外交部暨駐外各機(jī)構(gòu)歲計(jì)會(huì)計(jì)事務(wù)處理辦法

1、【法規(guī)名稱】 外交部暨駐外各機(jī)構(gòu)歲計(jì)會(huì)計(jì)事務(wù)處理辦法【頒布部門(mén)】 【頒布時(shí)間】 2003-07-28【正文】外交部暨駐外各機(jī)構(gòu)歲計(jì)會(huì)計(jì)事務(wù)處理辦法第 1 條 外交部 (以下簡(jiǎn)稱本部) 經(jīng)常費(fèi)及臨時(shí)費(fèi)歲入歲出預(yù)決算之編制，由會(huì)計(jì)處依照有關(guān)法令規(guī)定辦理，本部預(yù)算經(jīng)完成立法程序后，由會(huì)計(jì)處依據(jù)預(yù)算法規(guī)定，編制預(yù)算分配表送達(dá)行政院主計(jì)處，并依各業(yè)務(wù)計(jì)劃分別實(shí)施內(nèi)部分配，各主管司、處、室及會(huì)計(jì)處應(yīng)負(fù)嚴(yán)密控制之責(zé)。第 2 條 本部會(huì)計(jì)事項(xiàng)及各項(xiàng)收支處理，除依照會(huì)計(jì)法、公庫(kù)法及其他有關(guān)法令之規(guī)定外，并依左列各款辦理：一收入款項(xiàng)由會(huì)計(jì)處根據(jù)財(cái)政部填發(fā)之動(dòng)支庫(kù)款通知及各項(xiàng)收入憑單，

2、編制收入傳票，呈部次長(zhǎng)核章后，送由出納科分別領(lǐng)收，除零用金外，均應(yīng)隨時(shí)存入或解繳國(guó)庫(kù)。二本部各單位凡有關(guān)動(dòng)用經(jīng)臨各費(fèi)之案件，須先送會(huì)計(jì)處核簽，并作權(quán)責(zé)發(fā)生之登記。三經(jīng)臨各費(fèi)之支出，應(yīng)由會(huì)計(jì)處核對(duì)支出憑證，就預(yù)算范圍內(nèi)動(dòng)支。四會(huì)計(jì)處根據(jù)各項(xiàng)支出憑證，編制付款憑單，呈請(qǐng)部次長(zhǎng)或授權(quán)代簽人核章后，送由財(cái)政部臺(tái)北區(qū)支付處辦理支付。五未實(shí)施集中支付之美金款項(xiàng)其收支仍由會(huì)計(jì)處編制傳票照前款程序送出納科依照?qǐng)?zhí)行。六收支傳票，經(jīng)出納科執(zhí)行后，應(yīng)逐日登入現(xiàn)金出納簿，并送還會(huì)計(jì)處登帳。七會(huì)計(jì)處根據(jù)帳冊(cè)記錄，按時(shí)編制各項(xiàng)會(huì)計(jì)報(bào)表，呈請(qǐng)部次長(zhǎng)核示后分別報(bào)送有關(guān)機(jī)關(guān)，送審計(jì)部之會(huì)計(jì)報(bào)表并應(yīng)加送支出憑證。八現(xiàn)金結(jié)存表，由

3、出納科編制一式三份，一份呈部次長(zhǎng)核閱，一份送會(huì)計(jì)處核對(duì)，一份存查。九本部專戶存管國(guó)庫(kù)之款項(xiàng)發(fā)生支付時(shí)應(yīng)以國(guó)庫(kù)專戶存管款項(xiàng)支票為之。其支票應(yīng)由部次長(zhǎng)或授權(quán)代簽人簽發(fā)，并由會(huì)計(jì)長(zhǎng)總務(wù)司長(zhǎng)、出納科長(zhǎng)會(huì)簽。一本部處理駐外各機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)，除應(yīng)遵照有關(guān)會(huì)計(jì)法令外，并依左列規(guī)定辦理：(一) 駐外各機(jī)構(gòu)之經(jīng)費(fèi)由本部依行政院主計(jì)處核定之預(yù)算分配數(shù)向財(cái)政部領(lǐng)取并結(jié)匯后，會(huì)計(jì)處應(yīng)按月依據(jù)各駐外機(jī)構(gòu)之員額核計(jì)用人費(fèi)并同各項(xiàng)定額經(jīng)費(fèi)編具經(jīng)費(fèi)清單辦理匯撥。(二) 駐外各機(jī)構(gòu)之臨時(shí)費(fèi)由會(huì)計(jì)處依據(jù)有關(guān)規(guī)定及財(cái)務(wù)狀況簽請(qǐng)部次長(zhǎng)核定之。第 3 條 本部經(jīng)費(fèi)收支帳務(wù)之處理依“普通公務(wù)單位會(huì)計(jì)制度之一致規(guī)定暨有關(guān)法令規(guī)定”辦理。第 4

