淺議協同OA系統(tǒng)功能設計和實現

1、淺議協同0a系統(tǒng)功能設計和實現摘要：oa (office automation,簡稱 0a)系統(tǒng), 在企業(yè)中已普遍應用，隨著信息化建設進程不斷深化，企業(yè) 相繼建立人事管理、財務管理、設備管理、項目管理、經營 業(yè)務管理等信息系統(tǒng)，眾多的信息系統(tǒng)產生了大量的企業(yè)運 行數據，這時有些企業(yè)開始建立erp,用于整合這些信息系 統(tǒng)，解決“數據孤島”的問題。然而，erp系統(tǒng)涉及面廣， 系統(tǒng)龐大，實施難度較大，成本較高，實施存在一定風險， 效果難以預計。利用協同0a系統(tǒng)，實現信息協同、業(yè)務協 同、資源協同，將企業(yè)的各類資源整合到統(tǒng)一的平臺上，實 現協同管理。給企業(yè)提供方便、快捷的辦公平臺，降低企業(yè) 運行成本，

2、提高工作效率，也是很多企業(yè)選擇的一種信息化 建設思路。本文針對協同0a系統(tǒng)的功能設計與實現進行了 全面的研究與探討。關鍵詞：協同；辦公；管理信息；系統(tǒng)；設計中圖分類號：s611文獻標識碼：a面對逐步形成的企業(yè)信息系統(tǒng)集群，有大量的企業(yè)生 產、經營數據在支撐企業(yè)的運轉。實施協同0a系統(tǒng)就不僅 是簡簡單單解決文件管理、檔案管理、工作流程等網絡化辦 公需求，而往往被作為一個具有個性化的內部信息門戶，在 高效協同、知識管理等方面提出了新的要求，信息整合、流 程整合將成為協同0a系統(tǒng)要解決的主要問題。1協同0a主要功能設計1. 1文件管理文件管理是協同0a的基礎功能之一，主要處理收發(fā)公 文、簽報、項目資

3、料、檔案等。收發(fā)公文一般有簽轉、電子 印章、套紅頭打印、歸檔等操作。當企業(yè)組織機構較為復雜、 上下級單位較多時，涉及的公文接口較多，應靈活定制文件 的簽轉流程，保證文件準確性和及時性；簽報一般類似于公 文；項目資料和其他資料一般為上傳共享，增、刪、改、查 等權限的設置是關鍵，應從角色、機構、職務、授權對象等 多個維度進行限定；檔案管理應按照企業(yè)檔案管理的相關要 求，實現從收集、入庫到借閱、銷毀等方面的全過程控制和 管理。1.2知識管理知識管理是提供給企業(yè)進行知識積累和共享的一種途 徑，利用集體的智慧提高企業(yè)的應變和創(chuàng)新能力，知識庫的 形成是企業(yè)積累財富的過程。知識管理需要對企業(yè)已有的知 識進行

4、整合梳理，并提供不斷積累新知識的渠道，企業(yè)知識 的來源多種多樣，知識的表現形成也多種多樣，有顯性的， 也有隱性的。系統(tǒng)設計要利于誘導知識的導入，提供檢索共 享功能。1. 3信息交流信息交流，是協同0a功能里的重要部分，一般有新聞 中心、通知公告、論壇帖子、手機短信、在線消息通訊、電 子郵件、通訊錄、各類消息提醒等。信息的溝通交流貫穿于 協同0a的整個模塊。使用手機短信進行事務提醒是一種非 常有效的協同方式，目前可采用租用短信平臺或購買短信貓 等設備，前者成本較低，效率高，但受出租方一定的管理制 約；后者成本較高，效率相對較低，但可自我管理。1.4管理駕駛艙管理駕駛艙為管理者呈現企業(yè)經營狀況，提

5、供決策支持 平臺，數據可來源于企業(yè)的信息系統(tǒng)集群，根據企業(yè)實際情 況，通過信息系統(tǒng)軟件接口，導入關鍵性數據，利用專業(yè)報 表工具進行分析匯總，以圖形化顯示界面呈現企業(yè)運營相關 指標，確保數據的時效性和真實性。1.5職能管理智能管理模塊可包含企業(yè)的各項職能管理工作，例如人 事、財務、項目合同、行政、安全、廉政、資產等管理活動, 這些功能根據企業(yè)的管理深度，可作為協同0a的一個模塊, 也可是獨立的一套信息系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財務管理系 統(tǒng)、項目合同管理系統(tǒng)等，可設計軟件接口，將業(yè)務邏輯處 理放在專業(yè)的信息系統(tǒng)里處理，將審批流、信息展現與協同 0a融合；行政管理，一般涵蓋多種管理職能，如：會議管理、

