SWQI702物資供應(yīng)須知

1、中石化中海船舶燃料供應(yīng)有限公司上海物資分公司物資供應(yīng)須知文件編號(hào)：SWQI702版本/修改：I/0物資供應(yīng)須知I陳申君戴曜/應(yīng)志鴻2013年7月12日版本編寫審核會(huì)簽批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期修 改 記 錄版本號(hào)修改頁(yè)次修改審核批準(zhǔn)生效日期H/15/6、8/9鞠榮嫦戴曜應(yīng)志鴻2010.6.28I/0全部陳申君戴曜應(yīng)志鴻2013.7.151 目的本須知對(duì)船用物資從顧客需求評(píng)審、采購(gòu)、入庫(kù)、儲(chǔ)存、出庫(kù)、搬運(yùn)、交付全過程作了規(guī)定，旨在確保物料供應(yīng)服務(wù)的質(zhì)量，使顧客滿意。2 適用范圍本須知適用于上海物資分公司物資供應(yīng)的全過程控制。3 定義合同：指分公司與顧客達(dá)成的共識(shí)，并以某種形式規(guī)定的條文。包括傳真、要料訂單、口

2、頭訂單、普通物資貿(mào)易合同等。 庫(kù) 存 料：分公司常備的庫(kù)存物資，又稱常備料。外 購(gòu) 料：分公司非庫(kù)存物資，需按顧客要求外購(gòu)的物資，俗稱船名料或?qū)Ｓ昧?。職能部門：指分公司管理部門-綜合辦公室、技安科、人事科、財(cái)務(wù)科。經(jīng)營(yíng)部門：指物資供應(yīng)部門-船舶供應(yīng)一部、船舶供應(yīng)二部、貿(mào)易部、備件經(jīng)營(yíng)部。采購(gòu)部門：指物資采購(gòu)部門-采購(gòu)部、備件經(jīng)營(yíng)部。倉(cāng)儲(chǔ)部門：指從事分公司物資、潤(rùn)滑油等儲(chǔ)存保管業(yè)務(wù)的部門-物流部。運(yùn)輸部門：指從事分公司運(yùn)輸提貨、交付業(yè)務(wù)的部門-物流部。4 職責(zé) 4.1 經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制訂分公司年度工作計(jì)劃。4.2 職能部門負(fù)責(zé)分公司年度生產(chǎn)計(jì)劃的安排。4.3 各部門負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施本部門工作計(jì)劃。4

3、.4采購(gòu)部負(fù)責(zé)潤(rùn)物料、備件的采購(gòu)及潤(rùn)滑油送驗(yàn)。4.5 船舶供應(yīng)一部負(fù)責(zé)中海集團(tuán)上海地區(qū)潤(rùn)物料銷售和外部市場(chǎng)潤(rùn)物料銷售。4.6船舶供應(yīng)二部負(fù)責(zé)中海集團(tuán)上海地區(qū)以外潤(rùn)物料和外部市場(chǎng)潤(rùn)物料銷售。4.7 貿(mào)易部負(fù)責(zé)普通物資的貿(mào)易業(yè)務(wù)。4.8 物流部負(fù)責(zé)出入庫(kù)物資和儲(chǔ)存物資的驗(yàn)收、發(fā)放、保管及物資的提送、運(yùn)輸、包裝、交付與退料等。 5 工作程序5.1 過程策劃5.1.1 各部門按各自分工保證物資供應(yīng)的條件，保證過程質(zhì)量的穩(wěn)定，完成本部門質(zhì)量目標(biāo)。1) 確定本部門物資供應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖。2) 本部門機(jī)構(gòu)人員控制圖、崗位職責(zé)及適任條件。3) 本部門基礎(chǔ)設(shè)施明細(xì)表。4) 本部門年度工作總結(jié)和下年度工作計(jì)劃。5)

4、 針對(duì)物資供應(yīng)確定過程，確保分公司有效文件的正確使用和管理。6) 確定本部門滿足過程要求的質(zhì)量記錄。5.1.2業(yè)務(wù)流程圖（見附錄）5.2 業(yè)務(wù)員接單5.2.1分公司價(jià)格管理小組負(fù)責(zé)制定庫(kù)存物資的銷售價(jià)格，綜合辦公室信息中心負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)分公司庫(kù)存物資價(jià)格目錄的信息輸入，各經(jīng)營(yíng)部門依據(jù)庫(kù)存物資價(jià)格目錄進(jìn)行報(bào)價(jià)，并執(zhí)行公司物資經(jīng)營(yíng)價(jià)格管理須知。5.2.2 經(jīng)營(yíng)部門業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)確定油品、物資購(gòu)銷的要求，包括：1) 顧客規(guī)定的要求。包括產(chǎn)品的質(zhì)量要求及交付與交付后的要求，如交貨期限、方式及地點(diǎn)，付款方式及交付后服務(wù)的提供等；2) 顧客未明確規(guī)定的要求，但預(yù)期或規(guī)定用途所必需的要求；3) 產(chǎn)品及適用的法律

