檔案管理規(guī)章制度范本

1、2021 最新檔案管理規(guī)章制度范本為加強公司檔案業(yè)務管理 ,進一步提高檔案管理水平 ,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達到規(guī)范化?合理化 ?標準化 ,更好地為公司各項工作服務 ,結合實際情況 ,特制定本制度 ,具體內(nèi)容如下 :一?檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料,包括:對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務?企業(yè)管理 ?勞動人事 ?培訓教育 ?安全管理 ?后勤服務 ?外事工作等有保存價值的原始材料 ,在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策?計劃工作 ?統(tǒng)計工作 ?物資管理?產(chǎn)品銷售 ?財務管理 ?生產(chǎn)調(diào)度 ?設備工裝 (模具 )管理?能源管理等方面有保存價值的原始材料

2、 ?二?檔案的管理部門公司綜合事務部為檔案管理的職能部門,負責公司各類檔案的管理工作?對公司各類檔案進行收集 ?整理和歸檔 ?各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負責檔案進室前的收集 ?整理和保管工作 ?各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料 ,原件移交檔案室 ,使用部門留存復印件 ?接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續(xù) ,維護檔案的完整與安全 ,使檔案更好地為公司各項工作服務?三?檔案的分類在切實遵循中國檔案分類法前提下,根據(jù)公司實際情況 ,將所涉及的檔案劃分為十大類 :1?行政管理 ?2?人事管理 ?3?財會

3、檔案 ?4?生產(chǎn)經(jīng)營管理 ?5?技術質(zhì)量安全管理 ?6?基建檔案 ?7?外來文件 ?8?聲像檔案 ?9?實物檔案 ?10?其他檔案 ?財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證?賬簿?報表等相關資料的收集 ?整理?歸檔?實物檔案是公司各類活動中形成的如模型?樣品?贈品 ?證書 ?獎杯獎旗等實物?以上十類檔案中 ,每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理 ?四?歸檔要求1?歸檔的文件材料要完整 ?系統(tǒng)?準確?2?歸檔的文件材料必須是原件?如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說明 ?3?存檔的文件 ?材料應按照自然形成 ?保持歷史聯(lián)系的原則 ,

4、并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類?立卷和編目編號 ?4?檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順 ,結構完整 ,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份 ,并區(qū)分保管期限 ?卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列 ,按順序編號 ,填寫;卷內(nèi)目錄 ;?目錄各項必須填寫清楚(一律使用黑色中性筆填寫 ),字跡工整 ?清晰,裝訂整齊 ?5?檔案盒 (袋)內(nèi)文件的排列 :檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程 ?批文在前 ,計劃?總結在后 ;正本在前 ,附件在后 ;印件在前 ,定稿在后 ;案件材料中結論性材料在前,依據(jù)性材料在后 ?其它文件按文件的重要程度或形成時間先后

5、排列?6?文件歸檔份數(shù) :一般歸檔 1 份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2 份或 3 份?對無保存價值和重復文件,需要辦理銷毀手續(xù) ?7?歸檔時間 :部門或責任人應于相關工作結束后立即(最遲一周內(nèi) )將應立卷歸檔的文件整理立卷 ,向公司檔案管理部門移交歸檔?五?檔案的查閱和借閱1?查閱檔案應填寫檔案查閱登記表,寫明查閱時間 ?查閱內(nèi)容 ?查閱目的等 ?有關人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料,閱后及時歸還 ?2?查閱檔案資料時一般不得對其進行復制?確有特殊情況必須復制的,應填寫檔案資料復制申請單 ,經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制?3?原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門出具借

6、閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可?借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限 ?借閱檔案時應做到以下幾點:(1)借閱者不得自拿 ?自取?自放檔案 ,嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找?(2)按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還 ,確因工作需要不能按時返還的,需辦理續(xù)借手續(xù) ,否則按管理規(guī)定停止借閱 ?(3)要愛護檔案 ,不得丟失 ,并注意保密 ,不得擅自轉借他人 ?(4)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改 ?涂寫?(5)借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù) ,由檔案管理員和借閱者當面核對清楚?(6)檔案如有丟失 ?損壞或泄密 ,要立即追究當事人責任 ?(7)調(diào)離本單位的工作人員 ,必須清理移交檔案文

7、件后方可辦理調(diào)離手續(xù)?六?檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫移交清單 ,經(jīng)移交人簽字 ,接收方核對簽收 ?七?檔案的保管1?要做好檔案的防火 ?防蟲?防盜?防塵?防陽光直射 ;五防;工作?2?檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙?3?檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告,并采取補救措施 ?4?對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應及時予以復制 ;對于已破損的檔案資料應及時予以修復 ?為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期 ?長期?永久三類分別保管 ?5?檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外 ,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關的檔案資料?八?檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定?對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見 ,報總經(jīng)理批準后予以銷毀 ?風險提示 :企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù),是公司內(nèi)部的 ;法律;,但是并非制定的任何規(guī)章制度都具有法律效力,只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力?勞動爭議糾紛案件中 ,工資支付憑證 ?社保記錄 ?招工招聘登記表 ?報名表 ?考勤記錄 ?開除?除名?辭退?解除勞動合同 ?減少勞動報