檔案管理理論與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究

1、    檔案管理理論與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究    肖麗萍摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（dbms）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)據(jù)庫；檔案信息化檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，

2、兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（dbms）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障，也是我們

3、平常所說的業(yè)務(wù)支撐。一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。” “這實(shí)質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認(rèn)識活動的基本方法?！闭?yàn)槿绱耍罢f得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上重大的分歧和爭論，大都圍繞著分類方

4、法展開?！庇墒牵P者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對檔案進(jìn)行多角度的靈活

5、定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。一般來說，對檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對象對內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。二、全宗原則及

6、其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能

7、夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹一幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫。雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、

8、復(fù)雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。與此相對應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時(shí)都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫對這些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的檔案實(shí)施專門化管理。2、自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。自由來源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項(xiàng)目檔案雖然破