授權(quán)的程序和流程

1、流程管理授權(quán)的程序 和 流程第四講 授權(quán)的程序和流程上授權(quán)的程序可以分為四個(gè)步驟：者。此外，在授權(quán)過程中，還需要一定的監(jiān)督、支持和幫助， 以保證 其順利完成任務(wù)。確定任務(wù)授權(quán)前先勾畫出工作的重點(diǎn)，如目標(biāo)、進(jìn)度、準(zhǔn)那么及要 求，以及 下屬在執(zhí)行工作時(shí)的權(quán)力范圍， 如某報(bào)告要在 7 天內(nèi) 完成，長(zhǎng)度不 超過 10 頁紙，要有大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。授權(quán)事項(xiàng)包括授權(quán)工作的內(nèi)容、目標(biāo)，以及為完成工作 目標(biāo)所需 的資金、技術(shù)、設(shè)備、人員、信息等資源，還包括 授受雙方的權(quán)力義 務(wù)關(guān)系，授受工作的期限及控制措施等。 任何一項(xiàng)授權(quán)工作都應(yīng)在確 定進(jìn)行授權(quán)之前就能做到授權(quán)事 項(xiàng)明確，這不但是確定授受雙方權(quán)力 義務(wù)關(guān)系的需

2、要，也是 被授權(quán)者展開工作的前提條件。受權(quán)者只有在明白了要做什么、怎么做、自己能調(diào)動(dòng)多 少資源、 有多少時(shí)間、享有什么樣的權(quán)力、承當(dāng)什么樣的責(zé) 任的情況下，才能 決定是否接受授權(quán)，才能為完成授權(quán)任務(wù) 制訂出自己的方案。一明確授權(quán)任務(wù) 應(yīng)該將什么樣的事情進(jìn)行授權(quán)，對(duì)于肩負(fù)不同責(zé)任的管 理者來說， 是大不相同的。但有一點(diǎn)卻值得所有管理者注意 , 即管理者的主要任務(wù) 是制訂方案、做出決策、溝通協(xié)調(diào)、領(lǐng) 導(dǎo)與指導(dǎo)和過程控制。以這五 項(xiàng)職能為重心，那些屬于日常 雜項(xiàng)的事情，例如日常行政事務(wù)、生活 后勤性事務(wù)以及一些簡(jiǎn)單的程序性事務(wù)就可以安排他人執(zhí)行對(duì)于決定的執(zhí)行和操作，一般都具有專業(yè)性和技術(shù)性， 這也不

3、是專職的管理者應(yīng)該親自去 做的，哪怕自己懂得這種 專業(yè)和技術(shù)，管理者也只應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查 的責(zé)任，并對(duì)執(zhí) 行過程中的疑問做出解釋或決定。明確授權(quán)任務(wù)就是要讓受權(quán)者明白要做什么，從哪里著 手做， 為什么要這么做。1清楚地告訴受權(quán)者任務(wù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、程序管理者必須對(duì)任務(wù)的主要內(nèi)容、 結(jié)構(gòu)形式有清楚的思路， 并將自己的思路告知受權(quán) 者，讓他們知道要做的是什么方面 的事情，這件事情有哪些特征，可 能遵循什么樣的因果關(guān)系 和結(jié)構(gòu)形式，完成任務(wù)需按什么程序進(jìn)行。2告知受權(quán)者為什么要完成這項(xiàng)任務(wù)授權(quán)任務(wù)不能讓受權(quán)者覺得莫名其妙，讓他們覺得與公 司的業(yè)務(wù)不相符，這會(huì)使他們?cè)趫?zhí)行任 務(wù)時(shí)無所適從、缺乏 動(dòng)力。所

4、以一定要讓受權(quán)者明白為什么要完成這項(xiàng)任務(wù)，完成 該任務(wù) 能給公司和個(gè)人帶來什么好處， 或者完不成任務(wù)公司 會(huì)有什么樣的損 失。3讓受權(quán)者明白該項(xiàng)任務(wù)在公司戰(zhàn)略規(guī)劃中的地位這個(gè)任務(wù)是哪項(xiàng)方案的一局部，這項(xiàng)任務(wù)在整個(gè)方案中 起著什么樣的關(guān)鍵作用， 都要交待清楚。比方，完成了這項(xiàng) 任務(wù)，公司的方案才能繼續(xù)進(jìn)行；完不成這項(xiàng)任務(wù)，公司的 方案可能 就要受挫，甚至前功盡棄。讓受權(quán)者清楚地了解這 種利害關(guān)系，有助 于鼓勵(lì)和標(biāo)準(zhǔn)他們的行為4事先明確預(yù)期成果一件未完成的事情，結(jié)果雖然不能確定，但卻是可以預(yù) 期的。 給下屬授予一項(xiàng)任務(wù)，必須事先告知他們預(yù)期的成果 是什么，并且這 個(gè)預(yù)期成果應(yīng)該量化、具有可測(cè)量性。

