銷售合同及資料管理辦法

1、銷售合同及資料管理辦法第一章 總則第 1 條 為了加強對營銷合同及營銷資料的規(guī)范管理， 做好各部門的協(xié)同工作，保證企業(yè)的商業(yè)信息，特制定本協(xié)議。第 2 條 本辦法適用于銷售合同，報表、信息及相關資料的管理。第二章購房合同簽署及管理第 3 條領用購房合同（以下簡稱合同）（1）營銷部合同內勤要據(jù)須要可一次性從區(qū)房管局購買一定數(shù)量空白合同，并登記合同編號，指定專人保管空白合同、并對領用者進行登記。（2）因誤填等原因作廢的空白合同須交回營銷部銷毀，如有丟失，應及時告之營銷部，并根據(jù)合同編號登報聲明。第 4 條購房合同簽署過程（1）購房合同由本企業(yè)法人代表委托授權人員負責簽署，營銷部應將企業(yè)留存的原件全

2、部交由合同內勤保管。（2）收取定金。客戶定金無論數(shù)額大小，一律由財務部收取，出納（或專案秘書）應以最快的速度到達銷售現(xiàn)場， 時間不得超過 30 分鐘，（或客戶自行到指定銀行指定帳戶存入，帶回存款回單） 。第 5 條合同條款的依據(jù)（企業(yè)方）（1）合同面積以總工辦出具的暫測面積為標準，以非標準分割單位出售，須經(jīng)總工辦測定，總經(jīng)理簽字認可。（2）合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的價格報告書為標準。以低于標準的價格出售時，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意。（3）付款方式、違約責任、設計變更、質量承諾、產(chǎn)權登記、物業(yè)管理、保修責任等各項事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關文件為標準。（4）以上標準文件應交綜合辦存檔，由財務部備份。第 6條合

3、同更改因某種原因更改合同的， 經(jīng)雙方協(xié)商后 （企業(yè)方必須經(jīng)總經(jīng)理同意）簽署程序同上，作廢合同處理辦法同上。第 7 條合同查詢及使用（1）營銷部負責合同資料的準確性、及時性、保密性。（2）購房合同的查詢權限為總經(jīng)理、副總及總經(jīng)理助理、營銷部經(jīng)理、該合同簽署人，財務部經(jīng)理、綜合辦主任、合同管理員。（3）調用或查看原件的權限為總經(jīng)理、副總及總經(jīng)理助理、營銷部經(jīng)理、該合同簽署人，財務部經(jīng)理、綜合辦主任。其余人員須經(jīng)以上人員同意，方能調用或查看購房合同。第 8 條 合同內容審查營銷經(jīng)理及財務部以合同條款為依據(jù)，分別及時（二個工作日內）對每份進行審查，如有不符合標準的情況，須立即核實。第 9 條 建立客戶

4、檔案，以便跟蹤（1）客戶個人資料（如通信方式明細表、生日情況明細表）。（2）每份合同變更情況（客戶合同更改申請表 、批核單、業(yè)務處理單、催款單等）。（3）客戶合同執(zhí)行情況表 。第 10 條運用購房合同，跟蹤客戶（1） 根據(jù)客戶合同的執(zhí)行情況， 合同內勤定期列出應收款明細及客戶聯(lián)系電話，交由售樓員催款。（2）根據(jù)合同執(zhí)行情況，合同內勤第周一列出待辦按揭的客戶明細，交由合同外勤（按揭經(jīng)辦人）催促并協(xié)助客戶辦理按揭。（3）每月統(tǒng)計出客戶生日明細，提供給客戶服務人員安排寄送生日禮品。第三章銷售報表編制及管理第 11 條 銷售報表種類銷售報表一般主要包括銷售日報、周報、月報及來訪來電客戶情況、 客戶合同

