律師事務(wù)所信息化建設(shè)的必要16頁(yè)

1、律師事務(wù)所信息化建設(shè)的必要內(nèi)容提要:信息化時(shí)代的律師事務(wù)所,面臨嶄新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文認(rèn)為,傳統(tǒng)的律師事務(wù)所管理與業(yè)務(wù)發(fā)展模式早已不適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。為此,今天的律師事務(wù)所應(yīng)充分利用信息化時(shí)代帶來(lái)的信息建設(shè)優(yōu)勢(shì),順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,通過建設(shè)網(wǎng)站以及搭建綜合管理平臺(tái)等途徑,積極開展信息化建設(shè),從根本上提高管理效率與質(zhì)量。本文從律師事務(wù)所信息化建設(shè)的作用,以及如何實(shí)現(xiàn)信息化等角度進(jìn)行深入分析,力求探索出一條符合中國(guó)律師事務(wù)所實(shí)際的信息化發(fā)展模式與思路。關(guān)鍵詞: 律師事務(wù)所 信息化 發(fā)展一、中國(guó)律師事務(wù)所信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析律師事務(wù)所,從本質(zhì)上說(shuō)屬于服務(wù)性組織。根據(jù)這一定位,就要求律師事務(wù)所,與

2、各個(gè)方面保持充分暢通的溝通與交流,提高自身服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn),同時(shí)還需要建立智能化的知識(shí)中心,儲(chǔ)備智力源泉,以尋求良好的發(fā)展。上述特征和規(guī)律,使得律師事務(wù)所對(duì)信息化的需求,要比其他企業(yè)更加迫切。但在整個(gè)社會(huì)的信息化進(jìn)程中,律師事務(wù)所的信息化無(wú)疑走在最后。北京市的律師事務(wù)所信息化管理建設(shè)就能反映這一現(xiàn)狀。根據(jù)XX年北京市律師協(xié)會(huì)對(duì)北京市律師事務(wù)所進(jìn)行的相關(guān)管理調(diào)查結(jié)果顯示,北京市近80%的律師事務(wù)所通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化;近70%的律所能夠提供數(shù)據(jù)庫(kù)支持和網(wǎng)絡(luò)支持,便于律師查閱法律文本和資料。但是,信息化建設(shè)的效用十分低下。對(duì)于辦公管理軟件,有42%的律師事務(wù)所還沒有購(gòu)買辦公管理軟件,

3、有近30%的事務(wù)所感到由于律師們的工作習(xí)慣難以改變,使用不便;只有20%左右的律所能夠提供更專業(yè)化的業(yè)務(wù)輔助,如匯總對(duì)部委、機(jī)關(guān)的咨詢記錄,建立資料共享制度。該項(xiàng)調(diào)查還顯示,在業(yè)務(wù)管理方面,只有五分之一的律師事務(wù)所能夠做到由律師事務(wù)所通過計(jì)算機(jī)軟件統(tǒng)一登記,同時(shí)進(jìn)行利益沖突的審查;在客戶管理方面,只有41%的律師事務(wù)所建立了客戶維護(hù)體系,半數(shù)以上的律師事務(wù)所還沒有把客戶的管理放入發(fā)展的議事日程。目前,全國(guó)律師從業(yè)人員總數(shù)已達(dá)到十五萬(wàn)人,現(xiàn)有律師事務(wù)所達(dá)到一萬(wàn)兩千多家。但在實(shí)踐中,很多律師事務(wù)所沒有自己的網(wǎng)站,或者雖有網(wǎng)站,但由于長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人維護(hù)而成為垃圾網(wǎng)站;很多律師事務(wù)所沒有自己的業(yè)務(wù)信息管理

