淺談建立房屋登記檔案管理的主要途徑

1、    淺談建立房屋登記檔案管理的主要途徑    黃雅丹【摘 要】文章首先談到了阻礙房屋登記檔案良性循環(huán)機制建立的三大難題，提出建立房屋登記檔案管理的主要途徑，從而提高檔案管理整體水平?！娟P(guān)鍵詞】房產(chǎn)；檔案管理；房屋登記；途徑引言物權(quán)法中規(guī)定：“不動產(chǎn)權(quán)屬證書是權(quán)利人享有該不動產(chǎn)物權(quán)的證明。不動產(chǎn)權(quán)屬證書記載的事項，應(yīng)當(dāng)與不動產(chǎn)登記簿一致；記載不一致的，除有證據(jù)證明不動產(chǎn)登記簿確有錯誤外，以不動產(chǎn)登記簿為準(zhǔn)。”這里面提到的“證據(jù)”，既包括當(dāng)事人重新提交的證據(jù)，也包括已經(jīng)形成的證據(jù)。而已經(jīng)形成的證據(jù)，無疑就是指房屋登記檔案。在房屋登記工作中，理順房屋登記檔

2、案管理的各個環(huán)節(jié)，形成良性的循環(huán)機制，是房屋登記機構(gòu)自我保護的一道強有力的“防火墻”。筆者從工作一線的實際出發(fā)，就房屋登記檔案工作的管理模式創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新等方面略抒己見，以拋磚引玉，共同推動該項工作規(guī)范、迅速地向前發(fā)展。一、阻礙房屋登記檔案良性循環(huán)機制建立的三大難題1.管理技術(shù)相對落后。與各行各業(yè)的檔案管理整體水平相比，房屋登記檔案管理的技術(shù)水平已經(jīng)走到了前列。但是，從房屋登記工作本身來看，房屋地理信息技術(shù)、分幅分丘技術(shù)、身份認證技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)等已經(jīng)廣泛運用于受理申請、資料審核和登記審批的各個環(huán)節(jié)，而房屋登記檔案管理技術(shù)卻始終沒有取得全面性的突破，這讓房屋登記檔案的管理工作總是處于吃力

3、追趕的被動地位，成為整個房屋登記工作中最弱的一環(huán)，極大地制約了房屋檔案管理發(fā)展的手腳。2.管理資金難以保障。檔案管理工作的軟硬件建設(shè)規(guī)范，在檔案法檔案法實施條例及住建部的房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程中都有明確規(guī)定。這些標(biāo)準(zhǔn)的具體實施，需要大量的資金支持。并且，從應(yīng)用新型管理技術(shù)、完善先進管理手段、提高科學(xué)管理水平的角度看，引用新技術(shù)及新設(shè)備的經(jīng)費，并不亞于完成檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施所需的資金。而房屋登記檔案管理資金長期依賴外部“輸血”的模式，常常會引發(fā)房屋登記檔案管理資金的不足，這也成為限制房屋登記檔案管理工作再上新臺階的一個重要因素。3.管理理念尚需突破。長期以來，一種錯誤的觀念一直妨礙著房屋登記檔案管

4、理工作的發(fā)展，即檔案管理部門是一個單位的“冷部門”，其地位和作用與單位的主業(yè)根本無法相提并論。其實，具有物權(quán)證據(jù)、區(qū)域壟斷、使用頻繁、動態(tài)發(fā)展等特性的房屋登記檔案管理工作，才是整個房屋登記工作的核心環(huán)節(jié)，只有它在管理體制、工作流程等方面突破了思維定勢，呈現(xiàn)出勃勃生機，房屋登記工作才能夠真正走出一片新天地。二、建立房屋登記檔案管理良性循環(huán)機制的主要途徑筆者對于建立房屋登記檔案管理良性循環(huán)機制的總體構(gòu)想是：檔案管理部門要以房屋登記檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，推動檔案管理上檔升級；要利用檔案數(shù)字化成果對外提供有償查詢服務(wù)，以積累資金保障檔案管理工作上檔升級的需要。（一）以檔案數(shù)字化建設(shè)為突破口，夯實模式創(chuàng)新基

5、礎(chǔ)1.購置硬件。進行房屋登記檔案數(shù)字化，必須擁有大內(nèi)存的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼像機、高質(zhì)量防火墻、微機終端等設(shè)備，并且要建立起完善的局域網(wǎng)，以應(yīng)對數(shù)碼成像、數(shù)據(jù)傳輸、信息儲存等工作的需要。因此，在硬件配置時，要充分考慮其屬性特征，確保其能夠滿足數(shù)字化管理的要求。同時，各硬件間要能夠有效聯(lián)接、系統(tǒng)兼容，形成一個有機統(tǒng)一的工作機組。2.開發(fā)軟件。選擇科學(xué)實用的數(shù)字化管理軟件，直接關(guān)系到房屋登記檔案數(shù)字化工作的速度、質(zhì)量、管理效果和應(yīng)用水平。因此，在進行軟件開發(fā)時，要充分考慮各方面的因素：一是要與現(xiàn)有房屋登記程序有效銜接，即將房屋登記檔案數(shù)字化成果作為一個子模塊，加載到現(xiàn)有登記程序之中。在進行房屋

