遼寧省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展建議

1、    遼寧省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展建議    摘要：文章從檔案網(wǎng)站的基本信息、主要內(nèi)容、基本功能三方面入手，對(duì)遼寧省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，在分析問題的基礎(chǔ)上，提出了發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：遼寧高校，檔案網(wǎng)站建設(shè)一、調(diào)查現(xiàn)狀與分析調(diào)查時(shí)間：2012年910月。調(diào)查名單：遼教發(fā)2011135號(hào)文件(附件)所列74所高校。調(diào)查方法：通過百度等搜索引擎逐個(gè)查找并瀏覽、分析。1.基本信息遼寧省74所高校中不論是網(wǎng)站還是網(wǎng)頁(yè)的形式，僅有50%的檔案館(室)可以在網(wǎng)站上找到相關(guān)信息，其中26所高校的檔案館(室)建立了檔案網(wǎng)站，占統(tǒng)計(jì)總數(shù)的35.1%，“98

2、5”、“211”大學(xué)建站率為75%，一般院校為51.4%，?？圃盒?4.3%，高職院校為11.5%。 網(wǎng)站數(shù)量統(tǒng)計(jì)見表1。26個(gè)高校檔案網(wǎng)站的名稱全部是“本校名稱+檔案館(室)”的形式，所使用的域名都不是自己獨(dú)立注冊(cè)，而是學(xué)校分配的子域名。有20個(gè)網(wǎng)站可以通過百度等搜索引擎直接檢索到；6個(gè)網(wǎng)站需通過其校內(nèi)網(wǎng)頁(yè)后分級(jí)查找，其中5個(gè)網(wǎng)站需要點(diǎn)擊3次鏈接進(jìn)入，1個(gè)網(wǎng)站需要點(diǎn)擊4次進(jìn)入，這顯然影響到了網(wǎng)站的訪問率和使用效率。表1 網(wǎng)站數(shù)量統(tǒng)計(jì)類別985、211院校一般院校?？圃盒８呗氃盒？倲?shù)學(xué)校數(shù)量(個(gè))43772674網(wǎng)站數(shù)量(個(gè))3191326比重(%)75.051.414.311.535.12

3、.內(nèi)容分析我省高校檔案網(wǎng)站上的內(nèi)容信息大致有檔案館(室)介紹、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)指南、檔案編研和學(xué)術(shù)研究、特色檔案以及通知公告和工作動(dòng)態(tài)等。(1)檔案館(室)介紹：這部分內(nèi)容應(yīng)該有館(室)沿革、現(xiàn)狀、機(jī)構(gòu)或崗位設(shè)置及職責(zé)、館藏信息等基本情況介紹。所調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站中有23個(gè)都設(shè)立了館(室)介紹欄目，占調(diào)查比例的88%，有9個(gè)單位開辟了機(jī)構(gòu)(崗位)設(shè)置欄目并有5個(gè)單位一一對(duì)應(yīng)了崗位職責(zé)范圍，而有11個(gè)單位只在“法規(guī)”欄目中公布了通用的檔案人員工作職責(zé)。1個(gè)單位有職責(zé)欄目但鏈接下卻無相關(guān)內(nèi)容。有14個(gè)單位在網(wǎng)站中介紹了本校的館藏信息，占調(diào)查比例的54%，其中有2個(gè)單位是以數(shù)字形式介紹的。1個(gè)

4、單位只有欄目沒有相關(guān)內(nèi)容。(2)政策法規(guī)：檔案政策法規(guī)是檔案建設(shè)發(fā)展的基本保障，本校檔案規(guī)章是學(xué)校依法治校、依法管檔的重要標(biāo)志。調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站中有24個(gè)設(shè)立了“政策法規(guī)”欄并有相關(guān)內(nèi)容，占調(diào)查總數(shù)的92%，但是有的網(wǎng)站收集的上級(jí)法規(guī)較多，有的網(wǎng)站收錄的本校規(guī)章較全。有幾個(gè)網(wǎng)站將上級(jí)法規(guī)和本校規(guī)章合放在一個(gè)欄目下且不按層次排序，內(nèi)容較混亂。(3)業(yè)務(wù)指導(dǎo)：檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，文件的整理、立卷、歸檔等工作環(huán)節(jié)需要有很明確的指導(dǎo)要求。特別對(duì)于職位經(jīng)常變化的兼職檔案員來說這一點(diǎn)顯得尤為重要。業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄目下應(yīng)該有文件整理要求、歸檔范圍、立卷規(guī)范、移交手續(xù)、網(wǎng)上歸檔方法、問題咨詢等內(nèi)容。調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站

