中航油大會應(yīng)急預(yù)案

1、2012國際航空燃料大會暨展覽會應(yīng)急預(yù)案為了確保“2012國際航空燃料大會暨展覽會”的順利召開，特為本次活動 制定活動應(yīng)急預(yù)案，此預(yù)案提供一些展會組織過程中的常見問題，提交組委會參 考決策使用，如遇特殊突發(fā)事故仍需雙方協(xié)調(diào)解決，并請專業(yè)人士提供協(xié)助。一、組展風(fēng)險招展風(fēng)險：是指參展企業(yè)遠低于預(yù)期參展企業(yè)低于預(yù)期是展會組織過程中最常見、也是最重要的風(fēng)險，該風(fēng)險發(fā) 生的原因多數(shù)是由于展會策劃失當(dāng)，招展人員能力較弱、重特大事件干擾等因素 造成。當(dāng)臨近展會召開前2個月，組委會發(fā)現(xiàn)展位數(shù)銷售低于預(yù)計展位數(shù)的50% 的時候，應(yīng)該釆取以下措施以規(guī)避更大損失：首先、開展高層公關(guān)，確認(rèn)贊助商，將空余場地轉(zhuǎn)變?yōu)橘澲?/p>

2、商活動場地，舉 辦一些公益性活動，并對全場展位布局進行調(diào)整；其次、繼續(xù)加大內(nèi)部渠道的宣傳推廣力度，探討與一些專業(yè)展的合作，引進 一些上下游廠商參加；最后、協(xié)調(diào)展館方面，更換場地，降低損失，并及時通知己報名參展人員。如遇重特大事故影響，建議展會延期并通知參展人員。二、招商風(fēng)險招商風(fēng)險：是指展會贊助收入和廣告收入遠低于預(yù)期贊助收入和廣告收入遠低于預(yù)期是展會組織過程中另一項重要風(fēng)險，該風(fēng)險 的發(fā)牛主要是由于贊助回報條款缺乏吸引力和主辦方行業(yè)凝聚力不強等因素造 成的，如臨近展會召開前2個刀，展會贊助收入和廣告收入仍低于預(yù)期的30%, 為確保活動的順利召開，應(yīng)該采取以下措施規(guī)避更大損失：首先、提出新的更

3、低價格的展會贊助和廣告方案，贊助費用應(yīng)在原方案基礎(chǔ) 上的10%左右，進行高密度營銷推廣，以量取勝，例如晚宴主桌冠名、人會指定 禮服、官方指定紅酒、vip隨身資料、胸卡贊助等等其次、開展媒體廣告置換，邀請部分媒體參展，并置換一些平面媒體廣告位, 將此部分廣告位提供給以確認(rèn)贊助企業(yè)，擴大其贊助金額，有限擴大贊助費用；最后、開展高層公關(guān)，高層親赴目標(biāo)企業(yè)視察,提高其對贊助本次活動的積 極性和主動性。三、重要展品運輸風(fēng)險展品運輸風(fēng)險是指展品在運輸過程中遇到船期、海關(guān)查驗、損壞等問題造成 的風(fēng)險，該類型風(fēng)險一般由各參展企業(yè)自行承擔(dān)，并與運輸公司進行協(xié)調(diào)，作為 組委會應(yīng)盡到提醒告知義務(wù)，尤其是在海關(guān)查驗方

4、面應(yīng)通知運輸公司準(zhǔn)確通知參 展企業(yè)。四、人員邀請風(fēng)險人員邀請風(fēng)險包括重要嘉賓缺席、觀眾到場較少或?qū)I(yè)性不夠等情況，如組 委會發(fā)現(xiàn)上述問題，應(yīng)采取以下措施：第一、重要嘉賓邀請應(yīng)按照1： 1.5比例進行備份考慮，從吋間上應(yīng)至少1 個月以上發(fā)出邀請，以便嘉賓作出合理的時間安排。第二、觀眾較少或?qū)I(yè)性不夠時，應(yīng)在觀眾組織和票務(wù)控制上進行設(shè)計，觀 眾邀請應(yīng)采取先緊后松方式，并借鑒專業(yè)展參觀有獎方式，提高展會吸引力，切 忌釆取敞開式邀請，降低專業(yè)展的專業(yè)影響力。第三、組織內(nèi)部系統(tǒng)職工學(xué)習(xí)參觀交流。五、展場搭建風(fēng)險展場搭建風(fēng)險主要是在防火、防電、防跌落等人身財產(chǎn)風(fēng)險，展場搭建一定 要以保證人身財產(chǎn)安全和展臺

5、搭建安全為第一要務(wù)，對于特殊構(gòu)造展位，應(yīng)耍求 參展企業(yè)進行預(yù)搭檢測，防止由于加班趕工期留下安全隱患，此部分工作應(yīng)以展 館檢查為主。六、接待工作風(fēng)險接待工作風(fēng)險是工作人員在接待嘉賓過程中發(fā)生的條款解釋不清、享受待遇 不明、房間安排失當(dāng)、無車輛接送、餐飲安排不合理等因素，此部分工作應(yīng)與酒 店和餐飲提供商充分協(xié)商，做好食品衛(wèi)生安全保障，做好餐品留樣，尤其是確保 垂要嘉賓的食宿行安排，尤其是對于素食主義、民族禁忌等問題應(yīng)確保酒店有能 力協(xié)調(diào)此類問題。七、展場風(fēng)險展場風(fēng)險是指展覽和活動舉辦過程屮，在展場范圍內(nèi)發(fā)生的各類風(fēng)險，如人 流擁擠、失竊、展品損毀、展位爭吵、搶拉觀眾、展臺事故等問題，此部分責(zé)任 由

6、參展企業(yè)負(fù)責(zé)，組委會應(yīng)率承辦機構(gòu)和展館方面做好相關(guān)巡查、提醒、安撫、 協(xié)調(diào)工作，如遇以下問題之一，應(yīng)果斷要求場館安保人員封閉其展位。第一、展位出現(xiàn)安全事故，傾斜或掉落，無論是否造成人員傷亡；第二、參展企業(yè)展品失竊、損毀并要求報警；第三、參展企業(yè)之間或與觀眾發(fā)生爭吵；第四、場館內(nèi)出現(xiàn)失火等情況，應(yīng)遵循場館工作人員指示，迅速撤離現(xiàn)場。八、流程風(fēng)險流程風(fēng)險是由于活動流程安排考慮不周，或突發(fā)意外造成的流程風(fēng)險，常見 風(fēng)險及應(yīng)急預(yù)案如下：第一、開幕式主要嘉賓因故到場遲到，應(yīng)順延開幕式第二、演講或致詞嘉賓因故到場遲到，應(yīng)調(diào)整演講順序或改宣讀賀信第三、演講聽眾較少，應(yīng)安排內(nèi)部員工或工作人員臨時進場調(diào)整第四、燈光、音響岀錯，應(yīng)做好彩排工作，確保萬無一失，如遇突發(fā)情況, 應(yīng)有備份設(shè)備提供九、撤展風(fēng)險撤展風(fēng)險主要是指在撤展過程中由于人員雜亂、監(jiān)管不利等原因造成展品丟 失、損毀等風(fēng)險，此部分工作組委會和承辦單位應(yīng)提醒參展企業(yè)多加注意，并與 場館安排協(xié)調(diào)撤展流程，確保萬無一失。如遇展品丟失和損毀問題，應(yīng)根據(jù)參展 企業(yè)