檔案管理理論與實務(wù)

1、第一章1.文件的定義：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。文件由信息符號和載體結(jié)合而成。2.文件的形態(tài)既可以是將文字或圖標(biāo)記錄在傳統(tǒng)的紙上，也可以是用感光、磁等方式將信息符號記錄在相應(yīng)的載體上。文件的根本屬性是信息記錄。3.文件的歷史效用就是指文件轉(zhuǎn)化為檔案后所具有的效用。4.根據(jù)物質(zhì)載體的不同，可以分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁性介質(zhì)文件等。5.文件的格式是文件區(qū)別于其他書面材料的顯著標(biāo)志。6.文件工作的基本內(nèi)容：一是文件的形成工作、二是文件的處理工作、三是文件的管理工作。7.文件工作的性質(zhì)：綜合性、機(jī)要性、事務(wù)性和專業(yè)性8.文件工作的作用歷史意義（

2、1）實現(xiàn)單位職能的重要條件（2）國家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)。這些文件經(jīng)過規(guī)范化整理并辦理一定的歸檔手續(xù)后向單位檔案室移交，成為單位檔案工作的重要基礎(chǔ)。9.文件工作油漆特定的內(nèi)容和要求，有其獨特的運行方式，因此，要做好文件工作還應(yīng)遵循準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。10.文件工作有一個顯著的特點，就是它不是任何單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的專門業(yè)務(wù)，而是各個單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)都需要運用的一種實現(xiàn)自身職能的工作手段。11.通常情況下，文件工作由單位的辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，單位的文件工作機(jī)構(gòu)和文件人員，要以辦公廳（室）為核心構(gòu)建文件工作組織體系，由辦公廳（室）進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督。12.文件管理部門所管理的文件均為

3、現(xiàn)行文件，這些文件一般不對外單位及其工作人員提供查閱與利用服務(wù)。13.歸檔制度主要包括三方面的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。14.歸檔時間就是向檔案部門移交檔案的時間，由于文件材料處理完畢以后，各部門仍經(jīng)常需要查考， 整理人員對當(dāng)年的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理也需要集中一段時間，所以規(guī)定文件處理部門或業(yè)務(wù)部門一般在第二年上半年才把歸檔文件向檔案部門移交。15.對于歸檔文件， 無論室通過立卷來整理， 海市以“件”為單位整理， 其原則均為遵循文件材料的形成規(guī)律， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系， 正確區(qū)別不同的文件價值，便于保管和利用。16.應(yīng)歸檔的文件材料的齊全、完整是歸檔質(zhì)量最基本的要求。17.首先是

4、將歸檔文件范圍和文件登記薄相結(jié)合，從總體上檢查應(yīng)歸檔文件是否均已收集齊全18.主要的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)由 機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范文書檔案案卷格式歸檔文件整理規(guī)則科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求等。19.文件的歸檔鑒定意義 （1）關(guān)系到檔案室室藏檔案質(zhì)量的優(yōu)劣（2）關(guān)系到準(zhǔn)確劃定保管期限的長短（3）關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率（4）關(guān)系到檔案保管成本的高低20.文件的歸檔鑒定的原則 （1）文件的歸檔鑒定必須從本單位與國家的長遠(yuǎn)利益出發(fā)（ 2）文件的歸檔鑒定應(yīng)綜合考慮文件的來源、內(nèi)容和形式等多種因素21.文件歸檔鑒定的任務(wù)是確定文件的歸檔范圍和歸檔文件的保管期限。22.此處所謂“特征”，是指文件的立卷特

5、征，就是從文件中概括出來的文件之間的共性，包括作者、問題、名稱、時間、地區(qū)和通訊者等特征，將聯(lián)系密切的文件組合成一個案卷，是我國最基本的立卷方法。23.按照問題特征立卷既能夠較完整、系統(tǒng)地反映某一活動、某一工作、某一問題的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局，又保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，因此是使用最頻繁的立卷特征。24.所謂名稱特征立卷，即將同一文種的文件組合成一個立卷。25.按通訊者特征立卷，即將本單位與某一單位之間就一個問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的往復(fù)性函件組合成一個案卷。26.除通訊者特征外，其余五個特征可以據(jù)文件的實際情況結(jié)合選用。27.以件為單位整理歸檔意義：一是提高歸檔文件整理工作的效率并節(jié)約費用、二是有利

