【電子商務(wù)】物料編碼說明書

1、物料編碼說明書內(nèi)容提要：物料編碼的意義、原則、方法、舉例。將分三篇文章發(fā)布，另外兩篇（二、三部分）在同樣欄目下找。請多提建議，完善此文檔。第一節(jié)物料編碼的意義 物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物 料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料 編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種 以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料 的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻 緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資 料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下:0增強物料資料的正確性物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、

2、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等 一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù) 更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象 不致于發(fā)生。0提高物料管理的工作效率物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物 料管理簡便省事，效率因此提高。0利于電腦的管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電 腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。0降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止, 并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓, 降低成本。0防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然 有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。0便于

3、物料之領(lǐng)用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用 料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便o 第二節(jié)物料編碼的原則 物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼, 必須具備下列基本原則:1簡單性1分類展開性1完整性1單j性1 一貫性1可伸縮性1組織性1適應(yīng)電腦管理1充足性1易記性簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如 果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編 碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié) 省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯 誤機會。物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜

4、時,就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級分 類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用 阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目， 如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項目，然而細(xì)分 項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開 太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。例如釆用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分類的項目第一種分類方法 第二類分法 第三類 分法1 1 11 0 01 012 12 02 023 1303034 14 1 1 04515 2210561622 '067 2! 212307822 3

5、3 '08923 44109102442101125431112265 512133 316(61 13143262141533631516347 71617358 8171836 9 9 18（表一） 三、完整性 在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣 物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼, 則很顯然物料編碼缺乏完整性o 新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此 每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新 的物料沒有編碼，釆購部門不得從事采購，即使沒物料 編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物 料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請釆購部門補填物料

6、編碼, 否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完 整性。四、單一性 物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物 料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物 料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般 地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化.只要物料要在 倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零 件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如 果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單 位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中 間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果 該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、 入庫.領(lǐng)料、鉆孔、入庫、

7、領(lǐng)料、噴漆.入庫，則在庫 存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物 料編碼。例：3000a, 3000b, 3000c三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。五、一貫性 物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時, 就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來 分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。六、伸縮性 物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變 更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地, 并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則 他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。七、組織性 物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列, 以便隨時可從物

8、料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料 編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。八、適應(yīng)電腦管理 電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性，如編碼盡可能短、少使用其他符號，如、*等。九、充足性 物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù) 量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物 料，以及應(yīng)付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特 殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性 在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶 的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則 是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原 則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀

9、的物料編碼物料編碼說明書（二） 第三節(jié)物料編碼的方法 目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種:1. 阿拉伯?dāng)?shù)字法2. 英文字母法3. 暗示法4.混合法一、阿拉伯?dāng)?shù)字法 阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具, 釆用以一個或數(shù)個阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法 容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目與數(shù)字的對照表, 又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的 訓(xùn)練與適應(yīng)才能運用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的, 較常見的有下列幾種:u連續(xù)數(shù)字編碼法u分級式數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法u國際十進(jìn)制分類法1. 連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列, 然后自1號起依

10、順序編排流水號。這種物料編碼方法可 做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后, 往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法 插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如：1078為3/8 “x3/ 4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為 3/8 “xi”，其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974o兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2. 分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定 其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級的 類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。

11、在分級式數(shù) 字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3x4x3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點 是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導(dǎo) 致物料編碼位數(shù)不夠用o來源（大類）材類）1 二自制1 二非鐵金屬2 二外購2 二鋼鐵2二3 二委外加工3二木材4二化學(xué)品料（中類）用途（小1二零部件包裝用料3二辦公用品（表二）3. 區(qū)段數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍 能達(dá)到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其 情

12、形如下:a類12項b類10項c類17項d類15項e類10項合計64項（表三） 上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改 為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下:類別分配編碼剩余備用編碼12項(01-20)10項(21-37)17項(38-61)15項(62-83)10項(84-99)（表四）際十進(jìn)分類（u. d. c.這種方法于1876年美國杜威m. dewey首創(chuàng)，其方法 新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重 視。1895年的國際圖書館學(xué)會決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ), 作更進(jìn)一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展,最后完成所謂國際十進(jìn)位分類法（universal dec

13、imal classification)目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進(jìn)位分類法是將所有物料分類為十大類，分 別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔pyramid形態(tài)展開。其情形如下:應(yīng)用科學(xué)62.621.621.8621.88621.882.621.882.621.882.6工業(yè)技術(shù)機械的工業(yè)技術(shù)動力傳動挾具2各種小螺絲螺絲、螺帽21 金屬用小螺絲621. 882. 215 丸螺絲621. 682. 215.3 平螺絲 采用國際十進(jìn)分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之 后仍須繼續(xù)延長時時，即應(yīng)加以“”符號以表示劃分,際

14、十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插 入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng), 國際十進(jìn)分類法所能運用之符號只有十個（0-9）,故使 編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法 是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字 母中i、0、q、z等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易 混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬,英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為:1字母暗示法 1

15、數(shù)字暗示法1、英文字母暗示法：從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編 碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文 字，進(jìn)而從暗示中得知該物料為何物。例如：vc 二 variable capac it er （可變電容器）ic=integrated circuit （集成電路）sw二 switch （開關(guān)）st二steel tube （鋼管）bt二brass tuber （黃鋼管）ep二ear phone （耳機）2、數(shù)字暗示法：直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字 依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱 讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表的意義:例 1： x x x xxx x x x x類小類形式 長度厚度例2：電阻值的編碼編碼電阻值0050.5q0505q10010 q101100 q10210310, 000 q104100, 000 q1051, 000, 000 q（表五）例3：鋼筋直徑的編碼號鋼筋直徑12 12mm16 16mm19 19mm25 25mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm) mm數(shù)的五分之o編碼軸徑05 25m