淺談人事檔案管理的問題及對策

1、淺談人事檔案管理的問題及對策摘要：在人力資源所有工作流程之屮，認(rèn)識檔案管理不僅對個人冇 著重要的作用，對企業(yè)也起著至關(guān)重要的作用。人事檔案管理工作是一項(xiàng) 技術(shù)性要求非常高的工作，在工作中要運(yùn)用合理和科學(xué)的方法和手段對企 業(yè)的人事檔案進(jìn)行有效的管理，為企業(yè)的人力資源管理部門和其他機(jī)構(gòu)提 供完善的人芋檔案信息的一項(xiàng)綜合性的工作。人事檔案管理部門要充分的 認(rèn)識到檔案管理在人力資源管理工作屮的重要性，加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的管 理，切實(shí)的為人丿j資源管理工作的開展提供游泳的人士信息支持。本文主 要論述了人事檔案在管理過程中的問題以及解決問題的對策，希望本次研 究對于企業(yè)更好的開展人事檔案管理有一定的借鑒意義。

2、關(guān)鍵詞：人事檔案 管理問題現(xiàn)狀中圖分類號：g27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號：1003-9082 (2013) 11-0018-01人事檔案是一種反應(yīng)自身經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、工作成績和工作表現(xiàn)的真 實(shí)記錄的載體，人事檔案因其真實(shí)性、原始性以及較強(qiáng)的保密性和具有強(qiáng) 力的法律效力等特征備受企業(yè)和相關(guān)工作領(lǐng)域的重視，通過調(diào)閱一個人的 人事檔案能夠充分的了解一個人的過去是怎樣的，是考察和任用某個人才 的重要手段，是科學(xué)使用人才的一種有效的參考依據(jù)。人事檔案管理工作 是一項(xiàng)專業(yè)性極高的工作門類。相關(guān)的工作人員在從事人事檔案管理工作 時要充分的認(rèn)識到人事檔案管理工作的在檔案工作中的重要性，不斷強(qiáng)化 對其管理，把該項(xiàng)

3、工作列入到重耍的管理日程中，合理的制定工作的日標(biāo), 積極的推動人事檔案管理在相關(guān)檔案管理工作中的有效的開展，一點(diǎn)出現(xiàn) 任何問題，應(yīng)該及時的尋找解決的措施，切實(shí)保障相關(guān)人員的合法權(quán)益， 為企業(yè)的人力資源管理工作的開展發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。一、我國人事檔案管理中存在的主要問題1. 人事檔案管理模式相對滯后目前,我國傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)滿足不了社會發(fā)展的需求, 日常工作屮對企業(yè)各個員工檔案的手機(jī)、整理儲存、利用等環(huán)節(jié)都相應(yīng)的 出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的脫節(jié)問題，注重對檔案保密的工作觀念使得每一個人的 檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中和社會發(fā)展中不能得到充分的應(yīng)用，相應(yīng) 的工作檔案管理工作開展的不順利，人事檔案

4、的利用率相對較低，人事檔 案管理模式滯后，缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新管理模式，現(xiàn)有的管理模式不能適應(yīng)新 形勢下社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和相關(guān)建設(shè)的需要。2. 人士檔案管理制度不健全相當(dāng)多的人事檔案管理部門的開展檔案管理工作所依據(jù)的政策主要 是以往頒布實(shí)施的人事檔案材料收集歸檔規(guī)定中的相關(guān)規(guī)定，在實(shí)際 的工作開展中不能夠根據(jù)實(shí)際的工作情況制定合理的管理制度和實(shí)施的 細(xì)則，冇的企業(yè)即使制泄了一定的管理規(guī)章制度和實(shí)施的細(xì)則，但是還是 存在對這些制度不管不顧，不執(zhí)行的問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案的信息收集和存 檔等管理工作開展的不到位，材料歸類不全面的現(xiàn)象。雖然上述的規(guī)定中 對人事檔案收集、儲存和歸檔的相關(guān)流程和細(xì)節(jié)進(jìn)行了具體的規(guī)定

