公司采購(gòu)辦公用品管理制度

1、公司辦公低耗品采購(gòu)管理制度一、目的為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程， 加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。二、采購(gòu)管理對(duì)象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打印、復(fù)印機(jī)一體機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、打印紙、筆、筆筒、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)訂、文件夾、文件筐、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等；食堂用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱(chēng)為“辦公易耗品” ，主要用于辦公環(huán)境和工作使用。2. 食堂菜品采購(gòu)和車(chē)間材料采購(gòu)不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購(gòu)原則1. 采購(gòu)必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。?

2、 2. 采購(gòu)是一項(xiàng)重要、 嚴(yán)肅的工作， 各級(jí)管理人員和采購(gòu)經(jīng)辦人必須高度重視。 ? 四、分工管理1. 辦公庫(kù)管員1.1 辦公庫(kù)管員須定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品發(fā)放和庫(kù)存管理工作。1.2 辦公庫(kù)管員須每月配合財(cái)務(wù)盤(pán)點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3 辦公庫(kù)管員須保證庫(kù)房衛(wèi)生整潔防止辦公易耗品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4 辦公庫(kù)管員須根據(jù)辦公易耗品領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫(kù)存種類(lèi)和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購(gòu)專(zhuān)員2.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品的采購(gòu)與驗(yàn)收工作；2.2 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；五、辦公易耗品的采購(gòu)流程（一）接收購(gòu)置計(jì)劃表采購(gòu)專(zhuān)員接收辦公

3、庫(kù)管員編制并完成審批的購(gòu)置計(jì)劃表，并對(duì)購(gòu)置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購(gòu)的物品型號(hào)、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購(gòu)的物品是所需品。（二）市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員比照購(gòu)置計(jì)劃表上的物品到市場(chǎng)上至少選擇三家以上進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)，并對(duì)商家提供的價(jià)格進(jìn)行合理議價(jià)。（三）填寫(xiě)詢(xún)價(jià)記錄表市場(chǎng)詢(xún)價(jià)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)詢(xún)價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫(xiě)完詢(xún)價(jià)記錄采購(gòu)量小采購(gòu)量大市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、 比價(jià)、 議價(jià)填寫(xiě)并上報(bào)詢(xún)價(jià)記錄表選定供貨商簽 訂 供 貨 合 同 / 協(xié)議物品驗(yàn)收與費(fèi)用結(jié)算行 政 部 門(mén) 編 制購(gòu)置計(jì)劃表采 購(gòu) 專(zhuān) 員 接 收購(gòu)置計(jì)劃表按購(gòu)置計(jì)劃表臨時(shí)采購(gòu)商家按合同供貨送貨或自提采購(gòu)員自提或商家

4、送貨表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。（四）選定供貨商公司領(lǐng)導(dǎo)審批詢(xún)價(jià)記錄表后，根據(jù)詢(xún)價(jià)記錄表，確定供貨商家。（五）采買(mǎi)1. 定點(diǎn)采買(mǎi)1.1 確定供貨商家后，對(duì)量大、價(jià)高、使用壽命長(zhǎng)或需長(zhǎng)期采購(gòu)的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長(zhǎng)期合作。1.2 采購(gòu)員定點(diǎn)采買(mǎi)時(shí)， 可按照購(gòu)置計(jì)劃表 的內(nèi)容直接下單。定點(diǎn)單位沒(méi)有所需物品的按臨時(shí)采購(gòu)進(jìn)行。2. 臨時(shí)采購(gòu)確定供貨商家后，對(duì)量小、價(jià)低、使用壽命短或臨時(shí)需要的物品直接進(jìn)行采買(mǎi)。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門(mén)。（七）驗(yàn)收采買(mǎi)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防止錯(cuò)送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算現(xiàn)款采購(gòu) ? 采購(gòu)人員必須憑有總工簽字的借款單

5、向財(cái)務(wù)部借款，采買(mǎi)后及時(shí)將物品與辦公庫(kù)管員進(jìn)行數(shù)量、品質(zhì)核點(diǎn)無(wú)誤后， 由辦公庫(kù)管員簽字入庫(kù)，采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)計(jì)劃表、購(gòu)貨發(fā)票），由辦公庫(kù)管員簽字、財(cái)務(wù)部審核后，總工簽字，最后辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。? 六、定點(diǎn)商鋪管理（一）定點(diǎn)供貨商選擇采購(gòu)專(zhuān)員到市場(chǎng)選定至少3 家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報(bào)價(jià)對(duì)比后，選定價(jià)格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位，簽訂供貨合同。（二）定點(diǎn)商鋪價(jià)格監(jiān)控至少每半年一次， 采購(gòu)人員定期到市場(chǎng)進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)結(jié)束填寫(xiě)詢(xún)價(jià)記錄表，防止定點(diǎn)采購(gòu)單位抬高價(jià)格。七、辦公易耗品管理流程（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)辦公易耗品的使用情況，每月 25 日前提報(bào)