4、條 本部主管駐外各機(jī)關(guān) (以下簡(jiǎn)稱各駐外機(jī)構(gòu)) 會(huì)計(jì)人員之設(shè)置，依照行政院主計(jì)處設(shè)置駐外使領(lǐng)館會(huì)計(jì)人員規(guī)程辦理。在未設(shè)置會(huì)計(jì)人員之使領(lǐng)館團(tuán)處之會(huì)計(jì)事務(wù)，得由本部指派具有會(huì)計(jì)學(xué)識(shí)或適當(dāng)之人員兼辦。前項(xiàng)兼辦人員應(yīng)受本部會(huì)計(jì)長(zhǎng)之指揮監(jiān)督。第 5 條 駐外各機(jī)構(gòu)之會(huì)計(jì)人員 (包括兼辦會(huì)計(jì)人員) ，應(yīng)恪遵會(huì)計(jì)法令在機(jī)關(guān)首長(zhǎng)依其職掌指揮下，與出納及事務(wù)人員密切聯(lián)系，分工合作。其他人員均應(yīng)各依其職掌處理事務(wù)，遇有關(guān)聯(lián)之事項(xiàng)，亦應(yīng)密切聯(lián)系，互相協(xié)調(diào)。第 6 條 各駐外機(jī)構(gòu)之預(yù)決算由本部依法匯編，至其財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)之處理，帳簿之設(shè)置，報(bào)表之編制，除派有專任會(huì)計(jì)人員者，得依“普通公務(wù)單位會(huì)計(jì)制度之一致規(guī)定”及其有關(guān)

5、規(guī)定辦理外，其余均須依照第十七條之規(guī)定辦理。第 7 條 館長(zhǎng)或經(jīng)辦會(huì)計(jì)人員交代時(shí)，除依公務(wù)人員交代條例辦理外應(yīng)將會(huì)計(jì)憑證帳簿及報(bào)表，以及應(yīng)收應(yīng)付等未了之財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)，分別列冊(cè)移交，以前歷任之會(huì)計(jì)憑證帳簿及報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，均應(yīng)一并移交。第 8 條 各種會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)自總決算公布日起，至少保存二年，各種會(huì)計(jì)報(bào)告帳簿及重要備查簿，自總決算公布日起，至少保存五年，但日?qǐng)?bào)月報(bào)之保存期限，得縮短為三年，期限屆滿后報(bào)經(jīng)外交部及審計(jì)機(jī)關(guān)之同意，始得銷毀之。奉準(zhǔn)銷毀文件，仍應(yīng)抄存目錄備查。第 9 條 會(huì)計(jì)年度之劃分，依預(yù)算法之規(guī)定。第 10 條 各種帳簿除業(yè)已用完者外，不得于年度終了前更換新帳簿，使用完畢之簿籍及

6、裝訂成冊(cè)之會(huì)計(jì)憑證與報(bào)表，均應(yīng)分年編號(hào)收藏，并編制目錄備查。第 11 條 各種公款除辦公費(fèi)中之零用金外，均應(yīng)以各該館名義存入銀行，其屬于當(dāng)?shù)刎泿耪撸瑧?yīng)存入駐在國(guó)信用卓著，殷實(shí)可靠之銀行，其屬于美金，應(yīng)存入紐約中國(guó)國(guó)際商業(yè)銀行，其有特殊情形者，應(yīng)專案呈報(bào)外交部核準(zhǔn)備案。前項(xiàng)零用金，依公庫(kù)法規(guī)定以各該館月份辦公費(fèi)額三分之一為限。第 12 條 各駐外機(jī)構(gòu)除僅有館長(zhǎng)一人者外，銀行存款戶之簽字，應(yīng)由兩人以上共同簽署；但會(huì)計(jì)人員為當(dāng)然簽署人、雇員及額外人員，不得指派為出納人員或兼辦會(huì)計(jì)人員。第 13 條 收入之處理如左：一各駐外機(jī)構(gòu)所收之護(hù)照費(fèi)、護(hù)照簽證費(fèi)、貨單簽證費(fèi)、各項(xiàng)證明書(shū)費(fèi)等行政規(guī)費(fèi)收入，以及代收

7、之簽證電報(bào)費(fèi)，均應(yīng)隨時(shí)通知會(huì)計(jì)人員列帳，當(dāng)日將所收款項(xiàng)存入銀行，并應(yīng)分別填制行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)報(bào)告表，及簽證電報(bào)費(fèi)收入報(bào)告表，按月報(bào)部憑核。二行政規(guī)費(fèi)為國(guó)家之歲入，除經(jīng)報(bào)由本部依法核準(zhǔn)坐支抵解有案者外，各駐外機(jī)構(gòu)不得擅自動(dòng)支，并須按月匯繳或呈報(bào)本部于應(yīng)領(lǐng)經(jīng)費(fèi)內(nèi)扣繳。三歲入類各種會(huì)計(jì)帳表所列之金額，應(yīng)以其實(shí)際收進(jìn)之貨幣為記帳單位，如收進(jìn)之貨幣系結(jié)匯美金解繳者，除應(yīng)列原幣外，并應(yīng)列記結(jié)匯美金之?dāng)?shù)額及其折合率。四華僑捐獻(xiàn)國(guó)家或用以舉辦國(guó)家各種事業(yè)之各項(xiàng)捐款、獻(xiàn)債、獻(xiàn)息或捐獻(xiàn)其他財(cái)物及有價(jià)證券，凡可以隨時(shí)變現(xiàn)者，其收支處理，應(yīng)遵照行政院令頒之“統(tǒng)一捐獻(xiàn)金收支處理辦法”辦理。國(guó)內(nèi)外各機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)經(jīng)費(fèi)或私人委讬

