研究生學(xué)位檔案管理在高等院校的信息化建設(shè)

1、    研究生學(xué)位檔案管理在高等院校的信息化建設(shè)    趙海燕 向紅摘 要 在高等院校中，研究生學(xué)位檔案即是學(xué)生的學(xué)習(xí)歷史記錄，也是學(xué)生的科研工作記錄，從檔案中可以直接反映出高等院校教育水平和管理水平，在高等院校中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但隨著文檔一體化、網(wǎng)絡(luò)信息化管理的發(fā)展不斷深入，給高等院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，結(jié)合研究生學(xué)位檔案管理在高等院校信息化建設(shè)的處境和問題進(jìn)行了分析并提出了對策。關(guān) 鍵 詞 研究生學(xué)位；檔案管理；高等院校；信息化建設(shè) g647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼 a 2096-0603（2017）22-0154-01研究生所具有的高學(xué)歷在國

2、家培養(yǎng)高學(xué)歷人才的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而與之相關(guān)的研究生檔案更是有巨大的實(shí)際價(jià)值，不僅展現(xiàn)了研究生的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)思想，而且記錄了研究生的學(xué)術(shù)成果。因此，在高等院校中，對研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理就成了高等院校展現(xiàn)管理水平和教育教育質(zhì)量的重要方式。一、研究生學(xué)位檔案管理在高等院校信息化建設(shè)的處境和問題（一）檔案管理員綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案收集不到位在現(xiàn)今的多數(shù)高等院校中，對研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理的人員多半為兼職，不僅缺乏相關(guān)的檔案收集、整體以及管理的專業(yè)知識，而且相關(guān)的檔案意識也極其淡薄。一方面對檔案的收集、整理以及管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為其只是簡單的收藏和保密工作

3、，并沒有什么收集的效用。另一方面對社會發(fā)展趨勢的認(rèn)識不夠，在當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，在檔案的收集、整理以及管理過程中，極其缺乏信息網(wǎng)絡(luò)化管理。在這種情況下，導(dǎo)致研究生檔案收集、整理以及管理難以規(guī)范化和科學(xué)化1。（二）檔案保存成本高，利用率低在完成檔案的收集與整理后，相關(guān)的檔案管理工作所發(fā)揮的最重要的作用就是將研究生檔案調(diào)出，然后供人查詢和使用。換言之，只有對檔案進(jìn)行利用，才能最大限度發(fā)揮出研究生檔案和檔案管理所具有的信息資源價(jià)值。但就目前的實(shí)際情況而言，在高等院校中的管理模式普遍都高度集中，進(jìn)而導(dǎo)致檔案中心處于封閉或半封閉的狀態(tài)，嚴(yán)重影響檔案管理發(fā)揮真正的作用。另外，很多院校中

4、的檔案管理模式也極其陳舊，導(dǎo)致成本大幅上升，并且也使檔案難以真正地發(fā)揮出應(yīng)有的效用。（三）檔案整理、管理方式陳舊，信息化程度較低就目前我國高等院校的實(shí)際情況而言，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)方面雖然已經(jīng)較為完善，但在檔案電子化管理方面卻沒有真正實(shí)現(xiàn)。而隨著我國人才的不斷涌現(xiàn)，研究生檔案也在不斷增多，進(jìn)而也就給檔案的收集、整理以及管理提出了更高的要求。換言之，過去僅靠人員手工對研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需求，而且在檔案庫房容量方面也提出了新的要求。二、針對問題所提出的對策（一）從宣傳方面入手，加強(qiáng)檔案信息化觀念的建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案收集（1）在高等院校中，對研究生檔案

5、的收集、整理以及管理工作給予足夠的重視是至關(guān)重要的，并且也應(yīng)該從觀念上對檔案信息化管理的可行性以及必要性有一定的認(rèn)識，從而根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相關(guān)制度和管理辦法的制定。（2）舉辦與檔案管理工作相關(guān)的教育活動，提升學(xué)生、老師以及檔案管理工作人員對檔案收集、整理以及管理的重視程度，從而促使研究生注重檔案材料的完整性和真實(shí)性。（3）提升學(xué)生、老師以及科研人員對檔案資料的利用率。（4）對檔案信息化有一個全面客觀的認(rèn)識。（二）及時(shí)進(jìn)行歸檔和整理工作，并對歸檔內(nèi)容進(jìn)行明確在檔案的信息化建設(shè)和管理過程中，電子文件的歸檔和管理是至關(guān)重要的，也是現(xiàn)今有待加強(qiáng)和解決的問題。（1）在高等院校中，高效應(yīng)該加強(qiáng)電子文檔的鑒

6、定、著錄以及歸檔工作，使電子文檔具有完整性和真實(shí)性。（2）檔案材料是具有多種特性的，而在管理的過程中，相關(guān)的收集和整理工作就顯得十分必要了。（3）因?yàn)檠芯可鷻n案所生產(chǎn)的時(shí)間不同，具有分散性，因此，應(yīng)該根據(jù)不同的時(shí)間進(jìn)行不同的檔案材料規(guī)整，及時(shí)做好歸檔工作并對歸檔內(nèi)容進(jìn)行明確。（三）大力發(fā)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理在檔案信息資源的開發(fā)和共享上，檔案數(shù)字化為其提供了一條新途徑，同時(shí)，也為研究生檔案的開發(fā)和利用提供了條件。在高等院校中，相關(guān)的研究檔案是通過多次試驗(yàn)論證得來的，所以研究生檔案具有較高的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。而在高等院校中，紙質(zhì)板的檔案材料是較為常見的，而隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的深入發(fā)展，電子版的學(xué)位論文已經(jīng)逐漸進(jìn)入收集整理階段，而這樣的發(fā)展無論是在科研成果的推廣上，還是對后人的持續(xù)研究上都有著重要的意義。綜合而言，在高等院校中，因?yàn)檠芯可鷻n案經(jīng)過多次試驗(yàn)論證，具有較高的實(shí)際價(jià)值和特點(diǎn)，對其進(jìn)行收集、整理和管理也就成了高等院校非常有必要進(jìn)行的工作。而現(xiàn)今，隨著科技水平的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用自然而然成了新的發(fā)展趨勢。參考文獻(xiàn)：