4、平臺(tái),在不同的時(shí)期辦理了多少案件,是否有競(jìng)爭(zhēng)沖突管理,是否能夠信息化協(xié)作辦案等都無(wú)法體現(xiàn)出來(lái),更無(wú)法對(duì)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行延伸分析和使用,等等?？梢钥闯?中國(guó)律師事務(wù)所的信息化程度整體較低,這種現(xiàn)狀十分令人堪憂。我們認(rèn)為,進(jìn)行信息化建設(shè)是律師事務(wù)所持續(xù)發(fā)展必須建立的一項(xiàng)重要措施。這是當(dāng)前諸多現(xiàn)實(shí)的需要所決定的:(一)是擴(kuò)大多元業(yè)務(wù)的需要隨著我國(guó)社會(huì)主義法制建設(shè)的不斷深入和人民群眾法律意識(shí)的提高,各類法律爭(zhēng)議案件不斷增加,律師事務(wù)所面臨良好的發(fā)展機(jī)遇。伴隨業(yè)務(wù)量的增多,圍繞律師業(yè)務(wù)、客戶管理、知識(shí)資源共享等問題對(duì)律師事務(wù)所的管理水平提出了較高要求。(二)是適應(yīng)法律服務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要隨著中國(guó)已經(jīng)加入WTO

5、,與香港澳門的合作步伐也在不斷加快,國(guó)外的律師事務(wù)所對(duì)中國(guó)法律服務(wù)市場(chǎng)已經(jīng)“大舉進(jìn)入”,新興業(yè)務(wù)不斷增加,而新建律所如長(zhǎng)江后浪不斷涌現(xiàn),律師行業(yè)面臨著殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和巨大的挑戰(zhàn)?！澳嫠兄?不進(jìn)則退”,律師事務(wù)所應(yīng)考慮到律師服務(wù)國(guó)際化所帶來(lái)的巨大壓力,以及與國(guó)際同行相比存在的顯著差距,這不僅僅表現(xiàn)為在服務(wù)技能上,還包括在律師事務(wù)所管理水平的提高上。(三)是適應(yīng)行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管要求的需要此外,隨著國(guó)家對(duì)律師行業(yè)監(jiān)管力度的加大,律師事務(wù)所如果不具備一定的信息化管理能力,也將難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)和未來(lái)網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管環(huán)境要求。同時(shí),也無(wú)法準(zhǔn)確了解行業(yè)狀態(tài),與同行展開溝通與合作。(四)是自身品牌宣傳、對(duì)外便捷交流的需

6、要任何企業(yè)都需要一個(gè)對(duì)外展示自身的窗口,這是現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代,為律師事務(wù)所開展市場(chǎng)與品牌形象的營(yíng)銷創(chuàng)造了有利機(jī)會(huì),借助于網(wǎng)絡(luò)信息傳遞的作用,律師及律師事務(wù)所可以有效傳播服務(wù)理念與核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),突破了傳統(tǒng)的地域服務(wù)觀念限制,為法律服務(wù)拓展了更為廣泛與自由的空間,更便于從社會(huì)獲取潛在服務(wù)信息,加強(qiáng)與同行之間的交流與合作。(五)是開展網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷的需要隨著網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的信息交流與利用的優(yōu)勢(shì)愈發(fā)明顯,律師事務(wù)所通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行品牌形象宣傳推廣,并借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢與受理,已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。但是,傳統(tǒng)的律師服務(wù),往往被限制在所謂人情社會(huì)、關(guān)系社會(huì)的背景下,律師的業(yè)務(wù)

7、范圍也往往局限于所在的特定地域或區(qū)域。(六)是整合資源的需要律師的服務(wù)通常是分散的,獨(dú)立的,是單打獨(dú)斗的作業(yè)模式,律師之間缺少知識(shí)資源的交流與分享,更缺少團(tuán)隊(duì)合作精神,這不利于律師和律所的發(fā)展。因此,整合資源,提高效率,使律師事務(wù)所成為一個(gè)集體,而不是個(gè)體戶的集合,是律師事務(wù)所發(fā)展的必然要求。(七)是加強(qiáng)管理、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的需要律師事務(wù)所也需要通過完善管理,節(jié)約成本,提高效率,同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各種問題和矛盾,規(guī)避律師行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn),保障律師事務(wù)所的良性發(fā)展。顯然,律師事務(wù)所的信息化建設(shè)能一定程度滿足律師事務(wù)所的這種需求。但是,大多數(shù)律師事務(wù)所還未充分認(rèn)識(shí)到,進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)于提高管理效率、降低經(jīng)營(yíng)成

