2022年企業(yè)檔案管理數(shù)字化與知識管理結合之研究1

1、企業(yè)檔案治理數(shù)字化與學問治理結合之討論東北電力設計院信息檔案中心 楊成林企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的進展歷史，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、治理等活動的真實記錄，是企業(yè)保護自身經(jīng)濟利益和再現(xiàn)歷史面貌的重要依據(jù)；同時企業(yè)檔案又是企業(yè)重要的學問資源， 代表了企業(yè)現(xiàn)實的學問資產(chǎn)，檔案只有與企業(yè)的關鍵生產(chǎn)流程緊密結合，才能充分發(fā)揮其的潛在價值；為適應將來的競爭環(huán)境，企業(yè)必需加快實施檔案治理信息化建設，促進檔案信息的共享與利用，提高檔案治理運作效率，向技術進步、治理科學的現(xiàn)代企業(yè)檔案治理模式方向轉變；學問治理 km，knowledge management作為一場治理的革命正轉變著企業(yè)的競爭行為和態(tài)勢；隨著學問經(jīng)濟時

2、代的來臨，在將來的全球化競爭中，學問治理將逐步成為企業(yè)核心競爭力的重要組成部分和可連續(xù)進展的關鍵，企業(yè)為了應對猛烈的競爭環(huán)境必需采納學問治理；綜合檔案治理和學問治理兩者的治理特點和進展趨勢，探討和討論學問治理對企業(yè)檔案治理的影響，以及檔案治理活動如何適應學問治理的進展，是新時期檔案學進展的現(xiàn)實要求；將檔案治理中的信息價值上升到企業(yè)學問治理層次，應當成為檔案治理活動的重要目標；一、檔案治理的數(shù)字化趨勢隨看信息網(wǎng)絡的進展，企業(yè)面臨著學問化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的變革，企業(yè)的競爭力與企業(yè)信息化程度親密相關；企業(yè)檔案治理作為企業(yè)治理的一個重要組成部分，同樣離不開信息化治理；今日和以后的檔案，離不開數(shù)字化、網(wǎng)

3、絡化的大環(huán)境，隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐步走向自動化、智能化，企業(yè)檔案治理毫無疑問需要進行信息數(shù)字化；檔案治理數(shù)字化，利用先進的信息檢索系統(tǒng)，可以便利、快捷地滿意用戶的需求；通過互聯(lián)網(wǎng)，檔案信息中有相應公開權限的資料可以不受時間、空間的限制，用戶可以隨時查閱自己需要的信息；進行數(shù)字化治理，檔案信息能準時地歸檔，削減了檔案數(shù)據(jù)錄入工作；企業(yè)運營中有各種數(shù)據(jù)庫，檔案治理數(shù)字化之后能使這些數(shù)據(jù)根據(jù)統(tǒng)一的檔案治理要求“數(shù)出一 門”，防止各種統(tǒng)計口徑和方法的不一樣帶來的麻煩；檔案治理數(shù)字化有利于企業(yè)提高檔案治理效率，降低治理成本，促進信息資源的流通利用和共享，增強企業(yè)競爭力；檔案

4、治理數(shù)字化就是檔案治理模式從以面對檔案實體保管為重點， 到以檔案實體數(shù)字化信息為主要形式向社會供應服務的轉變過程一二、企業(yè)學問治理的概念作為學問經(jīng)濟時代重要特點的學問治理正在影響著社會和各類組織的運行治理，很多企業(yè)治理專家都認為將來企業(yè)的勝利需要進行學問資產(chǎn)的培養(yǎng)和治理；學問治理可以懂得為企業(yè)為了增強競爭才能，以學問為核心的一系列治理活動；根據(jù)美國德爾集團創(chuàng)始人之一卡爾·弗拉保羅的說法，“學問治理就是運用集體的聰明提高應變和創(chuàng)新才能”，為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性學問共享供應的新途徑；其他主流觀點有：布羅邊 rroadbent認為學問治理是透過良好的信息治理與組織學習實務，以增進組織學問

5、的應用；oecd的觀點為： know - what，即關于事實方面的學問； know-why，即關于自然原理和規(guī)律方面的科學理論學問：know-how，即指做某些事情的才能和才能： know-who, 指關于誰知道什么和怎么做的學問；學問治理通過對企業(yè)內(nèi)外各種信息、學問進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用，并且通過促進學問共享、勉勵學問創(chuàng)新、實現(xiàn)學問增殖，從而來提高企業(yè)的應變才能和創(chuàng)新才能；學問治理把存在于企業(yè)不同方面的學問，例如信息技術、市場分析、經(jīng)營戰(zhàn)略等各個特有的體會方法等和諧統(tǒng)一起來，優(yōu)化為肯定的學問體系，由此形成企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源；學問治理的目標是最大限度地把握和利用