5、，但是 仍然有很多企業(yè)和單位在相關(guān)的工作的開展過程中存在材料收集不全面、 不到位的現(xiàn)象。例如員工的培訓(xùn)情況、職工晉升和降職情況等。13人事檔案管理設(shè)備較差冇的企業(yè)和組織不重視檔案管理工作，相關(guān)的檔案只是堆砌在一個簡 陋的辦公室內(nèi)，沒有專門人員對其進(jìn)行整理，等到檢查時才對檔案進(jìn)行突 擊整體。還有不但單位的檔案過多、檔案室的條件較差，有時趕上陰雨天 氣還會淋濕檔案，漸漸地就引起了檔案的損壞、返潮、霉變、蟲蛀，影響 到檔案的完整性。目前，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位和部分市級單位的檔案的收集和管 理主要采用人工收集的方式，相關(guān)的信息化辦公和無紙化辦公的程度還冇 待提高，嚴(yán)重影響到了檔案工作的效率。此外，傳統(tǒng)的人事檔

6、案的主要構(gòu) 成部分是紙張，而隨著信息化程度的不斷提高，有些部門已經(jīng)開始全面的 使用電腦辦公，使得電子檔案取代了以紙質(zhì)為載體的檔案文件，這種方式 主要是檔案的管理人員將員工的個人信息直接的錄入到電腦的磁盤上，出 現(xiàn)相應(yīng)問題可以隨時的在電腦上進(jìn)行修改，最后將員工的個人信息儲存到 本單位的檔案數(shù)據(jù)庫中。這種新型的辦公方式一方面方便了單位人事檔案 的管理，不需要配備一定空間的檔案室，一張磁盤就可以完成所有的工作, 但另一方面，由于磁盤在使用過程具有使用壽命短、系統(tǒng)更新快、數(shù)據(jù)庫 維護(hù)相對困難以及電腦病毒威脅大等缺點(diǎn)，也給人事檔案信息化管理帶來 了一定的技術(shù)性的問題。二、提高人事檔案管理工作的對策1.

7、創(chuàng)新人事檔案管理的理念新形勢下的人事檔案管理工作的發(fā)展重點(diǎn)是提高單位檔案管理人員的工作能力，通過一定的措施，使工作人員能夠發(fā)揮自己的主動性和積極 性，為社會的建設(shè)發(fā)揮自己應(yīng)有的作用，切實(shí)提高管理人員的人事檔案管 理的意思。在未來，人事檔案管理的重點(diǎn)不再是怎樣快速的收集員工的基 本信息、整理保管信息，而是怎樣利用好人事檔案。這就要求相關(guān)檔案管 理的工作人員應(yīng)該主動出擊，變被動的服務(wù)為主動服務(wù)，不斷的了解員工 的工作想法和工作的意見，不斷的提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，通告工作的 效率。而對于單位的管理部門來說，應(yīng)該注重對檔案的管理，對單位現(xiàn)有 的檔案進(jìn)行整理、歸類存檔，將相關(guān)價值大的檔案整體成冊，有效

8、的保管 和儲存。2. 不斷增加管理設(shè)備不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的手段，人事檔案管理部門應(yīng)該配備現(xiàn)代信息設(shè) 備，例如，電腦、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備，不斷增加檔案管理的種類，通 過建設(shè)不同的檔案管理模式，更加詳細(xì)的記錄員工的實(shí)際工作情況。3. 完善管理制度在工作的開展過程中要明確每一位檔案管理人員的職責(zé)，規(guī)范檔案工 作人員的行為，在工作中實(shí)行工作責(zé)任制，強(qiáng)化行業(yè)的監(jiān)督管理，根據(jù)單 位的實(shí)際情況制定短期、中期和長期的發(fā)展規(guī)劃，合理的制定人力檔案管 理的考核制度，同時制定優(yōu)秀員工的鼓勵政策，只有這樣才能保證企業(yè)的 人才的可持續(xù)發(fā)展，保障人事檔案管理工作的有效的開展。結(jié)語在人爭檔案管理工作開展過程中，增強(qiáng)丁作人員對檔案管理的重視程 度，創(chuàng)新檔案管理模式和理念，改進(jìn)人事檔案管理制度，加快人事檔案管 理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)，才能促進(jìn)單位人力 資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。參考文獻(xiàn)1 石愛霞.淺談基層學(xué)校干部人事檔案管理的問題與對策j科 技信息(科學(xué)教