采購管理作業(yè)流程

1、采購作業(yè)流程采購作業(yè)流程 重點掌握 采購流程的環(huán)節(jié)及步驟 采購流程圖 采購定單的制定過程 采購流程的優(yōu)化方法 一般掌握 采購流程的注意點 進貨管理 進貨評價 一、采購的基本流程一、采購的基本流程 采購流程是采購活動的全部操作過程，是采購人員從事采購活動的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，采購人員必須遵照執(zhí)行。有些企業(yè)會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些企業(yè)則將有關(guān)流程, 分散于各項采購作業(yè)規(guī)范當(dāng)中。一般來講，企業(yè)規(guī)模越大, 采購金額越高, 對流程設(shè)計越要重視而詳細(xì)。第一節(jié)第一節(jié) 采購流程概述采購流程概述 采購的幾個基本環(huán)節(jié)采購的幾個基本環(huán)節(jié) （1）確認(rèn)需求 （2）需求說明（3）選擇供應(yīng)商（4）價格和采購條

2、件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收 （8）核對發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護 請購單 請 購 單申請部門 統(tǒng)一編號 請購日期 需用日期 品名/規(guī)格/料號單位數(shù)量備 注（用途、廠牌及參考單價等）預(yù)算額 遇有問題時通知到 特殊發(fā)送說明 申請人 說明:一式兩份,原件送采購部門,申請者保留文件副本。 采購作業(yè)流程的七大注意點 采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配 先后順序及時效控制 關(guān)鍵點設(shè)置 權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)、與混亂采購流程應(yīng)反映集體決策的思想 配合作業(yè)方式的改善第二節(jié)采購訂單 采購訂單的定義 采購訂單有時也被稱

3、為采購合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細(xì)節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面 采購訂單 采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢? 采購訂單的使用 對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計算機化的條件下，將一份采購訂單的副本送到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。用法律術(shù)語講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的

4、供應(yīng)商構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。 綜合采購訂單 如果要重復(fù)地從一個供應(yīng)商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發(fā)出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復(fù)采購的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。在買方同供應(yīng)商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。 采購訂單操作規(guī)范 （一）訂單準(zhǔn)備（二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單（四） 訂單跟蹤 訂單準(zhǔn)備過程示意圖訂單計劃物料項目技術(shù)資料熟悉物料項目確

5、認(rèn)價格確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)項目需求量制定訂單說明書訂單說明書估價單 _公司 估價單號碼第 號 年 月 日下列物品希望符合下列條件，請惠送估價單。1、估計單提出日期 月 日2、接受地點 公司3、訂購后 日交貨 4、品質(zhì)構(gòu)造5、估價有效期限 采購科 印 選擇供應(yīng)商過程示意圖查 詢采 購環(huán)境計 算供 應(yīng)商 容量與 供應(yīng) 商確 認(rèn)訂單確 認(rèn)意 向供 應(yīng)商發(fā) 放訂 單說 明書確 認(rèn)物 料供 應(yīng)商 簽定訂單過程示意圖制 作 訂單與 供 應(yīng)商 簽 訂合同執(zhí) 行 合同審 批 訂單第三節(jié) 進貨管理與管理評價 進貨方式 （一)自提進貨(二)供應(yīng)商送貨 (三)委托外包進貨 自提進貨的步驟貨物清點環(huán)節(jié)管理 包裝、裝卸、搬

6、運上車管理 運輸環(huán)節(jié)管理 中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理 驗收入庫環(huán)節(jié)的管理 供應(yīng)商送貨 對采購商來說，供應(yīng)商送貨是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。它基本上省去了整個進貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)以及進貨途中的風(fēng)險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下一個入庫驗收環(huán)節(jié)。而入庫驗收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協(xié)助而已。 委托外包進貨 委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風(fēng)險都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。它有利于發(fā)揮第三方物流公司的自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理能力，提高了物流運作效率、降低了物流運作成本。 進貨管理的四大基本原則 (一)進貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統(tǒng)一

7、原則(四)總成本最低的原則 進貨管理評價 物料的采購可以從四個方面進行評價 （一）質(zhì)量指標(biāo) （二）成本指標(biāo) （三）供應(yīng)指標(biāo) （四）服務(wù)指標(biāo) （一）質(zhì)量指標(biāo) （1）來料合格批次率（合格來料批次來料總批次）100%（最常用）； （2）來料抽檢缺陷率（抽檢缺陷總數(shù)抽檢樣品總數(shù)）100%； （3）來料在線報廢率來料總報廢數(shù)（含在線生產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)的）來料總數(shù)100%； （4）來料免檢率（來料免檢的種類數(shù)該供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品總種類數(shù)）100%。 （二）成本指標(biāo) （1）價格水平：往往同本公司掌握的市場行情比較或者根據(jù)供應(yīng)商的實際成本結(jié)構(gòu)及利潤率進行判斷； （2）報價是否及時，報價單是否客觀、具體、透明（分解成原材

8、料費用、加工費用、包裝費用、運輸費用、稅金、利潤等以及相對應(yīng)的交貨與付款條件）； （3）降低成本的態(tài)度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展降低成本活動，制訂改進計劃、實施改進行動等； （4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司）； （5）付款：是否積極配合響應(yīng)本公司提出的付款條件要求與辦法，開出付款發(fā)票是否準(zhǔn)確、及時、符合有關(guān)財稅要求。 （三）供應(yīng)指標(biāo) （1）準(zhǔn)時交貨率（按時按量交貨的實際批次訂單確認(rèn)的交貨總批次）100%； （2）交貨周期：自訂單開出之日到收貨之時的時間長度，常以天為單位； （3）訂單變化接受率：是衡量供應(yīng)商對訂單變化靈活性反應(yīng)的一個指標(biāo)，指在雙方確認(rèn)的

9、交貨周期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率。 訂單變化接受率（訂單增加或減少的交貨數(shù)量訂單原定的交貨數(shù)量）100%。 （四）服務(wù)指標(biāo) （1）反應(yīng)表現(xiàn) （2）溝通手段 （3）合作態(tài)度 （4）共同改進 （5）售后服務(wù) （6）參與開發(fā) （7）其它支持第四節(jié)第四節(jié) 采購流程優(yōu)化采購流程優(yōu)化 影響采購流程的因素 供應(yīng)商和品牌規(guī)格選擇供應(yīng)商簽定合同重視價格管理機構(gòu)采購流程的優(yōu)化方法方法特征適用范圍從使用者至采購部門的在線查詢系統(tǒng)加快信息傳輸速度，方便使用者適用于低價值的采購需求面對使用者的采購卡為采購雙方提供方便適用于低價值的采購需求通過互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)方便、簡潔，但同時也產(chǎn)生訂貨的安全及控制問題采購周期長或合作時間較長的采購綜合采購訂單合同使采購過程更為簡潔、更為迅速采購周期長或合作時間較長的采購長期采購合同采購期限較長，采購較為穩(wěn)定采購周期長或合作時間較長的采購、低價值的采購需求采購流程重新設(shè)計可以節(jié)約成本、涉及范圍較廣采購機構(gòu)臃腫需要重新設(shè)計的采購電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)良好的采購允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨方便客戶客戶滿意度要求較高的采購，客戶聯(lián)系供應(yīng)商較為方便面對供應(yīng)商的使用者在線訂貨系統(tǒng)方便客戶有較