對高校教學(xué)檔案管理工作存在問題及解決對策的思考

1、    對高校教學(xué)檔案管理工作存在問題及解決對策的思考    何亞潔摘 要：學(xué)校教學(xué)檔案反映了教學(xué)管理的全過程，教學(xué)檔案和教學(xué)質(zhì)量評估相輔相成，兩者相互促進(jìn)。要重視檔案信息的安全性內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行國家頒布的信息安全法律法規(guī)，防止機(jī)密事件的丟失發(fā)生。要保護(hù)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全，需要對其進(jìn)行長期的監(jiān)控和維護(hù)。目前，教學(xué)檔案管理還存在很多問題。在分析現(xiàn)狀和存在的問題的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)高校檔案管理的具體措施。關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理工作；解決對策高校在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，信息安全問題需要引起檔案管理人員高度重視，找到切實(shí)可行的辦法。對于目標(biāo)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服

2、務(wù)器，開展全面的24小時(shí)監(jiān)控，時(shí)序評估并進(jìn)行安全整合，確保服務(wù)器的安全可靠運(yùn)行。還要提高文件管理人員信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。職業(yè)學(xué)院檔案管理人員對信息安全保護(hù)現(xiàn)有保護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、防病毒軟件等充分利用網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)學(xué)習(xí)技術(shù)方面的突發(fā)情況，這個(gè)問題可以及時(shí)處理。其次，檔案管理部門要加強(qiáng)對信息的保密性和安全教育，提高文件檔案管理員的責(zé)任感、安全意識和保密意識。1 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)1.1 多樣性教學(xué)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)和多樣性特征，這是因?yàn)榻虒W(xué)管理和教學(xué)活動是一個(gè)非常復(fù)雜的做法，隨著學(xué)校擴(kuò)大招生規(guī)模，入學(xué)情況的多樣性和學(xué)校領(lǐng)域拓展新的專業(yè)，有時(shí)新興學(xué)科的出現(xiàn)，使教學(xué)文件內(nèi)容越多越豐富

3、。因此，這種實(shí)踐活動的教學(xué)文件內(nèi)容和載體的記錄變得非常復(fù)雜，形式也越來越多樣化。不僅是紙質(zhì)教學(xué)課程，教學(xué)大綱、教學(xué)材料等，還有錄音、錄像、課件等材料。1每所學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面有所不同，教學(xué)和教學(xué)管理活動是一項(xiàng)非常專業(yè)的活動，其書面形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科的教學(xué)活動和教學(xué)管理的專業(yè)性。1.2 分散性教學(xué)檔案的特點(diǎn)還有權(quán)力下放和集中，由于教學(xué)活動和管理活動的分工，學(xué)校教材往往分散在各個(gè)教學(xué)部門。大學(xué)教學(xué)檔案由上級和學(xué)校兩級教育教學(xué)活動，即由上級頒發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)文件，還負(fù)責(zé)教學(xué)部門教學(xué)改革的形成、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程等方面的材料，以及部門的日常教學(xué)組成教學(xué)檔案。這

4、使得生產(chǎn)部門的檔案檔案在保存一定時(shí)間之內(nèi)具有有效性，為了保證檔案的完整性，必須按照統(tǒng)一集中管理的原則。2 目前教學(xué)檔案管理工作存在的問題2.1 檔案管理人員分工不明確對于學(xué)術(shù)事務(wù)辦公室來說，例如負(fù)責(zé)一個(gè)事務(wù)的工作人員，導(dǎo)致了文件管理分散，難以收集。教學(xué)文件的收集落后于此他的部門，有些老師對檔案進(jìn)行倉促整理，導(dǎo)致大量寶貴的教學(xué)文件不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致一些有價(jià)值的物質(zhì)損失，很難發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。2.2 檔案信息不完整據(jù)前幾年的學(xué)校檔案分析，教學(xué)檔案已經(jīng)收集程，教學(xué)檔案給學(xué)生資料、教學(xué)時(shí)間表、入學(xué)時(shí)間表，優(yōu)秀畢業(yè)論文和設(shè)計(jì)、技能、競賽材料，科學(xué)研究相關(guān)材料稀缺雖然隨著教學(xué)檔案館的范圍根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情

5、況進(jìn)行了修訂和完善，但仍有一些檔案部門和部門門傳文件重復(fù)，沒有統(tǒng)一的昭和點(diǎn)。每年教學(xué)文件歸檔目錄的觀點(diǎn)，沒有規(guī)律性，年檔案內(nèi)容是有不同的教學(xué)經(jīng)理和教師不了解教學(xué)檔案的重要性足夠參加教學(xué)文件的收集缺乏動力，導(dǎo)致文件收集也是因?yàn)槲募稚?，存放不?guī)范，不能統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)讓，教學(xué)文件的出現(xiàn)丟失，類型不完整。2.3 檔案沒有進(jìn)行分類目前大多數(shù)院系仍然以傳統(tǒng)的方式管理教學(xué)文件，一般仍然采用按目錄排序的方式，查詢?nèi)狈π畔⑹侄?，沒有建立完整的教學(xué)文件電子查詢系統(tǒng)。2主要體現(xiàn)在雖然每個(gè)文件人員幾乎都有辦公電腦，但只限于某些信息進(jìn)入電腦或相關(guān)的電子數(shù)據(jù)打印出來。檔案也主要通過教材需要編寫的教材很多，電子和紙質(zhì)材料較為