6、學問，提高企業(yè)的競爭力；三、學問治理對檔案治理的要求作為一種新的治理思想和方法，學問治理對企業(yè)戰(zhàn)略、治理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源治理、信息治理等方面都會有不同程度的要求；學問治理與檔案治理的結合適應了當前社會進展、技術進展、組織進展的需要；隨著企業(yè)學問治理的加強及信息技術的不斷運 用檔案治理的職能也在發(fā)生相應的轉變，企業(yè)需要擁有全新的檔案治理模式以適應這種需要；依據(jù)學問治理的要求，檔案治理需要進行如下轉變：從過去對檔案實體的治理轉向注意對檔案內(nèi)容即學問的治理，并強化對檔案學問的開發(fā)利用，實施檔案治理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案學問資源的共享；這種角色的轉變，要求檔案人員將職能重心從實體

7、治理轉向信息治理、學問治理，是一種由外向內(nèi)、由淺入深、由物理掌握向智能掌握的轉變，目的是保證數(shù)字時代社會記憶的完整和向人們供應高質(zhì)量的信息和學問服務；必需指出的是，學問治理也要求對檔案治理業(yè)務進行流程再造；文件生命周期理論把企業(yè)文件檔案看作為一個不行分割的文件連續(xù)體打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件與檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計，在文件產(chǎn)生、運轉、歸檔、永久儲存或銷毀的全過程中貫穿學問治理的要求；這種新的業(yè)務流程有助于加強企業(yè)的學問治理，同時強化了檔案治理對企業(yè)各項業(yè)務治理工作的服務功能，提高檔案治理的工作效率；四、檔案治理與學問治理功能的結合檔案治理數(shù)字化為檔案信息的廠

8、泛利用供應了強有力的治理和服務手段，用戶利用查詢技術可以快速精確的得到所需要的有價值的檔案信息，肯定程度上滿意了在海量的數(shù)字檔案信息中查詢符合用戶特定需要的信息的要求；同時，學問治理系統(tǒng)利用特有的學問發(fā)覺和學問加工等功能，進一步挖掘和利用檔案治理的潛力，將這兩者進行很好的結合，會大大增強企業(yè)的學問挖掘和利用才能；但不論是學問治理系統(tǒng)，仍是數(shù)字檔案治理系統(tǒng)，都是相對復雜的大系統(tǒng)；系統(tǒng)各功能環(huán)節(jié)之間具有很強的關聯(lián)性，基本上涵蓋了對檔案的海量儲備、檔案信息采集、歸檔、數(shù)字化加工、處理、組織、發(fā)布、利用、治理全過程；這兩者之間的結合要達到無縫集成，需要深化探討和討論各自的關鍵環(huán)節(jié)，找出正確的結合點；本

9、文據(jù)相關討論，認為檔案治理與學問治理的結合主要包括在如下幾個環(huán)節(jié)：采集與轉換、挖掘與發(fā)覺、分類與建模、反饋與舉薦等；采集與轉換：從內(nèi)外部檔案信息資源當中獵取學問治理系統(tǒng)所需要的各類數(shù)字信息，并對這些數(shù)字信息根據(jù)學問治理的要求進行加工處理，這包括信息整理、格式轉換、信息錄入、信息集成等基本功能；同時，將經(jīng)過加工處理的各類非結構化數(shù)字信息轉換成能被學問治理系統(tǒng)進行處理的結構化數(shù)字信息；挖掘與發(fā)覺：建立檔案信息資源體系，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫和相關鏈接，實現(xiàn)檔案信息資源的集成、組織、儲備與更新；同時將數(shù)字檔案治理系統(tǒng)中的原始信息、元數(shù)據(jù)信息、背景數(shù)據(jù)和用戶信息作為一個整體，從中發(fā)覺隱含的有規(guī)律的信息和規(guī)章，利用特定的算法工具，找出其中的學問聯(lián)系；分類與建模：根據(jù)數(shù)字檔案分類標準構建數(shù)字檔案信息資源分類體系，形成數(shù)字檔案信息資源分類庫，為學問治理服務供應有序化的數(shù)字信息基礎；同時，對用戶使用檔案的需求進行建模，建模的主要功能是在用戶信息獵取、用戶信息描述和用戶信息反饋的基礎上建立用戶信息需求偏好模型，為有效地