檔案管理工作中存在的問題和對策探究

1、    檔案管理工作中存在的問題和對策探究    李楊摘 要：當(dāng)今社會科技在不斷進步。因此，事業(yè)單位必須加強對檔案部門的管理和認識，要更正檔案管理觀念，在技術(shù)上給予一定的支持，堅持以制度建設(shè)為根本，注重人才保障。在檔案管理工作中如果遇到問題要對其進行及時分析和解決，從解決問題的過程中不斷總結(jié)，積極創(chuàng)新，制定出新的有效對策。本篇文章主要根據(jù)檔案管理工作中存在的問題進行分析，并就這些問題提出合理化的建議，使得檔案管理工作得到更好的發(fā)展。關(guān)鍵詞：檔案管理 文藝 對策 質(zhì)量檔案管理工作在針對社會發(fā)展進步問題方面，能夠有效推動事業(yè)單位工作的展開。目前，我國逐漸實現(xiàn)

2、現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作也因此得到相應(yīng)的發(fā)展，因此，檔案管理工作也顯現(xiàn)出一些問題。一、檔案管理存在的問題分析1、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高就當(dāng)前社會形勢來看，檔案管理部門雖然具備一批穩(wěn)定并且經(jīng)驗豐富的檔案員工，但是這些員工所組成的隊伍，其文化程度和創(chuàng)新能力并不高，并且其專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需要，在二十一世紀的今天，檔案部門人才匱乏，極度缺乏熟練運用檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進行深入研究和開發(fā)的專業(yè)人才。2、檔案管理不夠規(guī)范在當(dāng)前檔案管理工作中普遍存在管理不當(dāng)?shù)葐栴}。其主要體現(xiàn)在檔案號碼不規(guī)范、檔案入卷標題不規(guī)范、卷內(nèi)目錄不完整和組卷混亂等問題。這些問題的存在嚴重制約了檔案工作的進展。3、檔案

3、檢索效率不高目前，檔案檢索的主要形式為手工檢索和計算機檢索。從當(dāng)前檔案管理形式來看，傳統(tǒng)的手工檢索所占比例相對較大，各檔案管理部門在手工檢索的基礎(chǔ)上進行工作的安排，編制出多種檔案檢索工具。在編制檢索工具的過程中往往會出現(xiàn)只注重數(shù)量而忽視質(zhì)量的問題，檔案員工將檔案服務(wù)工作質(zhì)量寄托在編制檢索工具中。4、在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題當(dāng)前存在部分檔案部門為了能夠順利通過檢查而隨意從其它部門調(diào)來人員進行研發(fā)產(chǎn)品，這種產(chǎn)品層次低并且質(zhì)量很差，不具備利用價值。雖然部分選題能夠順應(yīng)當(dāng)前的形式但是通常這些選題在題材上并不新穎，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮。二、檔案管理中存在問題的對策探討1、提高檔案工作人員

4、專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前，社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)，要做好檔案

5、管理工作必須以依法治檔為根本，落實好檔案管理制度化。檔案法是目前我國檔案工作所遵循的主要法律。因此，檔案工作需依照檔案法的相關(guān)規(guī)章制度，依法辦事，并結(jié)合本單位檔案工作的實際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度?？萍荚龠M步，檔案管理工作還是離不開人的操作。因此，要重視檔案管理人員的素質(zhì)提升。2、調(diào)動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的

6、檔案工作理念。（1）增強激勵機制檔案工作應(yīng)當(dāng)引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。（2）更新觀念，實現(xiàn)自我價值有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結(jié)自己對社會的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極地認識。使檔案人員積極

7、進取，對自己的各方面都做出相應(yīng)地調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。3、檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp 系統(tǒng)、cad/cam 系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理

8、的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。在信息化的今天，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是必然趨勢，也只有實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。因此，要努力實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代科技的有效對接，利用計算機等現(xiàn)代化管理，減少檔案工作的繁瑣和重復(fù)勞動。三、結(jié)語隨著計算機信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理作為企事業(yè)員工人事管理工作中的一個重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視。檔案管理工作對于社會的發(fā)展進步，對于企事業(yè)單位的工作展開都有著十分重要的意義。參考文獻：1 何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究j.東方企業(yè)文化，2