電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的探討

1、電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的探討隨著社會信息化的不斷深入發(fā)展，我國政府部門正加 快推進電子政務(wù)建設(shè)。電子政務(wù)依托信息資源優(yōu)勢，可以 有效地提高政府部門的工作效率，減少社會的運作成本， 這將會給社會的方方面面帶來深刻的影響。在這樣的一個 背景下，檔案工作如果能夠抓住這一機遇，突破傳統(tǒng)的檔 案利用服務(wù)模式，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，就可以極 大地改變傳統(tǒng)檔案部門的形象，開拓檔案事業(yè)新的發(fā)展空 間。一、電子政務(wù)對檔案利用服務(wù)產(chǎn)生的影響“電子政務(wù)”的概念源于英文“e-gove rnment"簡寫 為e-gov,在國外被普遍理解為“電子政府”，其原意是指利 用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來構(gòu)建一個'電

2、子虛擬政府”，從而使民眾能夠 隨時隨地地享受各類政府服務(wù)。在我國，普遍的觀點認為 電子政務(wù)就是政府機構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理 和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織 結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時空及部門之間的分隔 限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、符合 國際水準的管理和服務(wù)。因此，電子政務(wù)是一種全新的政 府管理方式，它的實質(zhì)是政府機構(gòu)在其管理和服務(wù)職能中 運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的重組 優(yōu)化，這不僅意味著政府信息的進一步透明和公開，而且 意味著政府要通過網(wǎng)絡(luò)來管理其管轄的公共管理事務(wù)。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)不是傳統(tǒng)意義上的檔 案利用

3、服務(wù)，而是一個基于相對開放、互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán) 境下開展的。因此，電子政務(wù)的不斷推進不僅對政府轉(zhuǎn)變 職能、傳遞政令、溝通上下、信息集散等具有重要意義， 而且對檔案利用服務(wù)理念、內(nèi)容、方式、手段等均產(chǎn)生重 要的影響。1、促進檔案部門樹立開放式服務(wù)理念電子政務(wù)是一個政府部門使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向公眾、 企事業(yè)單位以及其他政府機構(gòu)提供信息和服務(wù)的過程，其 管理和服務(wù)是在一個開放的平臺上進行的。電子政務(wù)的核 心思想之一就是使得政務(wù)更加公開化、透明化，政府的職 能要從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型。電子政務(wù)的開放模式，有助于 檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務(wù)意識，為檔 案利用服務(wù)開拓一個新的發(fā)展空間。在電子政務(wù)環(huán)

4、境下的 檔案利用服務(wù)，就要求檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變“坐堂式” 的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利 用服務(wù)理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統(tǒng)的 主要服務(wù)于行政部門向服務(wù)于公眾轉(zhuǎn)變。開放式的檔案服 務(wù)理念意識，適應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展的需要，可以使檔 案走向社會、走進大眾的生活，滿足社會各方面對檔案利 用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念,謀劃利用服務(wù) 工作，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案信息服務(wù)利用模式。2、為檔案利用服務(wù)提供了良好的法制環(huán)境電子政務(wù)建設(shè)涉及面極其廣泛，其中很重要的一點就 是需要法規(guī)制度的保障。電子政務(wù)的有效運行需要有效地 整合信息資源，需要良好的保密安全機

5、制。對此，許多有 關(guān)電子政務(wù)的法規(guī)制度將會產(chǎn)生，這些法規(guī)制度同時也能 很好地規(guī)范檔案信息利用行為。如中華人民共和國政府 信息公開條例的頒布與實施，這不僅對政府信息公開作 出了規(guī)定和要求，也對檔案信息利用服務(wù)工作提出的規(guī)定 和要求，從而推進檔案利用服務(wù)工作向深層次發(fā)展。而傳 統(tǒng)的檔案利用服務(wù)法規(guī)制度是基于檔案館（室）提供利用模 式下，與電子政務(wù)開放模式對檔案信息利用需求不完全相適 應(yīng)，必須對現(xiàn)行的利用工作規(guī)章制度進行完善，以滿足開放 式利用服務(wù)的需要。3、為檔案利用服務(wù)提供了良好的技術(shù)保障條件電子政務(wù)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下依托政府網(wǎng)站進行的，它有 可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為保障。比如pki身份認證技術(shù)、網(wǎng)絡(luò) 安

