淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

1、    淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作    佘朝雯摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的當(dāng)下，辦公室文書管理工作在促進(jìn)社會穩(wěn)定發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用。而在辦公室文書檔案管理工作中，文書檔案的收集與歸檔是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，只有做好該項(xiàng)工作，才能夠真正實(shí)現(xiàn)高效的公文處理，反之，將會對辦公處理效果產(chǎn)生十分不利的影響。所以，為了能夠更好的進(jìn)行辦公室文書工作，本文首先分析了文書檔案收集與歸檔管理工作的重要性，并對實(shí)際工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，提出相應(yīng)的解決策略，為辦公室文書檔案管理工作更好的進(jìn)行提供借鑒參考。關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集與歸檔；管理策

2、略日常工作中會利用信函來進(jìn)行事務(wù)處理、關(guān)系溝通和組織與組織、組織與個(gè)人之間的聯(lián)系。這些信函在不斷發(fā)展和演變的過程中，為了更加實(shí)用便形成了固定的格式，以便于更好的進(jìn)行事務(wù)處理和溝通關(guān)系，這些文字材料統(tǒng)稱為文書1。以辦公室工作中文書檔案收集和歸檔工作十分重要，它是其他工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)與保障。隨著社會的發(fā)展，辦公室文書檔案的內(nèi)容在不斷的增加，種類也隨之增多，使得管理工作變得越來越復(fù)雜，給順利完成工作造成了困難。所以，為了辦公室工作更好的開展，就需要相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行探討。1 文書檔案收集與歸檔管理工作的重要性1.1 促進(jìn)工作有效開展辦公室工作中所有重要的工作內(nèi)容都是通過文書檔案進(jìn)行記錄的，所以，收集和整

3、理文書檔案是辦公室管理最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，并且，這也是一項(xiàng)重要的職責(zé)。通過收集和整理辦公室文書檔案，可以使辦公室工作能夠有序、合理的進(jìn)行，這不僅能夠促進(jìn)辦公室工作順利開展，同時(shí)，也是保障相關(guān)單位工作效率提升的重要工作。所以，相關(guān)工作人員不僅要熟悉文書檔案工作，而且，也要對其加強(qiáng)重視。1.2 記錄單位發(fā)展歷程辦公室文書檔案工作人員要想對單位的發(fā)展歷程和活動目的記錄，就需要進(jìn)行文書檔案的收集、記錄和歸檔。要想達(dá)到這一目的，工作人員需要規(guī)范、科學(xué)的整合單位運(yùn)營中的所有書面材料，并以文書檔案收集歸檔進(jìn)行呈現(xiàn)2。這樣可以滿足檔案考核與評定工作需求，并且，還能夠更好的方便相關(guān)工作人員進(jìn)行查閱和使用。1

4、.3 便于管理決策制定因?yàn)?，單位的發(fā)展歷程是通過文書檔案進(jìn)行詳細(xì)和全面的記錄與呈現(xiàn)的，所以，單位的領(lǐng)導(dǎo)與決策者若想了解單位的運(yùn)行狀況，就可以通過對文書檔案進(jìn)行查閱來實(shí)現(xiàn)。之后，決策者才能夠根據(jù)單位的實(shí)際情況、發(fā)展需要來進(jìn)行單位發(fā)展計(jì)劃的制定。由此可見，文書檔案有利于管理者對重大事件進(jìn)行正確的決策制定。2 在實(shí)際工作中遇到的困難2.1 工作人員對工作重視度不足當(dāng)前，很多單位檔案工作人員對于文書檔案收集和歸檔的重視度不夠，對其作用認(rèn)識不足，使得工作人員對于工作較為疏忽，造成很多紕漏。在進(jìn)行檔案收集與歸檔過程中，枝江工作重點(diǎn)放在紅頭文件上，而對于其他的文件則不夠用心，沒有真人的進(jìn)行整理。所以，相比于

5、紅頭文件這類重要文件，文書檔案收集和歸檔的整體工作效率較低，不僅收集不夠全面，經(jīng)常會出現(xiàn)信息收集錯(cuò)誤、缺損現(xiàn)象，而且，歸檔了力度也不夠。歸根結(jié)底，出現(xiàn)上述問題的主要原因就是工作人員對于該工作重視度不足，當(dāng)問題發(fā)生時(shí)沒有第一時(shí)間給予糾正，使問題不斷擴(kuò)大，最終對整體工作造成不良影響。2.2 文書檔案收集歸檔不夠全面在辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行的過程中，收集歸檔不全面是非常常見的一個(gè)問題，這是由于，工作人員思想不夠重視，導(dǎo)致工作不夠上心，實(shí)際進(jìn)行工作的過程中，將文書檔案文件遺漏，造成無法回收的現(xiàn)象。文書檔案內(nèi)容較多，具有廣泛的資源渠道，價(jià)值巨大，一旦文件收集內(nèi)容欠缺，或者丟失，出現(xiàn)信息泄露問題，將會