5、法規(guī)要求；4) 公司和分公司附加的要求與對(duì)顧客的責(zé)任。5.2.3 經(jīng)營(yíng)合同來源于顧客的書面合同、訂單、電話、傳真、口頭協(xié)議等等?？陬^合同或協(xié)議必須最終形成書面記錄，必須得到顧客認(rèn)可。5.3 合同的評(píng)審5.3.1 合同評(píng)審的內(nèi)容和要求5.3.1.1 合同評(píng)審內(nèi)容包括：顧客的要求是否明確；雙方是否達(dá)成一致意見；與產(chǎn)品有關(guān)的法律要求；分公司是否有能力滿足規(guī)定要求等。5.3.1.2 合同簽訂或成立之前應(yīng)進(jìn)行合同評(píng)審。5.3.1.3 顧客訂單不明之處由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，直至顧客確認(rèn)。5.3.1.4 經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行公司的合同管理程序和合同評(píng)審須知。5.3.1.5 客戶要料訂單由業(yè)務(wù)員直接評(píng)審。業(yè)務(wù)員根據(jù)

6、客戶規(guī)定的產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、 完成的期限、交接地點(diǎn)等具體要求，確保任何與船方要求不相一致的事宜在配料單形成前均已得到解決，方可直接在客戶訂單上簽字，并注明評(píng)審日期，以示評(píng)審結(jié)束。5.3.1.6 如遇顧客有其它要求的特殊訂單，由經(jīng)營(yíng)部門負(fù)責(zé)人會(huì)同各有關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。5.3.1.7對(duì)于顧客的口頭訂單，業(yè)務(wù)員必須認(rèn)真記錄有關(guān)內(nèi)容或填寫電話、口頭訂單記錄并按5.3.1條款的內(nèi)容和要求進(jìn)行評(píng)審。5.3.1.8 客戶訂單評(píng)審?fù)戤叄瑯I(yè)務(wù)員應(yīng)形成配料單。倉(cāng)庫(kù)配料結(jié)束后由業(yè)務(wù)員開據(jù)船舶簽收單，簽收單必須經(jīng)顧客簽字確認(rèn)，方可向顧客收款。物資供應(yīng)服務(wù)過程中產(chǎn)生的單據(jù)執(zhí)行分公司專用料操作管理規(guī)程和ERP系統(tǒng)

7、單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.3.1.9 各經(jīng)營(yíng)部門必須加強(qiáng)對(duì)外港供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)的能力進(jìn)行監(jiān)督和控制，對(duì)外港供應(yīng)過程的控制，并不免除其滿足所有顧客要求和法律法規(guī)的責(zé)任。5.3.1.10 業(yè)務(wù)員必須關(guān)注經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的全過程，及時(shí)解決或處理過程中發(fā)生的問題。5.4 合同變更5.4.1 貿(mào)易合同的更改應(yīng)符合有關(guān)法定條件或合同約定的更改條件，還必須按原程序進(jìn)行審批。5.4.2 客戶提出的變更要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)重新進(jìn)行評(píng)審，并將其更改信息及時(shí)傳遞各相關(guān)部門或各操作崗位。5.4.3 分公司提出的更改，由業(yè)務(wù)員及時(shí)與顧客聯(lián)系，取得顧客同意后及時(shí)進(jìn)行更改，同時(shí)，將其更改信息及時(shí)傳遞各相關(guān)部門或各操作崗位。5.4.

8、4 客戶要料訂單的修訂、變更須得到雙方認(rèn)可，雙方意見一致，才能執(zhí)行修改后的訂單，倉(cāng)庫(kù)配料單應(yīng)配數(shù)量的變更須經(jīng)業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)。5.5 合同信息的傳遞及協(xié)調(diào)5.5.1 正式簽訂后的經(jīng)濟(jì)合同，各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同上報(bào)綜合辦公室備案。并按公司物資經(jīng)營(yíng)合同管理須知 和普通物資貿(mào)易管理須知執(zhí)行。5.5.2 綜合辦公室負(fù)責(zé)督促和檢查經(jīng)濟(jì)合同的日常執(zhí)行情況，并采取有效措施保證經(jīng)濟(jì)合同的有效執(zhí)行。5.5.3 船舶或客戶要料清單修改后的有關(guān)信息必須傳送到各實(shí)施部門和有關(guān)執(zhí)行者。5.6 合同保管5.6.1 經(jīng)濟(jì)合同正本由各有關(guān)部門送交綜合辦公室保管和歸檔，經(jīng)濟(jì)合同復(fù)印件由各有關(guān)單位負(fù)責(zé)控制和保管。5.6.2 船舶