5、上，10個(gè)有“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”欄并有相關(guān)內(nèi)容，所占比例為38%，有6個(gè)網(wǎng)站的相關(guān)內(nèi)容放在其他欄目中，10個(gè)網(wǎng)站無相關(guān)內(nèi)容，所占比例為38%。特別指出的是東北大學(xué)、遼寧師范大學(xué)、大連大學(xué)、遼寧科技大學(xué)、鞍山師范學(xué)院將歸檔范圍細(xì)化到學(xué)校各個(gè)部門中，這樣一來工作指導(dǎo)性更明確，可操作性更強(qiáng)。(4)服務(wù)指南：本部分內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是對(duì)檔案利用者的指導(dǎo)，它應(yīng)該包括檔案利用方法、服務(wù)時(shí)間、聯(lián)系方式、辦事流程、常見問題解答、網(wǎng)上咨詢、相關(guān)資料表格下載等。26個(gè)網(wǎng)站中有12個(gè)設(shè)立了服務(wù)利用指南欄目并有相關(guān)內(nèi)容，占統(tǒng)計(jì)比例的46%，8個(gè)網(wǎng)站既無欄目也無內(nèi)容，占統(tǒng)計(jì)比例的31%，6個(gè)網(wǎng)站的相關(guān)內(nèi)容或放在“業(yè)務(wù)流程”，或放在

6、“工作規(guī)范”等其他欄目中。其中有5個(gè)網(wǎng)站將立卷歸檔要求流程和檔案查詢利用流程放在一個(gè)欄目下，筆者認(rèn)為前者放在“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”欄目中更規(guī)范。(5)檔案編研、學(xué)術(shù)研究信息：從調(diào)研結(jié)果看，多數(shù)檔案網(wǎng)站缺乏檔案編研和學(xué)術(shù)研究信息。10個(gè)網(wǎng)站無相關(guān)欄目和內(nèi)容，8個(gè)網(wǎng)站有欄目無內(nèi)容，8個(gè)網(wǎng)站上的相關(guān)內(nèi)容也僅僅停留在本校大事記，檔案編研成果簡(jiǎn)介上，沒有更深入、更有價(jià)值的學(xué)術(shù)研究?jī)?nèi)容。(6)特色檔案：特色檔案是能夠反映本?；虮镜貧v史文化及名人、名勝的各種形式和載體的記錄材料。它不僅可以豐富網(wǎng)站的內(nèi)容，還可以使檔案的文化價(jià)值得到充分的發(fā)揮。調(diào)查結(jié)果是：11個(gè)網(wǎng)站設(shè)有相關(guān)欄目并有內(nèi)容，占42%；6個(gè)網(wǎng)站有欄目無內(nèi)容，

7、占23%；9個(gè)網(wǎng)站無欄目也無內(nèi)容，占35%。(7)通知公告、工作動(dòng)態(tài)信息：“通知公告”是告知相關(guān)部門及人員須知或必辦的事項(xiàng)，“工作動(dòng)態(tài)”是讓利用者了解檔案部門一些新近工作信息，顯然缺少這兩個(gè)欄目的網(wǎng)站內(nèi)容是不完整的。所調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站中分別有23個(gè)設(shè)立了二級(jí)欄目，占調(diào)查比例的88%，但多數(shù)網(wǎng)站檔案工作信息更新速度緩慢，有的近3年沒有相關(guān)內(nèi)容；有的“工作動(dòng)態(tài)”欄目下的內(nèi)容看不出具體的年份；還有的二級(jí)欄目下的內(nèi)容混雜，如“工作動(dòng)態(tài)”欄目下有國(guó)家法規(guī)、卷內(nèi)目錄樣表、歸檔通知、案卷質(zhì)量要求、分工示意圖、全館概況等。3.功能分析(1)檢索功能：檔案網(wǎng)站作為提供檔案查詢利用服務(wù)的窗口，檢索功能應(yīng)該發(fā)揮重要

