采購部管理系統(tǒng)規(guī)章制度與工作流程

1、采購部管理系統(tǒng)規(guī)章制度與工作流程選購管理制度與工作流程一、目的：為標(biāo)準(zhǔn)選購流程，進(jìn)步選購工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：適用于本公司選購管理。三、內(nèi)容：1、總那么為加強(qiáng)選購工作的管理，進(jìn)步選購工作的效率，制定本制度。全部的選購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為根據(jù)開展工作。2、選購根本流程選購需求公司各部門-選購方案選購員-查找供貨商-詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)-選購洽談-合同的簽訂確定付款條件、配送方式、售后效勞-交貨驗(yàn)收倉管-質(zhì)檢不合格退貨-入庫-方案對(duì)賬-財(cái)務(wù)結(jié)算。選購流程圖如下列圖所示：1選購方案：選購員應(yīng)依據(jù)需求部門請(qǐng)購單和公司需求方案制訂選購方案。2供給商的選擇和考核：供給商的選擇與考核，

2、一般從經(jīng)營狀況、供給力量、品質(zhì)力量等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否協(xié)作等方面綜合打分。3詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)4合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過程，最終雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。選購合同的簽訂要依據(jù)選購商品的要求、供給商的狀況、企業(yè)本身的管理要求、選購方針等要求的不同而各不一樣。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后效勞等狀況。5交貨驗(yàn)收：選購員必需確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤。以選購員確實(shí)定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格那么入庫，不合格的，需支配補(bǔ)救和退貨。7財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫后，財(cái)務(wù)結(jié)算。3、申請(qǐng)商品選購流程圖1請(qǐng)購部門提出

3、選購需求，填寫物質(zhì)選購方案表2選購部制定選購方案，由選購部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批；3審批通過后，由選購主管下單。4、申請(qǐng)付款流程圖1選購商品入倉后，做應(yīng)付款方案2選購員依據(jù)供給商賬期核對(duì)本錢金額和付款金額是否全都，不全都的找出緣由，調(diào)整本錢金額直至與付款金額全都后做應(yīng)付款；3選購部審批到期應(yīng)付款4總經(jīng)理批準(zhǔn)付款5、商品到貨驗(yàn)收流程1倉庫依據(jù)供給商送貨單驗(yàn)收產(chǎn)品2驗(yàn)收后打入庫單，核對(duì)入庫單金額是否與送貨單金額全都，全都前方可審核入庫，不全都需報(bào)選購審核，選購在當(dāng)日賜予答復(fù)6、退貨流程 1 請(qǐng)購部門填寫退貨申請(qǐng)單，寫明緣由2 選購部依據(jù)供給商合同和合作狀況，審核退貨申請(qǐng) 3 審核通過可退回倉庫，

4、倉庫每周以供給商為單位做退貨單 4 不能退回供給商的，做報(bào)損處理，報(bào)損比例不得超過0.5% 選購管理制度一、 建立供給商資料管理表冊(cè)，售后效勞管理表。 二、 建立、建全比價(jià)制度，保證選購產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。三、 每月底將本月付款、欠款、欠票狀況進(jìn)展匯總、總結(jié)，并提出下月用款方案。四、 簽訂選購合同后，應(yīng)全面理解發(fā)貨狀況，如不能準(zhǔn)時(shí)供貨，應(yīng)將緣由提早兩日通知請(qǐng)購部門或請(qǐng)購人。五、 全部貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)覺問題準(zhǔn)時(shí)和供給商聯(lián)絡(luò)，盡早解決。 六、 驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。 七、請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定 1)請(qǐng)購單應(yīng)根據(jù)要素填寫完好、清楚，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)選購部門；2)固定資產(chǎn)申購根據(jù)固

