企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)

1、企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)第一講第一講 企業(yè)檔案室企業(yè)檔案室 規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平n一、組織管理一、組織管理n（一）設(shè)置與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)（一）設(shè)置與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)n1、下發(fā)文件成立企業(yè)綜合檔案室n一般檔案室隸屬于辦公室n2、建立了檔案、情報、資料、信息處理的一體化部門n（1）企業(yè)各種門類、不同載體的檔案集中在檔案室保管n（2）成立檔案、情報、資料、信息一體化部門n3、檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和議事日程n（1）檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計劃n、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中有明確的檔案發(fā)展目標(biāo)n、檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計劃中（每年的工作思路、計劃、和總結(jié)中對檔案

2、工作有詳細(xì)的內(nèi)容）n（2）制定檔案工作發(fā)展計劃n 要達到什么目標(biāo)、水平，有長期和短期的計劃。 n（二）人員（二）人員n1、有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理或副總等）n2、檔案室有負(fù)責(zé)人n3、專職檔案員n（1）檔案人員有相關(guān)的文化和專業(yè)素質(zhì)（2）對相關(guān)部門或下屬單位進行監(jiān)督指導(dǎo)工作n4、成立了檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案專、兼職人員網(wǎng)絡(luò)n（三）制度建設(shè)（三）制度建設(shè)n1、制定了檔案工作崗位責(zé)任制和考核制度n2、根據(jù)企業(yè)實際建立了一系列檔案管理制度n（1）檔案工作制度納入企業(yè)管理制度中；n（2）企業(yè)檔案管理制度應(yīng)包括檔案管理辦法（含收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用）、文件材料立卷歸檔制度、保管期限表、檔案保密制度

3、、底圖保管、更改及復(fù)制制度和庫房管理制度。n3、制定了檔案人員“三納入”、“四參加”制度n 這是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的控制措施和手段。n1、建立健全“三納入”制度“三納入”：是指將企業(yè)文件材料的形成、運轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔，納入生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動和各項管理工作的程序，納入科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃，納入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。n2、建立“四參加”制度 檔案人員參加重要計劃工作會議；參加科研課題、設(shè)計項目以及產(chǎn)品評審、鑒定會，參加工程竣工驗收，參加設(shè)備開箱。n3、做好檔案和法律法規(guī)的宣傳工作n二、設(shè)施設(shè)備建設(shè)二、設(shè)施設(shè)備建設(shè)n（一）庫房符合檔案安全保管要求（一）

4、庫房符合檔案安全保管要求n（1）庫房面積要有余地。（2）“八防”：防火、防盜、防高溫、防光、防潮濕、防蟲、防霉、防塵等。n（二）檔案裝具充裕、符合國家標(biāo)準(zhǔn)（二）檔案裝具充裕、符合國家標(biāo)準(zhǔn)n（三）配備必要的保護設(shè)備（三）配備必要的保護設(shè)備n配備了滅火器、空調(diào)、去溫機、溫濕度測試儀等設(shè)備。n（四）配備現(xiàn)代化管理設(shè)備（四）配備現(xiàn)代化管理設(shè)備n根據(jù)企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化管理需要要配備相關(guān)設(shè)備：n1、配備計算機；2、根據(jù)企業(yè)實際情況配備掃描儀、光盤刻錄設(shè)備等。n三、業(yè)務(wù)建設(shè)三、業(yè)務(wù)建設(shè)n（一）收集工作n1、按規(guī)定做好歸檔工作n（1）歸檔工作要納入企業(yè)各項工作計劃，要納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)

5、任制。n（2）各類檔案要按立卷歸檔制度執(zhí)行。n（3）要建立文件材料追究制度。n2、根據(jù)企業(yè)需要，拓展歸檔范圍。n 隨著企業(yè)的發(fā)展，要不斷拓展建檔范圍：黨建檔案、安全生產(chǎn)檔案、計生檔案、質(zhì)量監(jiān)督檔案、企業(yè)信用檔案、反傾銷檔案、企業(yè)文化檔案、工會檔案等。n3、歸檔文件材料的載體和字跡要符合耐久性要求。n（1）無鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料。n（2）載體（裝具）質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)定。n4、有完備的交接手續(xù)n（1）要形成移交清冊；（2）履行簽字手續(xù)。n5、歸檔文件齊全、準(zhǔn)確n 歸檔文件材料應(yīng)為原件，無錯、漏、改現(xiàn)象，要保持文件材料的原始性和有效性。n（二）整理工作（二）整理工作n1、根據(jù)企業(yè)實際制定了

