02文件體系管理規(guī)定

1、編制審核會簽批準第一章總 則第一條為保證公司文件和資料管理實施分類、歸口管理，保證文件 和資料在所有使用場所均為唯一的有效版本，保證公司文件資料的編 制與批準、使用與執(zhí)行、修訂與發(fā)布等各項工作的正常開展，特制定 本管理規(guī)定。第二條公司的文件體系分為行政管理體系類文件和質量管理體系文 件兩大類。公司按此兩類文件的分口進行歸類管理。公司所有的文件 均在此兩類文件系統內存在，獨立于此兩類文件之外發(fā)布的任何管理 規(guī)定、實施細則均屬無效。第二章行政管理體系類文件的分類與管理第三條行政管理體系類文件是指各種組織職能分配及員工入職、激 勵、福利等進行管理的制度、文件、細則、公文、通知等各類文件。 具體包含以

2、下幾類：一、管理體系文件：各類經批準發(fā)布的行政類管理制度合集。包含公 司各項行政類的管理規(guī)章、規(guī)定、辦法、制度。二、公文：任命文件、通告、通報等。三、人事資料：勞動合同、保密合同、員工檔案、薪資記錄等。四、財務資料：各類財務報表、帳本、銀行借貸與擔保合同等。五、公司宣傳文件資料，包括視頻、圖片等。第四條 上述管理體系類文件的職責由人事行政副總經理進行總負 責，其中第一項由人事行政副總經理負責歸口管理，負責定期修訂與 完善；第二項、第三項由人力資源部經理歸口管理；第四項由財務部 經理負責歸口管理；第五項由行政部經理負責歸口管理。第五條行政類管理制度從層級設置、覆蓋范圍上分成管理規(guī)定及實 施細則兩

3、大類。具體分類標準如下：一、管理規(guī)定為全公司的通用類文件。如公司招聘管理規(guī)定、信 息技術與安全管理規(guī)定，其統一的標準適合于全體員工通用；二、實施細則為某一個部門為執(zhí)行公司的某一項制度或政策，而依據 公司的相關管理規(guī)定而制定的相應實施細則。如事業(yè)部根據公司員 工激勵管理規(guī)定而制定的事業(yè)部員工激勵管理實施細則。各部 門在制定實施細則時，應嚴格遵守公司管理規(guī)定的框架，在此基礎上, 結合各部門的自身特點，制定出相應的實施細則。第六條 行政管理體系類文件的編制程序由各部門根據對部門職能、 員工管理的需要，進行編制，按以下審批權限進行編制。編制審核會簽批準管理規(guī)定各部門經理主管副總人事行政副總總經理實施細

4、則各部門經理主管副總相關部門經理或副總人事行政副 總上述管理規(guī)定與實施細則經批準后，由行政部進行統一發(fā)布、更新。 第七條 各部門在編制行政類管理文件時，應首先查閱公司的管理制 度合集（綠皮本），再根據公司管理制度合集中相對應的管理規(guī)定去 編制相應的管理規(guī)定或實施細則，具體流程如下：各部門編制行政類管理文件 查詢現在行政類管理文件體系 f現有管理規(guī)定不支持一 重新編制新管理規(guī)定或實施細則一按流程審核、 批準后，受控發(fā)布。-現有管理規(guī)定支持一不需要編制。-現有管理規(guī)定部份支持一加入修訂內容一按流程審核、批準后，受控 發(fā)布。第八條行政管理類文件編碼規(guī)則：一、管理規(guī)定類按zdxx,依次編寫延續(xù)。實施細

5、則類按zdxx號一xx 實施細則進行編碼。二、公文類按公司可以發(fā)布統一公文的三個部門，即人力資源部、運 營與信息管理部、行政部，分別按振司人（年號）xx、振司運營（年 號）一xx、振司行（年號）一xx按年號進行依次編碼。第九條 行政類管理文件的歸口受控部門為行政部。由行政部文員負 責文件和資料的收集、整理、受控、發(fā)布及及時更新工作。第十條 行政部應同時承擔監(jiān)督、指導、檢查其他相關部門對文件 資料的管理工作。第十一條文件和資料的收集一、對第七條規(guī)定的文件和資料均在收集范圍內，所有的文件和資料 應作有效標識與格式：有編碼、有資格的批準人、修改狀態(tài)及時間（包 括更改時間）、蓋上受控章或公司章或部門章

