文件管理程序

1、第1頁共4頁 文件管理程序 廣東省電信實(shí)業(yè)集團(tuán)廣州市有限公司電信器材分公司文件 管理程序文件編號(hào)：修訂狀態(tài)：1.目的對(duì)本公司管理體系文件 管理的流程.職責(zé)和關(guān)鍵控制點(diǎn)予以規(guī)定，為管理體系文件的有效 控制提供程序準(zhǔn)則。 2. 適用范圍適用于對(duì)本公司管理體系文件的控制。 3. 流程.職責(zé)和關(guān)鍵控制點(diǎn)流程職責(zé)關(guān)鍵控制點(diǎn)相關(guān)文 件/記錄開始體系文件架構(gòu)設(shè)計(jì)制定文件編寫標(biāo)識(shí)規(guī)范確定 受控文件/質(zhì)量記錄清單 F管理者代表 F綜合部 F綜合部 F按 廣州市有限公司電信器材分公司TMS框架方案 確定體系文件 構(gòu)架。F管理體系文件標(biāo)識(shí)規(guī)范的內(nèi)容包括文件分類.各類文 件的編號(hào)方法格式和有效性標(biāo)識(shí)方法等。F編制廣州

2、市有限公司 電信器材分公司的質(zhì)量管理體系文件清單.記錄控制清 單和外部文件清單。F質(zhì)量管理體系文件清單的內(nèi)容 應(yīng)包括：文件名稱.編號(hào).版次的修改狀態(tài).審批人和生效日期等； F 外部文件清單 的內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱.文件編號(hào).發(fā)文 單位.發(fā)放范圍.文件版本等。F記錄控制清單的內(nèi)容應(yīng)包括 記錄表格名稱.編號(hào).版本.保管部門和保存期限等。F廣州市有 限公司電信器材分公司 TMS 框架方案F管理體系文件標(biāo)識(shí)規(guī) 范F質(zhì)量管理體系文件清單F外部文件清單F記錄 控制清單流程職責(zé)第2頁共4頁 關(guān)鍵控制點(diǎn)相關(guān)文件/記錄文件審批 N Y 體系文件編寫文件制作原版文件管理F管理者代表F 部門經(jīng)理F部門經(jīng)理F管理者代表

3、F總經(jīng)理F綜合部 F綜合部 F管理者代表組織管理手冊(cè)和通用管理程序/主流程的編 寫； F各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織部門職位手冊(cè).工作規(guī)范的編寫和 記錄表格的制作。F部門經(jīng)理審核職位手冊(cè)/工作規(guī)范； F管理者代表批準(zhǔn)職位手冊(cè)/工作規(guī)范； F管理者代表審核管理手冊(cè)/管理程序/主流程； F總經(jīng)理批準(zhǔn)管理手冊(cè)/管理程序/主流程。F制定 文件發(fā)放審批表，規(guī)定文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，由管理者代 表審批后作為文件制作和發(fā)放的依據(jù)。F按規(guī)定的份數(shù)制作，不 得錯(cuò)頁.漏頁。F保留不加蓋文件受控章的正本（原版文件）。F 原版文件應(yīng)登記歸檔并標(biāo)識(shí)，不得發(fā)放。F以電子文檔保存的 （如軟盤或光盤）應(yīng)制作至少一份備份，作好標(biāo)識(shí)并妥善

4、保管 （應(yīng)防潮.防磁.防高溫）。F管理手冊(cè)F管理程序/主流 程F職位手冊(cè)F記錄表格 F文件發(fā)放審批表F文件 歸檔登記表流程職責(zé)關(guān)鍵控制點(diǎn)相關(guān)文件/記錄文件發(fā) 放文件評(píng)審文件使用文件更改 F綜合部 F文件持有人/使 用人 F文件使用人 F各級(jí)管理者F原文件審/批人 F綜合部 F按 文件發(fā)放審批表規(guī)定的范圍發(fā)放并對(duì)每份文件標(biāo)注分發(fā)號(hào)； F在文件發(fā)放記錄上登記； F外部文件由綜合部與部門經(jīng)理負(fù)責(zé)控制，識(shí)別與質(zhì)量管理體 第3頁共4頁 系的相關(guān)性后，發(fā)放需要部門/崗位。F保持文件整潔.易于識(shí) 別。F任何破損.丟失，都得辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，不得私自復(fù)印。F丟 失文件補(bǔ)發(fā)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并核銷原分發(fā)號(hào)。F文件的

5、使用 者應(yīng)在使用過程屮，評(píng)價(jià)文件的充分性和適宜性，需要時(shí)，應(yīng)提 出更新的需要。F要求各級(jí)最高管理者把質(zhì)量管理體系文件的充 分性和適宜性作為管理評(píng)審的內(nèi)容之一，需要時(shí)應(yīng)及時(shí)更新。F 文件需要更改時(shí)，由提出人填寫按原審批程序進(jìn)行； F使用換頁方式修改的，修改后的舊文件頁應(yīng)就地銷毀并記 錄，當(dāng)一次性修改量較大時(shí)，采用換版的方式修改，修改后的舊 文件保留一份加蓋“保留資料”以便于追溯； F文件更改按管理體系文件標(biāo)識(shí)規(guī)范的規(guī)定更新其版本號(hào) （改版時(shí)）或修訂狀態(tài)（單頁更改時(shí)）； F外部文件由綜合部.業(yè)務(wù)/技術(shù)主管部門與外部行政機(jī)關(guān)和相 應(yīng)網(wǎng)站.標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)跟蹤其更改，當(dāng)外部文件發(fā)生更改時(shí)，應(yīng) 通知外部文件的變更，換發(fā)更新版本的外部文件； F做好發(fā)放與回收記錄。F文件發(fā)放記錄F文件更改申 請(qǐng)單F文件發(fā)放記錄流程職責(zé)關(guān)鍵控制點(diǎn)相關(guān)文件/ 記錄作廢文件處理記錄保管結(jié)朿 F綜合部 F綜合部 F更改 時(shí)回收的作廢文件/作廢頁應(yīng)記錄并立即加蓋作廢章。F作廢文件 的處理應(yīng)由文件管理員報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后按審批意見處理，