6、下月辦公易耗品領(lǐng)用計(jì)劃。2. 部門(mén)負(fù)責(zé)人知情、 監(jiān)督并獲準(zhǔn)簽字后， 再報(bào)廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，簽批后將辦公易耗品申領(lǐng)單交由辦公庫(kù)管員。經(jīng)審核后進(jìn)行登記申領(lǐng)。 （附件部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單 ）（二）核對(duì)庫(kù)存數(shù)1. 辦公庫(kù)管員統(tǒng)計(jì)部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后，與庫(kù)存數(shù)進(jìn)行核對(duì)，原則上庫(kù)存數(shù)留存原數(shù)量的1/3。量不足采購(gòu)階段各部門(mén)提交辦公易耗品申領(lǐng)單庫(kù)管員驗(yàn)收、入庫(kù)登記各部門(mén)領(lǐng)用庫(kù) 管 員 核 對(duì) 庫(kù)存數(shù)量行政部編制 購(gòu)置計(jì)劃表并審批采購(gòu)專(zhuān)員按購(gòu)置計(jì)劃表采購(gòu)量足2. 若庫(kù)存足，庫(kù)管員直接按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請(qǐng)購(gòu)置后再發(fā)放。（三）編制購(gòu)置計(jì)劃表

7、因庫(kù)存數(shù)量不足， 辦公庫(kù)管員編制購(gòu)置計(jì)劃表 經(jīng)總工審批后，將購(gòu)置計(jì)劃表交采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行采購(gòu)。 （附件購(gòu)置計(jì)劃表 ）（四）采購(gòu)1. 采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)審批后的 購(gòu)置計(jì)劃表 進(jìn)行采購(gòu)，并于接到購(gòu)置計(jì)劃表的七個(gè)工作日內(nèi)（特殊時(shí)間要求除外）完成采購(gòu)。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買(mǎi)， 按照合同規(guī)定的供貨價(jià)格采購(gòu)。3. 采購(gòu)流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)流程”執(zhí)行。（五）驗(yàn)收、入庫(kù)登記1. 采購(gòu)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員在辦公易耗品購(gòu)置計(jì)劃表填寫(xiě)實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，簽字后辦公庫(kù)管員，并附上送貨單/ 收據(jù)/ 發(fā)票。2. 辦公庫(kù)管員按照采購(gòu)專(zhuān)員交回的購(gòu)置計(jì)劃表一一核對(duì)采買(mǎi)的物品種類(lèi)、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格單據(jù)等，核實(shí)完

8、畢后進(jìn)行物品登記入庫(kù). （六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 部門(mén)辦公易耗品的發(fā)放辦公庫(kù)管員根據(jù)各部門(mén)提交的 部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單 如實(shí)發(fā)放所列物品，領(lǐng)取時(shí)須簽字確認(rèn)。3. 個(gè)人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門(mén)員工個(gè)人需要臨時(shí)支取時(shí)，在部門(mén)辦公易耗品登記表上簽字。八、附件表 1部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單表 2詢(xún)價(jià)記錄表表 3購(gòu)置計(jì)劃表表 4部門(mén)辦公易耗品領(lǐng)取登記表九、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。行政辦公室二一八年五月部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門(mén)：年月日編號(hào)名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公庫(kù)管員簽字部門(mén)物品領(lǐng)取人簽字詢(xún)價(jià)記錄表詢(xún)價(jià)人詢(xún)價(jià)日期報(bào)價(jià)單位信息名稱(chēng)負(fù)責(zé)人電話地址交貨時(shí)間付款方式稅票情況采購(gòu)內(nèi)容型號(hào)/ 規(guī)格數(shù)量原報(bào)價(jià)議價(jià)最終單價(jià)備注采購(gòu)人員建議領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)購(gòu)置計(jì)劃表日期：年月日采購(gòu)專(zhuān)員預(yù)計(jì)完成采購(gòu)時(shí)間序號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備注預(yù)算額度合計(jì)元實(shí)際采購(gòu)合計(jì)( 采購(gòu)結(jié)