做好檔案管理工作的重要意義

1、做好檔案管理工作的重要意義企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、 經(jīng)營活動中形成的對國家、 社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、 圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要， 檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案， 是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果， 對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準

2、確依據(jù)， 為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)； 另一方面有利于有關各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作， 不斷地更新檔案管理觀念， 勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。根據(jù)我市物業(yè)管理企業(yè)的管理模式和實際情況，檔案管理的歸檔內(nèi)容劃分為11 個一級類目包含黨群管理工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、物業(yè)管理工等工作形成的文

3、件資料。 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作應當堅持“及時歸檔、 合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。物業(yè)管理企業(yè)退出項目時要按照國務院物業(yè)管理條例 、 天津市物業(yè)管理條例和天津市物業(yè)管理企業(yè)退出項目管理暫行辦法 的規(guī)定要求， 將檔案資料整理完畢后制作移交目錄，在規(guī)定時間內(nèi)認真做好交接工作。結合 xx物業(yè)的管理規(guī)模和經(jīng)營理念等方面需求，公司領導立足企業(yè)的實力和能力采用了集中管理模式。投入近30 萬元進行了庫房的裝修、檔案柜架的添置、辦公設備的購買、 檔案管理軟件的購置及檔案裝具的定做等來滿足企業(yè)檔案建設的需要。公司建立健全了各項檔案管理制度13 項。包括 xx物業(yè)檔案綜合管理辦法、 各類檔案

4、歸檔制度及分類方案、 歸檔范圍及保管期限表 、檔案工作責任制與獎懲辦法以及檔案借閱制度、保密制度、庫房管理制度、統(tǒng)計制度等。 建立起公司、 中心、項目三級檔案員隊伍 , 通過集中管理統(tǒng)一培訓，大力推進檔案管理 “三化”建設。一是規(guī)范化。檔案實行集中管理后， 統(tǒng)一印制檔案裝具， 統(tǒng)一進行人員培訓，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗收標準，有力的保證了案卷質(zhì)量。對文件借閱、復印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進行了登記造冊進行控制，切實做到了管理規(guī)范化， 為以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎。二是信息化。 為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用津科檔案信息化管理軟件， 為推進檔案管理信息化建設創(chuàng)造了先決條件。我們應用軟件

5、對文書檔案實行文件集錄入， 對業(yè)主檔案實行案卷級錄入， 對建筑類實行文件級和案卷級兩級錄入， 形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式， 實現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了 “活”信息，切實強化了管理效果。三是安全化。檔案實行集中管理后，硬件條件要比原來基層管理要好的多，“十防”工作也落實到了實處， 檔案管理的安全系數(shù)很高。 更重要的是通過建立檔案查閱監(jiān)督機制， 嚴把了檔案查閱關。 在檔案查閱這個環(huán)節(jié)上， 不允許任何個人和本局與檔案業(yè)務無關的人員查閱檔案內(nèi)容，是在檔案員的監(jiān)督下進行。 由于管理機制的進一步科學化和規(guī)范化，檔案的安全性、 完整性和保密性得到了

6、有效保證。檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中主要發(fā)揮以下五方面作用：一、行政管理方面的作用， 檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺， 都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。二、項目運營方面的作用， 檔案是企業(yè)業(yè)務活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應記錄，公司品質(zhì)管理， 項目的達標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。圖紙、表單、設備等三、企業(yè)文化方面作用， 檔案與企業(yè)文化緊密相連， 檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證， 檔案是企

7、業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段影像，一份份文件，一件件實物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解我們。四、法律方面作用， 檔案是當時、 當?shù)睾彤斒氯嗽跇I(yè)務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據(jù)。能夠保護企業(yè)、員工、業(yè)主合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。五、 培訓方面的作用， 檔案是一種重要的教育資源， 其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力， 一個個真實的案例可以提高的培訓的效率和效果。制度、流程檔案管理工作對現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作

8、用。要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀， 吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務項目、服務業(yè)主，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的作用。建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)本公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作。它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對避免和抵御各種風險起到了必備作用。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成

9、的真實的歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗和教訓，是企業(yè)重要的知識資源。特別是企業(yè)檔案的建立，不僅要求做到完整、準確、系統(tǒng)，更要擴展思路，將企業(yè)當前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經(jīng)過深度編研納入本企業(yè)知識管理體系之中。面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標，檔案管理者必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，才能滿足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。因此，做好檔案管理工作是一項重要的任務。一. 強化意識，規(guī)范管理提高公司員工檔案

10、歸檔意識，文件材料辦理完畢后應及時歸檔，會避免時間長了材料遺失。檔案管理人員應提高管理意識，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。二提高素質(zhì)，不斷改革檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。三信息保密、安全工作檔案室應防止機密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責任制，實行專人負責制。在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑，切實做好防盜、防火、防蛀工作。四.做好開發(fā)，充分利用實現(xiàn)檔實現(xiàn)檔案價值、實現(xiàn)檔案知識共享是檔案管理的重要課題。以多種形式迅速、準確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應用檔案信息資源，為企業(yè)各項工作提供有效服務，已成為開發(fā)利用檔案工作的一個新特點。因此，要在科技檔案的開發(fā)利用中多做些工作。檔案人員不僅要熟悉生產(chǎn)，精通檔案業(yè)務，還必須能夠隨時掌握生產(chǎn)技術工作動態(tài)，了解、利用情況，以便及時采取相應措施，做好提供利用的準備和信息的輸出工作，滿足各項