9、或客戶要料清單評(píng)審記錄由各經(jīng)營(yíng)部門自行控制和保管。5.6.3 合同管理執(zhí)行公司物資經(jīng)營(yíng)合同管理須知 。5.7 采購(gòu)5.7.1制定采購(gòu)訂單5.7.1.1庫(kù)存料采購(gòu)訂單 1) 采購(gòu)員綜合需求信息、庫(kù)存儲(chǔ)備狀況，確定合理采購(gòu)量，編制庫(kù)存料采購(gòu)入庫(kù)單，經(jīng)部門經(jīng)理審批后下達(dá)倉(cāng)庫(kù)實(shí)施。 2) 采購(gòu)員要隨時(shí)注意庫(kù)存動(dòng)態(tài)，及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存物資，確保物資供應(yīng)。5.7.1.2 外購(gòu)料采購(gòu)訂單外購(gòu)料采購(gòu)訂單由業(yè)務(wù)員將顧客要求輸入電腦，形成外購(gòu)料采購(gòu)?fù)ㄖ獑谓徊少?gòu)員執(zhí)行。在采購(gòu)員作采購(gòu)確認(rèn)后，由采購(gòu)員形成外購(gòu)料采購(gòu)入庫(kù)單下達(dá)倉(cāng)庫(kù)實(shí)施。具體執(zhí)行分公司專用料操作管理規(guī)程和ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.7.1.3 采購(gòu)訂

10、單的內(nèi)容和要求采購(gòu)訂單包括材料編號(hào)、物資名稱、型號(hào)規(guī)格、計(jì)量單位、采購(gòu)數(shù)量和其它特殊要求等內(nèi)容。各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)正確無誤。5.7.1.4 訂貨與采購(gòu)1）采購(gòu)員在接到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按分公司物資采購(gòu)與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先在合格供方中選擇采購(gòu)單位。2） 貿(mào)易業(yè)務(wù)采購(gòu)合同由經(jīng)辦人員將合同審批會(huì)簽表及合同傳真（復(fù)印）一份報(bào)物資部登記備案，并分別交分公司財(cái)務(wù)科、綜合辦公室各一份存檔。具體按公司商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理程序、物經(jīng)營(yíng)合同管理須知 、客商信用評(píng)價(jià)管理須知和普通物資貿(mào)易管理須知執(zhí)行。3） 采購(gòu)員應(yīng)嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，若有與采購(gòu)計(jì)劃不符的項(xiàng)目應(yīng)征得部門經(jīng)理簽字同意后執(zhí)行。4） 外購(gòu)料采購(gòu)也應(yīng)優(yōu)先在合格供方名錄中選擇采購(gòu)單位。

11、若需在供方名錄外選擇采購(gòu)單位的，應(yīng)經(jīng)過部門經(jīng)理同意后執(zhí)行，再按分公司供方須知要求申報(bào)評(píng)審。外購(gòu)料物資進(jìn)庫(kù)后，采購(gòu)員及時(shí)將采購(gòu)信息輸入電腦交財(cái)務(wù)核算。5） 采購(gòu)人員必須對(duì)采購(gòu)全過程進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)、質(zhì)量有問題的產(chǎn)品，應(yīng)與供方協(xié)商，按不合格品控制程序處理，執(zhí)行公司供方控制程序和物資采購(gòu)供方控制須知。5.7.2 采購(gòu)物資的驗(yàn)證5.7.2.1 必要時(shí)采購(gòu)員到供方進(jìn)行驗(yàn)證。檢查其產(chǎn)品是否符合采購(gòu)要求和具備有關(guān)證書。5.7.2.2 如顧客要求到分公司或供方驗(yàn)證采購(gòu)物資質(zhì)量，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)安排，滿足顧客要求。5.7.3 采購(gòu)訂單的修訂5.7.3.1 庫(kù)存料采購(gòu)訂單的修改、調(diào)整，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，由采購(gòu)員負(fù)

12、責(zé)將其信息傳達(dá)到倉(cāng)庫(kù)。具體執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.7.3.2 外購(gòu)料采購(gòu)訂單的修改、調(diào)整，經(jīng)經(jīng)營(yíng)部門業(yè)務(wù)員同意后，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)將其信息傳達(dá)到倉(cāng)庫(kù)。具體執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定和專用料操作管理規(guī)程。5.8進(jìn)庫(kù)5.8.1 采購(gòu)物資進(jìn)庫(kù)，負(fù)責(zé)驗(yàn)收人員必須在現(xiàn)場(chǎng)。進(jìn)庫(kù)物資應(yīng)先放在倉(cāng)庫(kù)“待驗(yàn)區(qū)”內(nèi)，做好標(biāo)識(shí)。一般情況下當(dāng)場(chǎng)交接驗(yàn)收，如為大批物資進(jìn)庫(kù)，必須在兩個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收完畢，驗(yàn)收無誤后在供方送貨憑證和采購(gòu)入庫(kù)單上簽收。5.8.2 因特殊情況,物資未經(jīng)倉(cāng)庫(kù)而直接供應(yīng)給顧客，業(yè)務(wù)員應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)配料單、采購(gòu)入庫(kù)單和供方送貨單一并交倉(cāng)庫(kù)保管員，倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)在單據(jù)上做好直供