5、執(zhí)行情況表、銷售價格監(jiān)控情況表等。第 12 條銷售日報的填制內容、時間及申報程序。（1）填制內容：當天銷售情況、回款情況、辦理預售合同情況、辦理按揭合同情況以及更改合同房號、面積、總價情況、銷售率、平均單位、回報率。（2）填制時間：第二天（工作日）上午10 點前。（3）申報程序：以書面形式由報表填制人員交給營銷部經(jīng)理審核，再由營銷經(jīng)理發(fā)給企業(yè)經(jīng)理及以上人員，財務部及全體售樓員傳閱。第 13 條 銷售周（月）報的填制內容、時間及申報程序（1）填制內容：本周（月）報的銷售情況、回款情況。（2）填制時間：每周（月）首日上午 12 點前。（3）申報程序：以書面形式，由報表填制人員給營銷部審核，營銷部經(jīng)

6、理再發(fā)給綜合辦公室及各部傳閱。第 14 條來訪來電客戶情況的填制內容、時間及申報程序（1）填制內容：每天來訪來電的客戶情況，并做分拆，以圖表形式表示。（2）填制時間：每周一上午12 點以前。（3）申報程序：以書面形式由現(xiàn)場場專案秘書填制，報營銷部經(jīng)理審核，發(fā)給經(jīng)理級以上人員傳閱。第 15 條 合同執(zhí)行情況表的填制內容、時間及申報程序（ 1）填制內容：銷售的每個單位房號、面積、成交價、首期款、按揭款、各期付款時間和金額、逾期款。（ 2）填制時間：每天上午 10 點前統(tǒng)計前一天的合同執(zhí)行情況。（ 3）申報內容：在銷售專用電腦上共享，方便售樓員隨時查閱。第 16 條 銷售動態(tài)監(jiān)控情況表的填制內容、時

7、間及申報程序（ 1）填制內容：銷售總情況、各房型的銷售情況銷售樓盤表、銷售分析數(shù)據(jù)及判斷。（ 2）填制時間：每周一上午 10 點前。（ 3）申報程序：以書面形式，由專案秘書填制，向總經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、財務部經(jīng)理匯報。第四章銷售資料保密第 17 條 保密對象、價格制定策略、營銷方案、廣告計劃、未施行的促銷手段，任何關開銷售資料的草稿等。第 18 條 認購書、合同檔案由專人負責保管，在未征得營銷部經(jīng)理的允許下，不得將認購書及合同原件、復印件外傳。第 19 條 未經(jīng)上級主管允許時，售樓員不得帶客戶進入售樓中心各辦公室。第 20 條 售樓員隨時整理各項銷售文件，把屬于保密的資料保管完善。第 21 條

8、在接待大廳中，售樓員每天整理銷售資料，除張貼的表格，外流的樓書外，其他銷售資料（尤其是銷售手冊，實際銷售樓盤表等）必須在每天下班前放進銷售辦公室保管，不得放在接待大廳。第 22 條 不得在復印機、傳真機、打印機上留下任何銷售資料。第 23 條 未經(jīng)營銷部經(jīng)理允許，不得在其他部門留下任何銷售機密性資料。第 24 條 不得把銷售機密性資料透露給公司外各宣傳媒體和任何公司，在不影響企業(yè)經(jīng)營的情況下，由營銷部經(jīng)理統(tǒng)一對外口徑。第五章附則第 25 條 本辦法發(fā)送對象包括營銷部、綜合部、財務部及售樓中心。第 26 條 本辦法由營銷部負責制定，修訂與解釋。第 27 條 本辦法經(jīng)營銷分管負責審核，報總經(jīng)理審批

9、后執(zhí)行。（四）委托代理銷售和開發(fā)方營銷組織架構及崗位職責一、組織架構二、崗位職責委托代銷，公司營銷系統(tǒng)崗位設置為：營銷部經(jīng)理（兼售樓中心主任）專案秘書、合同內勤、合同外勤、客服專員。三、崗位職責（一）營銷經(jīng)理（兼售樓中心主任）的職責1、基本任務（1）充籌整個項目的策劃、推廣、銷售運作、提高部門工作效率。（2）指導、監(jiān)督各小組的工作（根據(jù)項目的運作情況，將銷售隊伍分成若干小組）。（3）協(xié)調與代銷公司之間、本公司部門之間的溝通與協(xié)調工作。（4）制定培訓計劃，提高營銷隊伍的整體素質。（5）加強協(xié)調對外公共關系，提高項目的知名度。（6）統(tǒng)計、分析、評估項目的銷售狀況、業(yè)績。2、主要職責（1）下達公司的

