新時期中學檔案管理信息化建設的思路探究

1、    新時期中學檔案管理信息化建設的思路探究    陳麗摘 要：在新時期的背景下，對中學檔案管理進行信息化建設，對檔案信息的儲存提供了便利條件，提高了檔案信息的安全性與利用率，對學校的發(fā)展具有重要意義。基于此，本文將闡述新時期中學檔案管理存在的問題，以基礎建設、工作標準、安全維護以及引進人才為切入點，深入探究新時期中學檔案管理信息化建設的思路，旨在能夠發(fā)揮信息化的作用，提高中學檔案管理的科技化水平，為中學的檔案管理參考。關鍵詞：中學檔案；檔案管理；信息化建設在中學，如果實現(xiàn)了檔案信息化管理，能夠為學校開展相關的工作提供保障，同時能夠促進中學學校長久發(fā)展

2、。在新時期的大背景下，信息技術以較快的方式推廣、普及，同時傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適合中學檔案管理的需求，因此可以將信息化引入檔案管理之中，建立更加科學的檔案管理系統(tǒng)，全面提高中學檔案管理的有效性。1 新時期中學檔案管理存在的問題雖然我國的科學技術發(fā)展較快，但是受傳統(tǒng)思想的影響，部分中學并沒有積極引進信息化的檔案管理方式，具體表現(xiàn)在以下幾方面：（1）管理理念滯后。目前，在新時期的背景下，中學的辦學規(guī)模不斷增加，所以應該加大對檔案管理的重視。但是，在當前的檔案管理中，由于傳統(tǒng)觀念、方式的限制，很難提高檔案管理的質(zhì)量。同時，中學的校領導在很大程度上并未重視檔案管理工作，所以很難提高檔案管理的信息化水平

3、；（2）基礎設施不完善。在部分中學中，由于資金、技術等因素的限制，基礎設施較為薄弱，很難落實信息化建設。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因就是，中學將大部分的資金投入到教學中，如采購教學設施、擴展校園規(guī)模等，無法及時將檔案管理軟件、掃描儀、刻錄儀等信息化檔案管理設備引進校園，直接制約了檔案管理信息化建設；（3）認知不充分。缺乏對數(shù)字化概念的認識，僅僅人為檔案信息化建設就是將原本紙質(zhì)的信息錄入計算機中，并且大部分以人工的方式開展工作，所以無法發(fā)揮信息化管理的作用。（4）專業(yè)性較弱。目前，中學并沒有引進專業(yè)的檔案管理信息化建設人才，并將人才培養(yǎng)的重點放在教學工作中，其目的就是提高教學質(zhì)量。由于工作人員并不具備

4、專業(yè)的技能，所以就會直接影響信息化建設的程度1。2 新時期中學檔案管理信息化建設的思路2.1 重視中學檔案信息化建設的基礎建設為了提高中學檔案管理的信息化水平，工作人員應該加大對檔案的管理力度。同時，在日常的管理工作中，還需要將檔案的信息化建設納入工作流程中，以便從根本上發(fā)揮管理工作的價值。在實際工作中，中學校園需要加大檔案管理的基礎設施建設，進而完善檔案管理的制度內(nèi)容，前面記錄學校中教師出勤、工作情況以及學生的日常出勤情況等。在中學檔案信息化建設的過程中，應該加強對相關的條例、制度進行完善，為檔案的管理工作提供保障、監(jiān)管，并結合中學的實際需求，確定檔案信息化建設、管理的流程，充分利用信息化技

5、術，優(yōu)化中學檔案管理工作，并將管理工作的內(nèi)容落實在具體的工作人員上。另外，為了能夠促進檔案信息化建設的步伐，中學應該加強辦公室自動化建設，以便更好的發(fā)揮信息化管理的作用，使相關的工作人員能夠通過計算機，對檔案內(nèi)容進行修正、查閱以及儲存，從根本上提高中學檔案信息的利用率。2.2 完善中學檔案信息化建設的工作標準在檔案管理的信息化建設中，需要基于信息化的方式，對中學檔案信息進行全方位的管理。但是，在管理的過程中，如果想要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息錄入計算機中，就需要耗費大量的精力、時間。同時，紙質(zhì)檔案在類型方面存在著一定的差異，就需要電子數(shù)據(jù)設置不同的文件類型。如今，由于電子文檔的管理方式在功能、結構等