6、或總經理簽字、發(fā)放或 抄送部門、標準的文件格式和a4紙、必要時還應標識密級。二、所有文件和資料除其管理部門以外均不得擅自涂改和復印，電子 轉發(fā)受控方式件是應用pdf格式，否則，均視為無效文件和資料。三、文件和資料收集后均編制索引，以便查找。四、文件和資料應每年進行一次審核整理，由相關部門組織。五、文件和資料收集完畢后，應分類歸檔，并作好標識，應確保文件 和資料的完整性，保證可存檔的長久性。第三章質量管理體系類文件的分類與管理第十二條質量管理體系類文件的分類質量管理體系類文件是指質量管理體系正常運行時所覆蓋到的相 關支持性文件。具體可分為：一、質量手冊：為體系第一層次文件，闡明本公司的質量方針與

7、目標 和描述質量管理體系要素基本要求的綱領性質量體系文件；二、程序文件：為體系第二層次文件，為實施質量管理體系要素而開 展的質量活動所規(guī)定的方法；三、作業(yè)指導書：為體系第三層次文件，為實施質量管理體系要素而 開展活動的方法的具體操作指導。分為生產作業(yè)指導書、檢驗作業(yè)指 導書、職能部門作業(yè)指導書。（一）生產作業(yè)指導書包括對生產部門各個工序如何進行操作進行規(guī) 定的工序作業(yè)指導書，對機器如何操作、如何維護保養(yǎng)、如何安全防 護的設備操作指導書，對過程生產控制的工藝參數表等。（二）檢驗作業(yè)指導書包括品管各個檢驗項目的檢驗方法，各項檢驗 設備的操作指導書、各個物料、產品的標準。（三）職能部門作業(yè)指導書是各

8、個職能部門開展質量管理活動進行控 制而制定的作業(yè)指導書四、質量記錄：為開展質量活動提供證據的質量記錄；五、產品技術文件（包括產品主文檔九為體系第三層次文件，反映 本公司主要產品工藝流程，技術圖作業(yè)要求、原輔材料組合、采購要 求、檢驗、驗收準則、產品風險分析等技術文件。六、管理流程：為體系第二層次文件，指各類使過程實現而制作的流 程性文件。第十三條質量管理體系類文件的起草，審核和批準質量管理體系類文件的編制程序由各部門根據對過程控制的需要，進行編制，按以下審批權限進行編制。編制審核批準質量手冊管理者代表總經理程序文件管理者代表指定部門主管副總管理者代表流程文件管理者代表指定部門主管副總管理者代表

9、工序作業(yè)指導書工程科車間主任部門經理設備作業(yè)指導書設備管理科設備管理科長主管副總工藝參數表工程科/驗證科工程科長/驗證科長主管副總檢驗作業(yè)指導書質量工程科品管科長部門經理職能部門作業(yè)指導書職能部門部門經理主管副總企業(yè)標準質量工程科質量工程科長質量總監(jiān)客戶產品標準質量工程科質量工程科長質量總監(jiān)產品技術文件工程科/研發(fā)中心部門經理技術副總第十四條質量管理體系類文件的發(fā)放一、文件和資料發(fā)放：由文控中心負責文件和資料的發(fā)放。二、文件的形式：文件有紙版本與電子版本兩種。兩種版本可以同時 存在。由文件編寫者指明文件發(fā)放范圍。文控中心應填寫文件發(fā)放 登記冊,說明紙版本文件與電子版本的發(fā)放范圍。電子版本通過公 司的0a系統進行發(fā)放。第十五條質量管理體系類文件的更新質量管理體系類文件的更新一般由經原審批者進行審批，若由其他部 門審批，審批者需要了解原文件的歷史。第十六條質量管理體系類文件的報廢質量管理體系類文件因換版或其他原因作廢、失效、更改，文控中心 根據文件發(fā)放登記冊將舊文件收回銷毀，但至少保存一份作廢文件， 并予以標識，保存期限為最后一批產品發(fā)出后五年。第