13、標(biāo)識(shí)。經(jīng)營(yíng)部門業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)直供物資的數(shù)量、質(zhì)量控制，全部單據(jù)的流轉(zhuǎn)執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.8.3 進(jìn)庫(kù)驗(yàn)收程序5.8.3.1 數(shù)量檢驗(yàn)1) 計(jì)重物資按凈重計(jì)算。國(guó)產(chǎn)金屬材料以理論換算交貨的，按理論換算驗(yàn)收，采購(gòu)合同另有約定的，按合同執(zhí)行。2) 金屬材料原則上按過磅計(jì)重，采購(gòu)合同另有約定的，按合同執(zhí)行。3) 其他計(jì)重物資應(yīng)按商檢確認(rèn)的檢驗(yàn)方法復(fù)檢。4) 定尺和按件標(biāo)明重量的產(chǎn)品，抽查比例為520，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、重量短少或質(zhì)量有問題的，加大抽查比例直至全檢。5) 不能換算或抽查的產(chǎn)品，過磅計(jì)重，逐磅填寫磅碼單。6) 計(jì)件物資，按數(shù)量檢驗(yàn)。7) 其它物資如木材、膠帶、玻璃等按規(guī)定

14、的計(jì)量方法抽查。8) 及時(shí)將檢驗(yàn)結(jié)果反饋采購(gòu)部門。5.8.3.2 質(zhì)量檢驗(yàn)1) 根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單核對(duì)產(chǎn)品的品名、型號(hào)、材質(zhì)、規(guī)格尺寸、等級(jí)等。2) 檢查物資的包裝及外觀質(zhì)量是否符合要求。3) 檢查設(shè)備是否成套設(shè)備，零部件是否合適、齊全。4) 檢查產(chǎn)品質(zhì)量證明書、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證書或一等品、合格品標(biāo)記等質(zhì)量證明書是否齊全并與物資質(zhì)地相符，物資標(biāo)識(shí)是否清楚，是否有過期產(chǎn)品，并核對(duì)發(fā)貨明細(xì)表、磅碼單、裝箱單及鐵路運(yùn)單、運(yùn)輸途中殘損記錄等證件及資料。驗(yàn)收產(chǎn)品時(shí)應(yīng)注意保持物資的原貌并做好標(biāo)識(shí)，以便發(fā)生問題后可追溯。5) 消防、安全用品等A 類船用物資產(chǎn)品，應(yīng)檢查是否具有中國(guó)船級(jí)社認(rèn)可的“CCS”、或“Z

15、C”標(biāo)志和“船檢證書”，或與之等同效力的打在產(chǎn)品本體上的船檢標(biāo)志。6) 根據(jù)物資類別按規(guī)定檢查產(chǎn)品的性能，必要時(shí)委托專業(yè)單位檢測(cè)。7) 常用產(chǎn)品和加工用品，應(yīng)根據(jù)需要要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品作驗(yàn)收依據(jù)。對(duì)具有樣品產(chǎn)品，驗(yàn)收人員按樣板和采購(gòu)合同規(guī)定驗(yàn)收。8) 外觀質(zhì)量檢驗(yàn)應(yīng)認(rèn)真察看物資是否破損、變形、生銹；包裝是否潮濕、破損、滲漏，鉛封是否有脫落、撞擊痕跡，木制產(chǎn)品外觀有無蟲蛀、爆裂、變形；橡膠制品觸摸手感是否光滑、平整、有堅(jiān)韌度；金屬制品表面需無生銹、有光潔度。9) 及時(shí)將檢驗(yàn)結(jié)果反饋采購(gòu)部門。5.8.3.3 物資驗(yàn)收完畢應(yīng)在供方送貨單上做好完整的記錄，驗(yàn)收記錄必須包括：1）物資的名稱、規(guī)格、型

