淺議如何做好檔案預(yù)立卷工作

1、淺議如何做好檔案預(yù)立卷工作【摘要】檔案預(yù)立卷是檔案管理的重要基礎(chǔ)工作。 要促進(jìn)檔案預(yù)立卷工作規(guī)范化，做好平時(shí)立卷，提高立卷質(zhì) 量，需要從明確預(yù)立卷工作職責(zé)、編制預(yù)立卷類目、注重平 時(shí)收集整理等方面著手，結(jié)合實(shí)際以及檔案形成的特性，制 定具體預(yù)立卷類目編制、移交制度，最終形成合理、科學(xué)的 檔案預(yù)立卷工作機(jī)制?！娟P(guān)鍵詞】預(yù)立卷；立卷類目；規(guī)范化預(yù)立卷工作是文件材料和檔案的重要紐帶。所謂預(yù)立卷 工作，就是單位內(nèi)形成文件材料的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)把本單位業(yè) 務(wù)活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，進(jìn)行科學(xué)的 分類、整理、立卷。檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、檢查, 負(fù)責(zé)立卷的業(yè)務(wù)部門預(yù)先做好向檔案部門歸檔的工

2、作。從文 件材料同檔案的關(guān)系來看，文件材料是檔案的前身，檔案是 文件材料的歸檔轉(zhuǎn)化形態(tài)。文件材料形成和處理完畢，有保 存價(jià)值的經(jīng)過歸檔就轉(zhuǎn)化為檔案。所以說，預(yù)立卷工作連接 著形成、使用文件材料的業(yè)務(wù)部門和管理、保管檔案的檔案 部門，是業(yè)務(wù)部門工作和檔案工作的交接點(diǎn)，是它們之間的 重要紐帶。由此看來，檔案預(yù)立卷是檔案管理的重要基礎(chǔ)工作。檔 案預(yù)立卷工作情況的好壞在一定程度上決定了最終檔案歸 檔情況的優(yōu)劣，很多時(shí)候都由于預(yù)立卷工作沒有做到位直接 導(dǎo)致了到歸檔時(shí)檔案材料不全、或者不符合歸檔要求等各種 問題。要促進(jìn)檔案預(yù)立卷工作規(guī)范化，做好平時(shí)立卷，提高 立卷質(zhì)量，需要從以下幾個(gè)方面著手。一、明確預(yù)立

3、卷工作職責(zé)預(yù)立卷工作不是某個(gè)人或某個(gè)部門單獨(dú)的工作，需要從 某一年工作的開始或者某一項(xiàng)工作的開始，明確立卷責(zé)任 人，保障預(yù)立卷工作的正常開展。首先，業(yè)務(wù)部門檔案工作 主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本部門工作職責(zé)和當(dāng)年工作任務(wù)，依據(jù)各類檔 案的歸檔范圍，指導(dǎo)兼職檔案人員明確各工作崗位及專項(xiàng)或 重大活動(dòng)負(fù)責(zé)人的文件材料收集責(zé)任。同時(shí)，部門兼職檔案 人員應(yīng)依據(jù)規(guī)章制度中有關(guān)“歸檔范圍”和“保管期限” 的規(guī)定，結(jié)合上年度文件材料的形成情況，在部門檔案工作 主管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下按照各業(yè)務(wù)工作人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)分 工，編制本部門具體的預(yù)立卷類目表，明確部門成員在文件 材料管理上的職責(zé)分工。預(yù)立卷類目既要反映部門基本工作 和常規(guī)

4、工作，又要突出年度重點(diǎn)工作和新增任務(wù)。在預(yù)立卷 工作中，最重要的就是明確具體業(yè)務(wù)工作人員職責(zé)。文件材 料作為所有工作人員在各項(xiàng)工作中的基本成果形式，真實(shí)記 錄著工作人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容。文件材料立卷歸檔是所有業(yè) 務(wù)活動(dòng)的終點(diǎn)，也是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是所有工作人員 應(yīng)承擔(dān)的一項(xiàng)基本工作。工作人員負(fù)責(zé)其崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)范 圍內(nèi)文件材料的平時(shí)立卷。文件材料在辦理或使用過程中應(yīng) 及時(shí)收集，嚴(yán)格管理，防止遺失、污損；對(duì)涉密文件材料還 應(yīng)按照規(guī)定做好保密工作，注意避免因使用不當(dāng)造成文件材 料的泄密。如遇專項(xiàng)或重大活動(dòng)、突發(fā)事件時(shí)，均由該活動(dòng) 或事件的主要負(fù)責(zé)人安排專人進(jìn)行相關(guān)文件材料的收集整 理。在活動(dòng)結(jié)束

5、后，及時(shí)整理組卷。二、編制預(yù)立卷類目在預(yù)立卷工作中，不可或缺的就是預(yù)立卷類目，這種類 目材料是預(yù)立卷工作的基本依據(jù)，在立卷人收集材料立卷時(shí) 可按照類目表中的相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行收集，這樣才能保證立卷時(shí) 文件的齊全及系統(tǒng)性。編制預(yù)立卷類目是預(yù)立卷工作的核心和依據(jù)。各業(yè)務(wù)部 門根據(jù)本部門工作職責(zé)和當(dāng)年工作任務(wù)，參照各類檔案的歸 檔范圍編制文件材料預(yù)立卷類目，并針對(duì)各崗位具體的工作 職責(zé)進(jìn)行調(diào)整分配。預(yù)立卷類目既要反映單位部門基本工作 和常規(guī)工作，又要突出年度重點(diǎn)工作和新設(shè)任務(wù)。部門兼職 檔案人員應(yīng)在每年年初編制預(yù)立卷類目表并向業(yè)務(wù)工作人 員明確。以高校中教學(xué)檔案的預(yù)立卷類目為例，需要根據(jù)本部門 工作職責(zé)、