6、方面具有顯著的差異，因此很難實現(xiàn)共享檔案信息的目的，并且檔案管理工作的開放性、通用性依然有很大的進步空間。例如：當中學開始使用某一種檔案管理軟件之后，經(jīng)過一段時間以后就會對其進重編、放棄，這樣的方式不僅增加了學校成本支出，還會影響檔案管理信息化建設的信心，嚴重影響信息化建設的效率。因此，為了保證中學檔案信息化管理的兼容性，就需要對文件的格式、業(yè)務規(guī)范進行統(tǒng)一掛辦理，從而加強檔案管理的效率。在信息化建設的過程中，應該明確具體的建設目標，優(yōu)化檔案管理的程序，進而完善中學檔案信息化管理的工作標準。2.3 做好中學檔案信息化建設的安全維護在中學中，檔案通常記錄著教師的科研成果、實踐教學經(jīng)驗等，具有較高

7、的應用價值，并且與中學學校的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，為了避免檔案信息發(fā)生泄露，在信息化建設的過程中，應該重視中學檔案信息化管理的安全維護。具體來說，在建設信息化檔案管理的工作中，工作人員應該充分認識到檔案當前面臨的風險、為了可能發(fā)生的風險。對此，在建設的過程中可以采用防病毒入侵技術、電子信息恢復技術、加密技術等安全防范技術，以此來保證中學檔案信息的安全性。除此之外，中學的檔案管理工作還可以采用異地備份的方式，即在異地存放該學校的檔案信息，由于外部、內(nèi)部等因素而造成檔案信息的泄露、損壞，從而保護檔案信息的完整性、安全性。例如：對于中學中較為珍貴的檔案資料，可以將同質(zhì)備份、異質(zhì)備份兩種方式結合起來，相

8、互彌補其中的不足，同時采用縮微品形式增強檔案信息的保護效果。2.4 引進中學檔案信息化建設的優(yōu)秀人才中學檔案信息化建設的成功效果與工作人員的技能、素質(zhì)有著直接的關系，因此需要引進專業(yè)的技術人才。在新時代的大背景下，中學檔案管理的工作人員需要具有較高的創(chuàng)新能力，并且需要深入掌握信息化管理方式的重要性。另外，在實際工作中，中學學校應該重視對檔案管理人員的培訓工作，其培訓的內(nèi)容包括：基礎計算機知識、實踐操作技能等。經(jīng)過一段時間的培訓以后，能夠有效推進中學檔案管理信息化建設的進程，優(yōu)化學校的管理工作。同時，為了保證檔案管理信息化建設的進程，中學還應該積極引進專業(yè)的、高素質(zhì)的技術人才，以此來推動檔案信息

9、化的建設。此外，在信息化建設的過程中，還需要充分利用全新的、先進的管理軟件、管理技術，并在正式入職以前進行崗位培訓，增強工作人員的能力，并強化思想素質(zhì)。對于檔案管理的工作人員而言，應該具有保密的基本素質(zhì)，嚴禁將中學檔案中的信息泄露，全面提高檔案管理的質(zhì)量，為學校的發(fā)展奠定基礎2。3 結語綜上所述，目前部分中學檔案管理工作中，依然存在很多問題，需要一起中學領導人員的重視，積極引進信息化管理方式。以此為基礎，中學更加重視了檔案信息化管理的基礎建設，完善了檔案信息化管理的工作標準，同時加強了對檔案信息化管理的安全維護，引進了更多先進的技術人才，為實現(xiàn)檔案信息化管理的目標提供了保障。所以，在中學的發(fā)展中，可以將文中的方式應