6、于檔案工作的開展、三是推動了文檔一體化的進(jìn)程。第二章1.檔案室國家機(jī)構(gòu)、 社會組織或個人在社會活動中直接形成的又價值的各種形式的歷史記錄。2.檔案的形成者來自兩個方面：一是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊、企事業(yè)單位等；二是個人、家庭和家族。3.文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備一定條件，即必須是辦理完畢的文件；必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件；必須是按照一定規(guī)律整理完畢的文件。4.對內(nèi)容具有不真實、不可靠之處，既不能簡單地將這一客觀存在付之一炬。5.檔案作用范圍的擴(kuò)展律一般而言，時間和作用范圍成正比。檔案機(jī)密性的強弱與檔案保存時間的長短成反比。第三章1.豐富和優(yōu)化館（室）藏室檔案收集工作首先必須樹立的指導(dǎo)思

7、想。豐富和優(yōu)化館（室）藏具體是指：數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理。2.機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在文件辦理完畢后的第二年上半年，即在次年6 月底之前向檔案部門移交。3.學(xué)校各部門應(yīng)在次學(xué)年6 月底前歸檔；科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。4.檔案室應(yīng)指導(dǎo)、協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門做好文件材料歸檔前的準(zhǔn)備工作。5.各級部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交。6.列入市綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿20 年，向市綜合檔案館移交。7.列入?yún)^(qū)、縣綜合檔案館收集范圍的檔案，

8、自形成之日起滿10 年，向區(qū)、縣綜合檔案館移交。8.總要會議、重大活動的檔案，應(yīng)當(dāng)自機(jī)構(gòu)撤銷或者會議、活動結(jié)束之日起6 個月內(nèi)向有接受該檔案任務(wù)的綜合檔案館移交。9.檔案館對檔案的收集方式主要有兩種：逐年接受收和定期接收。第四章1.形成檔案整體的單位或個人，就成為“全宗構(gòu)成者”，又稱“立檔單位”。2.個人在從事各種公務(wù)活動中所形成的文件材料，一般不應(yīng)收入人物全宗，而應(yīng)當(dāng)作為有關(guān)組織全宗的一個組成部分。3.全宗的特殊形式主要分為聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集等三種。4.立檔單位與全宗歷史考證一般由“立檔單位沿革”和“全宗狀況”兩部分組成。5.立檔單位和全宗歷史考證，一般由檔案室負(fù)責(zé)攥寫，整理過程，

9、全宗整理結(jié)束后，存入“全宗卷”內(nèi)。第五章1.以磁帶、磁盤、光盤等為載體的檔案可采用物理刪除、格式化或焚燒等方式銷毀。第六章1.全總卷內(nèi)容構(gòu)成：全總指南、收集工作中的材料（交接數(shù)據(jù)）、鑒定工作形成的報告、檔案利用制度、數(shù)字化工作第七章1.檔案必要著錄項目：正提名、責(zé)任者、時間、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。 （載體是錯誤的）2.檔案館（室）不同于國家公證機(jī)關(guān)。3. 檔案法規(guī)定國家檔案館保存的檔案，一般應(yīng)自形成之日起滿30 年可以向社會開放。4.所有權(quán)不同，其公布權(quán)限也不同。第八章 66 1. 第九章1. 各機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)，一般設(shè)在辦公室 （秘書