8、本、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和提高品牌形象等方面的重要意義。二、律師事務(wù)所信息化建設(shè)所要實(shí)現(xiàn)的功能與作用既然,中國(guó)的律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面亟需加強(qiáng),那么律師事務(wù)所必須深刻明確的問題是,信息化建設(shè)要達(dá)到什么樣的功能,實(shí)現(xiàn)什么樣的理想目標(biāo)呢?律師事務(wù)所通過信息化建設(shè),可以幫助律師從繁重的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái),應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化管理,提高辦案效率和質(zhì)量;可以幫助管理者、行政人員、財(cái)務(wù)人員、客戶等都能實(shí)現(xiàn)不同的管理目的,從而整體上實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化與共享,有利于樹立律師事務(wù)所高效、專業(yè)的新形象。律師事務(wù)所應(yīng)該建設(shè)一個(gè)實(shí)用、便捷、高效的網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái),囊括網(wǎng)絡(luò)法律服務(wù)營(yíng)銷、業(yè)務(wù)管理、知識(shí)資源共享等多種功能

9、。律師事務(wù)所進(jìn)行信息化建設(shè),構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化綜合管理平臺(tái)的功能與作用主要體現(xiàn)在:(一)便于樹立律所形象,吸引客戶資源從與外界的信息互通角度看,通過律師事務(wù)所門戶網(wǎng)站,信息搜索,可以向外界宣傳律所,推廣品牌;通過網(wǎng)上互動(dòng)咨詢,凝聚客戶,可以建立權(quán)威和信用,律師事務(wù)所也可以從中了解市場(chǎng)動(dòng)向。這些潛在的客戶極有可能成為現(xiàn)實(shí)的客戶,如何利用信息系統(tǒng)有效地識(shí)別潛在客戶信息,挖掘客戶資源,是律師事務(wù)所開拓業(yè)務(wù)來(lái)源所需要重點(diǎn)予以考慮的問題。(二)便于管理層進(jìn)行宏觀管理律師事務(wù)所的各類管理層可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)化遠(yuǎn)程協(xié)同辦公,并做出管理決策。比如,作為管理委員會(huì)的成員,可以對(duì)律師事務(wù)所管理中涉及到的業(yè)務(wù)受

10、理與進(jìn)展、客戶管理、人事行政、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息進(jìn)行全面了解,了解各部門的工作狀態(tài)與問題,從而及時(shí)做出調(diào)整。信息管理的系統(tǒng)化,也有助于上下級(jí)之間進(jìn)行有效的溝通。針對(duì)個(gè)別員工,在個(gè)別問題上給予指導(dǎo)與幫助,信息管理也同樣實(shí)現(xiàn)了人性化的目標(biāo)。同時(shí)通過信息化平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)事務(wù)所所務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理。(三)便于律師個(gè)人參與管理律師事務(wù)所的律師,可以通過管理平臺(tái),及時(shí)了解所里發(fā)布的信息,以及控制自身所辦理案件的進(jìn)度與質(zhì)量。律師可以通過信息管理系統(tǒng),及時(shí)反饋所存在的問題,對(duì)相關(guān)部門提供一些意見或建議。從業(yè)律師個(gè)人可以通過管理平臺(tái)的信息統(tǒng)計(jì),明確自己的辦案數(shù)量、類型、效率、處理結(jié)果等,進(jìn)一步明確自己的專業(yè)方

11、向與優(yōu)勢(shì)。從業(yè)律師更可以利用信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)律師合作團(tuán)隊(duì)辦公的網(wǎng)絡(luò)化,有利于增加彼此之間的凝聚力與提高工作效率,這也同樣有利于與客戶的溝通。(四)便于資源整合,避免利益沖突通過信息平臺(tái)的綜合管理,可以對(duì)事務(wù)所各類資源合理分配,提高資源的利用效率和工作效率。同時(shí)通過信息平臺(tái)可以方便的進(jìn)行綜合檢索,避免利益沖突,避免發(fā)生為雙方當(dāng)事人代理的情況。(五)便于業(yè)務(wù)流程管理借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理平臺(tái),可以將案件的收案登記、立案審批、辦案過程控制、結(jié)案審批及歸檔等程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理,便于操作與控制,減少不必要的環(huán)節(jié)與人力資源的浪費(fèi)。(六)便于客戶關(guān)系的維護(hù)管理從客戶管理角度,律師事務(wù)所需要通過有效的科學(xué)的客戶

