探究提升檔案管理工作科學化水平的途徑

1、    探究提升檔案管理工作科學化水平的途徑    李慧芬摘 要：時代的發(fā)展下，信息技術已經(jīng)廣泛應用于各種領域，我國的檔案管理工作也不例外，而就檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，其科學化的管理仍處于初級階段。該文就以提升檔案管理工作科學化水平為目的，針對目前我國檔案管理工作現(xiàn)狀提出幾點針對性意見。關鍵詞：檔案管理 管理工作 科學水平：r71 ：a ：1672-3791（2017）07（a）-0122-02檔案管理，是組成我國檔案事業(yè)最基本也是最重要的部分，即指對我國和社會的信息資源進行必要的整理和歸納，并提供相應的利用服務。隨著發(fā)展，檔案

2、管理工作已具有一定的規(guī)模性，但是隨著新時代的不斷更新，現(xiàn)有檔案管理工作已無法滿足新時代下對于檔案管理工作的要求。1 我國檔案管理存在的問題分析1.1 缺乏對檔案管理的重視，觀念陳舊一方面是人們對于檔案管理工作的不重視，存在誤解，認為其工作就是歸納、收集、整理、保管和統(tǒng)計等日常工作，是和經(jīng)濟效益無關的工作。檔案管理工作最后成了只要保證檔案正常使用，無丟失、無遺漏即可。所以，造成了工作人員消極散漫、無積極性的現(xiàn)象。另一方面，是單位領導對于檔案管理工作的不重視，致使大部分檔案管理工作停滯不前。另外，我國現(xiàn)有檔案管理工作的理念過于傳統(tǒng)陳舊，造成檔案無利用性，喪失了檔案應有的價值。用戶的需求是檔案管理機

3、構得以繼續(xù)發(fā)展的導向，但各檔案管理機構并沒有重視這一點，機構之間也缺乏相應的溝通和合作，這在很大程度上限制了檔案管理工作的效率，也成為其長期發(fā)展的阻礙。1.2 缺乏健全的檔案管理制度不健全的檔案管理制度造成了目前管理工作上的不嚴謹，過于的隨意性。就現(xiàn)有的檔案管理制度而言，內(nèi)容上過于籠統(tǒng)，缺乏細節(jié)性，只針對大面積的工作范圍，細節(jié)上缺乏明確的規(guī)定，如責任追究制度、獎勵懲罰制度的不足，尤其是針對某些基層單位的檔案管理，其標準和質量要求是最為薄弱的環(huán)節(jié)。不健全和標準的管理制度，很容易造成龐大數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)丟失，加上存放的無秩序，也浪費了大量的查詢時間。另外，由于缺乏完善的管理制度，導致有些基層單位對檔

4、案不重視，存在隨意篡改或破壞的嚴重問題。1.3 缺乏高綜合素質的檔案管理工作人員信息資源的儲備是檔案的主要工作內(nèi)容，而基于時代的不斷發(fā)展，推動了檔案信息更新的速度，這對檔案管理工作人員提出了更高、更多的要求，在具備較高專業(yè)技能的同時，良好的綜合素質在檔案管理工作中越發(fā)體現(xiàn)出重要性，是直接影響檔案信息質量的關鍵。與目前的科學化發(fā)展相比，我國的檔案管理隊伍的綜合情況仍然存在很多問題，具體為：首先，專業(yè)人員的匱乏，現(xiàn)有工作人員缺乏系統(tǒng)專業(yè)的知識和技術，普遍存在文化程度較低的情況；其次，創(chuàng)新能力匱乏，對信息技術的操作技術較低，缺乏較高的外語水平；最后，思想觀念落后，現(xiàn)有管理水平較低，無法滿足發(fā)展需求。

5、以上的問題都在很大程度上制約著檔案管理工作的發(fā)展，嚴重影響到其效率的提高。此外，時代的發(fā)展推動新技術新方法不斷出現(xiàn)，而有限的水平造成了學習掌握力不從心，這些都是制約著檔案管理工作長遠發(fā)展和創(chuàng)新的主要問題。2 針對檔案管理工作科學化水平的提升途徑2.1 提升檔案管理工作觀念，做到與時俱進轉變檔案管理工作的工作觀念，并給以應有的重視。首先，檔案管理人員要做到緊跟時代發(fā)展步伐，更新觀念與時俱進，正視自己的工作，做到細致服務。其次，充分利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息應有的服務價值，提高可利用率。最后，收集檔案資料時，要遵循做到“整理應系統(tǒng)，分類應科學，歸檔應分類分主題”，將檔案的價值最大化地發(fā)揮出來。此外