6、分散，由于缺乏網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，造成資源共享不暢，重復(fù)歸檔現(xiàn)象突出。今天高度發(fā)達(dá)的信息技術(shù)中的這種歸檔和管理工具長期以來一直無法滿足教學(xué)檔案的需要。2.4 缺乏管理檔案的模式教學(xué)過程材料歸檔重點(diǎn)不突出，收集不完整不僅涉及到整個(gè)教師教學(xué)檔案館的建設(shè)問題，而且與文件的使用有關(guān)。一是在具體的收集和整理過程中，往往無法把握重點(diǎn)，往往按照學(xué)院辦公室等部門的紅頭收集信息，并忽略教學(xué)過程中形成參考資料的價(jià)值；也一般只保留結(jié)果，忽略材料收集的過程，要求一些文件批準(zhǔn)，缺乏過程；沒有文字和附件。如青少年微型競賽，通常只有比賽的最終結(jié)果，缺乏各種材料和評論的過程中的內(nèi)容；部分文件發(fā)布時(shí)間不一致或缺乏相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)信息。其次，

7、部分部門只是文件資料收集檔案的一部分內(nèi)容和問題，其他文件材料的重要事項(xiàng)尚未提交。例如，在視聽材料的教學(xué)活動中，科研項(xiàng)目在實(shí)驗(yàn)階段的文件資料缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)管理模式。3 解決教學(xué)檔案管理工作漏洞的對策3.1 建立科學(xué)的檔案管理模式教學(xué)檔案作為大學(xué)歷史教學(xué)史的后期教學(xué)材料之一，科研管理具有重要的參考價(jià)值，立法部門要高度重視教學(xué)檔案工作，歸檔過程應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況、突出重點(diǎn)、質(zhì)量和數(shù)量。為提高教學(xué)檔案工作水平和意識水平，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督部門要做好檔案工作的思想工作，建立學(xué)校和建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)和教師教學(xué)文件人員溝通溝通，提高他們對教學(xué)檔案的了解程度，使部門教學(xué)檔案的立法從被動主動提升教學(xué)檔案工作的責(zé)任

8、。3.2 優(yōu)化歸檔過程為了使具體和運(yùn)行的內(nèi)容需要?dú)w檔，我們必須全面梳理教學(xué)檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)檔案工作規(guī)章制度，制定具體規(guī)范的文件管理方法，按照實(shí)用主義和科學(xué)管理原則減少不必要的項(xiàng)目，調(diào)整施工標(biāo)準(zhǔn)，突出教學(xué)檔案建設(shè)科學(xué)實(shí)用。通過這種方式，可以減少檔案工作者的主觀因素對教學(xué)檔案工作的影響。3具體方法如下：細(xì)化過程，易于實(shí)施。首先要開展科學(xué)實(shí)用的檔案館檔案工作，要體現(xiàn)教學(xué)檔案工作的基本原則，也要符合學(xué)校實(shí)際情況；檔案要求必須清晰明確。對于有關(guān)部門的學(xué)校有各種文件和材料的歸檔過程，3.3 使用現(xiàn)代管理工具大學(xué)電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與建立，是科學(xué)有效地新型管理工具，應(yīng)該得到引用。紙上教紙管理文件，入學(xué)記錄

9、等數(shù)字化，通過傳統(tǒng)紙質(zhì)制度文件進(jìn)入電子信息，使用電腦技術(shù)存儲，檢索方便在計(jì)算機(jī)上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，內(nèi)置要教授文件數(shù)據(jù)庫和管理站點(diǎn)，使文件信息及時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生提供文件查詢，進(jìn)行學(xué)校教學(xué)改革和開發(fā)服務(wù)。3.4 提高管理人員的素養(yǎng)首先要完善文件管理的穩(wěn)定性，建立檔案管理團(tuán)隊(duì)。改善文件管理業(yè)務(wù)質(zhì)量和專業(yè)知識。加強(qiáng)各方面的能力部門教學(xué)檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)交流加強(qiáng)大的信息技術(shù)培訓(xùn)，打造優(yōu)質(zhì)教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)。隨著教育改革和發(fā)展，教學(xué)檔案是學(xué)校重要的參考衡量標(biāo)尺，管良好的教學(xué)文件是文件工人的公義現(xiàn)任責(zé)任文件管理人員和學(xué)院，所有部門的文件案件應(yīng)充分意識到教學(xué)文件在學(xué)校教育和教學(xué)中的重要性正義，運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理手段和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信科技，使教學(xué)檔案真正成為學(xué)校教育教學(xué)工作助理。特別是學(xué)校的私立高校限制資源進(jìn)行文件制作這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。4 結(jié)語對于目前高校繁雜的教學(xué)檔案管理工作，應(yīng)該建立績效機(jī)制，完善監(jiān)督評估。檔案管理部門的重要職能之一是有效控制檔案管理工作。高校應(yīng)納入考核范圍的績效評估范圍，建立相應(yīng)的績效評估小組，職能部門對相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)有效性進(jìn)行客觀公正的評估。此外，高等院校應(yīng)將檔案資料積累到文件管理人員責(zé)任制度中，實(shí)行定量評估，使報(bào)酬明確。建立相應(yīng)的檔案管理組織和領(lǐng)導(dǎo)制度，各部門檔案工作進(jìn)行檢查和評估。只有這樣，才能充分調(diào)動檔案館的積極性和