電子文件歸檔管理問題探討

1、    電子文件歸檔管理問題探討    楊延榮【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機應(yīng)用的日益普遍，信息技術(shù)的快速發(fā)展，形式不斷翻新，面對電子文件的大量涌現(xiàn)，電子文件的歸檔，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。對電子文件和電子檔案管理難以找到完全一致的、一勞永逸的方法。所以，怎樣搞好海東地直機關(guān)電子文件的歸檔和管理是需要認(rèn)真思考的問題?！娟P(guān)鍵詞】電子 文件 管理 探討g270.7 a 1672-5158（2013）010340-02一、海東電子文件歸檔與管理發(fā)展的現(xiàn)狀與存在問題國家檔案局2006年進行的調(diào)查顯示，已有近80%的中

2、央和國家機關(guān)、中央企業(yè)采用辦公自動化或電子政務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生各類電子文件近2億件。此番最新調(diào)查結(jié)果表明，我國政府部門生成的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量72.7%，其中14.3%的機構(gòu)生成的文件全部以電子文件的形式存在；有49%的機構(gòu)生成的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量的50%以上（包括50%）。48%受訪機構(gòu)認(rèn)為未來5年，50%以上的文件將僅以電子文件的形成存在。在已經(jīng)開始接收電子文件進館的檔案館中，有52.9%的檔案館預(yù)測未來5年接收進館的電子文件數(shù)量將成倍增加。由此不難預(yù)見，在不久的將來，電子文件將成為政府、企事業(yè)信息資源的主要承載體和表現(xiàn)形式。電子文件將成為繼紙質(zhì)檔案出現(xiàn)以來人類檔案史上的第二次革

3、命。海東地區(qū)：上世紀(jì)90年代以來，辦公自動化發(fā)展非常之快，給電子文件的管理帶來了前所未有的壓力。據(jù)國家檔案局報告：2006年調(diào)查，中央和國家機關(guān)、中央企業(yè)有80%的單位采用了辦公自動化或電子政務(wù)系統(tǒng)，共產(chǎn)生各類電子文件近2億份，文件格式有數(shù)十種，操作系統(tǒng)、自行開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)也有幾十種；電子文件50%由檔案部門管理，其余的由信息技術(shù)部門、文件管理部門、業(yè)務(wù)部門或者幾個部門共同管理。由于海東地區(qū)信息化建設(shè)起步較晚，關(guān)于電子文件管理的研究也僅僅處于探索階段。雖然從1996年起國家和地方檔案部門開始著手電子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但與實際管理需求看，電子文件管理遠未達到理想的目標(biāo)。電子文件

4、管理中存在著很多亟待解決的問題。（一）電子文件歸檔方法的不恰當(dāng)，直接危及文件信息資源的有效收集長期以來，機構(gòu)內(nèi)的檔案部門和各級各類檔案機構(gòu)共同肩負(fù)著收集和保管具有保存價值的電子文件的職責(zé)，它們通過接收歸檔和移交的方式，將屬于歸檔范圍之內(nèi)的電子文件集中到檔案部門統(tǒng)一管理。在歸檔方法上，由于尚未出臺電子文件保管期限表，大多數(shù)機構(gòu)仍按照紙質(zhì)文件保管期限表執(zhí)行；電子文件的歸檔流程要么只是沿用紙質(zhì)文件的定期集中移交，要么就是簡單的系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)存。缺少適用的電子文件歸檔規(guī)則和科學(xué)的方法、流程很難在集中歸檔的狀態(tài)下保證歸檔電子文件材料的完整，所以，各機構(gòu)電子文件歸檔的有效性很難認(rèn)定。在歸檔范圍上，大部分檔案機

5、構(gòu)只關(guān)注電子公務(wù)文書的歸檔，25.6%的機構(gòu)只接收黨政文件（公文）和部分業(yè)務(wù)文件；而剩下74.4%的機構(gòu)由于電子文件管理系統(tǒng)不完善，無法接收和管理數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等，導(dǎo)致這些最能夠反映機構(gòu)業(yè)務(wù)職能的電子文件長期分散保管在業(yè)務(wù)部門或者信息部門。這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)意味著這些機構(gòu)的電子文件很難及時、準(zhǔn)確和完整的收集到檔案部門的手中，難以實現(xiàn)有效地集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致大部分機構(gòu)將面臨電子文件嚴(yán)重失存的風(fēng)險。（二）電子文件管理理念的不正確，直接影響文件信息資源的質(zhì)量電子文件管理的目標(biāo)就是保證電子文件的質(zhì)量，即電子文件的真實、可靠、完整、可用和安全。真實性是其首要目標(biāo)。在尚未明確電子文件地位