8、的作用。從調(diào)查結(jié)果看，絕大多數(shù)網(wǎng)站不具備檢索功能。即使有11個(gè)網(wǎng)站使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，除了對(duì)口相關(guān)人員外，其他人沒有用戶名，密碼也無法使用。有4個(gè)網(wǎng)站設(shè)立了教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)成果、學(xué)生檔案查詢，但由于多種原因，其作用也沒有百分百地發(fā)揮出來。(2)交互功能：指檔案信息網(wǎng)站與訪問者之間相互交流的功能，實(shí)現(xiàn)這一功能的形式有論壇(bbs)、留言板等。網(wǎng)站管理者可以在論壇上發(fā)起檔案學(xué)術(shù)專題討論等活動(dòng)，訪問者可以在論壇上發(fā)表自己對(duì)網(wǎng)站的看法和意見，也可以通過這個(gè)渠道或留言板向檔案部門提出服務(wù)請(qǐng)求和相關(guān)資訊，檔案部門的業(yè)務(wù)人員可以對(duì)這些留言在線回復(fù)。26個(gè)網(wǎng)站無一設(shè)立此項(xiàng)功能，只有東北大學(xué)通過網(wǎng)上咨詢解答

9、形式與檔案利用者開展互動(dòng)。(3)網(wǎng)站鏈接、下載功能：通過鏈接與本網(wǎng)站相關(guān)的網(wǎng)站，可以豐富內(nèi)容，擴(kuò)大信息資源，進(jìn)一步方便廣大利用者。調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站中16個(gè)設(shè)立了鏈接功能，占調(diào)查比例的62%。“下載”是指檔案信息利用者從網(wǎng)站中將所需資料或者表格的電子數(shù)據(jù)通過一個(gè)“下載”字樣的按鈕，移動(dòng)復(fù)制到個(gè)人計(jì)算機(jī)中的操作。這個(gè)操作可以省去基層單位或利用者前期筆錄的操作，直接下載表格的電子文件模板，填寫后也可以通過互聯(lián)網(wǎng)互相傳送，省時(shí)省力。有13個(gè)網(wǎng)站設(shè)立了下載專區(qū)，還有的網(wǎng)站將此項(xiàng)功能分設(shè)在“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“服務(wù)指南”中。(4)站內(nèi)搜索、網(wǎng)站地圖：站內(nèi)搜索是檔案信息利用者通過輸入關(guān)鍵詞就可以直接找到對(duì)應(yīng)的信息

10、，從而減少查找的盲目性。網(wǎng)站地圖的功能雖然和站內(nèi)搜索一樣，但它給用戶提供的是全網(wǎng)站所有信息的分類目錄和某個(gè)信息所處的位置，起到導(dǎo)航的作用。這應(yīng)該是各個(gè)網(wǎng)站優(yōu)化服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，遺憾的是所調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站只有大連醫(yī)科大學(xué)檔案網(wǎng)站設(shè)立了“站內(nèi)搜索”，沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué)設(shè)立了“網(wǎng)站地圖”。(5)統(tǒng)計(jì)功能：通過網(wǎng)頁(yè)訪問計(jì)數(shù)器形式統(tǒng)計(jì)本網(wǎng)站被訪問的次數(shù)，從而使檔案管理者了解本單位網(wǎng)站的使用率，以便進(jìn)一步改進(jìn)網(wǎng)站建設(shè)工作。調(diào)查的26個(gè)網(wǎng)站中6個(gè)設(shè)立了此項(xiàng)功能。以上調(diào)查分析可以看出，我省高校檔案網(wǎng)站大部分還處于宣傳型、展示型階段，不同程度存在著內(nèi)容含量小、更新速度慢、利用價(jià)值低，功能少、互動(dòng)性差、訪問量低的現(xiàn)象