6、全技術(shù)等。依賴于這些技術(shù)，基于網(wǎng)絡(luò)的檔案利用服務(wù) 就能順利進行。這就能克服因保密安全的原因而導(dǎo)致檔案利用在網(wǎng)絡(luò)上的諸多限制，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)的功能，提高 檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率。同時，檔案部門作為政府系統(tǒng)的 一個重要組成部分，政府在電子政務(wù)建設(shè)中也加大了對檔 案部門的投入，不斷改進檔案技術(shù)設(shè)備條件，為檔案利用 服務(wù)創(chuàng)造良好的技術(shù)保障條件。二、現(xiàn)行檔案利用服務(wù)模 式及其局限性檔案利用服務(wù)，是檔案館（室）為滿足檔案利用需求 向用戶提供檔案并為之服務(wù)的一項活動。從總體上講，現(xiàn) 行檔案利用服務(wù)主要有以下幾種形式：1、原件的直接提供利用，即直接將檔案原件提供給利用者,包括“閱覽室查閱”、“檔案外借”和“電話

7、查詢”等形式。2、復(fù)制件的提供利用，即將檔案復(fù)制品提供給利用者。根據(jù)利用者的需要，對檔案原件部分或者全部內(nèi)容通 過拍照、攝影、復(fù)印、刻錄光盤等方式制作成檔案原件的 復(fù)制品，再將復(fù)制品直接提供給利用者，或者應(yīng)邀舉辦檔 案展覽、在公眾媒體上播放。3、編研成果的提供利用，即將經(jīng)過加工的檔案信息提供給利用者。一是檔案館（室）按照一定的主題，將大量 的、分散的檔案內(nèi)容進行綜合、系統(tǒng)整理后，形成檔案編 研成果材料，包括文字材料、照片、錄音、錄像等。編研 成果材料雖然在形式上改變了檔案原貌，但在內(nèi)容上完全 忠實于檔案的原始記載。二是根據(jù)利用者的申請，依據(jù)檔 案內(nèi)容出具的書面證明材料，也就是通常所說的檔案證明

8、。4、網(wǎng)上提供檔案目錄和檔案信息。通過檔案網(wǎng)站，將數(shù)字化檔案目錄和部分數(shù)字化檔案信息提供給利用者查詢。這種方式有一定的局限性，當其需要獲取憑證和依據(jù)時, 即要獲取實質(zhì)的檔案內(nèi)容，還需到檔案館（室）查閱。在上述四種檔案利用服務(wù)方式中，除了網(wǎng)上利用服務(wù)外，基本上還是處于一種被動式封閉的模式上，其檔案服 務(wù)模式見圖1所示。首先是檔案利用者因某些特定的需求，向檔案部門提出申請,檔案部門對利用者的身份進行審查確定，然后，提供 者根據(jù)檔案利用者的申請內(nèi)容,審查檔案信息資源是否能夠 被利用者查閱，最后再提供給利用者。現(xiàn)行檔案利用服務(wù)模式的局限性是顯而易見的，主要表現(xiàn)在四個方面。一是從檔案利用者來看，檔案信息

9、服務(wù) 的提供者沒有從根本上區(qū)分個人利用者、企事業(yè)單位利用 者和政府利用者。由于這些利用者對檔案信息的需求和質(zhì) 量是有很大區(qū)別的，如果不加以區(qū)別，檔案信息資源的開 發(fā)本身就不會考慮到這些區(qū)別性，從而使得本來可以滿足 的利用需求沒有被滿足，導(dǎo)致檔案利用服務(wù)率偏低。二是 從利用方式來看，大多數(shù)情況下，檔案利用者主要是為了 獲取實質(zhì)性的檔案信息不得不到檔案館（室）親自去查閱, 受到空間和時間的限制。三是從提供者來看，檔案提供者 在整個利用過程中基本上是處于一種被動的地位，他是應(yīng) 利用者的申請而提供檔案信息服務(wù)，而不是去發(fā)現(xiàn)利用者 的需求，主動地提供檔案信息服務(wù)。四是從利用的結(jié)果來 看，并沒有一個很好的

10、反饋評價機制，在檔案利用者和檔 案提供者之間就缺少了相互溝通的環(huán)節(jié)。檔案的利用效果 以及檔案利用者的意見沒有能及時地反饋給檔案提供者， 檔案提供者就不能實時而有效地跟蹤檔案利用者的需求， 無法進一步改進檔案利用服務(wù)質(zhì)量。因此，現(xiàn)行的檔案利用服務(wù)模式是一種被動封閉的模 式。在這種檔案信息服務(wù)模式下檔案部門始終抱著自我封 閉的態(tài)度，勢必會導(dǎo)致檔案利用服務(wù)率不高，檔案的社會 價值就不能完全顯現(xiàn)，檔案的作用就不能充分而有效的發(fā) 揮，檔案工作的重要性就不能得到社會的普遍認識，社會 的檔案意識也就難以提高。三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)模式在電子政務(wù)的大環(huán)境下，檔案部門應(yīng)充分利用電子政 務(wù)的優(yōu)勢和條件，改革現(xiàn)有的檔案利用服務(wù)模式，從被動 封閉的服務(wù)模式轉(zhuǎn)向主動開放的服務(wù)模式，提高檔案利用服 務(wù)效果，為整個檔案事業(yè)的發(fā)展拓展空間