6、分類方案n（1）有分類方案說明（為什么要這樣制定）n（2）制定了企業(yè)切實可行的分類方案（根據(jù)國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)定（國檔發(fā)199420號文件），結(jié)合本企業(yè)實際來制定）n2、整理科學(xué)，符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，便于企業(yè)管理和利用n（1）遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系。n（2）文件有序排列，并按要求編號；（3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰。n3、編目規(guī)范，排架合理n（1）案卷封面填寫規(guī)范、清晰；（2）案卷標(biāo)題能提示卷內(nèi)文件內(nèi)容；（3）案卷排列有序、實用。n（三）保管工作（三）保管工作n 檔案保管安全：（1）建立了規(guī)范的全宗卷（國家檔案局1995年6月12日批準(zhǔn)，10月1日實施

7、全宗卷規(guī)范）包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用）；（2）檔案無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象；（3）檔案庫房無火災(zāi)、水淹等事故。n（四）鑒定工作（四）鑒定工作n 成立檔案鑒定小組，按規(guī)定開展鑒定工作：（1）到期檔案按程序進行鑒定；（2）按要求填寫銷毀清冊。n（五）統(tǒng)計工作（五）統(tǒng)計工作n 統(tǒng)計內(nèi)容要全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：1、有檔案管理、利用情況統(tǒng)計臺賬；2、建立收進、移出登記簿；3、按要求及時填報有關(guān)統(tǒng)計報表。n四、檔案信息資源開發(fā)利用工作四、檔案信息資源開發(fā)利用工作n（一）信息化管理（一）信息化管理n1、開展企業(yè)檔案信息化管理：（1）檔案管理

8、現(xiàn)代化與企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相銜接。企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括：企業(yè)資源計劃、客戶關(guān)系管理、計算機輔助設(shè)計/工藝/制造、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、計算機集成制造系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等。n（2）檔案管理軟件能滿足各類電子數(shù)據(jù)存儲、檢索和管理的需要n 如：設(shè)計、生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)、材料管理、售后服務(wù)等n2、建立了檔案條目數(shù)據(jù)庫、重要檔案建立全文數(shù)據(jù)庫n（1）建立了文件級條目，并能檢索利用n（2）重要檔案全文檢索n3、企業(yè)檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)共享n（1）在局域網(wǎng)上完成電子文件的收集、整理、歸檔、借閱利用工作；n（2）在局域網(wǎng)定期發(fā)布檔案工作相關(guān)信息n（二）檢索工具（二）檢索工具n 檢索工具能滿足利用者需求：1、有案卷目錄；2、科

9、技檔案的分類目錄；3、文書檔案有全引目錄。n（三）提供利用（三）提供利用n1、能及時、全面、準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)n（1）檔案人員熟悉檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)；（2）調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確、服務(wù)態(tài)度好。n2、采用多種形式主動服務(wù)n（1）不斷了解利用者需求，主動提供檔案信息服務(wù)；n（2）采用多種服務(wù)形式，如分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開架閱覽等；（3）編制組織機構(gòu)沿革、大事記、全宗介紹等。n（4）編制了產(chǎn)品介紹、科研成果簡介、工程項目簡介、專題介紹等。（5）編制了企業(yè)年鑒。n3、利用檔案為企業(yè)文化服務(wù)n 建立了陳列室或榮譽室等利用檔案展示企業(yè)文化的場所。n4、建立利用效果記錄n（1）建立了企業(yè)檔案借閱登記；（2）建立了利