8、保管款以及僑民遺產(chǎn)等款項(xiàng)均應(yīng)分別上帳，每筆應(yīng)詳細(xì)記載不得遺漏。第 14 條 經(jīng)費(fèi)之處理如左：一各駐外機(jī)構(gòu)之經(jīng)常費(fèi)由本部按月分配，至專案經(jīng)費(fèi)，由本部專案核撥。二前項(xiàng)經(jīng)常費(fèi)之支出，應(yīng)于每月終了十五日內(nèi)檢據(jù)報(bào)銷，專案經(jīng)費(fèi)之支出，應(yīng)按外交部指定之辦法檢據(jù)報(bào)銷。三各駐外機(jī)構(gòu)均應(yīng)依照第十七條帳務(wù)之處理內(nèi)規(guī)定編制左列各項(xiàng)報(bào)告：(一) 現(xiàn)金出納登記簿抄頁(yè) (月報(bào))(二) 行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)報(bào)告表 (月報(bào))(三) 簽證電報(bào)費(fèi)收入報(bào)告表 (月報(bào))(四) 經(jīng)費(fèi)支出計(jì)算書(shū) (月報(bào))(五) 電務(wù)工作月報(bào)表 (月報(bào))(六) 財(cái)產(chǎn)增減表 (月報(bào))(七) 銀行存款對(duì)帳單影本 (月報(bào))(八) 財(cái)產(chǎn)目錄 (年報(bào))四各駐外機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)均

9、系匯發(fā)美金，各種會(huì)計(jì)帳簿表冊(cè)記列之金額，應(yīng)以美金為記帳單位，其以美金以外貨幣記列者，應(yīng)于結(jié)帳前折合為美金，并應(yīng)載明其折合率凡以當(dāng)?shù)貛虐垂賰r(jià)折合美金報(bào)銷者，應(yīng)檢附原以美金向當(dāng)?shù)劂y行兌入當(dāng)?shù)貛胖畠稉Q證件于支出憑證內(nèi)，一并送審，如以當(dāng)?shù)貛虐词袃r(jià)折合美金報(bào)銷者，應(yīng)檢附經(jīng)手兌換人所出具之兌換證明單，兌換證明單之內(nèi)容，應(yīng)包含兌出美金數(shù)額，兌入當(dāng)?shù)貛艛?shù)額，折合率及兌換年月日等項(xiàng)。五銀行兌換證件或經(jīng)手兌換人所出具之兌換證明單，應(yīng)經(jīng)館長(zhǎng)及會(huì)計(jì)人員簽章。六各項(xiàng)費(fèi)用支出，均應(yīng)取具單據(jù)，所有單據(jù)，均應(yīng)符合“支出憑證單據(jù)證明規(guī)則”之規(guī)定。七各駐外機(jī)構(gòu)非經(jīng)呈準(zhǔn)不得向外借款，亦不得要任何團(tuán)體或個(gè)人貸款或墊款。八各駐外機(jī)構(gòu)于

10、廢置財(cái)物之變賣與處置，其屬動(dòng)產(chǎn)者，如家俱機(jī)器用具、車輛等，應(yīng)先呈經(jīng)本部核準(zhǔn)，其屬不動(dòng)產(chǎn)者，應(yīng)呈由本部轉(zhuǎn)呈行政院核準(zhǔn)，并依預(yù)算程序?yàn)橹?。九各駐外機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)之支用，應(yīng)依預(yù)算法第五十五條之規(guī)定，不得將下月或下期經(jīng)費(fèi)提前支用，遇有剩余時(shí)，得轉(zhuǎn)入下月或下期繼續(xù)支用，但以同一會(huì)計(jì)年度為限。一各駐外機(jī)構(gòu)于收到撥匯之薪俸款項(xiàng)后，應(yīng)即清發(fā)，不得拖延。一一首長(zhǎng)更調(diào)時(shí)，有關(guān)財(cái)務(wù)收支之未了案件，仍應(yīng)由前任負(fù)責(zé)清理，其確因事實(shí)困難，無(wú)法即時(shí)清理者，仍應(yīng)專案列冊(cè)移交后任代為清理，其不能繼續(xù)清理者，應(yīng)呈報(bào)外交部核議，違者由接任首長(zhǎng)及會(huì)計(jì)人員負(fù)連帶責(zé)任。第 15 條 會(huì)計(jì)人員之責(zé)任如左：一各駐外機(jī)構(gòu)有關(guān)現(xiàn)金收支憑證，非經(jīng)會(huì)計(jì)人

11、員簽章，不得為出納之執(zhí)政。二凡有關(guān)國(guó)庫(kù)負(fù)擔(dān)或收入之一切契約，以及動(dòng)產(chǎn)不動(dòng)產(chǎn)之買賣契約，均應(yīng)由會(huì)計(jì)人員會(huì)同簽章。三會(huì)計(jì)人員非根據(jù)合法之單據(jù)不得編制傳票或記帳，但整理結(jié)算等事項(xiàng)，無(wú)原始憑證者，不在此限。四會(huì)計(jì)人員對(duì)于不合法之會(huì)計(jì)程序或會(huì)計(jì)文書(shū)，應(yīng)立即更正，不更正者，應(yīng)拒絕之，并報(bào)告該機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)。前款不合法之事項(xiàng)，如系由于該機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)之命令者，會(huì)計(jì)人員應(yīng)以書(shū)面聲明異議，如不被接受時(shí)，應(yīng)報(bào)告本部，不為異議及報(bào)告時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任。五會(huì)計(jì)人員因執(zhí)行職務(wù)與各機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，由本部或由本部商同行政院主計(jì)處處理之。會(huì)計(jì)人員有違法失職情事時(shí)，應(yīng)由各機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)報(bào)請(qǐng)本部依法處理，或報(bào)請(qǐng)本部函請(qǐng)行政院主計(jì)處處理之

