標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(xiě)

1、標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(xiě)沒(méi)有規(guī)矩沒(méi)有規(guī)矩 不成方圓！不成方圓！制定：曹如進(jìn)拉馬的炮兵n一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊(duì)視察其操練情況。他在幾個(gè)部隊(duì)發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個(gè)單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動(dòng)。n軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去反得查閱軍團(tuán)事文獻(xiàn)，終于發(fā)現(xiàn)，長(zhǎng)期以來(lái)，炮兵的操練條例仍因循非機(jī)械化時(shí)代的規(guī)則。n站在炮管下的士兵任務(wù)是負(fù)責(zé)拉住馬的韁繩（在那個(gè)時(shí)代，大炮是馬車運(yùn)載到前線的），以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需要的時(shí)間。n現(xiàn)在大炮的自動(dòng)化和機(jī)械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個(gè)角

2、色了，但操練的條例倒沒(méi)有及時(shí)地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了不拉馬的士兵。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國(guó)防部的嘉獎(jiǎng)。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫(xiě)方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、系統(tǒng)化的管理平臺(tái)理念共振（老板意識(shí)）管理團(tuán)隊(duì)（左膀右臂）監(jiān)控機(jī)制（適時(shí)控制）考評(píng)激勵(lì)（企業(yè)文化）運(yùn)作體系（制度、規(guī)矩） 標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過(guò)程中扮演著相當(dāng)重要的標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過(guò)程中扮演著相當(dāng)重要的角色：角色： （1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在在ISO9001和和TS16949及及ISO14001的條文中，均要求組織的條文中，均要求組織 “建立并保持書(shū)面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求建

3、立并保持書(shū)面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。 （2）工作的依據(jù)）工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。作的方式和方法欠明確和清楚。二文件的重要性二文件的重要性 （3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過(guò)日當(dāng)所有的工作要

4、求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過(guò)日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4） 防止經(jīng)驗(yàn)的流失防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書(shū)面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的書(shū)面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動(dòng)作上的因難。流失，從而造成動(dòng)作上的因難。（5）改善人際關(guān)系）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書(shū)面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減由于工作的依據(jù)全部在書(shū)面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。 （6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感）員工的責(zé)

5、任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自執(zhí)行工作人員透過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 二文件的重要性二文件的重要性 三公司文件的架構(gòu)三公司文件的架構(gòu) （一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即：（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即： 一階文件：規(guī)定一階文件：規(guī)定/手冊(cè)手冊(cè) 二階文件：制度二階文件：制度/辦法辦法/程序程序 三階文件；工作指導(dǎo)書(shū)三階文件；工作指導(dǎo)書(shū) 四階文件：表單或表格四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)

6、都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個(gè)層次，即：個(gè)層次，即： 一階文件：手冊(cè)一階文件：手冊(cè) 二階文件：制度二階文件：制度/程序程序/工作指導(dǎo)書(shū)工作指導(dǎo)書(shū) 三階文件：表單三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等。亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫(xiě)方法n文件日常管理n文件實(shí)施與改進(jìn)一、文件的分類一、文件

7、的分類按管制方式分：n受控文件：對(duì)發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊(cè)/、辦法、程序/指導(dǎo)書(shū)、工作指引/表單、圖紙、外來(lái)文件）n非受控文件：臨時(shí)性或補(bǔ)充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：n技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）n工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書(shū)，檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)）n管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序）按來(lái)源分：n公司文件n外來(lái)文件（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點(diǎn)在管理公司內(nèi)部受控文件二、文件結(jié)構(gòu)圖二、文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊(cè)：闡述公司的大政方針, 綱領(lǐng)性策略性文件制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件 工作指引/作業(yè)

8、指導(dǎo)書(shū)：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件 表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件外來(lái)文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測(cè)性，故放在第四階文件中規(guī)范二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) （二）文件架構(gòu)的說(shuō)明 1規(guī)定/手冊(cè) 對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來(lái)擬制，而對(duì)于一間公司來(lái)說(shuō)，規(guī)定/手冊(cè)即是 公司在管理制度上的根本大法，它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的 大綱要求，簡(jiǎn)言之，手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2辦法/程序 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說(shuō)，針對(duì)手冊(cè)要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活 動(dòng)的目的和范圍；

9、做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地和由 誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控 制和記錄等。二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 3工作指引/工作指導(dǎo)書(shū) 工作指導(dǎo)書(shū)是工作的明確指示，它詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來(lái)執(zhí)行和操作. 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng) 力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫(xiě)項(xiàng)目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計(jì)劃、QC工程表、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、 操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等) 、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)等) 通知

