IT規(guī)劃和流程優(yōu)化

1、IT規(guī)劃和流程優(yōu)化 在IT規(guī)劃工作中，可能會涉及多個管理要素，如業(yè)務戰(zhàn)略、流程、信息技術、數據、績效等。其中，流程是重要的要素之一。 尤其對中國許多企業(yè)或組織來說，發(fā)展快速，基礎管理薄弱，需依據行業(yè)、本單位發(fā)展狀況不斷調整業(yè)務單元的職能及各層面流程。借規(guī)劃和IT建設之機，梳理和改進流程，轉變運作方式，提升管理素養(yǎng)，更是一舉兩得、順理成章，甚至可以“暗渡陳倉”。 流程與IT的結合，人們已不再生疏 時至今日，我國許多企業(yè)，特殊是有一定規(guī)模的企業(yè)，對流程已經不再生疏，有些企業(yè)甚至特地進行了業(yè)務流程重組或優(yōu)化項目。各地政府機構，如稅務、工商、土地等，隨著政府精簡機構的步伐與服務意識的增加，也在強調優(yōu)化

2、服務流程，增加效率。 同時，大多企業(yè)，特殊是有一定規(guī)模的企業(yè)，也進行了信息化建設，如財務系統(tǒng)、MRP、分銷系統(tǒng)、CAD、PDM、辦公自動化等。政府正在各地推進電子政務，有些行業(yè)的信息化甚至已經有了相當的水平。 經過這兩個方面的實踐，許多信息主管漸漸體會到，流程和IT，是一對姐妹，親密結合在一起。 在應用信息技術時，有必要對業(yè)務流程進行調整和優(yōu)化。假如沒有依據IT帶來的新形勢改革作業(yè)流程，舊有的流程和方式不轉變，即使引進了先進的信息技術直接模擬手工業(yè)務處理方式和處理流程，也只是固化了落后的操作，將會對許多不合理或無效的工作(或許手工業(yè)務處理方式下必需存在)進行計算機自動處理，甚至有可能導致工作效

3、率不如手工方式。在這種狀況下，IT應用根本達不到預期想象的效果。即使人們在應用IT之后，熟悉到需要對原有流程進行一些轉變，但為時已晚，因為轉變計算機系統(tǒng)的直接或間接成本太高。 流程和制度的落實，有時需要信息系統(tǒng)來固化，實現規(guī)范化。制定的規(guī)范和流程，假如缺乏必要的支持力度和輔助工具，往往得不到實際的應用，人們在實際工作中記不得這些“軟性的約束”，又不自覺地回到原來的習慣和老路子上去了，所謂的“變革的反彈”。 流程與IT的結合，可以通過多種方式。比如，ERP實施之前，先進行BPR，進行組織設計、流程設計、配套設計，然后基于這些設計和詳細ERP軟件設計解決方案，將新的管理方法在ERP中實現。比如，大

4、多ERP實施過程中，都要先進行現狀流程的分析與優(yōu)化，進而基于ERP產品設計解決方案，許多ERP實施公司的ERP實施方法論都是這種思路。 這兩種結合的方式，是前些年許多實施ERP的企業(yè)選擇的方式，現在這兩種方式仍舊有很大的市場。 IT規(guī)劃，同流程管理走到一起來 中國企業(yè)的信息化，發(fā)展到今日，越來越多的企業(yè)關注基于流程分析與優(yōu)化為基礎的IT規(guī)劃：進行流程優(yōu)化和組織設計，據此確立將來信息系統(tǒng)藍圖、實施計劃、運營維護策略。然后，依據實施此規(guī)劃，進行詳細的管理調整或變革，進行信息化建設或整合。如圖1所示。 這樣，基于流程的梳理、分析與優(yōu)化，是IT規(guī)劃的動身點。在進行IT規(guī)劃之前，或者IT規(guī)劃包括了對組織

5、的業(yè)務流程的調研和分析，然后進行流程優(yōu)化、對接、整合等工作，完成全局業(yè)務流程現狀圖，進行基于IT的流程創(chuàng)新。 而信息系統(tǒng)的詳細實施與流程的優(yōu)化，相互聯系、互為影響，構成了一個漸進的發(fā)展過程。流程優(yōu)化，為詳細信息系統(tǒng)的實施奠定了基礎;而詳細信息系統(tǒng)的實施，則發(fā)覺流程改進的新時機，進而推動流程的進一步更新與調整。 從詳細操作上來講，不論是IT規(guī)劃前的流程調研與分析，還是詳細的IT/IS系統(tǒng)實施前的流程優(yōu)化工作，都可以借助IT規(guī)劃項目完成。 基于流程的IT規(guī)劃方法 對流程進行梳理、匯總、整合、分析，是IT規(guī)劃中發(fā)掘IT價值、制定應用藍圖的方法之一。 1.流程的匯總與補遺 通過管理文件收集、業(yè)務流程調

6、查問卷、訪談等形式，獲取流程名、簡潔流程圖、主要過程文檔和支持系統(tǒng)等信息。為了使得流程收集得全面、精確和準時。IT規(guī)劃人員需與各業(yè)務部門人員親密溝通，對已收集的流程進行檢查、分析，發(fā)覺流程不全、尚需要補充細化的，要準時與業(yè)務部門聯系，回溯補遺。比較常用的方法有較適合宏觀層面的流程檢查與補遺的完備性檢查法和較適合微觀細節(jié)層面的檢查與補遺的規(guī)律性分析法。 2.流程的對接與整合 梳理工作應從內而外進行，也就是說，先在每個部門內部進行流程的對接，之后再處理各部門間流程對接的相關工作。從業(yè)務流程間的關系來看，可以分為兩類：一類是串行流程，一類是并行流程。串行流程的特點是一個工作節(jié)點連接的對象是唯一的。以

7、某項目設計為例，從設計、校對、到審核審定的過程，就是一個串行流程。而并行流程的特點是所面對的節(jié)點對象是多個，例如，一個設計項目的某個階段的參與人員可能不是一個人，任務的安排面向的流程就是一個并行流程。當然，業(yè)務流程可能不是完全串行或完全并行，于是就會產生某個階段是串行而另一個階段是并行的混合狀況。因此，在流程對接工作中，較多地會涉及兩類流程節(jié)點間的處理，即串行節(jié)點的對接整合和并行節(jié)點的對接整合。 價值鏈方式，是全局流程繪制的重要方法。如某通信制造的IT規(guī)劃項目中，正是利用這一分析方法，繪制了企業(yè)全局業(yè)務流程圖，即將每一業(yè)務流程納入相應的業(yè)務領域(圖中方框所示，如市場策劃、研究開發(fā)等)，并進行全局流程的對接與打通，形成了較完整的業(yè)務流程體系。 3.流程與應用藍圖的匹配 基于業(yè)務流程總圖，可進行現狀應用的評估和將來應用藍圖的設計。