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文檔簡介

1、公司管理手冊記錄控制程序 公司管理手冊:記錄掌握程序 1.目的 對記錄進行掌握和管理,以供應體系符合要求及管理體系有效運行的客觀證據,還為有追溯性要求的場合和采取糾正措施及預防措施供應依據。 2.范圍 適用于為證明管理體系有效運行的記錄的掌握。 3.職責 3.1辦公室是記錄的歸口管理部門,負責記錄的編號、備案及監(jiān)督檢查工作。 3.2相關部門按規(guī)定要求做好記錄,對其真實性、牢靠性負責,并負責收集匯總成冊、歸檔貯存及保管。 4.程序 4.1記錄的分類 4.1.1管理體系運行中的記錄。 4.1.2與產品質量有關的記錄。 4.1.3來自供方和相關方的記錄。 4.1.4其它管理活動記錄。 4.2記錄的格

2、式 4.2.1各部門的記錄的格式,由部門負責人組織制定,交辦公室備案。 4.2.2各相關部門可依據工作需要提出記錄格式設計更改,定好格式后到辦公室重新備案。 4.3記錄的填寫要求 4.3.1記錄填寫要準時、真實、內容完整、字跡清楚、幅面清潔,不得隨便涂改;各相關欄目負責人簽名,應簽全名;記錄應有可追溯性。 4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數據,應采用單杠劃去原數據,在其上方寫上更改后的數據,并加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。 4.4記錄的標識編號按文件掌握程序執(zhí)行。 4.5記錄的保存、保護 4.5.1各部門的記錄應在每個月底依日期順序整理好,按規(guī)定的期限保存記錄,需要交歸口部門保存的記

3、錄,應填寫記錄歸檔登記表。 4.5.2辦公室保存歸檔記錄,記錄的貯存由櫥、柜、排架等形式存放,存放要具有通風、防火、防盜、防潮、防塵、防污染等條件,以防止損壞、變質和丟失。 4.5.3辦公室負責編制記錄清單,將本企業(yè)全部記錄匯總,標識出名稱、編號、保存期、管理(或使用)部門等內容,交管理者代表審核后備案。 4.6記錄的查閱和復制 4.6.1查閱或復制記錄,應經記錄管理部門負責人批準。 4.6.2全部記錄的原件一律不外借。 4.7由辦公室負責每季度對各部門記錄的的填寫保存狀況進行檢查。 4.8記錄的銷毀處理 超過保存期的記錄,由辦公室或文件保管部門填寫文件(記錄)銷毀申請單,管理者代表批準后指定專人監(jiān)銷。 5.相關文件 文件掌握程序 6.記錄 6.1記錄清單 6.2記錄歸檔登記表 6.3文件(記錄)銷毀申請單 x

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