高校圖書館采訪決策模式探討

1、    高校圖書館采訪決策模式探討    摘要：在政府采購(gòu)環(huán)境下，高校圖書館的館藏質(zhì)量出現(xiàn)下滑趨勢(shì)，文章分析了館藏質(zhì)量出現(xiàn)下滑的主要原因，提出了一些具體的解決辦法，重點(diǎn)探討了文獻(xiàn)資源采訪決策的各種模式和機(jī)制。參考文獻(xiàn)7。關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)，文獻(xiàn)采購(gòu)，決策模式1 政府采購(gòu)模式下高校圖書館館藏質(zhì)量出現(xiàn)下滑1.1 高校圖書館館藏文獻(xiàn)內(nèi)容與形式的簡(jiǎn)單描述根據(jù)普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)，高等學(xué)校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，其主要職能是為全校師生提供教學(xué)科研的文獻(xiàn)資源保障服務(wù)，開展信息咨詢服務(wù)工作，是全校素質(zhì)教育最重要的陣地。高校圖書館對(duì)文獻(xiàn)的需求主要包括：與本校

2、教學(xué)相關(guān)的各種文獻(xiàn)資料，本校科學(xué)研究必備的各種文獻(xiàn)資源，與學(xué)生素質(zhì)教育相關(guān)的各種優(yōu)秀讀物，與學(xué)生進(jìn)行各種考試相關(guān)的輔導(dǎo)資料，教職工需要的其他讀物1。具體到文獻(xiàn)類型來(lái)說(shuō)，主要分為紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)兩大類。紙質(zhì)文獻(xiàn)主要包括中外文圖書，中外文期刊、報(bào)紙；電子文獻(xiàn)包括中外文數(shù)據(jù)庫(kù)、中外文電子圖書和音像資料等。1.2 高校圖書館館藏質(zhì)量下滑的原因探討衡量高校圖書館館藏質(zhì)量的最重要指標(biāo)就是采全率和采準(zhǔn)率，具體來(lái)說(shuō)就是采購(gòu)到的文獻(xiàn)資源是否能保障學(xué)校教學(xué)和科研的需要，對(duì)重點(diǎn)學(xué)科重點(diǎn)館藏文獻(xiàn)是否悉數(shù)購(gòu)進(jìn)。但自實(shí)行政府招標(biāo)采購(gòu)以來(lái)，據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)高校圖書館的文獻(xiàn)質(zhì)量普遍有所下滑，特別是紙質(zhì)文獻(xiàn)的質(zhì)量下滑嚴(yán)重。主要

3、原因有五：一是政府招標(biāo)采購(gòu)收窄了采訪渠道；二是書商普遍采用低價(jià)惡性競(jìng)爭(zhēng)，客觀上造成了中標(biāo)書商對(duì)高質(zhì)量文獻(xiàn)的供貨沒有積極性；三是高校圖書館除了招標(biāo)采購(gòu)這一主渠道外，其他獲取文獻(xiàn)的渠道還不完善2；四是電子文獻(xiàn)特別是數(shù)據(jù)庫(kù)由于政府采購(gòu)的程序限制，造成了新訂的困難和續(xù)訂的不及時(shí)，影響了用戶的使用；五是采訪決策模式單一3。1.3 解決高校圖書館館藏質(zhì)量下滑的方法探討政府招標(biāo)采購(gòu)收窄了采訪渠道不可避免，現(xiàn)階段還沒有一家書商能做到大而全，就像以前的新華書店一樣涵蓋所有的文獻(xiàn)，采訪人員可以做的是研究重點(diǎn)出版社，了解出版動(dòng)態(tài)，把握重點(diǎn)出版物。為了避免書商低價(jià)惡性競(jìng)爭(zhēng)，可以在招標(biāo)文件上進(jìn)行控制，如資質(zhì)、到貨率等等