6、權(quán)屬登記時，能夠在同一界面之下調(diào)取檔案數(shù)字化信息，為交易與權(quán)屬管理工作服務(wù)。二是能夠進行優(yōu)化升級。軟件在試運行和正式運行過程中都會出現(xiàn)一些問題，因此，不能將數(shù)字化軟件作“死”，要留有充分的修改余地。同時，也要充分考慮不斷提高管理水平的需要，為版本升級做好鋪墊。三是要注意分析統(tǒng)計工具的設(shè)置，為全面、便捷、準(zhǔn)確地開發(fā)利用房屋登記檔案信息做好準(zhǔn)備。3.整理數(shù)據(jù)。房屋登記檔案經(jīng)過數(shù)字化后，各種數(shù)據(jù)將直接進入到房屋登記工作之中。如果數(shù)字化過程中出現(xiàn)問題，那么房地產(chǎn)管理工作將從信息源頭開始即是不正確的，并將引起連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致房地產(chǎn)交易與權(quán)屬管理出現(xiàn)一連串錯誤。這就要求在進行檔案數(shù)字化時，必須對相關(guān)內(nèi)容進行

7、仔細的質(zhì)量檢查，例如錄入的數(shù)據(jù)是否正確、掃描圖像是否清晰、圖像與著錄內(nèi)容是否相對應(yīng)、上下手產(chǎn)權(quán)關(guān)系與實際是否相符等等，確保房屋登記檔案的數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確無誤。同時，為安全起見，還應(yīng)建立異地容災(zāi)制度，將整理好的數(shù)據(jù)進行異地備份儲存。（二）以流程再造為突破口，提高檔案查詢效率房屋登記檔案的利用主要分為內(nèi)部利用與外部利用兩種。以往大部分房屋登記機構(gòu)在利用檔案時都是一條人工通道，即受理窗口發(fā)調(diào)檔指令檔案管理部門把登記檔案送至調(diào)檔窗口檔案利用使用完畢歸檔。在整個過程中，不僅效率低下，并且還增加了檔案損毀丟失的風(fēng)險，影響辦事群眾的滿意程度。而檔案數(shù)字化后，便可輕松實現(xiàn)檔案查閱對內(nèi)、對外兩條線服務(wù)。1.內(nèi)部查閱

8、自主化。將形成的房屋登記數(shù)字檔案儲存在專門的數(shù)據(jù)庫中，并與房屋登記信息相聯(lián)。在辦理房屋登記業(yè)務(wù)的過程中，如果需要查詢房屋登記檔案確認相關(guān)事項，受理人員可直接通過自己的電腦終端讀取數(shù)字檔案。為確保數(shù)字檔案安全，每名查閱數(shù)字檔案的操作者都必須使用密碼，軟件系統(tǒng)自動生成操作記錄。操作者查閱的數(shù)字檔案應(yīng)為辦理房屋登記業(yè)務(wù)所必須的，所辦業(yè)務(wù)應(yīng)與自動生成的數(shù)字檔案查閱記錄一致，以防止任意查閱導(dǎo)致房屋登記數(shù)字檔案信息外泄事宜，避免對數(shù)據(jù)庫造成損害。2.外部查閱人性化。一是查閱窗口前置，房屋登記檔案管理部門可以直接在房地產(chǎn)交易與登記場所設(shè)立專門的查詢窗口，利用者查閱房屋登記檔案的，由檔案管理部門直接辦理。二是

9、查閱人只需查看檔案內(nèi)容而不需復(fù)印相關(guān)材料的，可以采取“一機雙屏”的查閱模式，為查閱人設(shè)置一塊顯示屏顯示數(shù)字檔案，供查閱人查看。查閱人需要復(fù)印檔案材料的，可以直接打印數(shù)字檔案。讓整個外部查閱過程全部實現(xiàn)數(shù)字化操作。（三）以有償服務(wù)為突破口，積累檔案管理資金有償服務(wù)是檔案利用工作中保護檔案的有效措施。在房屋登記檔案利用工作，除法律法規(guī)規(guī)定的公安、檢察院、法院等部門不須交納檔案利用費外，其他情況下檔案的查閱、復(fù)印、出具證明等都可以按要求收費，以積累管理資金，實現(xiàn)“以檔養(yǎng)檔”的目標(biāo)。目前，對于檔案查閱利用收費全國尚沒有統(tǒng)一的規(guī)定。各地檔案行政主管部門都是通過申請物價部門核準(zhǔn)的收費方式實行檔案的有償使用。目前不少地區(qū)的房屋登記機構(gòu)通過申請物價部門核準(zhǔn)的方式開始進行房屋登記