10、處） 。2. 檔案工作規(guī)章制度一般包括：工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范。3.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表明確本單位各類文件材料歸檔范圍及相對應(yīng)的檔案保管期限。4. 檔案分類方案一般由題名、編制說明、分類表、使用說明組成。（分類號是錯誤的）5.標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表，供全國各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位鑒定檔案使用。6.后四種檔案保管期限表所確定的各類檔案保管期限，只能與標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表中相應(yīng)的保管期限持平或延長，不能任意縮短。7.保管期限室檔案館（室）根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案所確定的保存年限。8.按國家檔案局第8 號令和第 10 號令規(guī)定，文書檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期一般分為10 年、30

11、 年。9. 利用范圍即由編制機(jī)關(guān)對保管期限為永久的檔案滿30 年后是否向社會開放提出“開放”或“控制”的意見。10. 本單位的財務(wù)預(yù)算 30 年。11. 本機(jī)關(guān)及所屬單位人員任免、獎懲材料保管期限為永久，利用范圍為控制。12.確定歸檔和不歸檔的范圍（111114）13.檔案 bao 管期限表并不是一成不變的，如果機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或工作職能，企業(yè)的資本機(jī)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時，應(yīng)當(dāng)及時做相應(yīng)修訂和調(diào)整。第十章1.文件收集的主要責(zé)任人時文件形成和承辦的部門、處室，各部門、處室負(fù)責(zé)人對本部門文件材料收集負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，兼職檔案人員對本部門文件材料收集負(fù)有具體責(zé)任，各項業(yè)務(wù)、活動的經(jīng)辦人員對各自經(jīng)辦業(yè)務(wù)

12、、 活動中文件材料的形成、積累同時負(fù)有具體責(zé)任。2. 各部門、處室文件收集的工作依據(jù)是文件材料歸檔范圍。3. 系統(tǒng)性主要檢查：卷內(nèi)文件排列是否正確。4.重要會議、重大事件、重大活動統(tǒng)稱為重大活動。5. 發(fā)文的排列次序一般為：文件正本發(fā)文稿紙定稿（簽發(fā)稿）最后修改稿；來問的排列次序一般為：文件處理單來文。（具體考題目）6. 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。7.題名，即文件標(biāo)題，題名采取照錄原則。8. ws 2013y105 中 ws 表示文書檔案。9. ws 2013d30bgs30 中 d30 表示保管期限為定期30 年。10. 零散積存文件是指散存在部門或個人手中，未在應(yīng)歸檔年度及時歸

13、檔的漏歸文件材料。第十一章1. 科學(xué)技術(shù)文件材料（簡稱科技文件） ：指記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運行、 維護(hù)及其管理工作的文字、 圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。2.科技檔案的定義：國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)該歸檔保存的科技文件。3. 科技檔案的主要特征：構(gòu)成的成套性、內(nèi)容的專業(yè)性、管理的現(xiàn)實性、種類的多樣性、利用的廣域性。4.科技檔案構(gòu)成的成套性室科技檔案形成和內(nèi)容構(gòu)成的整體特征。特點和規(guī)律決定了人們總是以一個獨立項目或某一對象為單位進(jìn)行科技生產(chǎn)活動。自然形成了一列相關(guān)聯(lián)的文件材料，構(gòu)成了一個有

14、機(jī)聯(lián)系的整體，即成套性。5.管理的現(xiàn)實性決定了科技檔案應(yīng)與其所反映的對象和現(xiàn)實保持一致，如市政管線檔案。6. 科技檔案的管理現(xiàn)實性要求科技檔案實行動態(tài)管理，如建立健全更改補充制度。 （是非）7.科技檔案管理的基本方法：第一，“三納入”，即科技檔案工作應(yīng)納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入有關(guān)的規(guī)章制度及工作流程，納入有關(guān)部門和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。第二，“四參加”，即檔案部門或人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題（或項目）、成果審定、建設(shè)項目驗收、 設(shè)備儀器開箱驗收等活動， 負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第三，“四同時”，即下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件材料的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)

