建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼及歸檔管理細則

1、建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細則為便于公司工程監(jiān)理文件的整理、歸檔和查詢，按照公司質(zhì)量管理體系文件要求，依據(jù)建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)x （gb/t50328-2001）, 參照建筑工程資料管理規(guī)程（db11/t695-2009） ，特制訂本細則。一、監(jiān)理文件編碼要求：（一）各生產(chǎn)部門負責(zé)所監(jiān)理項目的文件編碼管理工作，定期檢查在建項目的文件編碼情況； 公司承接的所有項目文件編碼，必須按照本文件中的編碼方式進行編碼。文件上明確文件編號位置的在規(guī)定位置進行標(biāo)注，無明確文件編號位置的應(yīng)在文件右上角進行標(biāo)注。生產(chǎn)部門按下圖設(shè)置條形章，在編號位置加蓋。條形章由項目管理部提供x本。（二）編碼方式：1、每個項

2、目的每個文件編碼為：類別編號 / 文件代號 / 順序號，土建工程需按專業(yè)劃分時，文件編碼可按類別編號 / 專業(yè)代號 / 文件代號 / 順序號2、經(jīng)營計劃部在下達工程項目任務(wù)通知單時，同時下達該項目的“工程編號”發(fā)到生產(chǎn)部門，工程編號在檔案封面上標(biāo)注。3、 “類別編號”主要分為以下四類：第一類為監(jiān)理管理資料，類別編號為b1；第二類為監(jiān)理工作記錄資料，類別編號為b2；第三類為竣工驗收資料，類別編號為b3；第四類為監(jiān)理日志與影像記錄，類別編號為b4；具體類別內(nèi)容見附表一。4、公司監(jiān)理檔案保存期限保存期限按照建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)x （gb/t50328-2001）執(zhí)行，工長期xx xxxxx 短期x

3、x xxxxx 程監(jiān)理檔案紙質(zhì)文件保存期限分為短期保存、長期保存， 長短期保存的紙質(zhì)文件皆應(yīng)制作成電子檔案， 電子檔案皆長期保存， 電子檔案的制作要求由項目管理部提出。短期保存時間為5 年，土建工程長期保存時間為50 年，通信工程長期保存時間為 20 年，如設(shè)計使用壽命高于公司保存期限，則公司長期保存期限順延至工程使用壽命。檔案分長期和短期分別組卷，并應(yīng)建立目錄。5、歸檔 x圍長期保存表分土建和通信兩類工程，短期保存表為土建和通信共用。6、歸檔方式公司歸檔方式分為紙質(zhì)檔案1 份和電子檔案 1 份。紙質(zhì)檔案統(tǒng)一采用a4大小，裝訂成冊，要求整齊。電子檔案提交項目管理部統(tǒng)一保管。二、監(jiān)理文件歸檔管理

4、要求項目管理部負責(zé)監(jiān)理文件歸檔管理, 不符合編碼要求、 未按照要求組卷的監(jiān)理文件不得歸檔。 分公司應(yīng)將長期保存的紙質(zhì)文件和長短期電子文件提交一份到項目管理部歸檔，并同時在分公司內(nèi)做好保存。生產(chǎn)部門在接到工程項目任務(wù)通知單后3 日內(nèi)，總監(jiān)理工程師應(yīng)安排項目檔案管理人員， 從工程啟動開始就著手收集和整理有關(guān)資料，項目管理部在質(zhì)量監(jiān)督檢查中進行檢查。在工程實施過程中，各項目監(jiān)理部應(yīng)按照監(jiān)理文件編碼要求與時將文件進行歸類，并對每一份文件進行標(biāo)識，歸入對應(yīng)的文件盒。項目驗收后 60 日內(nèi)，項目監(jiān)理部應(yīng)按照要求進行檔案整理，經(jīng)項目管理部審核后存檔。監(jiān)理資料可根據(jù)資料類別和數(shù)量多少組成一卷或多卷，監(jiān)理資料的

5、組卷順序按附表 1 順序進行，檔案號由項目管理部確定。工程監(jiān)理檔案封面、審核備考表見附表2，附表 3。三、本歸檔目錄僅為向公司提交檔案的要求，對于日常監(jiān)理工作尚需收集的資料根據(jù)項目情況自定，未列入歸檔保存表而生產(chǎn)部門又認為有保存價值的，在部門內(nèi)自行保存。 提交建設(shè)單位的檔案如其有要求格式，則按建設(shè)單位要求組卷，否則參照本細則提交建設(shè)單位監(jiān)理檔案。本細則由項目管理部負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行，原建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細則（試行） 作廢。附表 1：工程監(jiān)理文件歸檔x圍和保存期限表附表 2：工程監(jiān)理檔案封面附表 3：工程監(jiān)理檔案審核備考表附表 1：工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表工程監(jiān)理文