16、號(hào)、數(shù)量等；2）入庫(kù)時(shí)件數(shù)和包裝情況；3）到庫(kù)日期與檢驗(yàn)日期；4）質(zhì)量情況：合格或不合格；如有質(zhì)量問題，填寫進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格品記錄單；5）抽查的數(shù)量和編號(hào)，抽查結(jié)果，填寫物資抽查記錄表；6）處理意見；7）驗(yàn)收人簽字或蓋章。5.8.3.4 進(jìn)庫(kù)發(fā)生問題時(shí)的處理1) 若物資必要的證件不齊、證書編號(hào)與產(chǎn)品的編號(hào)不一致，驗(yàn)收人員可對(duì)物資作一般查驗(yàn)、隔離，做好標(biāo)識(shí)，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)部門向供方追索；若系危險(xiǎn)品或貴重物資則必須先行驗(yàn)收，待證件齊全后補(bǔ)辦手續(xù)。2) 若產(chǎn)品質(zhì)量低于其提供的質(zhì)量證件標(biāo)準(zhǔn)，或產(chǎn)品已過有效期，應(yīng)予以拒收。3) 產(chǎn)品包裝和實(shí)物有破損或撞擊痕跡等不合格情況，應(yīng)將不合

17、格情況做好記錄同時(shí)按有關(guān)要求填寫好不合格品處置單，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供方協(xié)調(diào)解決。4) 計(jì)重產(chǎn)品如重量不符，但在損溢磅差以內(nèi)，可按實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收，如超過規(guī)定磅差，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供方交涉。如交涉結(jié)果供方同意以我方檢驗(yàn)數(shù)量為準(zhǔn)，由采購(gòu)員補(bǔ)開采購(gòu)入庫(kù)單重新驗(yàn)收入庫(kù)。5) 計(jì)件產(chǎn)品數(shù)量不符，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄、標(biāo)識(shí)，將該批物資封存，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供方交涉。如交涉結(jié)果供方同意以我方檢驗(yàn)數(shù)量為準(zhǔn)，由采購(gòu)員補(bǔ)開采購(gòu)入庫(kù)單重新驗(yàn)收入庫(kù)。6) 產(chǎn)品在到庫(kù)前已有殘損短缺情況，可查對(duì)其是否符合商務(wù)記錄或運(yùn)輸部門

18、的記錄，填寫物資報(bào)廢、貨損、貨差、盈虧情況報(bào)告經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供方或運(yùn)輸部門協(xié)調(diào)解決。7) 若產(chǎn)品有錯(cuò)送、混送等情況，則應(yīng)妥善保管并做好標(biāo)識(shí)，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報(bào)告采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供方或運(yùn)輸部門協(xié)調(diào)解決。 8) 如屬供方質(zhì)量問題，驗(yàn)收部門應(yīng)填寫進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格品記錄單一式三份，每季度匯總一次，一份留底、一份交采購(gòu)部門作為實(shí)施供方控制的記錄，一份交綜合辦公室備案；如屬于嚴(yán)重質(zhì)量問題，則在一個(gè)工作日內(nèi)報(bào)采購(gòu)部門，采購(gòu)部門需在接報(bào)后二個(gè)工作日內(nèi)按供方控制程序相關(guān)供方控制條款處理完畢。9）如驗(yàn)收人員對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有質(zhì)疑,而采購(gòu)部門又要求入庫(kù), 采購(gòu)人員需在物資入庫(kù)清單和

19、供方送貨單上簽名并注明原因。5.9 儲(chǔ)存5.9.1 物資產(chǎn)品分類保管應(yīng)遵循的原則1) 產(chǎn)品性質(zhì)互有影響和相互抵觸的不能同庫(kù)保管；2) 產(chǎn)品要求溫濕度不同的不能存放一起保管；3) 滅火方法不同的產(chǎn)品分開保管；4) 煙火信號(hào)、易燃易爆物資必須存放于單獨(dú)的空間內(nèi)，并嚴(yán)防陽(yáng)光直射。5.9.2 倉(cāng)庫(kù)保管條件應(yīng)滿足產(chǎn)品的要求，并按消防要求留有足夠的消防通道。庫(kù)房不漏雨，貨場(chǎng)無積水，庫(kù)房溫濕度和通風(fēng)條件得當(dāng)，產(chǎn)品堆碼堅(jiān)固、合理；貨垛苫墊嚴(yán)密，堆垛擺放便于產(chǎn)品在保管期間的檢查、清點(diǎn)和提高作業(yè)效率，保持庫(kù)房、貨場(chǎng)清潔衛(wèi)生。5.9.3 倉(cāng)庫(kù)保管員以每日上下班前后的日常檢查；雨季前、暑熱季節(jié)、寒冬到來前、節(jié)假日放假

20、前應(yīng)定期巡查；倉(cāng)庫(kù)主管領(lǐng)導(dǎo)按照質(zhì)量體系要求進(jìn)行的隨機(jī)抽查等不同的方式，檢查儲(chǔ)存產(chǎn)品有否銹蝕、發(fā)霉、干裂、結(jié)巴、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，監(jiān)控儲(chǔ)存產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量的變化情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取補(bǔ)救和防范措施。并執(zhí)行公司不合格品控制程序。5.9.4 根據(jù)產(chǎn)品性能和實(shí)際情況，并結(jié)合庫(kù)存環(huán)境和生產(chǎn)情況制定保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)庫(kù)存物資產(chǎn)品進(jìn)行定期或不定期保養(yǎng)。1) 產(chǎn)品質(zhì)量不受環(huán)境影響的按不定期保養(yǎng)；2) 產(chǎn)品質(zhì)量受環(huán)境影響的按每季度一次定期保養(yǎng)。保養(yǎng)的方法主要有：清潔、除塵、除銹、涂油、油漆、補(bǔ)包裝等。5.10 發(fā)放5.10.1 物資出庫(kù)必須實(shí)行“先進(jìn)先出”、“發(fā)陳儲(chǔ)新”的原則，避免物資因長(zhǎng)期儲(chǔ)存而過期。5.10.2