15、同時檢查項目文件材料積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況； 項目總結(jié)應(yīng)同時確保項目文件材料歸檔交接的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。8.科技文件積累的原則：系統(tǒng)原則、動態(tài)原則、與科技活動同步的原則。9. 系統(tǒng)原則：是要求從全局的角度出發(fā)，遵循科技活動的規(guī)律，依據(jù)科技工作程序，按照科技文件的特點進(jìn)行全過程積累，以保證科技文件產(chǎn)生、 形成的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。10.動態(tài)原則就是要求把科技文件的積累保存與更改結(jié)合起來。11. 與科技活動同步的原則就是要求把科技文件的累積貫穿于科技活動的全過程，以保證科技文件的完整。第一，生產(chǎn)活動的立項時入手，第二，科技文件的積累應(yīng)在每一階段、每一環(huán)節(jié)及每個科技人

16、員的工作活動中隨時進(jìn)行。12.參考性科技文件主要包括從外來單位收集來的、作為本科技活動參考使用的技術(shù)資料、科技情報等。13. 科技文件積累的方式：科技人員個人積累、科技管理部門積累、專門文檔管理部門積累。14.科技檔案的基本保管單位案卷。15.針對具體項目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。16.以建設(shè)項目前期形成的相關(guān)管理性文件為例，可按照立項、各專項審批、動拆遷、招投標(biāo)等前期各工作階段組卷。17.圈內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前， 圖樣在后； 譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后。18.產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排

17、列。19.建設(shè)項目類案卷宜按項目前期、 項目設(shè)計、 項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。20. 科技檔案案卷編目：案卷內(nèi)科技文件頁號的編寫、案卷封面的編制、案卷脊背的編制、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的編制、案卷目錄的編制。（多選）21.案卷內(nèi)科技文件頁號的編寫（1）案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。（2）已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。（3）圈內(nèi)目錄、圈內(nèi)備考表不編寫頁號。22. 案卷封面六要素： 案卷題名、立卷單位、起止日期、 保管期限、密級、檔號。23.頁數(shù)：應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。24.圈內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)部全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在

18、組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。25.總頁數(shù)：應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。26. 案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。（多選）27.要保證科技檔案分類方案類目體系的嚴(yán)整性。28. 科技檔案分類中橫向表現(xiàn)了各級同位類的并列關(guān)系，形成了各級“類別”；縱向表現(xiàn)了上位類和下位類的從屬關(guān)系，構(gòu)成了一個個“類系” 。 （是非、單選）29. 科技檔案分類方案類目體系要體現(xiàn)可包容性 。 （單選）使每一種和每一部分科技檔案都能在該分類方案的類目體系中找到自己的應(yīng)有位置，并力求簡明易懂，便于檢索。30. 經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器、會計業(yè)務(wù)、干部職

19、工等十個一級類目是按照職能分工劃分科技檔案類目。（單選）31. 科技檔案的分類要求根據(jù)本單位的具體情況，綜合考慮包括單位性質(zhì)、主要的科技生產(chǎn)活動、科技檔案種類和數(shù)量等各種因素。（多選）32.企業(yè)檔案一級類目號多采用其類目中具有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編制。33.檔號亦稱檔案號，是檔案部門在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案實體的一組代碼， 即科技檔案保管單位的編號。 檔號是存取科技檔案的標(biāo)記，具有固定科技檔案分類排列順序、統(tǒng)計和檢索科技檔案的作用。34.對科技檔案而言，其檔號的基本結(jié)構(gòu)為：全宗號類別號案卷號。35.案卷號（或盤、盒、張?zhí)枺┦前妇砘蚬獗P、磁帶、照片等排列

20、的順序號（流水號） 。36.建設(shè)項目文件，簡稱項目文件，是指建筑、安裝等各種形成固定資產(chǎn)的建設(shè)項目，在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖標(biāo)、聲像等形式的全部文件，包括項目前期、竣工、竣工驗收文件等。37.這些特征也對建設(shè)項目檔案管理提出了基本要求：一是內(nèi)容的完整性，二是檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確，三是整理的系統(tǒng)性。38.作為建設(shè)項目的法人， 建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織、 協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、 設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位編制項目軍工股文件和整理項目文件。39.在實際工作中，一般以有關(guān)主管部門（如發(fā)改委等項目投資管理部門）正式批準(zhǔn)（或核準(zhǔn)、備案）的項目或工程為表現(xiàn)形式。房屋建筑項目