10、/公告：臨時(shí)性或針對(duì)某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ) 充入管制的一二三階文件中。外來(lái)文件：國(guó)際法規(guī)，行業(yè)要求，客戶規(guī)范等二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門(mén)則我們寫(xiě)文件時(shí)編制成程序，例如：采購(gòu)程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門(mén)有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書(shū)的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書(shū)、指導(dǎo)書(shū)產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等。 一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書(shū)類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。三、文件的編號(hào)方式流水號(hào)00001部門(mén)代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推） 一二三階文件編號(hào)方式一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)方式

11、表單編號(hào)方式表單流水號(hào)（00001） 部門(mén)代碼若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新.技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào) 各公司代碼（HLTG代表泓淋集團(tuán)）各公司代碼（HLTG代表泓淋集團(tuán)）表單性質(zhì)代碼（Q/E/ERP/CMS）（表單版本A,B,C） 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫(xiě)方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、哪種情況下需要制定文件制度一、哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:n新設(shè)組織時(shí)n管理可以系統(tǒng)化時(shí)n反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)n相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行n缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁n需求量大(多)n客戶或外部

12、政策要求n工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)二、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu)二、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序 6相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？二、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu)二、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動(dòng)和自動(dòng) 的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)，卻將文件的范 圍寫(xiě)成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯(cuò)誤。

13、3權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時(shí)常會(huì)就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡(jiǎn)單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、英文縮寫(xiě)做明確說(shuō) 明，會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白。三、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu)三、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 5程序/作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過(guò)程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫(xiě)分為兩 個(gè)部份。 （1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會(huì)更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 （2）文件內(nèi)容：在編寫(xiě)文件內(nèi)容時(shí)，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW

14、）結(jié)合，即由誰(shuí)（WHO），在何時(shí)（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個(gè)W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。三、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu)三、文件的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時(shí)，最 好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來(lái)，最好將表單的編號(hào)附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文

15、件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目。四、文件的格式n格式體現(xiàn)一種文化n格式是一種權(quán)威的體現(xiàn)n格式便于溝通n有格式的文件便于閱讀與思維一二階文件格式n首頁(yè)樣式n內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容n1.0目的n2.0適用范圍n3.0職責(zé)n4.0定義n5.0工作程序n6.0相關(guān)文件n7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識(shí)別以下項(xiàng)目：n1)文件名稱n2)文件編號(hào)n3)文件版次n4)頁(yè)次n5)生效日期n6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他的書(shū)寫(xiě)習(xí)慣n三級(jí)制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn)n審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣n標(biāo)題一般用16號(hào)（三號(hào)）字體

16、，加粗宋體n內(nèi)文一般用12號(hào)（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體n小題目如“目的”可用14號(hào)（四號(hào)）加粗宋體序號(hào)標(biāo)識(shí)習(xí)慣n1.0n 1.1n 1.1.1n A.n a).五、文件編寫(xiě)的幾點(diǎn)小技巧n自下至上的編寫(xiě)讓一線人員編寫(xiě),主管審核n目標(biāo)指向制度必須面對(duì)目標(biāo)n先列出流程圖與職責(zé)n避免抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心詞語(yǔ)模糊n列出所有控制點(diǎn),盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)n表單記錄要細(xì)化n讓新人看看,是否可會(huì)操作五、文件編寫(xiě)的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過(guò)于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)施。（四）、忌部門(mén)主義化，導(dǎo)致其它部門(mén)無(wú)法配合。（五）、忌咬文

17、嚼字，理解困難。編寫(xiě)文件的五忌編寫(xiě)文件的五忌六、文件編寫(xiě)的詳細(xì)程度n取決于人員的能力；n取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；n過(guò)程復(fù)雜程度； 七流程圖繪制七流程圖繪制 在編制文件的過(guò)程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號(hào)七流程圖繪制七流程圖繪制 表示開(kāi)始表示條件判斷、檢驗(yàn)及查核表示執(zhí)行處理某一單項(xiàng)作業(yè) 表示作業(yè)路徑線(流程線)表示所用表格(一個(gè)或多個(gè))或文件(人工表格或文件)表示連接點(diǎn),在流程圖繪制時(shí)因空間關(guān)系或換頁(yè)時(shí) 使用“”. 內(nèi)以英文代號(hào)區(qū)別 指各類流程的結(jié)束時(shí)所使用的符號(hào) A七流程圖繪制七流程圖