12、。六各機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證及報(bào)表與記載完畢之會(huì)計(jì)簿籍等，遇有損失或損毀情事時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)即呈報(bào)各機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)報(bào)請(qǐng)本部函知審計(jì)部及行政院主計(jì)處，非經(jīng)審計(jì)部認(rèn)為其對(duì)于善良管理人應(yīng)有之注意，并無(wú)怠忽，并予解除責(zé)任者，應(yīng)付懲戒，遇有上述情事，匿不呈報(bào)者，從重懲戒。七會(huì)計(jì)人員解除或變更職務(wù)時(shí)，交代不清者，應(yīng)依法懲處。因而致國(guó)庫(kù)受損失者，并應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。八會(huì)計(jì)人員不得擅離職守，如須請(qǐng)假或出差，應(yīng)呈請(qǐng)各機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)，指派人員代理，其期間不逾一個(gè)月者，得自行委讬人員代理，但仍應(yīng)先期呈報(bào)，并連帶負(fù)責(zé)。九會(huì)計(jì)人員不得兼辦出納或經(jīng)理財(cái)物事物。第 16 條 與會(huì)計(jì)事務(wù)有關(guān)職掌之劃分如左：一各機(jī)構(gòu)首長(zhǎng)掌理左列與會(huì)計(jì)有關(guān)事

13、項(xiàng)：(一) 負(fù)全機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)收支監(jiān)督及考核之責(zé)任。(二) 各種會(huì)計(jì)帳簿之簽章。(三) 各種會(huì)計(jì)報(bào)告之審核及簽章。(四) 收入款項(xiàng)書(shū)據(jù)之審核及簽章。(五) 繳款書(shū)之審核及簽章。(六) 各種支出憑證之核批。(七) 銀行存款戶支票之簽字。(八) 檢查現(xiàn)金財(cái)物證券票據(jù)人員之指派。(九) 代收代付暫收暫付等款項(xiàng)之查核。(一) 會(huì)計(jì)文書(shū)之批判。(一一) 其他有關(guān)事項(xiàng)。二會(huì)計(jì)人員掌理左列各會(huì)計(jì)事項(xiàng)：(一) 各種會(huì)計(jì)帳簿之登記并簽章。(二) 各種會(huì)計(jì)報(bào)表之編制并簽章。(三) 各種收款及領(lǐng)款收據(jù)之審核及簽章。(四) 填制繳款書(shū)通知出納人員繳款。(五) 薪俸津貼及工餉表冊(cè)之核章。(六) 代收代付暫收暫付等款項(xiàng)之稽核。

14、(七) 現(xiàn)金財(cái)物證券票據(jù)之稽核。(八) 營(yíng)繕工程購(gòu)置變賣財(cái)物之會(huì)同監(jiān)辦。(九) 根據(jù)財(cái)產(chǎn)增減表查核財(cái)產(chǎn)增減情形。(一) 根據(jù)財(cái)產(chǎn)明細(xì)分類帳核對(duì)財(cái)產(chǎn)目錄。(一一) 凡在當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)內(nèi)已發(fā)生而尚未清償之債務(wù)或契約責(zé)任部份，應(yīng)于會(huì)計(jì)年度結(jié)束前，列表連同契約證件副本呈報(bào)本部依法申請(qǐng)保留逾期不予受理。(一二) 會(huì)計(jì)簿籍會(huì)計(jì)報(bào)告及會(huì)計(jì)憑證之保管。(一三) 銀行存款戶支票之會(huì)簽。(一四) 有關(guān)會(huì)計(jì)文書(shū)之?dāng)M辦及核會(huì)。(一五) 應(yīng)收及墊付款項(xiàng)之催收核結(jié)。(一六) 其他有關(guān)事項(xiàng)。三出納人員掌理左列與會(huì)計(jì)有關(guān)事項(xiàng)：(一) 辦理現(xiàn)金票據(jù)證券之出納移轉(zhuǎn)及保管。(二) 填具收款收據(jù)送金單及開(kāi)發(fā)銀行支票等。(三) 保管各種支

15、票簿送款簿存摺存單，有價(jià)證券及契約合同等。(四) 根據(jù)繳款書(shū)送金單辦理繳款及存款手續(xù)。(五) 填制經(jīng)費(fèi)領(lǐng)款收據(jù)。(六) 匯寄或收兌外埠往來(lái)款項(xiàng)。(七) 登記現(xiàn)金出納登記簿。(八) 其他有關(guān)事項(xiàng)。四經(jīng)理財(cái)物事務(wù)人員職掌左列與會(huì)計(jì)有關(guān)事項(xiàng)：(一) 登記零用金備查簿。(二) 取具購(gòu)置財(cái)物之估價(jià)單。(三) 保管各種財(cái)產(chǎn)及廢壞財(cái)物之檢查與報(bào)核，登記財(cái)產(chǎn)明細(xì)分類帳，編制財(cái)產(chǎn)增減表及財(cái)產(chǎn)目錄。(四) 辦理購(gòu)置變賣財(cái)物及營(yíng)繕工程之招標(biāo)手續(xù)。(五) 會(huì)計(jì)年度終了查明購(gòu)置財(cái)產(chǎn)及其他費(fèi)用之應(yīng)付未付款項(xiàng)。(六) 登記工友仆役到離差日期，核計(jì)其工作日數(shù)及編制其工餉表冊(cè)。(七) 其他有關(guān)事項(xiàng)。第 17 條 帳務(wù)之處理如左

