試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

1、    試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化    張利萍摘要：事業(yè)單位的檔案管理也是事業(yè)單位所有重大事業(yè)中的一項(xiàng)，它雖然是基礎(chǔ)事業(yè)，但是由于其特殊性和基層性，更加決定著事業(yè)單位的穩(wěn)固發(fā)展。檔案管理主要管理的就是單位的基本資料，人員流動(dòng)、資金周轉(zhuǎn)以及一些政策方針的資料文件，檔案部門就是這些信息的集中營。當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，事業(yè)單位的檔案管理也隨著時(shí)代的變遷發(fā)生了巨大的改變，從原來的人工管理逐漸的向數(shù)字技術(shù)管理過渡，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和電子化。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化和電子化有利于提升檔案管理地工作效率

2、，有利于提升檔案的利用和開發(fā)，能夠有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展迎來了新的春天，事業(yè)單位作為國家基層黨政單位也要隨著時(shí)代的變化改變自己的管理模式，加快自己進(jìn)步的步伐，事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化就是為事業(yè)單位其他工作的開展奠定了一個(gè)夯實(shí)的基礎(chǔ)，保障了事業(yè)單位的工作有序進(jìn)行。一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的要求1.檔案的無紙化保存是先決條件要在事業(yè)單位內(nèi)普及檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化就是要先實(shí)現(xiàn)單位中檔案的無紙化保存。所謂的無紙化保存谷顧名思義就是，不利用傳統(tǒng)的紙張的方法進(jìn)行資料和信息的保存而是迎合時(shí)代的要求，進(jìn)行數(shù)字化保存，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的第一步。當(dāng)今

3、時(shí)代，無紙化進(jìn)度在國內(nèi)已經(jīng)有了明顯的趨勢(shì)，名著數(shù)字化、教材數(shù)字化、資料數(shù)字化，一切都是數(shù)字化，當(dāng)年需要利用厚厚的紙張記錄的信息和資料全部變成了數(shù)字化的信息，可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查閱和共享，提高了信息資源管理的效率1。事業(yè)單位的檔案管理也是同樣的道理，在單位中實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化，就是先要將一切的檔案信息通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行保留和存檔，以便與日后的提取調(diào)用等。無紙化的檔案管理有一個(gè)明顯的好處就是提高了檔案管理的效率，首先變便捷了管理人員的存儲(chǔ)方式，其次，加快了檔案利用者的查詢速度，最后促進(jìn)了檔案信息和資源的管理事業(yè)的高效運(yùn)行。2.強(qiáng)化檔案管理的電子化檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化最顯著的特點(diǎn)就是信息展現(xiàn)方式的

4、壓縮。并不是壓縮了信息的內(nèi)容，而是壓縮了信息存儲(chǔ)和管理的空間。傳統(tǒng)的檔案信息都是主觀可觸的紙質(zhì)檔案，對(duì)于管理人員而言其實(shí)也是一種巨大的壓力，要整理和加工這些信息資源，要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，要保存好這些紙質(zhì)檔案還要花費(fèi)大量的財(cái)力物力，用到專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行保存。但是數(shù)字化的檔案管理，完美的解決了這個(gè)問題，它將信息壓縮成數(shù)字技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，將信息保存在虛擬空間中，不會(huì)占用現(xiàn)實(shí)的空間，節(jié)省了很多的資源。保存檔案的時(shí)候，也不必再像從前一樣小心翼翼，不僅要注意檔案的信息安全，更要緊的是注意檔案的載體安全，有了壓縮技術(shù)，將信息壓縮處理，存儲(chǔ)在虛擬空間中，就減輕了工作人員的工作壓力。同時(shí)檔案調(diào)用