10、用效果反饋記錄。第二講第二講 企業(yè)檔案分類編號方法企業(yè)檔案分類編號方法n一、企業(yè)檔案分類原則一、企業(yè)檔案分類原則n 以企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。n二、企業(yè)檔案分類方案參照標(biāo)準(zhǔn)二、企業(yè)檔案分類方案參照標(biāo)準(zhǔn)n 企業(yè)形成的各種門類和載體的檔案是一個整體，企業(yè)可參照國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國檔發(fā)199420號）和浙江省工業(yè)企業(yè)檔案分類編號暫行規(guī)定編制審定企業(yè)檔案分類、編號辦法，作為企業(yè)檔案分類、整理、組卷和排架管理依據(jù)。另外，企業(yè)可根據(jù)自身特點適當(dāng)增設(shè)門類，如信用檔案類。n三、企業(yè)檔案類目設(shè)置三、企業(yè)檔案類

11、目設(shè)置n1、企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。n2、企業(yè)檔案分類的二級類目可按照企業(yè)管理職能和檔案特點來設(shè)置。n 可參照工業(yè)企業(yè)檔案分類編號方案，企業(yè)可根據(jù)自身的要求，可增設(shè)、減少或不設(shè)職能二級類目。不設(shè)二級類目的大類可采用年度分類，如黨群工作類、行政管理類。n四、企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識及案卷編號四、企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識及案卷編號n1、十個大類采用09阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。n2、二級及二級以下類目標(biāo)識一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從01開始標(biāo)識。n 產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研類也可采

12、用項目代號標(biāo)識（產(chǎn)品、工程、設(shè)備的代字或代號）。n3、類目與類目之間采用“.”斷開。n4、案卷號的編制方法。n（1）設(shè)二級類目的大類可在最小類下跨年度編制流水號，采用“-”連接。同年份的管理性檔案要做到永久在前，長期（30年）在中，短期（10年）在后。n（2）某些大類下可采用年度來分，其類號可采用年度號（四位數(shù)）標(biāo)識，案卷號的編制做到一個年度編一個流水號，年度與流水號之間用“-”連接。n5、要將類目代號和案卷號標(biāo)注在案卷封面歸檔號欄中及案卷背脊上（可分段標(biāo)注）。n五、關(guān)于干部職工檔案類的問題五、關(guān)于干部職工檔案類的問題n 企業(yè)可根據(jù)實際情況由綜合檔案室管理或有關(guān)部門管理，設(shè)置干部、工人、離退休

13、、死亡職工四個二級類目，其中干部檔案類目設(shè)置按干部檔案工作條例有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。n六、聲像、照片及非紙質(zhì)載體形式的檔案的問題六、聲像、照片及非紙質(zhì)載體形式的檔案的問題n 這些檔案其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案一起分類，單獨組卷，列紙質(zhì)載體檔案之后編號。由于其載體形式特殊和保管要求不一樣，可分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號的對照表。n 對照片底片的分類編號，只需在全宗號下編制大流水號。n 格式如下：全宗號底片流水號。無全宗號的單位可將流水號突出。n七、企業(yè)文書檔案的整理與編目七、企業(yè)文書檔案的整理與編目n 在

14、企業(yè)中，文書檔案可包括：黨務(wù)管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類。n 按“件”整理：（1）逐件裝訂；（2）以“件”為單位按類別年度保管期限分類；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）按排列先后在每件文件上空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝盒。n檔號章：全宗號類別號期限年度機構(gòu)件號n“件件”的概念的概念：件是指實體的文件，一般以每份文件為一件。n注意事項：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)

15、文為一件。n件內(nèi)文件排序：件內(nèi)文件排序：通常正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后。不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，作為首頁加蓋歸檔章，以維護原貌。n歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號文件題名日期頁數(shù)備注n八、科技檔案的整理與編目八、科技檔案的整理與編目n（一）科技檔案的定義與整理要求（一）科技檔案的定義與整理要求n 科技檔案科技檔案是企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。n 要求要求：科技檔案的整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保

16、持其內(nèi)在的有機聯(lián)系，便于保管和利用。n（二）整理與編目（二）整理與編目n1、分類、分類 要求：要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質(zhì)和特點，不能采用一種分類模式，不要搬用別的單位或?qū)I(yè)的分類方案。在一個企業(yè)內(nèi)要有一個綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，要簡明，層次不宜太多。分類方法分類方法：（1）按工程項目分類，主要用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中在一起，便于成套地提供利用。（2）按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個獨立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方案也適用于設(shè)備檔案。（3）按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)檔案。它是以一個科研課題為基礎(chǔ)。（4）按專業(yè)進行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所