12、關(guān)系管理,維護(hù)原有的老客戶,不斷的增加新的客戶,從中挖掘更多的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。同時(shí),也可以考慮利用現(xiàn)有的客戶資源,為客戶之間的合作創(chuàng)作機(jī)會(huì),從而為自身也拓展了業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。通過信息管理系統(tǒng),應(yīng)及時(shí)跟蹤現(xiàn)有客戶信息,定期進(jìn)行客戶回訪,了解他們的意見或建議,解決可能存在的從業(yè)律師個(gè)人業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德與紀(jì)律等問題,從而及時(shí)采取措施,避免客戶資源的流失以及對(duì)律師事務(wù)所聲譽(yù)的損害。(七)便于實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源共享管理通過網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái),律師之間可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的積累與分享。從知識(shí)管理的角度,律師的主要知識(shí)來(lái)源于辦案過程,在此過程中,不斷積累經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。其辦案過程、使用的資料、辦案心得以及經(jīng)驗(yàn)都是寶貴的財(cái)富,利用知識(shí)管

13、理平臺(tái),以項(xiàng)目(案件)為主線,將這些知識(shí)積累下來(lái),不斷豐富知識(shí)庫(kù),分權(quán)限地在全所共享、學(xué)習(xí)和交流,加速提高律師個(gè)人辦案能力,以及律師事務(wù)所的整體業(yè)務(wù)水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。(八)便于實(shí)現(xiàn)律師行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理律師事務(wù)所信息網(wǎng)絡(luò)化的一個(gè)方面,還包括構(gòu)建律師事務(wù)所行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。通過網(wǎng)絡(luò),可及時(shí)了解律師事務(wù)所發(fā)展現(xiàn)狀,并有助于高效的解決有關(guān)行政監(jiān)管的爭(zhēng)議或糾紛。三、律師事務(wù)所信息化建設(shè)的條件律師事務(wù)所信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要配備專業(yè)的管理力量與資金支持,實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)也需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。律師事務(wù)所信息化建設(shè)是在具備一定條件下,有步驟,有計(jì)劃地進(jìn)行的。主要包括以下幾個(gè)程序或環(huán)節(jié):(一)硬件設(shè)施建設(shè)

14、是基礎(chǔ)律師事務(wù)所建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),需要基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)配置與支持。主要包括服務(wù)器,電子辦公設(shè)備、機(jī)房等。需要注意的是,一方面,合理配置現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備是律師事務(wù)所信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ);另一方面,在硬件配置基礎(chǔ)上也需要使用合適的律所綜合管理軟件的支持,才可能整體上發(fā)揮效果。(二)軟件建設(shè)是關(guān)鍵與硬件設(shè)施相對(duì)應(yīng),律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面,也同樣需要開展一定的“軟件”建設(shè),包括網(wǎng)站建設(shè)、綜合管理平臺(tái)操作系統(tǒng)、律師行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用等。如果花大筆的資金進(jìn)行硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè),如果沒有軟件系統(tǒng)平臺(tái),那么硬件和構(gòu)網(wǎng)設(shè)備的應(yīng)用成效只利用了10%。我們逐一說(shuō)明其中的必要性和提出具體的操作建議。1、

15、建立律師事務(wù)所網(wǎng)站及博客因特網(wǎng)作為數(shù)字媒體,具有跨地域、跨時(shí)空的信息傳輸優(yōu)勢(shì)。同時(shí),在網(wǎng)絡(luò)的虛擬環(huán)境中,也形成了一定范圍的虛擬市場(chǎng),潛在地消費(fèi)需求被激發(fā),網(wǎng)絡(luò)可以成為交易的平臺(tái)。這是律師事務(wù)所挖掘網(wǎng)上市場(chǎng)機(jī)會(huì)的重要途徑。網(wǎng)絡(luò)為律師事務(wù)所提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì),為律師個(gè)人提供了施展才華的空間。通過建設(shè)律師事務(wù)所網(wǎng)站,以穩(wěn)定的網(wǎng)上溝通平臺(tái),非常有利于律師事務(wù)所與外界的溝通與交流,快速展示工作成果,尋找潛在的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)與客戶資源,這是律師事務(wù)所樹立律師事務(wù)所專業(yè)、規(guī)范的品牌形象的重要方式。2、搭建所內(nèi)綜合信息管理平臺(tái)律師事務(wù)所日常的管理涉及到方方面面,最為復(fù)雜的就是收案登記、立案審批、辦理過程監(jiān)管、歸檔