4、4。除了招標(biāo)采購(gòu)這一主渠道外，圖書館還可以開展接受捐贈(zèng)、文獻(xiàn)交換、文獻(xiàn)征集等收集文獻(xiàn)的方式，作為正常采購(gòu)的補(bǔ)充；對(duì)于電子文獻(xiàn)，采訪人員要加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)本身和用戶情況的調(diào)研，了解并把握政府采購(gòu)的程序和環(huán)節(jié)，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，做到科學(xué)與及時(shí)采購(gòu)。與先決策后招標(biāo)采購(gòu)的一般物資設(shè)備采購(gòu)不同，圖書館采訪既有先決策后招標(biāo)，如期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)、教材和大型重點(diǎn)古籍圖書等；也有先招標(biāo)后決策，如一般中外文圖書，文獻(xiàn)采訪錯(cuò)綜復(fù)雜，本文將著重探討采訪決策機(jī)制。2 采訪決策的機(jī)制探討基于文獻(xiàn)的出版數(shù)量較少和采訪經(jīng)費(fèi)的極其有限，傳統(tǒng)的圖書館采訪決策一般為領(lǐng)導(dǎo)拍板或者是領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策。隨著文獻(xiàn)出版數(shù)量海量化，出版物內(nèi)容和形式的復(fù)雜

5、化，以及各館文獻(xiàn)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的差異化，需要采用不同的決策模式相結(jié)合，才能更科學(xué)合理地配置文獻(xiàn)資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)5。2.1 采訪館員決策采訪館員決策是針對(duì)一般圖書而言，單價(jià)不高，又明顯符合學(xué)校學(xué)科(專業(yè))教學(xué)和科研的需要，采訪館員個(gè)人決定是否購(gòu)買，這種方式效率高，購(gòu)進(jìn)速度快，不足之處是這種決策方式是個(gè)人行為，錯(cuò)漏在所難免：一是容易發(fā)生判斷錯(cuò)誤，錯(cuò)采到本校讀者不需要的文獻(xiàn)；二是由于采訪館員個(gè)人的信息局限性，有可能會(huì)導(dǎo)致一些重要文獻(xiàn)的漏采，需要其他采購(gòu)方式來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充。2.2 學(xué)科館員決策近年來(lái)，許多圖書館實(shí)行了學(xué)科館和學(xué)科館員制度，實(shí)現(xiàn)了采訪、典藏、借閱和咨詢一體化的模式。學(xué)科館員一是比較了解本學(xué)科文獻(xiàn)

6、的出版狀況和動(dòng)向，特別是最關(guān)心和了解本學(xué)科重點(diǎn)文獻(xiàn)的出版信息；二是與讀者關(guān)系最密切，最熟悉讀者的需求；三是掌握本學(xué)科文獻(xiàn)使用情況和利用率等第一手資料，故其決策更具有科學(xué)性和針對(duì)性。2.3 館員集體決策對(duì)于小型圖書館而言，由于人員不多，特別是正式的館員人數(shù)不多，采取集體決策的方式，如香港教育學(xué)院圖書館，定期將征訂目錄發(fā)到每位館員的手上，然后定期開會(huì)討論，匯總形成訂單。這種方式集思廣益，有利于采購(gòu)質(zhì)量的提高，也有利于館員業(yè)務(wù)水平的提高，讓全體館員更熟悉館藏，并在此基礎(chǔ)上更好地為讀者服務(wù)，促進(jìn)服務(wù)水平的提高。缺點(diǎn)是效率差一些。2.4 教師(教授)個(gè)人決策每位教授都有其不同的研究領(lǐng)域，有些領(lǐng)域還是非常

7、專業(yè)非常前沿的，有些還有許多交叉，外人不易了解，為了教學(xué)和科研的需要，賦予教授個(gè)人一定的采購(gòu)權(quán)限，是合理的和必要的。在操作層面上，一方面可以由教授個(gè)人提供采購(gòu)目錄，交給中標(biāo)書商來(lái)配書；另一方面，由于中標(biāo)書商的實(shí)力和渠道的限制，個(gè)別采購(gòu)不到的文獻(xiàn)可以由教授個(gè)人通過(guò)自己的渠道購(gòu)買，圖書館提供一定的經(jīng)費(fèi)支持。2.5 教師(教授)委員會(huì)決策在根據(jù)教育部新出臺(tái)的教改方案，“自主辦學(xué)，學(xué)術(shù)自治；教授治校，學(xué)生自治?！睂⑹谴蟮陌l(fā)展方向，在學(xué)校去行政化，教授治校的呼聲日益高漲的今天，對(duì)于大型成套貴重文獻(xiàn)或者是大的數(shù)據(jù)庫(kù)，單價(jià)幾萬(wàn)至幾十萬(wàn)，由教授委員會(huì)來(lái)決策，是體現(xiàn)教師治校，體現(xiàn)教師是學(xué)校主體的重要方面?；诖?/p>