16、：一為期表達(dá)經(jīng)費(fèi)收支狀況，駐外各機(jī)構(gòu)得視其會(huì)計(jì)事務(wù)之繁簡(jiǎn)，依需要自行增設(shè)必要之補(bǔ)助帳，但必須以能產(chǎn)生本部所需之會(huì)計(jì)報(bào)告為原則。二駐外各機(jī)構(gòu)對(duì)于歲入與經(jīng)費(fèi)收支事項(xiàng)合并設(shè)置一套帳簿記載，分設(shè)現(xiàn)金出納登記簿及各種細(xì)帳?，F(xiàn)金出納登記簿應(yīng)按收支先后順序記載。明細(xì)帳應(yīng)按各收支事項(xiàng)性質(zhì)所應(yīng)歸屬之科目分類記載。三駐外各機(jī)構(gòu)設(shè)置左列各會(huì)計(jì)科目，應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生之收支事項(xiàng)分類登記。(一) 資產(chǎn)科目：1 現(xiàn)金及銀行結(jié)存：凡本部駐外各機(jī)構(gòu)庫(kù)存現(xiàn)金與銀行存款之收入與付出均屬之。2 行政規(guī)費(fèi)收入繳部：凡各種護(hù)照及貨單簽證費(fèi)各項(xiàng)證明書(shū)費(fèi)等收入款項(xiàng)按月繳部時(shí)應(yīng)以本科目列計(jì)。3 簽證電報(bào)費(fèi)收入繳部：凡華僑回國(guó)簽證電報(bào)費(fèi)收支款項(xiàng)按

17、月繳部時(shí)應(yīng)以本科目列計(jì)。4 其他收入繳部：除上述各種收入款項(xiàng)以外之其他收入款項(xiàng)如財(cái)產(chǎn)售價(jià)財(cái)產(chǎn)孳息等收入繳部時(shí)應(yīng)以本科目列計(jì)。5 經(jīng)費(fèi)支出：凡部撥經(jīng)常費(fèi)與臨時(shí)費(fèi)于實(shí)際支用時(shí)計(jì)列本科目，收回時(shí)以紅字記載。6 暫付款：凡未確定用途之經(jīng)費(fèi)支出或其他暫付墊付款項(xiàng)均以本科目列計(jì)。7 押金：凡存出之保證金如房屋押租等之付出與收回均屬之。(二) 負(fù)債科目：1 部撥經(jīng)費(fèi)：凡由本部核撥之各種經(jīng)費(fèi)款項(xiàng)均屬之。2 行政規(guī)費(fèi)收入：凡各種護(hù)照及貨單簽證費(fèi)各項(xiàng)證明書(shū)費(fèi)等之收入款應(yīng)以本科目列計(jì)。3 簽證電報(bào)費(fèi)收入：凡華僑回國(guó)簽證電報(bào)費(fèi)之收入款應(yīng)以本科目列計(jì)。4 其他收入：除上述各種收入款項(xiàng)以外之其他收入款如財(cái)產(chǎn)售價(jià)，財(cái)產(chǎn)孳息

18、等收入時(shí)以本科目列計(jì)。5 代收款凡代收所得稅捐款、或其他款項(xiàng)等，其收付時(shí)均以本科目列計(jì)。四駐外各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單者，得不設(shè)置記帳憑證，直接根據(jù)原始憑證編號(hào)入帳，但須在原始憑證上加蓋左式戳記。五簿籍組織系統(tǒng)如左：六會(huì)計(jì)簿籍之種類如左：(一) 現(xiàn)金出納登記簿1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 本登記簿為序時(shí)簿之一種，全部收支事項(xiàng)，均須依發(fā)生順序登記之。(2) 收支事實(shí)發(fā)生后，依其幣別記入“收入”或“支出”之相當(dāng)欄內(nèi)，及過(guò)入明細(xì)分類帳，并于每日最后一筆帳登記完了時(shí)，應(yīng)按幣別分別結(jié)算其余額記入“結(jié)存”欄，每月終了時(shí)，在緊接最后一筆帳之次一行內(nèi)，記入當(dāng)月份收支總額，并在摘要欄填明“本月合

19、計(jì)”字樣，余詳見(jiàn)實(shí)例。(3) 本登記簿之結(jié)存數(shù)，應(yīng)與同一期間內(nèi)，各月份經(jīng)費(fèi)分類明細(xì)帳內(nèi)之余額，及各項(xiàng)收入款明細(xì)帳內(nèi)之收入累計(jì)數(shù)之總和再減去暫付款明細(xì)帳內(nèi)余額后之差額相等。(4) 以美金兌換當(dāng)?shù)貛艜r(shí)，其折合率應(yīng)按當(dāng)時(shí)實(shí)際兌換之折合率填入“美金與當(dāng)?shù)貛胖酆下省睓冢阢y行兌換者并應(yīng)保留承兌銀行所發(fā)給之兌換證件，如系在自由市場(chǎng)兌換者應(yīng)備該館經(jīng)手兌換人出具之兌換證明單 (兌換證明單應(yīng)包括：一、兌出美金數(shù)額。二、兌入當(dāng)?shù)貛艛?shù)額。三、折合率。)(5) 本登記簿每頁(yè)復(fù)寫(xiě)兩張，月終將上頁(yè)撕下連同銀行存款結(jié)帳單影印本乙份一并報(bào)部。(二) 行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)帳1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1)