21、 發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)手續(xù)完備的有效憑證發(fā)料，并依據(jù)發(fā)料憑證的內(nèi)容逐項(xiàng)核對(duì)、配齊無誤。做到質(zhì)量不符不發(fā)；規(guī)格不對(duì)不發(fā)；配件不齊不發(fā)；未經(jīng)驗(yàn)收記卡不發(fā)。5.10.3 發(fā)放人員按照發(fā)料單內(nèi)容配料，在發(fā)料單上正確填寫實(shí)發(fā)料，并做好付卡登記工作。5.10.4 發(fā)料時(shí)，將配齊的物資產(chǎn)品按船名或客戶集中堆放，以便復(fù)驗(yàn)。5.10.5 發(fā)放零星小件產(chǎn)品應(yīng)采用紙箱等包裝物，以便于搬運(yùn)和清點(diǎn)。5.10.6 發(fā)放出庫(kù)工作應(yīng)一次完成，以防出錯(cuò)。節(jié)假日、雙休日應(yīng)急發(fā)料，倉(cāng)庫(kù)保管員憑業(yè)務(wù)員開具的臨時(shí)發(fā)料單發(fā)放，上班后換回有效發(fā)料單據(jù)。5.10.7 做好復(fù)核查對(duì)工作。核對(duì)發(fā)放產(chǎn)品是否與單據(jù)相符，數(shù)量是否準(zhǔn)確無誤。5.11 交付5

22、.11.1 交付要求5.11.1.1產(chǎn)品在庫(kù)房?jī)?nèi)的交付：倉(cāng)庫(kù)發(fā)放人員與提運(yùn)員（或用戶）當(dāng)面點(diǎn)交。雙方分別在發(fā)料單上簽全名確認(rèn)，產(chǎn)品點(diǎn)交后，倉(cāng)庫(kù)發(fā)放人員有責(zé)任協(xié)助提運(yùn)員（或用戶）做好產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、包裝等工作。5.11.1.2 產(chǎn)品與船方的交付：提送員將物資產(chǎn)品送船后，應(yīng)與船方有關(guān)驗(yàn)收人員當(dāng)面點(diǎn)交，所供物資產(chǎn)品核對(duì)無誤后，要求船方在送船清單上簽名并加蓋船上公章，如有需要退回的物資產(chǎn)品，執(zhí)行分公司顧客（船舶）新料退庫(kù)管理辦法。散裝潤(rùn)滑油的交付由船隊(duì)交付人員與顧客依據(jù)送油憑證當(dāng)面交接，由顧客簽字認(rèn)可。交付前應(yīng)懇請(qǐng)船舶或顧客確認(rèn)流量表上的讀數(shù)，以盡量避免和減少計(jì)量糾紛。對(duì)委托油槽車送油的業(yè)務(wù),調(diào)度必須安排提

23、送員跟隨完成交付。必要時(shí)業(yè)務(wù)員也應(yīng)到交付現(xiàn)場(chǎng)。5.11.1.5提送員在交付時(shí)，如遇船方申請(qǐng)差錯(cuò)等原因需調(diào)換、退回的物資，必須與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系，經(jīng)業(yè)務(wù)員同意后按分公司顧客（船舶）新料退庫(kù)管理辦法執(zhí)行。5.11.1.6 交付過程中或交付后如發(fā)現(xiàn)不合格品，按不合格品控制程序執(zhí)行。5.11.2 交付步驟 5.11.2.1 業(yè)務(wù)員將配料單 送至調(diào)度。對(duì)現(xiàn)配現(xiàn)送的物料，業(yè)務(wù)員應(yīng)將完成單據(jù)確認(rèn)的時(shí)間告知調(diào)度員，由調(diào)度員下達(dá)倉(cāng)庫(kù)保管員完成配料和確認(rèn)時(shí)間。5.11.2.2 保管員根據(jù)配料憑證進(jìn)行配料，并按調(diào)度指令，在業(yè)務(wù)員規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成配料和確認(rèn)工作，并將物料送至打包組，與打包人員直接交接。5.11.2.3 保