6、 后勤管理、票務管理、印章管理、車輛管理等。為應付企業(yè) 管理延伸，在系統(tǒng)平臺設計時，應充分考慮軟件的擴展性， 可設計提供用戶層面的開發(fā)功能，通過表單的制作和工作流 程的配置，加上報表和統(tǒng)計功能，快速響應企業(yè)需求。1.6移動辦公移動辦公是現代信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，依靠移動網絡， 通過安全連接將應用服務器上的內容（數據）請求推送到用 戶移動端。用戶可以通過手機等移動終端設備獲取信息和完 成事務處理。1.7協同管理設置項目協同、督查督辦、工作聯系單等模塊。項目協 同實現臨時性的協作項目執(zhí)行和過程管理；督查督辦功能對 企業(yè)重要工作任務進行督辦，提高辦事效率；工作聯系單用 于企業(yè)內部的工作任務流轉管理。1

7、.8輔助辦公除了以上的主要功能，協同0a還應在為個人辦公提供 便捷功能，如：工作代理、日程安排、便簽、工作日志、問 卷調查等，根據企業(yè)的實際情況靈活設置。2協同0a功能設計要點 2.1信息集中根據新聞類、通知類、消息提醒、文檔資料等內容，集中統(tǒng)一，不重復，不遺漏，設計合適的首頁版面，直觀的信 息展現，減少頁面層級。2.2事務集中通過系統(tǒng)集成，接口實現等，將各個信息系統(tǒng)的待處理 業(yè)務集中到協同0a中，通過優(yōu)化設計系統(tǒng)的工作流，實現 各類業(yè)務的審批和業(yè)務流轉。利用短消息等進行提醒催辦 等。2. 3數據集中通過數據接口，整合信息系統(tǒng)集群，提取大量企業(yè)運行 數據，利用報表工具，根據管理需求，集中呈現有

8、效的決策 數據。2. 4良好的人機界面作為企業(yè)門戶，除了實用外，系統(tǒng)的易用性和美觀性直接影響系統(tǒng)功能優(yōu)越性的發(fā)揮。3協同0a系統(tǒng)軟件的實現 3. 1技術架構3. 1. 1 基于 b/s (browser/server)結構。通過 web 實現 用戶接口。3. 1. 2 soa (service-oriented architecture)技術，soa基于服務的框架結構。數據和業(yè)務邏輯融合成模型化的 業(yè)務組件，有助于開發(fā)和進一步擴展，可以很容易地與其他 系統(tǒng)或應用集成在一起。3. 1. 3單點登錄sso (single sign-on)技術，介于門 戶和集成的應用系統(tǒng)之間的認證服務，用戶只需要做

9、一次身 份驗證，就可以對所有被授權的網絡資源進行無縫的訪問， 從而可以提高用戶的工作效率。3. 1. 4 ajax (asynchronous javascript and xml 異步 的javascript和xml)架構，使用客戶端腳本與web服務器 交換數據的web開發(fā)技術，是基于幾種相關技術的組合，充 分發(fā)揮各自的作用。將一些服務器的負擔工作轉嫁給客戶端 進行處理，也減輕了帶寬壓力，提升了業(yè)務處理效率。3. 2軟件平臺目前，0a系統(tǒng)的開發(fā)主要有三大主流技術平臺，即：sun 公司的java平臺、微軟公司的asp/, net平臺、ibm公司lotus domino平臺。三種技術平臺各有優(yōu)缺

10、點：java平臺穩(wěn)定性 較高、可跨平臺運行、支持多種數據庫、應用范圍廣、技術 開放，但實施技術難度稍高；.net平臺與微軟軟件的融合性 較好、界面友好、易于維護、應用廣泛，但不能跨平臺，不 支持多數據庫；lotus domino平臺在電子郵件、非結構化文 檔處理方面具有優(yōu)勢，系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性較高，但很難與關 系型數據庫結合，擴展能力較弱，維護難度較大。一些從事0a軟件開發(fā)的服務商，通過總結實施經驗， 打造出了成熟的軟件平臺，將0a系統(tǒng)比較基礎和通用的功 能進行了內置，在實施新的客戶時，他們就利用現成的基礎 平臺，使得實施工作就變得輕松、快捷。企業(yè)可以根據實際 情況，選擇適合的軟件平臺。3. 3項目實施項目實施時，應建立 pmo (project management office 項目管理辦公室)，提供組織保障，協調企業(yè)資源。充分調 研企業(yè)自身需求，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，先易后難。調動各 方的積極性，參與需求的提出和系統(tǒng)的應用推廣。組建穩(wěn)定 的技術團隊，對系統(tǒng)后續(xù)提供維護和持續(xù)完善的技術保障。4結束語協同0a的應用，功能設計是關鍵，選擇合適的技術平 臺，結合企業(yè)自身的特點，合理設計系統(tǒng)的各個模塊內容， 充分發(fā)揮軟件平臺的特點，以實際需求為驅