21、中的水、點、風(fēng)等動力系統(tǒng)以及電梯等設(shè)備安裝工程，也是該建設(shè)項目的組成部分。40.建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)與建設(shè)項目管理部門形成合力，確保施工、監(jiān)理等參建單位履行文件形成、積累并最終完成歸檔和提交責(zé)任。41.如建設(shè)項目實行項目總承包的，應(yīng)由各專業(yè)、勞務(wù)分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、 積累和整理， 并提交總承包單位匯總； 如由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的， 如軌道交通項目， 建設(shè)單位將整個項目劃分為若干標(biāo)段工程分別發(fā)包，則由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件。42.對建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位而言，其除了負(fù)責(zé)收集、積累項目建立文件，還要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目施工過程中文件收集、 積累和完

22、整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的情況。43.聲像材料長期 長期44.施工過程中，不可避免地會對設(shè)計單位提供的施工圖設(shè)計文件進(jìn)行一定的變更或修改，設(shè)計變更通知單、工程洽商單、材料代工單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等都是常見的施工圖變更、修改的依據(jù)性文件。45.建立文件在不同項目中形成的內(nèi)容大同小異，一般更具文件類型收集、 整理、歸檔即可。46.如果在建設(shè)項目中同時開展了有感的科研項目，其文件收集歸檔可參考單個科研項目、課題在哥哥階段的文件材料歸檔范圍。47.各類項目文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集；引進(jìn)金屬、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位等級、歸檔，再行譯校。48.項目竣工文件

23、主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目建立文件組成。49.項目施工及調(diào)試完成后， 施工單位 i、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。50.項目竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。51.與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更，可與竣工圖編在一起，頁可以單組組卷。52.項目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖的， 應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。53.在原施工圖上更改， 并簽章使之成為竣工圖的前提條件是：不涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變，以及圖面變更面積不超過

24、35%的，否則，應(yīng)重新繪制竣工圖。54.竣工圖更改的方式有三種：杠改、劃改（或叉改）、圈改。55.利用施工圖更改的，應(yīng)在更改處著名變更、更改依據(jù)性文件的名稱、日期、編號和條款號。56.書 213 214 三個圖57.所有竣工圖應(yīng)由竣工圖編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)-容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽。竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。88.項目竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況。89.竣工圖應(yīng)使用新得或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖一般由施工圖經(jīng)審核、更改后加蓋并簽署竣工圖章而來。90.一張更改通知單涉及多張圖紙更

25、改的，如圖紙不在同一卷冊中，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或者備考表中說明。91.竣工圖一般為兩套，由建設(shè)單位向業(yè)主和生產(chǎn)（使用）單位移交；建設(shè)項目主管單位或上級主管機(jī)關(guān)需要接收的，按主管機(jī)關(guān)的要求辦理。92.竣工圖編制所需費用應(yīng)在項目建設(shè)投資中解決，由建設(shè)單位或有關(guān)部門在與承包單位簽訂合同時確定。 施工單位應(yīng)向建設(shè)單位提交兩套屬于職責(zé)范圍內(nèi)形成的竣工文件， 其費用由施工單位負(fù)責(zé)。 建設(shè)單位主管部門要求增加套數(shù)或行業(yè)主管部門要求由設(shè)計單位負(fù)責(zé)編制竣工圖的，費用由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。93.對在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的中點建設(shè)項目，因有移交一套項目城建檔案的任務(wù)，建設(shè)單位至少應(yīng)形成兩套項目檔案。除了特殊情況，