24、管員配料完畢，由調(diào)度員將配料單返回業(yè)務(wù)員。5.11.2.4 業(yè)務(wù)員收到配料單確認(rèn)信息后，形成顧客簽收單，根據(jù)船舶或顧客交付要求，在陸上運(yùn)輸委托單中詳細(xì)明示（包括單據(jù)張數(shù)）交物流部調(diào)度。5.11.2.5 調(diào)度員在接到業(yè)務(wù)員陸上運(yùn)輸委托單后，根據(jù)業(yè)務(wù)員要求安排送貨。5.11.2.6提送員交付完畢后，將船舶或顧客簽收單交給調(diào)度。由調(diào)度返回業(yè)務(wù)員。5.12 做賬5.12.1 保管員配料完畢，應(yīng)按業(yè)務(wù)員要求的時(shí)間內(nèi)完成確認(rèn)工作，如無時(shí)間要求的，則需在當(dāng)日完成實(shí)際發(fā)料信息的確認(rèn)工作。5.12.2提送員送貨結(jié)束將船方簽字、蓋章的物料簽收單，市內(nèi)運(yùn)輸（外地返滬后）二天內(nèi)送回調(diào)度，調(diào)度員在提送員回單簽收薄上做好

25、記錄。并交業(yè)務(wù)員結(jié)賬。5.12.3若提送員未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返還單據(jù)或回單不齊由調(diào)度員負(fù)責(zé)催收。5.12.4業(yè)務(wù)員將調(diào)度返還的船舶或顧客簽收單核對(duì)無誤后，交財(cái)務(wù)核算員銷賬，待財(cái)務(wù)核算員審核無誤后開票結(jié)算。6 服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測(cè)量6.1 發(fā)生產(chǎn)品數(shù)、質(zhì)量爭(zhēng)議，顧客投訴的，按公司物資經(jīng)營(yíng)管理程序的相關(guān)規(guī)定和流程處理。6.2 綜合辦公室對(duì)分公司各部門執(zhí)行產(chǎn)品監(jiān)測(cè)和測(cè)量控制程序情況進(jìn)行督促檢查，各經(jīng)營(yíng)部門、采購(gòu)部門及倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸部門的負(fù)責(zé)人對(duì)本部門執(zhí)行產(chǎn)品監(jiān)測(cè)和測(cè)量控制程序情況進(jìn)行不定期檢查。6.3 各部門質(zhì)量目標(biāo)執(zhí)行情況，每月8日前上報(bào)綜合辦公室。6.4 顧客財(cái)產(chǎn)一律按寄存料方式入庫(kù)與管理，具體執(zhí)行分公司顧

26、客寄存物資管理辦法。6.5 普通物資貿(mào)易按公司普通物資貿(mào)易管理須知、物資采購(gòu)供方控制須知、物資經(jīng)營(yíng)合同管理須知和分公司供方須知執(zhí)行。7 記錄與保存1)電話、口頭訂單記錄(SWQR702-01) 由經(jīng)營(yíng)部門保管，保存期限3年。2)外購(gòu)物料采購(gòu)?fù)ㄖ獑?(SWQR702-02) 由采購(gòu)部門保管，保存期限5年。3)上海物供采購(gòu)入庫(kù)單(SWQR702-03) 由采購(gòu)部門保管，保存期限5年。4)上海物資分公司配料清單(SWQR702-04) 由經(jīng)營(yíng)部門、物流部保管，保存期限3年。5)上海物資分公司供料結(jié)算單(SWQR702-05) 由經(jīng)營(yíng)部門保管，保存期限5年。6)進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格記錄單(SW0QR702-

27、06) 由物流部保管，保存期1年。7)物資入庫(kù)抽查記錄表(SWQR702-07) 由物流部保管，保存期1年。8)上海物資分公司材料付卡(SWQR702-09) 由物流部保管，保存期3年。9)倉(cāng)儲(chǔ)物資抽查表(SWQR702-10) 由物流部保管一，保存期1年。10)顧客退料單(SWQR702-11) 由物流部保管，保存期3年。11)新料退庫(kù)單(SWQR702-12) 由經(jīng)營(yíng)部門保管，保存期3年。12)陸上運(yùn)輸委托單(SWQR702-13) 由經(jīng)營(yíng)部門、物流部保管，保存期3年。13)提送員回單登記薄(SWQR702-14) 由物流部保管，保存期3年。14)顧客寄存單(SWQR702-15) 由物流