11、。此外許多網(wǎng)站文件類型單一，頁(yè)面設(shè)計(jì)單調(diào)，結(jié)構(gòu)呆板，內(nèi)容風(fēng)格不夠協(xié)調(diào)。二、問題原因與發(fā)展建議1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一定位目標(biāo)這是加強(qiáng)高校網(wǎng)站建設(shè)的基礎(chǔ)。在我國(guó)，高校的檔案部門接受檔案系統(tǒng)和高教系統(tǒng)雙重管理，而各個(gè)高校所隸屬的行政教育部門也不同，這種條塊分割、分散多頭的管理體制制約了高校檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一協(xié)調(diào)發(fā)展，由于沒有統(tǒng)一明確的檔案信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，高校各自為政，限于各個(gè)學(xué)校的綜合實(shí)力，檔案網(wǎng)站建設(shè)的水平質(zhì)量自然參差不齊。所謂加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是指檔案行政部門、高教主管部門以及各地高校檔案協(xié)會(huì)應(yīng)緊密聯(lián)系，各司其職，加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息化包括檔案網(wǎng)站建設(shè)工作的指導(dǎo)檢查。統(tǒng)一定位目標(biāo)是指根據(jù)檔案工作發(fā)展需要和各高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

12、條件制定出相對(duì)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，比如網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)有網(wǎng)上辦公功能(網(wǎng)上文件收集、文件發(fā)布及日常管理等)、服務(wù)功能(檢索查詢、復(fù)制下載)、宣傳功能(檔案館沿革、概況、資源介紹、工作動(dòng)態(tài)等)、互動(dòng)功能(論壇bbs、留言板、郵件發(fā)送、在線意見)、中介功能(鏈接)、教育功能(政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作規(guī)范、學(xué)術(shù)園地、特色檔案)等，還有一些其他功能(站內(nèi)搜索、網(wǎng)站地圖、訪問統(tǒng)計(jì)等)。此外，檔案網(wǎng)站的設(shè)備類型與技術(shù)參數(shù)、文件格式類型也應(yīng)有統(tǒng)一要求，在此基礎(chǔ)上可采取典型示范、評(píng)比檢查、用戶反饋等多種方式，定期開展交流和評(píng)比。2.加快館藏?cái)?shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升網(wǎng)站服務(wù)功能這是提高高校網(wǎng)站建設(shè)水平的前提。檔案部門由于

13、長(zhǎng)期處于封閉式的工作模式，許多工作人員思想意識(shí)不夠開放，多習(xí)慣于紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)檔案管理的思維模式，對(duì)檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，加之有的高校受財(cái)力人力所限，檔案信息化步伐明顯跟不上社會(huì)發(fā)展的需要。要加快檔案信息資源的數(shù)字化腳步，加強(qiáng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)一步豐富在線檔案數(shù)量和種類，為提高檔案網(wǎng)站的檢索服務(wù)功能提供豐富的資源。要加強(qiáng)檢索功能的建設(shè)，提高用戶的檢索速度和檢索效率，不僅要設(shè)置站內(nèi)檢索，也要有站外檢索；不僅要能在網(wǎng)站上進(jìn)行目錄檢索，更需要進(jìn)行文本文檔及圖片、音頻、視頻等不同類型的全文檢索。此外，檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)個(gè)性化信息服務(wù)，如遠(yuǎn)程虛擬咨詢服務(wù)以及電子檔

14、案網(wǎng)上傳遞。3.加強(qiáng)人才引進(jìn)和培養(yǎng)，重視技術(shù)支撐和保障這是加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要保障。由于缺乏復(fù)合人才，高校檔案網(wǎng)站大多是由檔案部門工作人員提出功能需求，轉(zhuǎn)包給學(xué)校內(nèi)其他技術(shù)人員制作，由于技術(shù)人員不熟悉檔案業(yè)務(wù)，而檔案人員又不懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以供求之間容易出現(xiàn)“兩層皮”現(xiàn)象。檔案部門時(shí)常為如何能在網(wǎng)站上充分實(shí)現(xiàn)自己的宣傳、服務(wù)職能而發(fā)愁，而技術(shù)部門又常?？嘤凇坝袆攀共簧稀?。一般是階段性合作后，日后少有業(yè)務(wù)往來，從而造成網(wǎng)站規(guī)模發(fā)展小、功能發(fā)揮弱、更新維護(hù)速度緩慢的不良現(xiàn)象。網(wǎng)站的建設(shè)與運(yùn)行工作始終是與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相關(guān)人才相伴的，所以要努力選調(diào)引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理方面的人才，要加強(qiáng)對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)；在職人員要更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，提高現(xiàn)代化管理水平