20、凡收入護(hù)照簽證費(fèi)、貨單簽證費(fèi)、及各項(xiàng)證明書(shū)費(fèi)，除登入現(xiàn)金出納登記簿外，應(yīng)即記入本明細(xì)帳各專欄內(nèi)。(2) 本分類登記簿應(yīng)分月設(shè)置，每月終了時(shí)，逐項(xiàng)結(jié)算其收入總額，該項(xiàng)收入款匯繳或由本部于經(jīng)費(fèi)內(nèi)坐扣后，應(yīng)在原屬月份帳內(nèi)用紅色墨水登記，以利沖減其收入累計(jì)數(shù) (詳見(jiàn)附發(fā)實(shí)例內(nèi)五十九年十二月份行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)帳) 。(3) 本登記簿與行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)報(bào)告表采用同樣格式并合訂成冊(cè)，記載時(shí)應(yīng)使用復(fù)寫(xiě)紙。(三) 其他收入款明細(xì)帳：1 格式：與行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)帳同。2 說(shuō)明：(1) 凡收入“財(cái)物變價(jià)”“房租收入”“僑胞捐款”及其他非本部撥發(fā)之經(jīng)費(fèi)，得依發(fā)生之事實(shí)分別設(shè)立專欄設(shè)載之。(2) 本明細(xì)帳如收支事實(shí)簡(jiǎn)單

21、時(shí)，可連續(xù)使用，不必分月設(shè)置，但于每屆月終時(shí)，應(yīng)加以結(jié)算。(3) 本明細(xì)帳內(nèi)收入之款，如有解繳或支出時(shí)，用紅字在相當(dāng)欄內(nèi)沖銷之。(四) 簽證電報(bào)收入明細(xì)帳：1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 本明細(xì)帳專為記載收入之簽證電報(bào)費(fèi)使用，但經(jīng)收之“華僑回國(guó)簽證電報(bào)費(fèi)”應(yīng)與“護(hù)照簽證電報(bào)費(fèi)”分頁(yè)登記，并在其右上角上之費(fèi)別欄填明，以資識(shí)別。(2) 本明細(xì)帳應(yīng)分月設(shè)置，依事實(shí)發(fā)生之順序依次記載之，并逐筆計(jì)算其收入合計(jì)數(shù)記入“收入累計(jì)數(shù)”欄，該項(xiàng)收入款匯繳或由部于經(jīng)費(fèi)內(nèi)坐扣后，應(yīng)在原屬月份帳內(nèi)用紅字予以沖銷。(3) 本明細(xì)帳與簽證電報(bào)費(fèi)收入報(bào)告表采用同樣格式，并合訂成冊(cè)，記載時(shí)應(yīng)使用復(fù)寫(xiě)紙

22、。當(dāng)月份如無(wú)此項(xiàng)收入時(shí)，除將年度月份加以填注外，應(yīng)在“備考”欄，注明“本月份無(wú)收入”字樣。(五) 經(jīng)費(fèi)分類明細(xì)帳：1 格式： 210×250 2 說(shuō)明：(1) 凡由外交部匯撥之經(jīng)費(fèi)，除應(yīng)記入現(xiàn)金出納登記簿外，均須在本明細(xì)帳內(nèi)設(shè)立專欄登記之。(2) 凡屬經(jīng)常性之經(jīng)費(fèi)，如人事費(fèi)、館舍租金、官舍租金辦公費(fèi)、館長(zhǎng)交際應(yīng)酬費(fèi)、館員交際應(yīng)酬費(fèi)、電報(bào)費(fèi)等應(yīng)在本明細(xì)帳內(nèi)設(shè)立專欄登記外，并須設(shè)立“其他一欄以備登記臨時(shí)性之經(jīng)費(fèi)。(3) 本明細(xì)帳依收支事實(shí)所屬之月份，分月設(shè)帳登記之，例如凡收入九月份之經(jīng)費(fèi)，其收支事實(shí)發(fā)生之時(shí)間，雖在八月或十月，仍應(yīng)登記九月份帳內(nèi)。(4) 本明細(xì)帳每屆月終，當(dāng)月份收支事實(shí)全

23、部完了時(shí)，應(yīng)逐項(xiàng)加以核結(jié)，以利編制經(jīng)費(fèi)收支計(jì)算書(shū)。(5) 本部專案撥發(fā)之經(jīng)費(fèi)，應(yīng)依據(jù)部令指示之“專案報(bào)銷”或“并某月份經(jīng)費(fèi)報(bào)銷”等字樣，于收帳時(shí)，分別在備注欄詳細(xì)注明。(6) 凡以駐在國(guó)以外各國(guó)之錢幣購(gòu)置物品，或支付有關(guān)費(fèi)用時(shí)，一律折合美金記帳并將其折合率記入備注欄，報(bào)銷時(shí)，應(yīng)附送兌換水單。(7) 本明細(xì)帳除將部撥經(jīng)費(fèi)按其性質(zhì)分別設(shè)立專欄外，并按經(jīng)費(fèi)支出性質(zhì)分類記列于專欄內(nèi)，經(jīng)管人員并應(yīng)隨時(shí)加以檢查核對(duì)。(8) 本部按月匯發(fā)之定額經(jīng)費(fèi)如辦公費(fèi)等，如有剩余時(shí)可轉(zhuǎn)入次月份繼續(xù)支用，轉(zhuǎn)出之月份帳內(nèi)用紅字沖銷，轉(zhuǎn)入之月份內(nèi)用藍(lán)字登記，并在摘要注明“×月份轉(zhuǎn)入”字樣。(六) 暫付款明細(xì)帳：1