5、定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表的格式進(jìn)展填寫提報(bào)；3)其他材料設(shè)備及工程工程申購根據(jù)物資選購申請(qǐng)表.的格式填寫提報(bào)；4)日常零星選購根據(jù)公司印制的根據(jù)物資選購審批單的格式填寫提報(bào)；5)請(qǐng)購部門在提報(bào)請(qǐng)購單是應(yīng)要求選購部簽字接收人請(qǐng)購部門備份；6)涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)展提交，為進(jìn)步效率該清單的電子文檔也需一并提交；7)如遇公司急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的狀況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)選購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。8)假如是指定選購廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必需做出書面說明。9請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)選購部。八、公司物資請(qǐng)購單的提報(bào)部門1公司經(jīng)營所需的醫(yī)藥物

6、資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、及其他工程由醫(yī)務(wù)部門提報(bào)；2公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、后勤效勞或其他生活及辦公工程由行政部門提報(bào)；3公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定九、請(qǐng)購的接收要點(diǎn)1選購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否根據(jù)規(guī)定填寫完好、清楚，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無方案不選購，名稱規(guī)格等不完好、不清楚得不選購，相關(guān)說明和技術(shù)資料不全不選購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不選購的原那么；3通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存；4對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購部門。2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定1對(duì)于請(qǐng)購單選購部應(yīng)根據(jù)人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)展

7、分工處理；2對(duì)于緊急請(qǐng)購工程應(yīng)優(yōu)先處理；3無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門；4重要的工程選購前，應(yīng)征的公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。五、選購部職責(zé)現(xiàn)階段公司無選購部選購部工作職責(zé)1.制定并完善選購制度和選購流程：1依據(jù)公司的長(zhǎng)期方案，擬定選購部門的工作方針和目的；2負(fù)責(zé)制定選購方針、策略、制度及選購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；2.制定并施行選購方案：1依據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目的，制訂有效的選購目的和選購方案；2審核選購需求，統(tǒng)籌策劃和確定選購內(nèi)容，制訂選購方案；3組織施行市場(chǎng)調(diào)研、預(yù)報(bào)和跟蹤公司選購需求，熟識(shí)各種產(chǎn)品的供給渠道和市場(chǎng)改變狀況，據(jù)此編制選購預(yù)算和選購方案；4依據(jù)選購管

8、理程序，負(fù)責(zé)選購工程的會(huì)談、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)狀況；6督導(dǎo)檢查倉庫的驗(yàn)收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質(zhì)量；3.選購本錢預(yù)算和掌握：1編制月度和周選購預(yù)算，施行選購的預(yù)防掌握和過程掌握，有效降低本錢；2選購價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，到達(dá)有效的本錢掌握；4對(duì)選購合同履行過程進(jìn)展管理、監(jiān)視檢查，準(zhǔn)時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)；4.選擇并管理供給商：1依據(jù)公司的銷售需求，選定價(jià)格合理、產(chǎn)品質(zhì)量牢靠、信譽(yù)好、效勞優(yōu)質(zhì)的供給廠商，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略同盟；2建立對(duì)供給商的資信、履約、售后效勞力量及市場(chǎng)價(jià)格情況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)；3不斷開發(fā)新的供給渠道和供給商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和調(diào)查；4制定供給商管理方法，加強(qiáng)對(duì)供給商的管理、考核，確保供給商供應(yīng)產(chǎn)品的優(yōu)良性；選購部負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1、直配供給商的引進(jìn)及維護(hù)2、選購部日常管理，主要包括：1部門工作支配日、周、月2供給商會(huì)談，3相關(guān)流程制定和調(diào)整4突發(fā)大事的處理3、訂單的審核，參考平安庫存4、應(yīng)付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調(diào)整周月選購需求和方案6、與其他部門的協(xié)調(diào)7、庫配需求的統(tǒng)計(jì)和選購方案的制定8、日常訂單的制定和跟進(jìn)9、退貨處理10、庫配供給商的會(huì)談、引進(jìn)和維護(hù)11、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報(bào)表13、貨品殘損率周、月報(bào)表；14、庫存商品缺貨率匯總?cè)辗磻?yīng)報(bào)表公司標(biāo)準(zhǔn)比例不行超20%