5、的時(shí)候也會(huì)簡便快捷許多，傳統(tǒng)的檔案管理中，調(diào)用檔案總是要花費(fèi)很長的時(shí)間，因?yàn)楹芏鄼n案放在一起，找起來很麻煩。但是電子檔案查詢就會(huì)簡單的多，只要檢索關(guān)鍵詞或者定位檔案存儲(chǔ)硬盤就能快速的找到自己要的檔案了。二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化的策略1.建立健全檔案管理制度事業(yè)單位是國家基層組織單位，在單位事務(wù)的管理上都很有黨性原則，事業(yè)單位的工作人員也大多數(shù)具有極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，因此在工作過程中都有很好的約束力和專業(yè)性。盡管如此，也還是要在檔案管理上建立健全基本的管理制度，只有建立了適用的合理的檔案管理制度，才能樹立起標(biāo)桿作用，讓單位的檔案人員在進(jìn)行工作時(shí)有所參照。合理的制度能夠提高單位的檔案管

6、理事業(yè)，奠定好單位發(fā)展的基礎(chǔ)，不論是在單位內(nèi)部的管理制度還是法律上的管理制度，有要有一個(gè)完整的體系。并且檔案管理制度的制定還要切實(shí)的根據(jù)自己單位的發(fā)展方向和人發(fā)展目標(biāo)制定，時(shí)代在進(jìn)步，管理方式和數(shù)據(jù)資源都在不斷改變，制定管理制度也要有一定的契合度，能夠適應(yīng)于當(dāng)下的企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平。2.提高工作人員的專業(yè)水平眾所周知，檔案管理雖然逐漸在從紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理過渡，但是在管理過程中起到?jīng)Q定性作用的還是管理人員的人為因素2。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，都會(huì)影響著事業(yè)單位的檔案管理的工作，因此在檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行更新、軟件系統(tǒng)進(jìn)行改革的情況下，也要定期的進(jìn)

7、行檔案管理人員的基礎(chǔ)技能培訓(xùn)和科學(xué)技術(shù)技能培訓(xùn)，要將檔案管理的專業(yè)知識(shí)和數(shù)字技術(shù)專業(yè)知識(shí)相結(jié)合，使用到工作中，打造出一個(gè)具有高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求業(yè)務(wù)能力過硬專業(yè)水平保障的檔案管理團(tuán)隊(duì)。3.檔案的保存和查詢實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化計(jì)算機(jī)在世界的普及，改變最大的無疑是人們的閱讀方式和存儲(chǔ)方式，在檔案管理上尤其體現(xiàn)出了這一點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理的工作中是手寫檔案，紙質(zhì)存儲(chǔ)，檔案記錄人員和檔案的調(diào)用查詢都是一門巨大的工程量，如今隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，如今家家戶戶都有電腦，每個(gè)企業(yè)都是現(xiàn)代化電子化辦公，因而檔案的存儲(chǔ)和調(diào)用也逐漸的實(shí)現(xiàn)了電子化，數(shù)字化。檔案的保存和查詢是檔案管理工作中的基礎(chǔ)，因而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代

8、化還是要從檔案的存儲(chǔ)和查詢調(diào)用著手，實(shí)現(xiàn)保存和查詢的現(xiàn)代化、電子化3。首先，在工作交接上，管理人員接手了上任的工作遺留，第一步要做的就是核實(shí)校訂，管理人員要先將檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容以及所有的信息進(jìn)行以此系統(tǒng)的整理和錄入，信息錄入完成之后要使用科學(xué)的存儲(chǔ)方式，并且將所有存入的檔案按照一定的規(guī)律進(jìn)行排序，方便以后的查詢和調(diào)用。四、結(jié)語綜上，事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)代化和電子化趨勢(shì)已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是人類進(jìn)步的依據(jù)，從最初的手寫記錄和現(xiàn)代的手打錄入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下迅猛發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，因而事業(yè)單位也不能落于人后，盡快的實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化。參考文獻(xiàn)：1葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化j.中國市場(chǎng)，2015，（28）：126+139.2017-08-11.2韓偉.事