物業(yè)公司：鑰匙管理程序

1、物業(yè)公司：鑰匙管理程序 物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序 1.目的 加強鑰匙管理,消退安全隱患。 2.范圍 適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。 3.定義 顧客鑰匙:地產(chǎn)委托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等);因返修和入戶修理、代理租售等由業(yè)主(使用人)委托代管的鑰匙。 管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的全部鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。 4.職責(zé) 部門/崗位工作職責(zé) 管理處負責(zé)人負責(zé)鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準工作 管理處鑰匙管理員負責(zé)管理處全部鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)詳細工作的落實 部門鑰匙管理員負責(zé)部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等

2、 鑰匙使用人負責(zé)保證所借用鑰匙的正常使用,按時歸還 5.方法及過程掌握 5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及安排 5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制鑰匙清單。 5.1.2各部門可以依據(jù)實際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出,作為部門常用鑰匙,但借出時間不應(yīng)超過半年。部門需設(shè)置兼職鑰匙管理員,對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限,則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。 5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙,需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作

3、為常用鑰匙統(tǒng)一借出,鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。 5.1.4鑰匙管理員負責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制,全部鑰匙的借出都應(yīng)填寫鑰匙使用登記表。其間,由于鑰匙借用而發(fā)生的問題,由鑰匙借出人員負責(zé)。 5.1.5全部鑰匙應(yīng)當天借用當天歸還,如借出鑰匙當天不能歸還,則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。 5.1.6鑰匙管理員或當值人員每天下班前應(yīng)清點鑰匙數(shù)量,發(fā)覺鑰匙未歸還應(yīng)準時追回,如有異常應(yīng)在鑰匙使用登記表的"備注"欄中記錄 5.2管理用鑰匙的管理 5.2.1管理用鑰匙的更換、配制 5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負責(zé)人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配

4、制或鑰匙損壞時,須由管理處鑰匙管理員填寫鑰匙配制申請表,報管理處負責(zé)人同意后方可配制。 5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)必需重新更換門鎖,應(yīng)填寫鑰匙配制申請表,報管理處負責(zé)人審批后予以更換,同時應(yīng)查明原因,如屬人為原因,應(yīng)追究責(zé)任。 5.2.1.3重點部位門鎖的更換應(yīng)在24小時之內(nèi)完成(節(jié)假日時可口頭報管理處負責(zé)人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在鑰匙清單上予以登記。無論何種原因,假如存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進出這些部位的狀況,必需更換門鎖。 5.2.2管理用鑰匙的保管 5.2.2.1管理處鑰匙管理員負責(zé)將全部鑰匙分類加以標識,并確保標識清楚及長久

5、性。 5.2.2.2管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內(nèi),除員工因工作需要長期借出鑰匙外,其它鑰匙必需統(tǒng)一保管。 5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。 5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負責(zé)人/部門負責(zé)人,接收人須在鑰匙使用登記表上簽名確認。 5.2.3管理用鑰匙的使用 5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負責(zé)人或鑰匙管理員,由部門負責(zé)人做出處理意見,鑰匙管理員在鑰匙使用登記表"備注"欄中說明。 5.2.3.2部門人員調(diào)動、離職,鑰匙管理員負責(zé)收回其持有的鑰匙,并將變更狀況在鑰匙清單上記錄。 5.3

6、顧客鑰匙的管理 5.3.1在房屋移交驗收時,管理處鑰匙管理員接收全部房屋鑰匙,列出鑰匙清單,并填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發(fā)放鑰匙可參考房屋交付手續(xù)辦理工作程序。 5.3.2如顧客委托管理處供應(yīng)居家服務(wù)時要求代管鑰匙,管理處應(yīng)盡量委婉拒絕;如顧客堅持或有其他特別原因需要代管鑰匙的,經(jīng)部門負責(zé)人同意,管理處負責(zé)人批準后方可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,詳細流程執(zhí)行顧客財產(chǎn)管理程序。 5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙,須填寫顧客委托(收回)鑰匙登記表,管理處鑰匙管理員負責(zé)鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領(lǐng)回時均須在顧客委托(收回)鑰匙登記表中簽字確認。

7、 5.3.4如須更換顧客門鎖必需由管理處負責(zé)人與顧客溝通,獲得顧客書面同意方可更換。 5.3.5顧客鑰匙借用的掌握 5.3.5.1施工修理單位進入轄區(qū)作業(yè)施工,施工單位責(zé)任人必需持有地產(chǎn)項目處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的入戶修理承諾書到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。 5.3.5.2鑰匙管理員必需對施工修理單位所持入戶修理承諾書及其身份證進行收驗核實無異議后,發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。 5.3.5.3業(yè)主辦理入住時,必需專心填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單的相關(guān)內(nèi)容,做好鑰匙的交接;如業(yè)主有預(yù)留鑰匙存在管理處,需填寫顧客委托(收回)鑰匙登記表。 5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時,應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋全部人

8、的有效證據(jù),管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫鑰匙使用登記表。 5.4鑰匙清查: 5.5.1每日下班前,鑰匙管理員必需對照鑰匙使用登記表清點全部借用鑰匙的數(shù)量,如有異常狀況做好記錄準時向部門負責(zé)人匯報,并追究相關(guān)人員的責(zé)任。 5.5.2每周鑰匙管理員必需依據(jù)鑰匙清單清點鑰匙數(shù)量并進行整理,結(jié)合工作需要,對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。 5.5.3每月鑰匙管理員必需對鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊,交由所在部門統(tǒng)一存檔。 6.支持性文件 tjvkwy6.1-k01房屋交付手續(xù)辦理工作程序 tjvkwy7.5.4-k02顧客財產(chǎn)管理程序 7.質(zhì)量記錄表格 tjvkwy7.5.1-k02-f1鑰匙清單 tjvkwy7.5.1-k02-f2鑰匙使用登記