5、預(yù)期成果確實(shí)定，有助于受權(quán)者制訂詳細(xì)工作方案，也能方便管理者隨時(shí)檢查任務(wù)的執(zhí)行情況和對(duì)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)程進(jìn)行控制。二清楚授權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)受權(quán)時(shí)主要考慮風(fēng)險(xiǎn)有多大、 責(zé)任有多重、 權(quán)力有多大 如果 下屬不能完成任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)不是很大，或者真的失敗造成 的后果也不太 嚴(yán)重，所要承當(dāng)?shù)呢?zé)任也不大，授權(quán)時(shí)下放的 權(quán)力也不多，這樣的工 作就可以授權(quán)。【案例】看看下面兩項(xiàng)工作能否授權(quán)？第一：編制半年度的財(cái)務(wù)預(yù)算財(cái)務(wù)預(yù)算是整個(gè)企業(yè)或部門一個(gè)階段的行動(dòng)指南，如果預(yù)算沒有做好，就可能導(dǎo)致資源短缺，嚴(yán)重時(shí)使整個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)受到影響?？梢?，這項(xiàng)工作的風(fēng)險(xiǎn)很大，責(zé)任很大，所以這項(xiàng)工作不能輕易授權(quán)。第二：采購少批量的特需產(chǎn)品批量少， 支

6、出的資金就比擬小，風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任也會(huì)比擬小，所以這項(xiàng)工作可以授權(quán)。三了解任務(wù)的性質(zhì)對(duì)不同性質(zhì)的工作任務(wù)應(yīng)該采取不同的授權(quán)方法。大部分的常規(guī)、重復(fù)、瑣碎的工作都適合授權(quán)。如一些日常工作、例行工作，以及下屬擅長(zhǎng)的工作都可以授權(quán)。對(duì)以下關(guān)系到 方案、組織、人事、領(lǐng) 導(dǎo)、控制的管理職責(zé)和管理任務(wù)就不宜授權(quán)：四知道工作的分類 可以根據(jù)工作常規(guī)與否和風(fēng)險(xiǎn)程度把工作 分成四大類， 如圖 3-1 所示。圖 3-1 授權(quán)與工作性質(zhì)的關(guān)系示意圖1低風(fēng)險(xiǎn)、常規(guī)而瑣碎的工作這種工作一定要授權(quán)。2 高風(fēng)險(xiǎn)、常規(guī)而瑣碎的工作 這種工作可以授權(quán)，但在授權(quán)之前 要制訂詳細(xì)方案、進(jìn) 行技能輔導(dǎo)和訓(xùn)練，還要加強(qiáng)監(jiān)督和過程控制。3低風(fēng)

7、險(xiǎn)、非常規(guī)的工作 這種工作風(fēng)險(xiǎn)低，即使出現(xiàn)過失，也沒 有太大的危害， 可以授權(quán)。但因?yàn)橄聦倥龅椒浅Ｒ?guī)性質(zhì)工作的時(shí)機(jī)比 較少， 不一定具備處理該問題的技能，所以需要進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)， 為 他們提供一些必要的幫助。也可以根據(jù)這類工作發(fā)生的頻率，以及培訓(xùn)員工的時(shí)間 本錢等因 素來確定是否有必要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。 例如一年只 發(fā)生一次的事件， 如 果要花 1 個(gè)小時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)， 而主管自己做 只需要 5 分鐘，那就不必 授權(quán)。4高風(fēng)險(xiǎn)、非常規(guī)的工作 這種工作是否授權(quán)要具體情況具體分析。 如果下屬處理 過此類事件，經(jīng)驗(yàn)豐富，就可以授權(quán)，否那么不能授權(quán)。還有一些工作是絕對(duì)不能授權(quán)的， 例如一些非常規(guī)的、 領(lǐng)導(dǎo)性

8、的、 高風(fēng)險(xiǎn)的、關(guān)鍵性的工作?？傊?，授權(quán)與工作分 類有密切關(guān)系，應(yīng)當(dāng) 引起重視。自檢 3-1 】 請(qǐng)您答復(fù)下面的問題。小王在銷售部已經(jīng)工作一年了， 他性格豪邁、 待人熱情， 工作 能力很強(qiáng)，上個(gè)月獨(dú)立為公司爭(zhēng)取到了一個(gè)重要客戶， 為銷售部立了 一大功?，F(xiàn)在，銷售部又有一個(gè)爭(zhēng)取大客戶的 重要任務(wù)，銷售部經(jīng)理打算授權(quán)給小王，讓他全權(quán)負(fù)責(zé)。您認(rèn)為銷售經(jīng)理的安排適宜嗎？為什么？A 適宜 B 不適宜五明確授權(quán)要到達(dá)的目的 授權(quán)都是為了要實(shí)現(xiàn)一定的目的，或者是出成果，或者 是培養(yǎng)人 才，或者是試驗(yàn)新的管理模式。授權(quán)的目的必須事 先明確并告知受權(quán) 者，使他們?cè)趫?zhí)行任務(wù)過程中有所側(cè)重。1授權(quán)的第一個(gè)目標(biāo)是為了