24、格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 凡經(jīng)費(fèi)來(lái)源尚未確定而須先行墊支之款項(xiàng)，及代外交部或其他單位暫時(shí)墊付之款項(xiàng)，其他臨時(shí)墊付之款項(xiàng)，均須登入本明細(xì)帳。(2) 墊付款項(xiàng)，如已奉外交部核準(zhǔn)專案撥發(fā)歸墊時(shí)，并規(guī)定應(yīng)辦理報(bào)銷者，不論其為“專案檢據(jù)報(bào)銷”或“并某月份經(jīng)費(fèi)報(bào)銷”除在本登記簿內(nèi)收回欄登記外，均須將收支數(shù)額，轉(zhuǎn)登記于“經(jīng)費(fèi)分類明細(xì)帳”內(nèi)。(3) 墊付款項(xiàng)于收回時(shí)，應(yīng)在原支出數(shù)同一行內(nèi)之“整理標(biāo)注”欄，劃一“”符號(hào)，以示結(jié)清。(4) 凡外交部已撥發(fā)之經(jīng)費(fèi) (如電報(bào)費(fèi)等) ，其支出超過(guò)原發(fā)數(shù)額時(shí)所墊付之款項(xiàng)，仍應(yīng)就經(jīng)費(fèi)分類明細(xì)帳繼續(xù)記載，不得登入本明細(xì)帳。(七) 財(cái)產(chǎn)分類明細(xì)帳：1

25、格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 本財(cái)產(chǎn)帳為登記本單位內(nèi)全部財(cái)產(chǎn)之用。其單價(jià)及金額欄一律折合美金記帳。(2) 財(cái)產(chǎn)類別分為左列各類：土地、房屋建筑及設(shè)備、機(jī)械及設(shè)備、交通運(yùn)輸及設(shè)備、雜項(xiàng)設(shè)備、其他。(3) 前列各類財(cái)產(chǎn)，其名稱單位不相同者，應(yīng)分設(shè)帳簿登記。七會(huì)計(jì)報(bào)告之種類如左：(一) 現(xiàn)金出納登記簿抄頁(yè)1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 現(xiàn)金出納登記簿抄頁(yè)為各館財(cái)務(wù)狀況之主要報(bào)告，每月終了后十五日內(nèi)，將現(xiàn)金出納登記簿上頁(yè)撕下呈部。(2) 呈送本表時(shí)，須附呈行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)報(bào)告表，簽證電報(bào)費(fèi)收入報(bào)告表，其他收入報(bào)告表，財(cái)產(chǎn)增減表。(二) 經(jīng)費(fèi)收支計(jì)算書(shū)1 格

26、式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 本表依據(jù)經(jīng)費(fèi)分類登記簿編制之。(2) 本部每月?lián)馨l(fā)之定額經(jīng)費(fèi)，如人事費(fèi)、館舍租金、官舍租金、辦公費(fèi)、館長(zhǎng)交際應(yīng)酬費(fèi)、館員交際應(yīng)酬費(fèi)，以及專案撥發(fā)之經(jīng)費(fèi)，而經(jīng)部令指定并某月份經(jīng)費(fèi)報(bào)銷者，應(yīng)于各該月份經(jīng)費(fèi)支用完畢時(shí)，編制本表三份，一份存查，二份連同支出單據(jù)粘存簿一并呈部核轉(zhuǎn)審計(jì)部。(3) 本月份內(nèi)如有第七條之 (五) 經(jīng)費(fèi)分類登記簿說(shuō)明第 (十) 項(xiàng)之事實(shí)發(fā)生時(shí)，除將轉(zhuǎn)入數(shù)并列收入數(shù)欄外，并須在備考欄內(nèi)注明上月轉(zhuǎn)入數(shù)額。(4) 凡部撥經(jīng)費(fèi)指定專案報(bào)銷者，毋須編制本表，僅將支出單據(jù)備文或以會(huì)計(jì)報(bào)告及憑證遞送單呈部核辦。(三) 行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)報(bào)告表1

27、 格式：與行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)帳同。2 說(shuō)明：(1) 本表系與行政規(guī)費(fèi)收入明細(xì)帳合冊(cè)裝訂，記帳時(shí)采用復(fù)寫(xiě)方法，故于月終結(jié)帳后，即可撕下隨同其他各表一并呈送。(2) 本月份無(wú)收入時(shí)，仍應(yīng)在備考欄注明“本月份無(wú)收入”字樣，隨同其他各表一并呈送。(四) 簽證電報(bào)費(fèi)收入報(bào)告表1 格式：與簽證電報(bào)費(fèi)收入登記簿同。2 說(shuō)明：(1) 本表系與簽證電報(bào)費(fèi)收入明細(xì)帳合冊(cè)裝訂，記帳時(shí)采用復(fù)寫(xiě)方法，故于月終結(jié)帳后，即可撕下隨同其他各表一并呈送。(2) 本月份無(wú)收入時(shí)，仍應(yīng)在備考欄注明“本月份無(wú)收入”字樣，隨同其他各表呈部。(3) 表內(nèi)收入數(shù)如擬在經(jīng)費(fèi)內(nèi)坐扣時(shí)，應(yīng)將“由本館匯繳”字樣劃去，余類推。(五) 電務(wù)工作月報(bào)表1