16、管理以及客戶服務(wù)管理等系列過程。律師事務(wù)所是一個(gè)高知識(shí)含量的項(xiàng)目型組織,其經(jīng)營(yíng)成本主要是人力成本。如果律師事務(wù)所內(nèi)部可以搭建一個(gè)綜合管理平臺(tái),圍繞業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)等事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理,將無(wú)疑極大程度提高管理效率。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),律師事務(wù)所的綜合信息管理平臺(tái)需要一套合適的管理軟件支持,以便于實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)管理為核心的項(xiàng)目管理。通過信息化管理,合理配置人力資源,實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化。但是,每個(gè)律師事務(wù)的情況不同,應(yīng)結(jié)合自身的需求實(shí)際去選擇和配置合適的管理軟件。這里需要注意兩個(gè)問題:其一,應(yīng)首先進(jìn)行詳細(xì)的需求調(diào)查。這可以在軟件開發(fā)商的配合下進(jìn)行。對(duì)各個(gè)部門分別進(jìn)行需求調(diào)查與分析,圈定存在的突出問題,并對(duì)比軟件的功

17、能,進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。此外,根據(jù)律師事務(wù)所本身存在的差異,可以選擇不同版本的軟件。比如,對(duì)于大型合伙式律師事務(wù)所來(lái)說(shuō),選擇綜合協(xié)作型軟件比較合適,對(duì)于嘗試公司化管理的客戶而言,可以選擇適合公司制管理的軟件。其二,需要配備合適的管理力量進(jìn)行管理平臺(tái)的日常管理與維護(hù)。這需要律師事務(wù)所的相關(guān)負(fù)責(zé)人引起足夠的重視,必須選拔合適的管理人員,對(duì)相應(yīng)管理環(huán)節(jié)分別進(jìn)行有效管理,并緊密配合,真正發(fā)揮平臺(tái)的信息管理作用。3、加入律師行業(yè)監(jiān)管平臺(tái)律師行業(yè)已實(shí)現(xiàn)了信息化管理,各地的律師事務(wù)所都已納入到一定級(jí)別的行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)路體系中,有關(guān)行業(yè)監(jiān)管的相關(guān)問題,可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行辦理,提高了管理效率。為此,律師事務(wù)所需要與律師

18、行業(yè)主管機(jī)關(guān)網(wǎng)站鏈接,快速及時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管辦公,也需要配備管理人員進(jìn)行專項(xiàng)維護(hù),確保信息傳送的及時(shí)與準(zhǔn)確性。四、律師事務(wù)所信息化建設(shè)典型案例分析下面通過某一律師事務(wù)所成功進(jìn)行信息化建設(shè)的案例,來(lái)探討信息化建設(shè)的步驟與實(shí)效問題。(一)甲律師事務(wù)所概況廣東甲律師事務(wù)所是中國(guó)最早成立的合伙制律師事務(wù)所之一,辦公面積二千多平方米,總?cè)藬?shù)近一百人。甲律師事務(wù)所自成立起來(lái),努力探索中國(guó)律師業(yè)的發(fā)展方向與思路,在穩(wěn)固傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,積極開拓法律服務(wù)新領(lǐng)域,為中國(guó)律師行業(yè)開拓非訴訟業(yè)務(wù)闖出了一條新路。為適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)法律服務(wù)的要求,該所一如既往全心探索新的法律服務(wù)模式。通過現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念,