10、經(jīng)營策略，方針及各項管理制度。（2）根據(jù)公司經(jīng)營計劃，制定本部門間的周、日、季、年度工作計劃及目標。（3）協(xié)調與其他部門的溝通與協(xié)作，參因公司例會， 提出有建議性的建議。（4）制度部門各種管理規(guī)章制度，處理部門日常管理事務。（5）主持銷售例會，促進內部交流與合作。（6）合理調配部門人力資源，運用有效的方法，激勵下屬員工的士氣，充分發(fā)揮員工的工作能力及積極性，提高工作效率。（7）做好有關銷售的各項統(tǒng)計與分配工作。（8）制定各銷售報表，使其更切實、合理、有效。（9）統(tǒng)籌制訂本部門的各項合理化指標。（10）催收客戶?？睿_保房款及時到位。（11）深入一線銷售現(xiàn)場。了解銷售現(xiàn)場的管理狀況。（12）依據(jù)

11、考核獎懲辦法，公平合理地處理所屬人員的考核獎懲升降事宜。（13）處理項目突發(fā)案件及重大糾紛。3、組織關系（1）轄銷售總助批揮與監(jiān)督，并向其直接報告。（2）對屬下管理權、監(jiān)督權、承擔對其工作的指導考核等職責。（3）對公司經(jīng)營項目的營銷工作負責人員調配。（4）以誠懇、友好的態(tài)度與其他部門協(xié)調、聯(lián)系、并就其所提有關本部門工作詢問、質疑予以解答。（5）為完成本項目的工作任務，與其他有關方面建立與保持必要的聯(lián)系。（二）專案秘書（兼出納）的職責1、基本任務（1） 協(xié)助營銷經(jīng)理做好銷售現(xiàn)場的日常管理工作。（2） 負責房款收取，督促催款工作。（3） 負責日、周、季、年度統(tǒng)計分析工作。（4） 加強自身工作計劃性

12、，提高工作效率。（5） 完成上級分派的其他工作。2、主要職責（1）協(xié)助營銷經(jīng)理制定工作計劃。（2）嚴格執(zhí)行銷售管理制度，協(xié)助營銷經(jīng)理指導、監(jiān)督銷售人員的銷售工作。（3）積極協(xié)助銷售人員促成銷售。（4）完成銷售中心的日?？记凇⑴虐?、值日衛(wèi)生管好排等事宜。（5）負責監(jiān)督銷售中心工作日志的填寫。（6）負責銷售中心資料入庫，出庫登記及銷售中心資料的補添。（7）負責銷售中心文具申領及管理。（8）負責周邊市場調查資料的檔案管理。（9）負責客戶資料搜集、保管及每天客戶情況的登記。（10）負責監(jiān)督樣板房的使用、管理。（11）負責現(xiàn)場宣傳效果的跟蹤、反饋聯(lián)系等工作。（12）認真履行現(xiàn)場收款職責確?，F(xiàn)場收款的安全

13、性、準確性、及時對款項進行有效與轉移。嚴格審核售樓員房款定金收取條款，正確具收據(jù)和發(fā)票，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并主動處理。編制詳細客戶付款情況變動表，與合同條款相互配合，定時通知銷售人員與客戶聯(lián)絡進行繳款工作， 對特殊付款情況進行詳細記錄， 及時與銷售員編制的現(xiàn)場銷售報表進行核對。與公司財務銜接監(jiān)督不得擅自與客戶現(xiàn)場備用與各項支出嚴格控制，定時上報財務部。編制現(xiàn)金收支報表，與傳達單一同交財務部。建立現(xiàn)金日記帳，對所發(fā)生費用、收取的房款等逐筆登記。做到日結日清，即每日下班前對庫存現(xiàn)金與帳有現(xiàn)金進行核對工作。（13）協(xié)助營造、控制日常銷售現(xiàn)場的銷售氣氛。（14）協(xié)助營銷經(jīng)理召開銷售現(xiàn)場例會，做好會議記錄