8、型古籍套書和數(shù)據(jù)庫(kù)采購(gòu)的矛盾，對(duì)于綜合性大學(xué)來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)比較突出的問(wèn)題，由于學(xué)科專業(yè)的特點(diǎn)不同，文史類學(xué)科更需要紙質(zhì)的古籍，理工類學(xué)科需要時(shí)效性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，而這兩類文獻(xiàn)都價(jià)格不菲，不但需要大量的前期調(diào)研為決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也需要更高層面的協(xié)調(diào)和決策。關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)的采購(gòu)，筆者認(rèn)為需要處理好三個(gè)方面的關(guān)系：一是處理好紙質(zhì)資源與電子資源的協(xié)調(diào)采購(gòu)關(guān)系；二是要重視性價(jià)比；三是要處理好所有權(quán)的問(wèn)題，是否要鏡像?？偟膩?lái)說(shuō)就是要協(xié)調(diào)購(gòu)買資源與直接購(gòu)買服務(wù)之間的關(guān)系，雖說(shuō)殊途同歸，都是為了一個(gè)共同的目的為讀者服務(wù)，但也需要慎重考慮，圖書館的工作是否會(huì)有被邊緣化的危險(xiǎn)。2.6 學(xué)校圖工委決策中外文期刊有其比較

9、獨(dú)特的特點(diǎn)，就是連續(xù)性和相對(duì)的穩(wěn)定性，一般每年征訂一次，只需做少量的調(diào)整(刪減和補(bǔ)充)，但是近年來(lái)一方面數(shù)據(jù)庫(kù)和紙質(zhì)期刊的矛盾比較突出，需要協(xié)調(diào)好這兩種不同介質(zhì)文獻(xiàn)的采購(gòu)工作；另一方面是外文紙質(zhì)期刊價(jià)格不斷上漲與圖書館經(jīng)費(fèi)不能同步上漲的矛盾也日益突出，沒辦法的情況下需要?jiǎng)h減一些外文期刊，所以中外文期刊的征訂調(diào)整需要大量的前期調(diào)研工作和慎重的決策，在此基礎(chǔ)上，需要學(xué)校圖工委這一層面的決策，至少也是在程序上需要有這樣一種決策需求。2.7 讀者推薦決策，個(gè)性化服務(wù)讀者推薦采購(gòu)，既是圖書館個(gè)性化服務(wù)的要求，也是圖書館以人為本，以服務(wù)為中心的辦館理念的體現(xiàn)。當(dāng)今社會(huì)文獻(xiàn)出版浩如煙海，讀者需求千差萬(wàn)別，讀

10、者從不同渠道得到文獻(xiàn)信息后向圖書館推薦采購(gòu)，是對(duì)采訪工作的最重要的補(bǔ)充。讀者推薦采購(gòu)文獻(xiàn)的特點(diǎn)：第一是不確切性，讀者從各種渠道得到的文獻(xiàn)信息，有許多都是“道聽途說(shuō)”得來(lái)的，信息不全和不準(zhǔn)確是比較常見的，如書名、作者不準(zhǔn)確，沒有書號(hào)，價(jià)格未知等等；第二姑且叫做干擾性，讀者經(jīng)常在未確定是否有館藏的情況下就進(jìn)行推薦，由于對(duì)文獻(xiàn)信息的不確定，或者是由于檢索技術(shù)和檢索經(jīng)驗(yàn)的不足，有許多文獻(xiàn)都是本館收藏的，只是讀者沒有檢索出來(lái)而已，需要采訪館員做好細(xì)致的準(zhǔn)確的查重工作；第三是推薦的重復(fù)性，讀者可能是受比較急切心情的影響，同一讀者不斷地持續(xù)地向圖書館推薦相同的文獻(xiàn)，對(duì)于某些比較典型常用的教學(xué)參考書和暢銷書，