6、或者缺少保證真實性措施的情況下，很多機構(gòu)在電子文件管理問題上存在著嚴(yán)重的盲目性，這種盲目性緣于其缺乏對電子文件管理重要性的認(rèn)知以及科學(xué)的電子文件管理理念。（三）電子文件管理方法的不科學(xué)，直接威脅文件信息資源的長期留存長期保管具有憑證價值的電子文件，使其具有持續(xù)的可讀性和可用性是檔案部門的根本職責(zé)所在。電子文件的特點決定了其長期保管目標(biāo)不僅取決于后端的檔案管理部分，還受到前端文件形成、流轉(zhuǎn)、移交過程中各項工作的影響，因此，電子文件管理強調(diào)全程管理和前端控制。從前端看，關(guān)乎電子文件長期保管的一個重要因素是元數(shù)據(jù)問題。元數(shù)據(jù)的主要功能之一就是為電子文件的真實性和長期保管提供必要的背景信息。因此，從這

7、個角度說，電子文件的管理是基于元數(shù)據(jù)的管理。缺少元數(shù)據(jù)，在某種程度上就意味著電子文件管理是無效的。其結(jié)果必將導(dǎo)致電子文件真實性、完整性的認(rèn)定以及長期可讀性無法保證，自然也就無法滿足電子文件管理的需要。從后端看，我國電子文件管理尚未與國際接軌，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。保證電子文件的長期可讀性應(yīng)該是檔案館的重要任務(wù)，大部分機構(gòu)僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換成通用格式等較為初級的措施上。更令人觸目驚心的是，31%的檔案館未采取任何措施以保證電子文件的可讀性，足見電子文件長期可讀性存在的隱患有多大。（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用歸檔移交，是電子文件資源整合和利用的前提

8、，沒有真實、完整、充足的電子文件信息通過規(guī)范的程序進入檔案館，電子文件的利用就是無源之水。目前檔案館不但在接收、管理和利用制度上存在著明顯的缺失，而且在接收和利用的方法途徑上也難以符合電子文件的特點和需求。長期保管，是電子文件利用的保障。如果電子文件無法讀取，那么利用也就無從談起。檔案館在長期保管方面存在的很多問題和風(fēng)險，勢必將影響到電子文件資源未來的整合和深度開發(fā)利用。（五）電子文件管理系統(tǒng)功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平電子文件管理系統(tǒng)是管理電子文件的主要工具。電子文件管理系統(tǒng)根據(jù)使用主體的不同，分為文件形成機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)和檔案機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)。但由于我國尚未出臺

9、電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)科學(xué)的指導(dǎo)，因此，現(xiàn)存系統(tǒng)（或模塊）在功能上差異較大。由此可以得出，電子文件管理系統(tǒng)的發(fā)展呈現(xiàn)不統(tǒng)一、不平衡和不完善的狀態(tài)，大部分只是充當(dāng)簡單的接收、發(fā)布平臺，并不是真正意義上的電子文件管理系統(tǒng)。同時，由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)整體上處于低水平的重復(fù)建設(shè)，不但耗費大量的人力物力和財力，而且為日后電子文件的有效管理和共享帶來了嚴(yán)重的風(fēng)險隱患。二、加強電子文件歸檔管理的對策多年來工作實踐使本人對電子文檔管理有了初步認(rèn)識：（一）轉(zhuǎn)變觀念，加深對電子文件歸檔工作重要性的認(rèn)識。目前在各個機關(guān)檔案管理中，電子文件歸檔是一個新事物，但

10、是，它畢竟已經(jīng)顯示出了現(xiàn)有檔案無法比擬的優(yōu)勢且與辦公室信息化建設(shè)密切相關(guān)，所以應(yīng)在以實物文件歸檔的基礎(chǔ)上，積極探索電子文檔管理的有效途徑，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。（二）注重電子文件的日常管理，為實現(xiàn)規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。一方面是電子文件形成過程中的管理，按照國家行政公文處理細則的要求，起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、分發(fā)各類公文。要注意按照行文的要求，選擇好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級和時限、發(fā)送范圍等電子文件背景材料，以備后查。另一方面是電子文件的歸檔。應(yīng)該堅持按時歸檔集中管理的原則。歸檔電子文件要進行多份備存，以便于歸檔保存和對外提供利用。（三）制訂電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。目前辦公過程中形成的各類文檔大多是按照個人使用習(xí)慣存放在個人微機或其它儲存介質(zhì)中，不便于電子文檔的統(tǒng)一和規(guī)范管理。需有一個完善的工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范電子文檔管理，如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護等等。這是實現(xiàn)電子文檔規(guī)范化管理的重要突破口。（四）堅持電子文件和紙質(zhì)文件同時歸檔。在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。加強電子文檔的規(guī)范化管理是加快辦公