6、造成非常大的損失3。在大部分單位中，檔案管理部門的地位并不高，工作的人員也并非專業(yè)人才，多數(shù)為兼職人員，這也是影響文書檔案收集歸檔的另一個(gè)重要原因。各單位必須要對此問題加以重視，只有這樣才能夠盡早解決問題。2.3 文書檔案收集歸檔方式陳舊由于文書檔案工作人員管理意識缺失，所以，出現(xiàn)較多問題，例如，對于文件資料亂堆亂放，未制定完善的管理流程和規(guī)范，以及管理方式陳舊等。其中，管理方式陳舊是限制檔案管理收集和歸檔工作效率的重要因素。 現(xiàn)階段，大多數(shù)單位在進(jìn)行收集的過程中，依然采用傳統(tǒng)陳舊的模式，對于先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用較少，使得收集效率降低。然而，由于單位不斷發(fā)展，檔案資料種類發(fā)生了較大變化，數(shù)量也在逐漸增

7、多，傳統(tǒng)收集方式無法滿足當(dāng)下需求。除此之外，應(yīng)用陳舊的收集和歸檔模式，還會使信息發(fā)生誤差與錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致歸檔延誤的情況發(fā)生。與此同時(shí)，由于無法全面收集文書檔案這一普遍問題的發(fā)生，導(dǎo)致歸檔工作困難重重。3 完善辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作策略3.1 提高文書檔案收集和歸檔工作重視度為了能夠更好的進(jìn)行文書檔案收集與歸檔工作，首先應(yīng)該改變工作態(tài)度，提升工作人員對該工作的重視度，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對于該項(xiàng)工作的宣傳力度，這樣才能夠保障文書檔案收集與歸檔工作順利進(jìn)行。為了能夠提高工作人員的重視度，就要對工作人員進(jìn)行合理的引導(dǎo)，提高其管理意識，讓其可以認(rèn)真、主動的進(jìn)行工作，同時(shí)，也要讓其他工作人員了解到文

8、書檔案收集與歸檔工作的重要性，這樣才能夠積極的配合工作。3.2 完善辦公室文書檔案管理工作的制度首先，應(yīng)該在制度中明確收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項(xiàng)等內(nèi)容，這樣可以使文件檔案收集與歸檔工作更加流程化，從而提升文書檔案管理工作的效率。其次，要結(jié)合單位實(shí)際情況與現(xiàn)有的規(guī)章制度來明確工作責(zé)任，一定要做到明確到個(gè)人，使每個(gè)人都能夠清楚自身的工作內(nèi)容和職責(zé)，保障文書檔案管理工作更加的科學(xué)、合理。最后，應(yīng)該把歸檔期限在制度中明確規(guī)定出來，要對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)而提升文書檔案收集與歸檔的整體效率，并且，實(shí)施制度還能夠達(dá)到一勞永逸的作用，便于為單位開展其他工作提供基礎(chǔ)保障和依據(jù)。3.3 創(chuàng)建文

9、書檔案收集與歸檔管理新方法文書檔案發(fā)生破損、殘缺和流失是影響收集與歸檔工作的重要問題，為了很好的解決這些問題，就需要改變傳統(tǒng)管理方式，利用新的方法進(jìn)行管理?，F(xiàn)如今，已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)的普及給文書檔案管理工作帶來了一定的便利，在進(jìn)行文書檔案收集與歸檔工作時(shí)，可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣能夠使人為誤差降到最低，并且，有效提升工作質(zhì)量，讓文書檔案應(yīng)有的價(jià)值最大化的發(fā)揮出來。同時(shí)，也要對辦公室文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，通過計(jì)算機(jī)對文書檔案進(jìn)行整理，這樣可以使歸檔工作量減少，只要將檔案收錄到數(shù)據(jù)庫即可。4 結(jié)語綜上所述，文書檔案管理是辦公室工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好文書檔案的收集與歸檔是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，是促進(jìn)辦公室工作良性發(fā)展的重要保障。所以，在實(shí)際進(jìn)行文書檔案收集與管理工作的過程中，必須要對該工作的重要性予以充分的認(rèn)識，并且，認(rèn)真的對待，要剔除不合要求的文書檔案內(nèi)容，并且，還要及時(shí)退回補(bǔ)齊缺項(xiàng)記錄，當(dāng)存在書寫質(zhì)量不合格不規(guī)范的文書，應(yīng)要求工作人員進(jìn)行更正與填補(bǔ)。只有這樣才能夠保證辦公室文書的完整性，便于儲藏的同時(shí)，也方便進(jìn)行查閱，最大限度的提升辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量，保障辦公室各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，從而創(chuàng)造更多的效益。