11、讀者也會(huì)不約而同地進(jìn)行推薦，這些情況都會(huì)造成讀者推薦目錄大量的重復(fù)性；第四是讀者推薦購(gòu)買文獻(xiàn)的復(fù)雜性，推薦文獻(xiàn)學(xué)科的不同，涉及的出版商眾多，特別是出版時(shí)間的不一致，讀者推薦購(gòu)買的文獻(xiàn)往往時(shí)間跨度很大。針對(duì)推薦文獻(xiàn)的上述特點(diǎn)，采訪館員需要花大力氣去查重、去重、去甄別、去補(bǔ)充完善這些文獻(xiàn)信息，最后才能發(fā)訂。由于有些文獻(xiàn)是絕版了，市場(chǎng)上沒有了，或者是受到采購(gòu)渠道的限制，對(duì)讀者推薦的文獻(xiàn)不能悉數(shù)購(gòu)到是肯定的，所以采訪館員除了及時(shí)回復(fù)讀者的推薦信息外，還要及時(shí)做好解釋工作。2.8 機(jī)器決策用一套軟件工具來(lái)控制各類文獻(xiàn)的采購(gòu)數(shù)量和具體的復(fù)本量，為采訪決策提供各種各樣的數(shù)據(jù)支撐，合理配置館藏資源，被稱為機(jī)器

12、決策。(1)建模。建立采訪決策系統(tǒng)，它應(yīng)該是圖書館集成管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，為文獻(xiàn)采訪決策服務(wù)，是采訪決策的平臺(tái)6。(2)數(shù)據(jù)維護(hù)與分析。一是需求分析，包括用戶基本信息，用戶需求層次與權(quán)重的分析；二是館藏分析，包括館藏結(jié)構(gòu)體系、數(shù)量和質(zhì)量分析；三是文獻(xiàn)使用情況分析；四是采購(gòu)資金分析與分配方案的科學(xué)合理設(shè)計(jì)；五是供應(yīng)商的基本情況分析7。(3)精準(zhǔn)采訪。根據(jù)各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，調(diào)整采訪工作的流程，加大采訪工作的人力投入，促進(jìn)采訪團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與協(xié)調(diào)，通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)各大類、各種文獻(xiàn)的購(gòu)進(jìn)數(shù)量和使用頻率，以及讀者的需求等技術(shù)手段，可以讓采訪館員及時(shí)了解采訪進(jìn)度和文獻(xiàn)的利用情況，及時(shí)、科學(xué)、合理地調(diào)整采購(gòu)

13、工作，提高購(gòu)進(jìn)文獻(xiàn)的針對(duì)性。(4)反饋與評(píng)估。對(duì)用戶的需求及時(shí)進(jìn)行溝通和反饋，對(duì)決策的結(jié)果進(jìn)行必要的評(píng)估，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步調(diào)整機(jī)器決策的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)，提高決策的科學(xué)性。3 保障決策機(jī)制的有效運(yùn)行3.1 樹立戰(zhàn)略管理理念采訪是圖書館服務(wù)最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，既是基礎(chǔ)也是目標(biāo)，其重要性不言而喻，筆者認(rèn)為需要用戰(zhàn)略的眼光來(lái)看待采訪決策，既要著眼現(xiàn)在，又要兼顧未來(lái)；既要注重細(xì)節(jié)，又要把握全局。3.2 建立公共管理平臺(tái)圖書館是公共場(chǎng)所，是提供公共服務(wù)的地方，是體現(xiàn)公平正義的機(jī)構(gòu)，其管理實(shí)質(zhì)上就是公共管理，需要科學(xué)高效和人性化的公共管理平臺(tái)。3.3 完善系統(tǒng)管理的方式方法系統(tǒng)管理是一種精準(zhǔn)化的管理，失之毫厘，謬以千里，需要嚴(yán)格規(guī)章制度，規(guī)范操作流程，保障采訪決策的科學(xué)性和精準(zhǔn)性。3.4 引進(jìn)危機(jī)管理的機(jī)制只要涉及到人，特別是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，免不了會(huì)出現(xiàn)或大或小的危機(jī)，需要引入應(yīng)急機(jī)制，及時(shí)解決問(wèn)題。參考文獻(xiàn)：1楊肥生.文獻(xiàn)采訪決策概要m.中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)出版社，2006：164-165.2程美群，何杰.招標(biāo)采購(gòu)與圖書館館藏缺失j.河南圖書館學(xué)刊，2009(3)：113-114.3艾家鳳.政府采購(gòu)體系下的圖書資料質(zhì)量控制j.大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2009(2)：62-65