19、充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)和品牌效應(yīng),實(shí)施多級(jí)配置、專業(yè)分工、密切協(xié)作、全面負(fù)責(zé)的綜合法律服務(wù)方式,力爭(zhēng)在行業(yè)中處于領(lǐng)先地位。(二)甲律師事務(wù)所選擇專業(yè)法律管理軟件的過程與經(jīng)驗(yàn)甲律師事務(wù)所采用的是傳統(tǒng)的律師事務(wù)所管理模式。但是,龐大的業(yè)務(wù)量增加了綜合管理的難度,亟需一套綜合管理軟件提供支持。目前,市場(chǎng)上有關(guān)律師事務(wù)所的管理軟件較多,律師事務(wù)所應(yīng)選擇那些真正符合自身需要的軟件。一些能夠提供全面服務(wù)的軟件公司的產(chǎn)品,可以根據(jù)客戶自身的需求特點(diǎn),對(duì)軟件進(jìn)行改造,直到符合客戶要求。因此,甲律師事務(wù)所選擇了*軟件公司提供的*律師事務(wù)所綜合管理軟件。此軟件公司在接受委托后,進(jìn)行了詳細(xì)的需求分析,并據(jù)此提出了全面的解

20、決方案。1、需求分析情況(1)流程效率問題甲律師事務(wù)所此前采用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程,效率較低。先是由律師手工填寫收案登記表,到行政部登記合同號(hào),記錄案件的基本情況,律師拿到合同號(hào)后再找主任或合伙人簽字,最后帶著已經(jīng)簽字的收案登記表和合同到印章室,找主管人員蓋章,并由印章室再次登記一遍案件信息及合同用印情況。因此,從管理角度,整個(gè)業(yè)務(wù)流程存在幾個(gè)比較突出的問題:其一,信息化程度較低,隨著律師辦理案件日益增多,很多重復(fù)性的工作堆壓到行政部,登記資料、發(fā)放案號(hào)、打印合同,如果行政部門效率低,將直接影響整個(gè)業(yè)務(wù)管理流程的效率與質(zhì)量。其二,負(fù)責(zé)簽字的合伙人經(jīng)常外出,無(wú)法及時(shí)完成簽字。其三,案件信息在行政部

21、和用印室都要登記,除造成重復(fù)工作外,兩個(gè)部門登記的信息還容易產(chǎn)生偏差,難以確定以誰(shuí)為準(zhǔn)。(2)規(guī)范化管理問題從管理角度,甲律師事務(wù)所主要存在以下問題:其一,依靠人為手工記錄,當(dāng)事人和案件信息記錄格式簡(jiǎn)單,無(wú)法形成有用的資料積累;其二,難以有效統(tǒng)計(jì)律師事務(wù)所以及律師個(gè)人每年的業(yè)務(wù)量,以及難以判斷專業(yè)方向與定位;其三,客戶關(guān)系難以管理,更無(wú)法進(jìn)行深層次的評(píng)估和挖掘,提高增值服務(wù)能力;其四,常用的格式合同及法律文書由于都是律師自己起草,格式不統(tǒng)一,對(duì)外形象雜亂,并存在因合同等不規(guī)范帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。(3)律師事務(wù)所文化問題通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),該所也一定程度存在“企業(yè)文化”問題,表現(xiàn)為:主要利用公告板公示相關(guān)

22、信息,不利于信息溝通。另外,可以共享的公共資源也很少,不利于知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的傳播,這不利于形成自己的律所文化。2、解決方案設(shè)計(jì)*軟件公司根據(jù)甲律師事務(wù)所規(guī)模大、人數(shù)多、業(yè)務(wù)繁雜的特點(diǎn),提出了一整套信息化發(fā)展解決方案,從網(wǎng)絡(luò)綜合布線、機(jī)房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全、軟件應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施,以及售后維護(hù)服務(wù)等,進(jìn)行了全面的布署和實(shí)施。在硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)完成后,又進(jìn)行了一些具體的實(shí)施工作,包括數(shù)據(jù)批量錄入、軟件安裝設(shè)置、用戶培訓(xùn),并在此后的一定時(shí)間里,根據(jù)該所的特定需求進(jìn)行了客戶化修改。針對(duì)上述需求中存在的問題采取了如下的解決措施:(1)在流程效率上幫助該所重新明確了人員職責(zé)分工,定義了業(yè)務(wù)處理流程,通過所提供的律師事務(wù)所管理軟件實(shí)現(xiàn)電子化的收案登記、立案審批、辦案過程控制、結(jié)案審批及歸檔,統(tǒng)一存儲(chǔ)案件基本資料,減少了資料誤差。最終實(shí)現(xiàn)了