財務總監(jiān)審后送到總經(jīng)理處審批，假如某些工程金額超過人民幣2,000元，還要送董事會財務審批。g效勞合同效勞工程修理和修理，先由工程部寫出報告?zhèn)渫洠趫蟾嬷袘獙懨餍诘男再|，緣由以及效勞的規(guī)格，申請效勞的備忘錄送到選購部以獵取3個不同的報價，并填寫在備忘錄上，然后再送到總經(jīng)理處報批，批準后，選購部要填寫選購單，和申請備忘錄一起送到計財部和總經(jīng)理處最終審批。h挺直選購物品、選購申請單挺直選購的物品是庫存沒有的東西，這樣選購的物品挺直從收貨部送到申請部門。申請挺直選購，部門領導要從庫房保管員那里取選購申請表，并填寫緣由，所需數(shù)量及其他詳情

13、，此表送選購部，選購部要供應三個不同供貨商的價格，填寫好的表格再送到總經(jīng)理處審查批準，接到批準的申請表后，選購部要填寫選購單，和批準了的申請表一起送到財務總監(jiān)和總經(jīng)理處最終審批。1、選購單pr 單流程圖 2、訂購單po 單流程圖 1 天以上程序僅限于正常狀況下的選購，急購不經(jīng)以上程序。選購部工作流程圖二、酒店物品選購程序1、酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、效勞用品、瓷器和玻璃器皿等。這些均由財務部的庫房出具選購單，選購員依據(jù)pr單報出三家供給商的價格，再選出質量上乘和價格合理的一家。選購經(jīng)理審批后，交財務總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后做po單。po單的簽字程序與po單一樣。

14、2、po單在總經(jīng)理簽字后，方可訂貨。3、申領部門購雜品時，缺乏500元可用現(xiàn)金支付。4、需外出購物時，填寫派車單。5、如某些工程單價金額超過2000元，選購單需送交業(yè)主財務部門批準。6、所購商品在驗貨時發(fā)覺問題準時與供給商聯(lián)絡，辦理退換手續(xù)。三、工程物品選購程序1、工程物品選購包括低值易耗品和固定資產(chǎn)。低值易耗品包括機器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰砂石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業(yè)工具、工程機械和廚房機械配件等。2、選購員在接到pr單后，查找三家報價。pr單和ro單程序一樣。3、工程物品購回后交工程指定人員收貨并簽字。4、所購物品單價金額超過2000元，要申報業(yè)主財務部門批準。

15、四、食品選購程序1、選購員依據(jù)食品庫供應的市場單由行政總廚簽字后，將價格填在市場單上，然后訂貨。到貨期限為3天。2、選購員依據(jù)酒水庫供應的飲料單由財務成控經(jīng)理和餐飲部經(jīng)理簽字，將價格填在飲品單上，食品3天內到貨。3、選購員依據(jù)各個廚房供應的食品名目表1、2由行政總廚和中方總廚共同簽字，選購員填寫報價并在其次天到貨。4、全部食品報價提早一星期由選購部、行政總廚和財務成控簽字。5、蔬菜、水果、鮮肉類、鮮禽類每周報價一次。6、中西餐調料、水產(chǎn)、凍肉類、凍禽類、酒類、飲料每月報價一次。7、依據(jù)酒店臨時出現(xiàn)的特別狀況，急活急辦。8、所訂貨物如有問題，準時辦理換、退手續(xù)。9、進口洋酒類、煙類必需從國家指定的煙酒公司購入。附：選購部有關管理表格食品飲料申購單food & beverage requisition部門 section 編號no: 日期date:餐飲部經(jīng)理飲料部經(jīng)理經(jīng)手人f&b manager bar manager handling by_大酒店_hotel編號選購申請單purchase requisition 日期date:推舉供貨單位suggest