28、部保管，保存期3年。15)物資報(bào)廢、貨損、貨差、盈虧情況報(bào)告(SWQR702-16) 由綜合辦公室、物流部保管，保存期3年。16)不合格品處置單(SWQR702-17) 由相關(guān)部門保存，保存期1年。17）臨時(shí)發(fā)料單（SWQR702-18）8 附件1、單據(jù)格式2、主營(yíng)業(yè)務(wù)流程圖_生效日期：2013年7月15日 第 15 頁(yè) 共27 頁(yè) SWQR702-01 電話、口頭訂單記錄 流水號(hào)：顧客通知日期交付日期/地點(diǎn)訂貨內(nèi)容品名規(guī)格單 位數(shù) 量備 注 業(yè)務(wù)員 評(píng)審日期： 年 月 日SWQR702-02 外購(gòu)物料采購(gòu)?fù)ㄖ獑未懊Q_ 船舶部門_ 請(qǐng)購(gòu)單號(hào)_銷售部門 ： 業(yè)務(wù)員： 采購(gòu)員： 序號(hào)倉(cāng)庫(kù)編碼名

29、稱規(guī)格 單位需購(gòu)數(shù)量實(shí)購(gòu)數(shù)量 SWQR702-03 上海物供采購(gòu)入庫(kù)單單號(hào)： 供應(yīng)商： 倉(cāng)庫(kù)： 保管員：訂單號(hào)： 銷售顧客： 部門： 采購(gòu)員：序號(hào)貨位新編碼上海碼存貨名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量含稅單價(jià)價(jià)稅合計(jì)本頁(yè)小計(jì)：本單合計(jì)：制單： 倉(cāng)管員： 檢驗(yàn)員： 主管簽字：SWQR702-04上海物資分公司配料清單 船舶名稱_船舶部門_部門_業(yè)務(wù)員_配料單號(hào)： 配料倉(cāng)庫(kù)： 倉(cāng)管員： 打印日期：序號(hào)材料編號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)配數(shù)量 實(shí)配數(shù)量 新編碼配料員： 提貨員： 配料日期： SWQR702-05上海物資分公司供料結(jié)算單 地址：大連路277號(hào) 郵編：200082 船名： 分類： 銷售部門： 船舶

30、部門： 銷售類別： 業(yè)務(wù)員：序號(hào)編碼 名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量 單價(jià)金額出庫(kù)單據(jù) 本頁(yè)小計(jì)： 本單合計(jì)：打印日期： 送料員： 船舶簽收（蓋章） 簽收日期： 總第 頁(yè)/共 頁(yè) SWQR702-06 進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格記錄單 （ 2007年 月至 月）倉(cāng)庫(kù)名稱：序號(hào)進(jìn)貨日期編號(hào)品名規(guī)格單位進(jìn)貨數(shù)量不合格數(shù)量不合格原因供方名稱保管員數(shù)量不符質(zhì)量不符證書不符供方不符主管領(lǐng)導(dǎo)： 填表人： 上報(bào)日期：SWQR702-07 物資抽查記錄表倉(cāng)庫(kù)名稱： 保管員：序號(hào)進(jìn)貨日期編號(hào)品名規(guī)格單位進(jìn)貨數(shù)量 抽查數(shù)量質(zhì)量情況供方名稱SWQR702-09上海物資分公司材料付卡 公司編號(hào) _上海物供編碼 _ 名 稱 _ 規(guī) 格 _

31、單位 _ 單價(jià)_ 日期摘 要收發(fā)存SWQR702-10倉(cāng) 儲(chǔ) 物資抽查表 單位： 200 年 月 日序號(hào)材料編號(hào)品名規(guī)格數(shù) 量質(zhì) 量備注賬卡物合格品不合格品庫(kù)容庫(kù)貌好較好一般差抽查類別在庫(kù)物資抽查 打包抽查年中、終抽查 其它抽查備注 抽查人：SWQR702-11 顧 客 退 料 單送料單據(jù)號(hào)：顧客名稱（船名）： 顧客簽名（蓋章）：序號(hào)編號(hào)品名規(guī)格 計(jì)量單位數(shù)量退料原因結(jié)算單編號(hào) 送料日期 送料人退料日期人 退料人：倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收： 檢驗(yàn)員簽名：備注注：本表一式三份，由提送員填寫。一份物流部調(diào)度留存 一份倉(cāng)庫(kù)留存 一份業(yè)務(wù)員留存。SWQR702-12 新 料 退 庫(kù) 單結(jié)算單編號(hào) ：退料單位： 顧客退料單號(hào)：序號(hào)材料編號(hào) 品名規(guī)格型號(hào)計(jì)量單位數(shù)量 業(yè)務(wù)員核實(shí)退料原因常備料入庫(kù)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽名： 日期：報(bào)廢外購(gòu)料入庫(kù)報(bào)廢退供方供方收料人簽名： 日 期：備注業(yè)務(wù)員： 倉(cāng)庫(kù)： 財(cái)務(wù)：注：本表一式四份，業(yè)務(wù)員須分物料儲(chǔ)存的倉(cāng)庫(kù)填寫。業(yè)務(wù)員一份 倉(cāng)庫(kù)一份 財(cái)務(wù)一份 采購(gòu)員一份。SWQR702-13 陸 上 運(yùn) 輸 委 托 單