淺談企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新發(fā)展

1、    淺談企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新發(fā)展    劉海蘭青海鹽湖工業(yè)股份有限公司：f270 文獻(xiàn)標(biāo)識：a ：1674-1145（2017）05-000-01摘 要 隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)在飛速擴(kuò)張的同時檔案管理也變得愈發(fā)重要。企業(yè)檔案是企業(yè)重要的因素，往往也是最容易被忽視的部分。本文將對近幾年企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，同時對于企業(yè)檔案管理的缺陷提出幾點(diǎn)創(chuàng)新性建議，以供參考。關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理 問題分析 創(chuàng)新發(fā)展檔案是信息資源的重要組成部分，它聯(lián)系著過去、現(xiàn)在和未來。但是，在當(dāng)下社會，企業(yè)家們更多的去追求企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對

2、企業(yè)本身檔案部分的管理，使得企業(yè)檔案管理的缺陷日益凸顯。因此，企業(yè)檔案工作者更要認(rèn)清現(xiàn)實、不斷學(xué)習(xí)、掌握新方法、加強(qiáng)創(chuàng)新管理以適應(yīng)新形勢的需要。一、當(dāng)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀（一）檔案管理體制和思想存在問題目前，大部分的企業(yè)家們都注重于以盈利為目的的經(jīng)營目標(biāo)，檔案管理因為不能夠立即為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而處于被擱置的境地。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者忽略了對企業(yè)檔案方面的管理，使得檔案管理部門如同游牧民族一樣的自由自在。因此，在企業(yè)其他部門更新?lián)Q代，快速發(fā)展的同時，檔案管理部門仍然停滯不前。這種現(xiàn)象將對企業(yè)內(nèi)部檔案的收集與整理產(chǎn)生不利影響，導(dǎo)致整個企業(yè)的檔案管理體制一直處于落后的狀態(tài)，為企業(yè)日后發(fā)展留下了后患。再者，企

3、業(yè)檔案的管理者思想也存在著一定問題。在市場經(jīng)濟(jì)的影響下，眾多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都是看重經(jīng)濟(jì)部分多于管理部分。對于企業(yè)檔案管理的認(rèn)識不夠充分，看不到企業(yè)檔案管理對日后企業(yè)發(fā)展的影響。而作為企業(yè)檔案的管理人員，盲目的遵從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的想法，對企業(yè)的檔案疏于管理，任由其自生自滅，都不愿意在檔案管理上花時間、下功夫。最終將導(dǎo)致企業(yè)檔案管理制度和隊伍建設(shè)的水平越來越低。（二）檔案管理的形式和內(nèi)容存在問題目前，大部分企業(yè)的檔案管理還停留在紙質(zhì)階段，紙質(zhì)的檔案在長期的翻閱過程中容易出現(xiàn)磨損，很難實現(xiàn)長久的保存。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多高科技信息化的技術(shù)被發(fā)明出來。但是很多企業(yè)的檔案還沒有落實到信息化的層面上來。企業(yè)檔

4、案部門的信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)的其他部門。企業(yè)應(yīng)時刻與社會發(fā)展潮流保持一致，迅速將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理部門中來。將紙質(zhì)的檔案登記管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愉浫氲男问?，使檔案管理的信息化水平不斷提高。但是，在這一轉(zhuǎn)變過程中，部分企業(yè)由于不愿意花費(fèi)太多精力，疏于加強(qiáng)管理，也不注重管理內(nèi)容和形式上的創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案內(nèi)容混亂、結(jié)構(gòu)不規(guī)范、條理不清晰、查找不方便等弊端全部都顯現(xiàn)了出來。二、當(dāng)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展（一）企業(yè)必須完善對檔案管理的制度企業(yè)檔案管理實質(zhì)上是一件比較冗雜的工作，完善對企業(yè)檔案管理機(jī)制是保障企業(yè)檔案工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，完善檔案管理機(jī)制，明確電子檔案的儲存

5、標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的壯大，企業(yè)中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢。因此，檔案管理部門也應(yīng)該與時俱進(jìn)，分門別類。各部門之間各司其職，各管其事。對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒檔案時，應(yīng)做到及時登記注明，用完后做好歸檔工作，不要亂放，以免丟失。不要盲目借鑒其他企業(yè)的管理方法，要針對自己企業(yè)的特點(diǎn)，建立一套屬于本企業(yè)特有的企業(yè)檔案管理機(jī)制。（二）企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案管理的重視對于檔案管理部門，企業(yè)必須要加大重視程度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念。如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不能夠重視這個理念，那么即使檔案員工有這樣的認(rèn)識，也會因為缺少技術(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無法實現(xiàn)

6、合理的管理。此外，檔案管理人員的意識對檔案工作有著極其重要的影響力。檔案管理看似是一份輕松的工作，但需要檔案管理人員有一定的耐心與責(zé)任心。否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對檔案管理者起到激勵作用，避免檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個企業(yè)帶來不利影響。所以要引發(fā)檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識到自己的部門不是可有可無的，是對企業(yè)的發(fā)展起著重要作用的。企業(yè)檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練的掌握自己的本職工作，在各部門來借閱資料時，能夠迅速的找到。在工作出現(xiàn)問題時能夠及時的修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性

7、意見。（三）企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案管理的科技創(chuàng)新對檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行檔案管理，將企業(yè)內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷的使用。這樣做也可以避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過長導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲存空間、便于快速查找等，使得企業(yè)資料與企業(yè)發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行檔案管理的同時，檔案管理部門應(yīng)注意檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使電子檔案能夠正常運(yùn)行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。三、結(jié)語社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異，科技信息化時代已經(jīng)到來。企業(yè)檔案管理應(yīng)該緊跟新時代步伐。檔案管理部門需要高素質(zhì)綜合型人才，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)該對檔案管理部門加以關(guān)注，積極迎合新時代背景下的總體發(fā)展趨勢，創(chuàng)新改革，才能使檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)出自己的一份力量。參考文獻(xiàn)：1 劉永寧.探索分析企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展j.辦公室業(yè)務(wù)，20