6、件歸檔x 圍和保存期限表（土建長期）文件類別文件代號歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 工程概況表長期02 參建方與負責(zé)人名錄長期03 監(jiān)理會議紀要長期04 監(jiān)理工作總結(jié)（竣工）長期05 監(jiān)理通知長期06 監(jiān)理通知回復(fù)單長期07 工作聯(lián)系單長期08 重要往來函件長期b2 09 工程動工報審表長期10 工程暫停令長期11 工程復(fù)工報審表長期12 工程延期申請表長期13 工程延期審批表長期14 監(jiān)理抽檢記錄長期15 不合格項處置記錄長期16 質(zhì)量事故報告與處理資料長期17 建設(shè)工程質(zhì)量事故（勘）察筆錄長期18 建設(shè)工程質(zhì)量事故報告書長期19 費用索賠申請表長期20 費用索賠審批表長

7、期b3 21 結(jié)構(gòu)實體混凝土強度驗收記錄長期22 結(jié)構(gòu)實體鋼筋保護層厚度驗收記錄長期23 鋼筋保護層厚度驗收報告長期24 室內(nèi)環(huán)境檢測報告長期25 建筑節(jié)能工程現(xiàn)場實體檢驗報告長期26 智能建筑工程資料審查長期27 智能建筑工程竣工驗收結(jié)論匯總長期28 分部（子分部）工程驗收記錄表長期29 單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄長期30 單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查與主要功能抽查記錄長期31 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄長期32 工程竣工質(zhì)量報告（施工方提供）長期33 單位工程竣工預(yù)驗收報驗表長期34 工程質(zhì)量評估報告長期35 建設(shè)工程竣工驗收備案表長期36 單位（子單位）工

8、程質(zhì)量竣工驗收記錄長期37 竣工移交證書長期38 對建設(shè)單位的檔案移交記錄長期39 工程監(jiān)理檔案審核備考表長期工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表（通信長期）文件類別文件代號歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 工程概況表長期02 參建方與負責(zé)人名錄長期03 監(jiān)理會議紀要長期04 監(jiān)理工作總結(jié) ( 竣工 ) 長期05 監(jiān)理通知長期06 監(jiān)理通知回復(fù)單長期07 工作聯(lián)系單長期08 重要往來函件長期b2 09 工程動工報審表長期10 工程暫停令長期11 工程復(fù)工報審表長期12 工程延期申請表長期13 工程延期審批表長期14 監(jiān)理抽檢記錄長期15 不合格項處置記錄長期16 質(zhì)量事故報告與

9、處理資料長期17 建設(shè)工程質(zhì)量事故（勘）察筆錄長期18 建設(shè)工程質(zhì)量事故報告書長期19 費用索賠申請表長期20 費用索賠審批表長期b3 21 工程驗收記錄表長期22 工程竣工預(yù)驗收報驗表長期23 工程質(zhì)量評估報告長期24 工程質(zhì)量竣工驗收記錄長期25 竣工移交證書長期26 對建設(shè)單位的檔案移交記錄長期27 工程監(jiān)理檔案審核備考表長期工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表（土建與通信短期）文件類別文件編號歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 監(jiān)理規(guī)劃短期02 監(jiān)理實施細則短期03 監(jiān)理月報（周報）短期b2 04 圖紙會審記錄短期05 設(shè)計變更通知單短期06 工程變更洽商記錄短期07 工程變更單短期08 （）月工、料、機動態(tài)表短期09 施工進度計劃報審表短期10 分包單位資質(zhì)報審表短期11 工程技術(shù)文件報審表短期12 見證記錄短期13 旁站監(jiān)理記錄短期14 （）月工程進度款報審表短期15 工程款支付申請表短期16 工程款支付證書短期17 工程變更費用報審表短期b4 18 監(jiān)理日志短期19 有關(guān)影像資料短期附表 2：工程監(jiān)理檔案封面檔案號：工 程 監(jiān) 理 檔 案（長期）共冊第冊工程名稱：工程編號：保存時限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：檔案號：工 程 監(jiān) 理 檔 案（短期）共冊第冊工程名稱：工程編號：保存時限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：背脊樣式：xxxxx工程監(jiān)理