28、 格式： 210×297 注意(1) 本表請(qǐng)按月填報(bào)一式四份以便核發(fā)電費(fèi)。(2) 橫的專費(fèi)電 (包括轉(zhuǎn)電) 之原密碼電底請(qǐng)連同月報(bào)表送部審查。(3) 每月所收部電請(qǐng)勿填報(bào)。(4) 請(qǐng)勿在月報(bào)表及電費(fèi)單據(jù)上摘錄電由以免泄密。(5) 請(qǐng)于備注欄內(nèi)注明譯電人員姓名級(jí)職。(6) 本表各欄如不敷用可用第二頁(yè)。2 說(shuō)明：(1) 本表專為列報(bào)專費(fèi)電之電報(bào)費(fèi)而使用，并按月填報(bào)一式四份，一份存查，三份連同單據(jù)粘存簿呈部。(2) 譯電人員姓名應(yīng)填注于備注欄內(nèi)。(3) 每月所收部電及華僑回國(guó)簽證電，均不得并入本表填報(bào)。(4) 如當(dāng)月份未拍發(fā)專費(fèi)電時(shí)，除將“本月收入數(shù)”及“本月結(jié)存”各欄詳實(shí)填列外，并在本表

29、備注欄內(nèi)填一“無(wú)”字后呈報(bào)。(5) 電報(bào)費(fèi)報(bào)銷因采行月清月結(jié)方式，該表“上月結(jié)存”可不必填注。(六) 財(cái)產(chǎn)增減表1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 凡財(cái)產(chǎn)之增加或減少，應(yīng)于每月底依據(jù)財(cái)產(chǎn)明細(xì)分類帳編制之，如當(dāng)月份無(wú)增減時(shí)，可免送。(2) 此表分為增加及減少兩部份，增加者列前，減少者列后，凡一種財(cái)產(chǎn)其單價(jià)不同者，須分列表內(nèi)，并于最末一行，填明增減后合計(jì)總數(shù)。(3) 此表應(yīng)編制三份，一份存查，二份隨現(xiàn)金出納登記簿抄頁(yè)一并呈部。(七) 財(cái)產(chǎn)目錄1 格式： 210×297 2 說(shuō)明：(1) 此表為表示各館在一定日期內(nèi)現(xiàn)存財(cái)產(chǎn)數(shù)量與價(jià)值之靜態(tài)報(bào)告，于每年六月底根據(jù)財(cái)產(chǎn)明細(xì)分

30、類帳編制之。(2) 凡同一種財(cái)產(chǎn)而單價(jià)不同者，須分列于表內(nèi)，全部財(cái)產(chǎn)之總金額，應(yīng)結(jié)一總數(shù)填入金額欄之最末一行內(nèi)。(3) 此表編制三份，一份存查，二份隨每年六月份報(bào)表一并呈報(bào)。(備注：附表請(qǐng)參閱中華民國(guó)現(xiàn)行法規(guī)匯編 83 年 5 月版 (七)第 42634280 頁(yè))第 18 條 經(jīng)費(fèi)之列報(bào)，暫分為經(jīng)常費(fèi)與臨時(shí)費(fèi)兩種，茲分別規(guī)定如左：一經(jīng)常費(fèi)：凡系本部按月匯撥之人事費(fèi) (包括職員雇員薪俸房租津貼加給等) 、辦公費(fèi)、館舍租金、官舍租金、交際費(fèi)、特別費(fèi)及專案核準(zhǔn)撥發(fā)之經(jīng)費(fèi) (如購(gòu)置費(fèi)、調(diào)任人員川什費(fèi)、酒會(huì)補(bǔ)助等) 而經(jīng)部令規(guī)定并某某月份經(jīng)費(fèi)報(bào)銷者均屬之。二臨時(shí)費(fèi)：凡本部按月匯撥之電報(bào)費(fèi)、宣傳情報(bào)費(fèi)、

31、及專案核準(zhǔn)撥發(fā)之經(jīng)費(fèi)，而經(jīng)部令規(guī)定專案報(bào)銷者均屬之。三經(jīng)常費(fèi)，應(yīng)每月辦理報(bào)銷一次，不得積壓。四辦理經(jīng)常費(fèi)報(bào)銷，應(yīng)按規(guī)定填制經(jīng)費(fèi)收支計(jì)算書(shū)，并將支出單據(jù)整理編號(hào)粘貼單據(jù)粘存簿一并呈部。五凡屬臨時(shí)費(fèi)應(yīng)于每一案款支用完畢時(shí)，應(yīng)專案檢齊單據(jù)呈部，不得積壓。六辦理臨時(shí)費(fèi)報(bào)銷，毋須填制經(jīng)費(fèi)收支計(jì)算書(shū)，僅將支出單據(jù)整理編號(hào)粘貼單據(jù)粘存簿，并在單據(jù)粘存簿第一頁(yè)內(nèi)注明本部核準(zhǔn)撥款文字號(hào)，撥款數(shù)額，實(shí)支總數(shù)以利核結(jié)。七電報(bào)費(fèi)之報(bào)銷應(yīng)按左列規(guī)定辦理：(一) 每月一日至該月月底所拍發(fā)之電報(bào)，除公費(fèi)電應(yīng)列入辦公費(fèi)內(nèi)列報(bào)，及華僑回國(guó)簽證電應(yīng)列入代收華僑回國(guó)簽證電報(bào)費(fèi)內(nèi)核算外，其余凡屬專電電報(bào)費(fèi)及一般護(hù)照簽證電報(bào)費(fèi)之支出， (該項(xiàng)支出數(shù)應(yīng)登記于經(jīng)費(fèi)分類登記簿電報(bào)費(fèi)專欄內(nèi)) 應(yīng)編制電務(wù)工作月報(bào)表一式四份，一份存館備查，三份呈部。(二) 橫的專費(fèi)電 (包括轉(zhuǎn)電) 之原密碼電稿，應(yīng)連同月報(bào)表呈部審查。(三) 電報(bào)費(fèi)單據(jù)應(yīng)粘貼于單據(jù)粘存簿內(nèi)，并予以編號(hào)，但不得在