6、，加大對檔案管理工作的重視度，建立資源共享網(wǎng)站，讓各檔案管理機構為用戶提供更加全面和系統(tǒng)的服務。2.2 建立健全的檔案管理制度維持單位可持續(xù)發(fā)展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理單位每個員工的基本法則，反之，沒有或不健全的管理制度則很容易造成人心渙散，當有問題出現(xiàn)，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一個企業(yè)單位中都一直居于高位，檔案管理也不例外，它可以讓檔案管理工作順利有序地開展，而檔案管理制度的健全和完善，則可以保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、有效性及完整性。（1）針對實際情況和細節(jié)制定管理制定，每項工作中都進行落實和跟進，通過日常實踐，對不足和不當之處加以改善。（2）側重

7、于獎懲制度的制定，規(guī)定應詳細、明確、有力，提高獎勵，檔案信息管理要細心、整齊有序，堅決禁止出現(xiàn)檔案信息篡改、遺漏、丟失等現(xiàn)象。（3）為防止出現(xiàn)問題時出現(xiàn)責任推卸問題，應制定明確的責任追究制度，提高工作人員的責任感。（4）加大執(zhí)行力度，盡全力將制度落實，杜絕流于形式，只做擺設而無用處。2.3 強化技能學習，提升綜合素質信息資源不管對于單位來說還是國家來說，都是至關重要的，這就是檔案管理的工作，也就是說檔案信息具有一定的保密性，檔案管理人員的綜合素質高低關系到檔案信息的丟失或者泄露，導致嚴重后果的產(chǎn)生。所以說，提高檔案管理人員的綜合素質至關重要。在信息化時代的背景下，推動了檔案管理工作更為科學化，

8、而現(xiàn)代科學化檔案管理工作具有更加豐富的內(nèi)容、更加科學先進的技術、更加專業(yè)系統(tǒng)的分工等，這就要有檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)素質和綜合素質。不僅要有單純、扎實的理論知識，更要有熟練、靈活的實踐技能，同時，加強學習，了解時事，不斷提高自己的文化水平和操作技術，以便可以更快地掌握科學先進的新技術，只有如此，操作管理技術才能更加有效靈活，以此提高檔案管理效率。才因此，作為檔案管理工作中的一員，應加強自我學習，提高管理能力和綜合素質，成為符合檔案管理要求的綜合性工作者?？茖W技術的不斷發(fā)展，使得信息化技術已經(jīng)深入到人們的生活和工作當中，不同領域中信息化技術的運用也得到了超乎預期的效果，所以，檔案管理工作

9、也應跟隨發(fā)展需求，培養(yǎng)檔案管理人員成為既有專業(yè)知識，又懂得操作信息化技術，同時具備綜合素質的全方面的科技人才，推動檔案管理工作更加科學化地開展，穩(wěn)定其長期發(fā)展，并提供有力的技術和人才支持，使我國檔案管理更加健康長遠地發(fā)展。2.4 提升檔案管理的信息化水平受傳統(tǒng)管理方式的影響，我國還有很多地區(qū)延續(xù)這種方式，相對于信息化的管理方式，是比較落后的。由于缺乏統(tǒng)一性的標準作為衡量，所以，盡管檔案管理系統(tǒng)軟件不少，仍然無法跟上信息技術的發(fā)展腳步?；谛畔⒒难杆侔l(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)在的管理需求，這就推動了管理方法上的更新，所以說，為滿足信息化管理的新要求，必須提高檔案管理信息的水平。另外，檔案工作的發(fā)展和科學化水平的提高，都與其信息化水平的高低有著莫大的關聯(lián)。（1）加大對檔案管理硬件的投入力度，首先就是要對檔案管理基礎設施進行完善和優(yōu)化。（2）加大信息技術的應用范圍，推動檔案電子化和自動化水平的提高，構建計算機檔案管理系統(tǒng)。（3）利用網(wǎng)絡傳遞檔案信息，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化、為大眾帶來更多便捷