26、檔案應(yīng)為原件。對建設(shè)項目文件而言，項目前期很多立項、審批、招投標(biāo)等材料，以及項目竣工驗收階段形成的驗收材料， 由于形成于相關(guān)主管部門， 一般只形成一份原件。 對設(shè)計文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件，以及工程可行性研究報告、 環(huán)境影響報告、初步設(shè)計等等第三方機(jī)構(gòu)為設(shè)計單位編制的專業(yè)材料，建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)最后項目檔案所需套數(shù)， 向設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位及第三方機(jī)構(gòu)提出編制或形成文件原件套數(shù)要求，并以合同形式明確。94.施工單位在項目竣工文件收集、 編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審。95.項目文件歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可

27、在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工文件一并歸檔。 在項目竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔。各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。96.建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件， 應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、 內(nèi)容分別按年度、 項目的單項或單位工程整理。97. 項項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。98.案卷及案卷內(nèi)文件不應(yīng)重

28、份份；同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷的保管期限應(yīng)從長。99. 案卷內(nèi)文件一般文字在前、圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。例如，某項目的建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附圖，一般許可證排列在前， 附圖排列在后又如， 向有關(guān)主管機(jī)關(guān)申報項目建議書、工程可行性研究報告、初步設(shè)計等材料，申請、請示等正文排列在前，項目建議書、工程可行性研究報告、初步設(shè)計等附件排列在后。100項目檔案經(jīng)驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過工驗收后的三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。101.建設(shè)單位應(yīng)在六個月內(nèi)向城市檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建

29、設(shè)及其管理有關(guān)的項目產(chǎn)品檔案。102產(chǎn)品檔案，即工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案，是在工業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)等活動中形成的科技檔案， 主要產(chǎn)生在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、制造單位和工礦企業(yè)單位。 產(chǎn)品檔案般包括產(chǎn)品設(shè)計檔案（或稱產(chǎn)品研發(fā)檔案）和產(chǎn)品制造檔案兩個基本部分。103. 各單位應(yīng)實行產(chǎn)品研制、生產(chǎn)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制，即負(fù)責(zé)產(chǎn)品型號研制、 生產(chǎn)的部門， 是產(chǎn)品文件的形成部門， 同時也是產(chǎn)品文件歸檔的責(zé)部門，應(yīng)履行產(chǎn)品檔案工作職責(zé)。104.產(chǎn)品文件材料的歸檔時間有以下幾種情形。1按產(chǎn)品、型號結(jié)東時間歸檔2.按工作階段歸檔 3.按專業(yè)、單項、子項目結(jié)束時間歸檔4.即時歸檔。105.產(chǎn)品研制活動結(jié)束后， 圍繞

30、這些活動的文件材料形成也就此結(jié)束，此時把有保存價值的產(chǎn)品文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理后及時歸檔，產(chǎn)品管理活動就正式畫上句號。106. 產(chǎn)品完成一個工作階段后，即可將該階段形成的文件材料整理歸檔。107. 按工作階段歸檔便于產(chǎn)品或型號管理部門工作的開展，保證產(chǎn)品文件材料的完整。108. 產(chǎn)品文件的準(zhǔn)確性既包括內(nèi)容的準(zhǔn)確性性，也包括形式的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。109. 產(chǎn)品文件在文件或圖紙編號、版本、格式等形式上不準(zhǔn)確、不規(guī)范。110. 產(chǎn)品研制過程總是伴隨著各種程度的修改、更改，這些修改、更改最終都要落實到相關(guān)產(chǎn)品文件和圖紙上。111. 產(chǎn)品文件一般按照結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。112. 按階段組卷是以產(chǎn)品研制、生產(chǎn)活動為對象的劃分，而按結(jié)構(gòu)、部件、部位、專業(yè)、子項等組卷，則是以產(chǎn)品本身為對象的劃分113. 按工作程序排列案卷，即是按階段進(jìn)列；按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列案卷，一般可直接依據(jù)產(chǎn)品各專業(yè)、 系統(tǒng)、部位（部件）的劃分，或從產(chǎn)品整體到各專業(yè)、 系統(tǒng)、部位（部件）等