9、獲得一定的成果怎樣才能使成果量化？具有可操作性和可測(cè)量性是關(guān) 鍵。管理者不能將一個(gè)無法預(yù)期成果或 是根本得不到有意義 成果的任務(wù)授予他人。 成果量化可以從以下四個(gè) 方面來實(shí)現(xiàn)：個(gè)月增加 100 個(gè)業(yè)務(wù)客戶，每周實(shí)現(xiàn) 10000 元的銷售額等； 高 20% ，市場(chǎng)占有率比去年同期增長(zhǎng) 8% 等；的過程中2明確告知受權(quán)者應(yīng)通過授權(quán)學(xué)到什么要想通過授權(quán)培養(yǎng)人才，就必須告訴受權(quán)者在執(zhí)行任務(wù)應(yīng)該學(xué)習(xí)些什么知識(shí)，應(yīng)該注意培養(yǎng)些什么技能，這是管理者應(yīng)負(fù)的指導(dǎo)責(zé)任。這項(xiàng)內(nèi)容很難量化，但也是可以通過以下方式測(cè)量的:包括對(duì)行業(yè)情況的了解， 對(duì)市場(chǎng)情況和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的了解， 對(duì)業(yè)務(wù)所需的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)等。這些可以通過書

10、面測(cè)試來 檢驗(yàn)成果。特殊業(yè)務(wù)需要特殊技能，受權(quán)者在執(zhí)行任務(wù)的過程中應(yīng) 該有目的 地掌握一定的技能。工作技能的上下可以通過給工 作速度、熟練度、 準(zhǔn)確度等表現(xiàn)打分來衡量。通過授權(quán)來為下屬建立一定的人際關(guān)系網(wǎng)， 這是為了以 后重用他、提拔他。 沒有一定的人際關(guān)系作根底， 一旦他以 后走向新的管理崗位， 將很難統(tǒng)領(lǐng)下屬，開展工作。六明確授受雙方的權(quán)責(zé)關(guān)系1受權(quán)者職位及限制受權(quán)者的每一項(xiàng)權(quán)力都伴隨著明確的界限，不能超越界 限使用權(quán) 力。2受權(quán)者的責(zé)任有權(quán)力就必須承當(dāng)責(zé)任，有多大的權(quán)力就必須承當(dāng)多大的責(zé)任。受權(quán)者在得到權(quán)力的同時(shí)，也就意味著要承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任。同級(jí)的其他部門，都有積極或消極的責(zé)任；義責(zé)任等

11、。責(zé)任是對(duì)受權(quán)者權(quán)力的最大約束，也是為了實(shí)現(xiàn)授權(quán)目標(biāo)對(duì)受權(quán)者進(jìn)行控制的主要方式。所以，受權(quán)者在運(yùn)用自己權(quán)力的同時(shí)，也必須牢記自己的責(zé)任。3授權(quán)者的權(quán)力管理者在授權(quán)之后， 不必要親自去完成授權(quán)任務(wù)。 但是， 畢竟 授權(quán)任務(wù)是屬于自己管轄范圍內(nèi)的事， 管理者不可能完 全撒手不管。 管 理者在授權(quán)關(guān)系中享有監(jiān)督控制權(quán)、 建議權(quán)、 了解權(quán)以及驗(yàn)收權(quán)。4授權(quán)者的責(zé)任同樣，授權(quán)者也必須為授權(quán)任務(wù)的完成盡一定的責(zé)任， 包括以下 幾個(gè)方面：風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任；有義務(wù)協(xié)助其解決；七明確授權(quán)工作的資源分配方式 資源配置方式是授受雙方權(quán)力 劃分的依據(jù)之一， 但鑒于 資源分配對(duì)于授權(quán)工作是否能夠到達(dá)預(yù)期目標(biāo) 有著至關(guān)重要 的作