6、教學(xué)情況和當(dāng)年教育工作任務(wù)編制教學(xué)檔案的類 目，教學(xué)檔案類目是否反映本部門基本的教育工作情況；需 要在教學(xué)檔案收集工作中突出本部門當(dāng)年度的重點(diǎn)教學(xué)工 作和下一年度新辟的教學(xué)任務(wù)，以及在年度教學(xué)工作的基礎(chǔ) 上編制下一年的教學(xué)檔案類目；需要有關(guān)部門教學(xué)檔案類目 在條款、名稱上簡(jiǎn)明清晰地反映教學(xué)的內(nèi)容和文件作者、文 種形式，依次設(shè)置條款編號(hào)。三、注重平時(shí)收集整理業(yè)務(wù)工作人員根據(jù)預(yù)立卷類目表結(jié)合所負(fù)責(zé)的工作內(nèi) 容確定對(duì)應(yīng)的歸檔文件材料，如有問題需及時(shí)溝通調(diào)整。工 作人員在日常工作中應(yīng)對(duì)辦理完畢的文件材料（包括紙質(zhì)版 與電子版）及時(shí)進(jìn)行收集，同時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理， 整理時(shí)需檢查文件材料是否齊全、完

7、整，確定檔案的密級(jí)、 保管期限并按文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行排序，將整理后的文 件材料按預(yù)立卷類目分類存放。同時(shí)，根據(jù)文件材料數(shù)量， 配置相應(yīng)的文件夾（盒）、資料夾等裝具，便于以后統(tǒng)一移 交。各業(yè)務(wù)工作人員在進(jìn)行紙質(zhì)材料收集整理時(shí)，須同步進(jìn) 行電子文件收集整理，電子文件應(yīng)保持同紙質(zhì)文件題名的一 致，并根據(jù)預(yù)立卷類目建立相應(yīng)的電子文件夾，以便存放管 理。歸檔的電子文件應(yīng)做到數(shù)據(jù)有效完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，注明 相關(guān)的信息說明。注意，電子文件不僅局限于文檔型的電子 文件，還應(yīng)包括錄像、錄音、數(shù)碼照片等數(shù)字聲像類電子文 件及程序數(shù)據(jù)庫類等其他類別電子文件。兼職檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)地檢查、督促各業(yè)務(wù)工作人員 做好平

8、時(shí)收集整理工作，做好前端控制，保障后續(xù)立卷工作 正常進(jìn)行。如遇專項(xiàng)或重大活動(dòng)、突發(fā)事件時(shí)，兼職檔案人 員要提前介入，同活動(dòng)或事件的主要負(fù)責(zé)人明確收集文件材 料的類目，并督促收集。若該活動(dòng)或事件最終未能辦理完畢 （例如項(xiàng)目申報(bào)未得到最終審批），其準(zhǔn)備過程中所形成文 件材料，有保存價(jià)值的仍需及時(shí)進(jìn)行收集。四、匯總收集、檢查鑒定及移交部門兼職檔案人員按照各類檔案歸檔時(shí)間要求（一般要 求是次年的六月）提前進(jìn)行應(yīng)歸檔文件材料及電子文件匯總 收集工作。各業(yè)務(wù)工作人員應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)立卷的材料整理移 交兼職檔案人員。兼職檔案人員需辦理文件材料的移交手 續(xù)。各業(yè)務(wù)工作人員編制移交清單，注明移交材料內(nèi)容與數(shù) 量、移

9、交時(shí)間等，移交人與接收人應(yīng)在移交清單上簽字，各 存一份。部門兼職檔案人員需根據(jù)相關(guān)的歸檔工作規(guī)范對(duì)各崗 位移交的文件材料及電子文件進(jìn)行檢查鑒定，檢查的內(nèi)容： 1檢查文件材料是否辦理完畢；2檢查每份文件材料是否完 整，有無缺頁，是否正件、附件齊全等；3文件處理程序是 否完成，有無漏蓋印章、漏簽字等，處理的來龍去脈是否注 明，遇有不明之處應(yīng)及時(shí)詢問承辦的工作人員；4.電子文件 是否完整、有效、真實(shí)，相關(guān)信息說明是否注明。對(duì)不具有 歸檔價(jià)值的發(fā)回移交人自行保存，具有歸檔價(jià)值但不符合規(guī) 范的發(fā)回移交人進(jìn)行補(bǔ)充完善。最后將所有符合規(guī)范且應(yīng)歸 檔的文件材料及電子文件進(jìn)行系統(tǒng)全面的整理組卷。五、預(yù)立卷工作的指導(dǎo)考核檔案管理部門需要負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門的預(yù)立卷工作進(jìn) 行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，并把該項(xiàng)內(nèi)容列入部門工作的考核指標(biāo) 中，才能有效地保障預(yù)立卷工作的順利進(jìn)行。在面對(duì)不同類別檔案的預(yù)立卷工作時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際以 及檔案形成的特性，制定具體預(yù)立卷類目編制、移交規(guī)則， 最終形成合理、科學(xué)的檔案預(yù)立卷工作機(jī)制。【參考文獻(xiàn)】1