18、繪制 此范例是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無(wú) 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào) 七流程圖繪制七流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開(kāi)注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過(guò)繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫(xiě)方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的

19、審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門(mén)主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T(mén)專業(yè)化的一些文件由本部門(mén)自行審批可能沒(méi)有問(wèn)題，但是非部門(mén)專業(yè)化涉及諸多部門(mén)工作內(nèi)容的由制作部門(mén)核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門(mén)的要求的意見(jiàn)，在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門(mén)造成困撓，甚至引起磨擦，所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例： 一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別 審 查 核 準(zhǔn)規(guī)定/手冊(cè) 各部門(mén)主管 董事長(zhǎng) 程序 各部門(mén)主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書(shū) 部門(mén)主管 經(jīng)理 圖紙

20、 工程部主管 一般來(lái)說(shuō)結(jié)合相關(guān)部門(mén)主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門(mén)的意見(jiàn)，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 二、文件審批文文 件件 類類 別別擬擬 制制會(huì)會(huì) 審審 機(jī)機(jī) 構(gòu)構(gòu)審審 核核批批 準(zhǔn)準(zhǔn)備注備注手冊(cè)類手冊(cè)類體系擔(dān)當(dāng)體系擔(dān)當(dāng)各部門(mén)主管各部門(mén)主管管代管代總經(jīng)理總經(jīng)理辦法類辦法類/ /程序文程序文件件部門(mén)主管部門(mén)主管各部門(mén)主管各部門(mén)主管廠務(wù)經(jīng)理廠務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理/ /管代管代管理指引管理指引/ /標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)部門(mén)主管部門(mén)主管/ /一般人員一般人員各部門(mén)主管各部門(mén)主管部門(mén)經(jīng)理部門(mén)經(jīng)理管代管代表單記錄表單記錄依文件批準(zhǔn)層級(jí)依文件批準(zhǔn)層級(jí)公共性管理指引，由制定單位召開(kāi)相關(guān)主

21、管進(jìn)行說(shuō)明。公共性管理指引，由制定單位召開(kāi)相關(guān)主管進(jìn)行說(shuō)明。二、我們的文件審批n其它文件最少需部門(mén)經(jīng)理審批n需要會(huì)審的文件經(jīng)由相關(guān)部門(mén)會(huì)審后，由文件制定單位記錄于文件會(huì)審記錄表n圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 n公告（含通知、公告、通告）等需副總級(jí)別以上人員批準(zhǔn)n內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門(mén)經(jīng)理或副總簽批，但要注意其他部門(mén)的意見(jiàn)回復(fù)。三、文件發(fā)布n文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽n由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量n原件交由文控中心歸檔，作成體系文件總覽表 n發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄文件簽收記錄表 n文件接受時(shí)注意每頁(yè)有受控章n非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到n文件補(bǔ)發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用

22、份數(shù)的必要，由使用單位填寫(xiě)文件增補(bǔ)申請(qǐng)表四、文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：n例外事件越來(lái)越多時(shí)例外事件越來(lái)越多時(shí)n任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí)任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí)n當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí)n當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及改變步驟時(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及改變步驟時(shí)n當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí)n當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí)n當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí)n當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí)n當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問(wèn)題）時(shí)當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問(wèn)題）時(shí)n當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法

23、律）已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時(shí)n標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)（ISOISO等）已經(jīng)改變等）已經(jīng)改變n非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí)非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí)文件修訂要及時(shí)，但忌太過(guò)于頻繁版次變更n大幅度變更變更的內(nèi)容達(dá)30以上，或小變更已超過(guò)9次，改版n小幅度變更文件只做局部上修訂，只需換頁(yè)（即首頁(yè)與變更頁(yè)）。改版次n變更標(biāo)識(shí)：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個(gè)位數(shù)字表示“版別”（從1開(kāi)始），小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0開(kāi)始）n每次變要在首頁(yè)記錄，并在文件變更一覽表中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。n誰(shuí)提出：本單位可直接修改，其他單位需提出文件申請(qǐng)表 經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更 五、文件保管n文控中心必須妥善保管好文件n文件接受單位是保管單位n找不到文件就是最大的問(wèn)題保管的幾點(diǎn)要求n1.任何情況下都不得對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)記,涂改或作記號(hào)n2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)n3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。n4.各部門(mén)也要一份文件清單n5.各部門(mén)的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書(shū)面檔n6沒(méi)有“受控章”標(biāo)記