文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題

1、文秘知識(shí)基礎(chǔ)模擬試題及答案1、什么是秘書(shū)？答：在我國(guó)現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。2、秘書(shū)部門(mén)的職能性和工作特點(diǎn)？答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門(mén)面性。（4）機(jī)要性。3、秘書(shū)工作的主要內(nèi)容？(風(fēng)險(xiǎn)題)答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會(huì)務(wù)。（4）調(diào)查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。（7）安排禮儀活動(dòng)。（8）處理來(lái)信來(lái)訪。（9）組織機(jī)要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。4、秘書(shū)工作的作用：答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。

2、（4）協(xié)調(diào)作用。（5）耳目作用。5、秘書(shū)工作的指導(dǎo)思想：答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二是為及本系統(tǒng)有關(guān)的部門(mén)及其成員服務(wù)；三是為廣大人民群眾服務(wù)。6、秘書(shū)工作的原則：答：（1）準(zhǔn)確。（2）迅速。（3）求實(shí)。（4）保密。7、秘書(shū)工作者的政治素質(zhì)：答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務(wù)的思想。（4）嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。8、秘書(shū)工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)：答：（1）基礎(chǔ)知識(shí)。（2）社會(huì)知識(shí)。（3）專(zhuān)業(yè)知識(shí)。（4）業(yè)務(wù)知識(shí)。（5）輔助知識(shí)。9、秘書(shū)人員應(yīng)具備的能力：答：（1）調(diào)查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達(dá)能力。（4）口頭表達(dá)能力。（

3、5）組織協(xié)調(diào)能力。（6）辦事能力。（7）管理事務(wù)的能力。（8）文字書(shū)寫(xiě)的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。10、信息的作用？答：為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書(shū)部門(mén)信息工作應(yīng)遵循兩條原則？ 全面服務(wù)。實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂(yōu)。12、值班記錄電話(huà)記錄應(yīng)包括五個(gè)要素？答：a來(lái)電時(shí)間。b來(lái)電單位、姓名及職務(wù)、電話(huà)號(hào)碼等。c來(lái)電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見(jiàn)。e接電話(huà)記錄人。13、值班日記四要素：答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。4、打電話(huà)的一般程序是什么？答：（）打電話(huà)就應(yīng)對(duì)電話(huà)內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事

4、情，要寫(xiě)出通話(huà)全文。（）電話(huà)接通后，先問(wèn)明對(duì)方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己?jiǎn)挝幻Q(chēng)、職務(wù)、姓名，再問(wèn)對(duì)方姓名、職務(wù)，最后再說(shuō)通話(huà)內(nèi)容。（）向下級(jí)打的電話(huà)比較重要的，需要記錄的電話(huà)，打完后應(yīng)要求對(duì)方復(fù)述一遍，確保對(duì)方記錄無(wú)誤。下級(jí)人員在接完上級(jí)的重要電話(huà)后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)述。（）要找的人不在時(shí)，可要求對(duì)方轉(zhuǎn)告或安排回電話(huà)。15、回電話(huà)接電話(huà)的一般程序是什么？答：（）回答電話(huà)要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。（）問(wèn)清對(duì)方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。（）所接電話(huà)一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話(huà)，并時(shí)常檢查自己對(duì)所接電話(huà)的處理情況。（）來(lái)電話(huà)者要找的人不在

5、時(shí)，問(wèn)清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。16、電話(huà)記錄有哪五個(gè)部分？答：一是來(lái)電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分；二是來(lái)電單位、姓名及電話(huà)號(hào)碼；三是來(lái)電內(nèi)容；四是處理意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)批示；五是接電話(huà)記錄人。17、什么是文書(shū)？答：指?jìng)€(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)、國(guó)家政權(quán)在社會(huì)活動(dòng)中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。18、什么是文件？答：通常所說(shuō)的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書(shū)。19、什么是會(huì)簽？ 答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過(guò)程稱(chēng)作會(huì)簽。會(huì)簽本身也是一種會(huì)商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會(huì)商工作應(yīng)在會(huì)簽之前進(jìn)