14、。（15）協(xié)助營銷經(jīng)理完成其他工作。3組織關系（1）受營銷經(jīng)理指揮與監(jiān)督。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)作工作。（3）對本項目現(xiàn)場收款負責。（4）為完成本身的工作任務，與其他有關方面建立、保持必要聯(lián)系。（三）客服專員的職責1基本任務（1）搜集客戶資料、建立客戶檔案。（2）與客戶保持經(jīng)常、暢通的聯(lián)系，解決產(chǎn)品銷售問題。（3）接受客戶咨詢解答相關疑問，提升客戶滿意度。（4）提升企業(yè)的服務品質和能力。提升品牌形象。2主要職責（1）統(tǒng)籌安排交接等相關工作，審核已簽合同，業(yè)主產(chǎn)權等資料。（2）擬定收樓等相關通知書，控制內部工作相關操作時間及對客戶的發(fā)信件時間計劃。（3）跟進、處理客戶投

15、訴、訴訟事宜，做好項目各部門及對外相關部門的協(xié)調工作。（4）定期安排業(yè)主活動或家訪工作、計劃、安排派發(fā)業(yè)主節(jié)日禮品。（5）完成營銷經(jīng)理交辦的其他任務。（6）統(tǒng)計維修、賠償情況，并定期做報表。（7）負責服務專線電話的接聽、 反饋意見的登記， 解答客戶、業(yè)主的資料，及時傳達所接聽客戶申請及投訴意見。（8）投訴資料輸入、整理、歸類、存檔、匯總投訴內容，每日、每周、每日報表。3組織關系（1）受營銷經(jīng)理指揮與監(jiān)督。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)助工作。（3）為完成本身的工作任務，與其他有關方面建立，保持必要聯(lián)系。（四）合同內勤1基本任務（1）負責認購書、訂購書、商品房買賣合同的領取，整

16、理、發(fā)放及建立臺帳；（2）負責售房簽收的資料準備、審查、送鑒。（3）協(xié)助產(chǎn)權證的辦理。（4）整理歸檔的相關資料。2主要職責（1）每日依據(jù)訂購情況明細表準備預售合同。（2）收到合同進行審查、復核、辦理合同的蓋章手續(xù)。（3）對已簽合同統(tǒng)一編號，一個客戶一個文件袋，并填寫客戶資料目錄表。（4）按程序妥善辦理更改、補充、退房合同的處理手續(xù)。（5）承辦合同查詢。（6）負責客戶催款跟蹤。（7）根據(jù)公司要求對違約客戶發(fā)出或提訴訟。3組織關系（1）受營銷經(jīng)理指揮與協(xié)調。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)助工作。（3）對合同檔案資料完全負責。（4）為完成本身的工作任務與其他有關方面建立、保持必要聯(lián)

17、系。（五）合同外勤1基本任務負責“商品房買賣合同”甲乙方簽署局的房管局鑒證（備案登記） 、銀行按揭貸款、產(chǎn)權證的辦理以及客戶要求的公證事宜。2主要職責（1）負責商品房買賣合同的政府鑒證（備案登記）的資料準備。（2）負責協(xié)助需要銀行按揭貸款或公積金貸款客戶的貸款手續(xù)準備及承辦。（3）辦理客戶產(chǎn)權證手續(xù)及登記資料準備。（4）客戶要求公證的負責辦理公證事宜。3組織關系（1）受營銷經(jīng)理指揮與協(xié)調。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)作關系。（3）對承辦資料安全保密負責。（4）為完成本身的工作任務與其他有關方面建立、保持必要的聯(lián)系。備注說明，非正文，實際使用可刪除如下部分。本內容僅給予閱讀編

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