12、用，因此需要格外注意。1信息資源受權(quán)者可以調(diào)動(dòng)哪些信息材料，后續(xù)信息的來源渠道， 對(duì)各種信息的處理方式等都應(yīng)明確。主要表達(dá)在以下幾個(gè)方面:的規(guī)定；息資源，自己能夠米取什么方式獲取信息一個(gè)人具體掌握等。2資金受權(quán)者可以調(diào)動(dòng)哪一局部資金， 可以調(diào)動(dòng)多少資金應(yīng)有 明確規(guī)定。 在大多數(shù)情況下，還應(yīng)對(duì)資金的用途和投向進(jìn)行 約束。3物質(zhì)資料受權(quán)者不可能赤手空拳去完成任務(wù)，特別是在生產(chǎn)性組 織中，要 通過授權(quán)完成生產(chǎn)任務(wù)的話，必須對(duì)受權(quán)者可支配 的能源、原材料、機(jī) 器設(shè)備及輔助材料等做出具體規(guī)定。4技術(shù)與人員 光桿司令是打不贏戰(zhàn)爭(zhēng)的。要讓受權(quán)者高效快捷地完成 任務(wù)，必 須為他分配一定數(shù)量有相應(yīng)技能的人員。將

13、授權(quán)的各方面內(nèi)容都確定下來，不但能指導(dǎo)受權(quán)者工 作，也能 保持組織關(guān)系穩(wěn)定，不使授權(quán)沖擊組織其他工作的 正常開展。制訂方案一確定授權(quán)目標(biāo)與成果評(píng)價(jià)方法 對(duì)授權(quán)做預(yù)先控制的最根本手段就是預(yù)先規(guī)定目標(biāo)與成 果。這是 現(xiàn)在流行的“目標(biāo)管理的一項(xiàng)內(nèi)容。所謂預(yù)先， 是根據(jù)數(shù)學(xué)模型計(jì)算 出授權(quán)工作應(yīng)到達(dá)的成果， 根據(jù)組織需 要和條件限制預(yù)測(cè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)， 這個(gè)預(yù)先確立的成果和目 標(biāo)，就是對(duì)受權(quán)者工作的整體性規(guī)定。1控制目標(biāo)成果授權(quán)工作并不僅僅是為了完成任務(wù)， 完成任務(wù)可能只是 目標(biāo)之一。 在授權(quán)工作開始之前， 管理者應(yīng)該與將要授之以 權(quán)的下屬共同確定授權(quán) 的總體目標(biāo)。確定總體目標(biāo)時(shí)應(yīng)該注目標(biāo)一旦確定之后，

14、不單是對(duì)受權(quán)者的約束，也是對(duì)受 權(quán)者的激 勵(lì)。對(duì)于管理者來說，這也是一種約束，因?yàn)槟繕?biāo) 一旦確定，管理者就 應(yīng)根據(jù)目標(biāo)要求向受權(quán)者提供協(xié)助，約 束自己的權(quán)力。目標(biāo)控制也因此 成為雙向的有效控制手段。2預(yù)先確立成果評(píng)價(jià)途徑與原那么對(duì)成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，是不可或缺的控制手段。但是成果評(píng) 價(jià)應(yīng)有專 門的方式并遵循確定的原那么，這樣才能保證評(píng)價(jià)結(jié) 果公正客觀，既方便 管理者檢查監(jiān)督，又不會(huì)對(duì)受權(quán)者工作 造成太多的干擾和破壞。成果評(píng) 價(jià)途徑主要有：這三個(gè)途徑可以只取其一或多個(gè)并行，但預(yù)先應(yīng)有明確 的規(guī)定 般而言，多采用主管人員評(píng)估和下屬自我評(píng)估相 結(jié)合的方法。成果評(píng)估的主要原那么有：其中 , 信息共享指不管誰評(píng)估， 結(jié)果都應(yīng)告知相關(guān)人員 ; 責(zé)任分擔(dān)指出現(xiàn)問題應(yīng)分析雙方責(zé)任， 不能只推給其中一方。二預(yù)先制定標(biāo)準(zhǔn)與方案要進(jìn)行目標(biāo)控制和成果測(cè)評(píng)，在授權(quán)工作還未正式開始 之前，就 應(yīng)該由受權(quán)者提交工作方案，以便授受雙方能達(dá)成 一致。而檢測(cè)所依據(jù) 的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該預(yù)先就確定下來， 不 然的話很可能因?yàn)橐罁?jù)標(biāo)準(zhǔn)不同， 造成測(cè)評(píng)結(jié)果無法比擬，出現(xiàn)不必要的麻煩審查授權(quán)工作的方案，可以了解受權(quán)者的工作安排和進(jìn)度，可以及早發(fā)現(xiàn)可能會(huì)出現(xiàn)的問題，以便及早作出調(diào)整， 這是一種極為有效的 預(yù)先控制措施，能防患于未然。三預(yù)先制定監(jiān)督控制的程