6、行。20、什么是傳達(dá)范圍？答： 指可以聽(tīng)到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍，一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。22、密級(jí)一般劃分為哪幾級(jí) 答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)，23、會(huì)議報(bào)到有哪幾種方式？答：及會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介紹信親自報(bào)到；委托他人代為報(bào)到；電話(huà)報(bào)到。24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡(jiǎn)樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢(qián)多辦事。4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無(wú)力或者若無(wú)其事，就會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)

7、的感覺(jué)。異性之間、特別是女同志對(duì)男同志的握手，無(wú)需用力，只要輕輕地握一下就可以了。及領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意及你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過(guò)去；如果他無(wú)意握手，就不要勉強(qiáng)。26、為別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面？答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長(zhǎng)的；如果一個(gè)人會(huì)見(jiàn)幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書(shū)工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。27、聽(tīng)講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題？答： 要專(zhuān)心致志認(rèn)真聽(tīng)講，以示注

8、意和尊重對(duì)方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話(huà)人的情緒。不要隨意打斷人家的話(huà)題。遇到說(shuō)話(huà)嚕蘇，或者有意無(wú)意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對(duì)方的話(huà)題或委婉地回絕他，可以委婉地說(shuō)“我們是不是長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)？”或者說(shuō)“對(duì)不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談？”28、當(dāng)你有幾機(jī)說(shuō)話(huà)時(shí),應(yīng)注意哪幾點(diǎn)？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語(yǔ)速要和緩，語(yǔ)調(diào)要適中，給人以舒暢感；切忌過(guò)分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感；切忌多說(shuō)官話(huà)、套話(huà)，也不要使用生僻古怪的詞語(yǔ)，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準(zhǔn)確，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔，表達(dá)要妥貼，以提高對(duì)方的接受效果。29、接電話(huà)時(shí)

9、的注意事項(xiàng)？答：電話(huà)鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等；拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說(shuō)“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢(xún)問(wèn)對(duì)方姓名、單位、有何事情等，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類(lèi)的話(huà)；通話(huà)完了應(yīng)當(dāng)說(shuō)聲“再見(jiàn)”之類(lèi)的客氣話(huà)。在接電話(huà)時(shí)還有幾個(gè)問(wèn)題需要注意：如果一個(gè)電話(huà)未完又來(lái)一個(gè)，或者兩部電話(huà)同時(shí)響鈴，應(yīng)當(dāng)視電話(huà)的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時(shí)禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過(guò)一會(huì)再打過(guò)來(lái)。如果對(duì)方喋喋不休，廢話(huà)連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或者“對(duì)不起，我還有急事要辦。”這樣對(duì)方就會(huì)明白你的意思。如果人家打錯(cuò)了電話(huà)，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告訴對(duì)方“你

10、打錯(cuò)了。”或者“我們這里沒(méi)有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話(huà)號(hào)碼告訴對(duì)方，以便他糾正；假如是機(jī)要部門(mén)，就不能把自己的單位和電話(huà)號(hào)碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。30、打電話(huà)時(shí)的注意事項(xiàng)？不論對(duì)方是何對(duì)象，都要禮貌，包括語(yǔ)言文明、態(tài)度和藹。在打通電話(huà)之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說(shuō)“喂請(qǐng)找×××?！被颉奥闊┠阏乙幌?#215;××。”如果你是和對(duì)方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)“自報(bào)家門(mén)”，告訴對(duì)方你是誰(shuí)，在什么單位工作，然后再進(jìn)入正題，開(kāi)始交談。如果是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)提醒對(duì)方記錄。聲音應(yīng)當(dāng)不

11、高不低，嘴及話(huà)筒應(yīng)當(dāng)保持一定的距離，以免對(duì)方聽(tīng)來(lái)刺耳，影響接收效果。語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)練明了，用最少的語(yǔ)言，在最短的時(shí)間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對(duì)方，而不要嚕里嚕蘇。廢話(huà)連篇會(huì)影響對(duì)方把握你要說(shuō)的中心意思。另外，問(wèn)候語(yǔ)客套話(huà)以及及中心無(wú)關(guān)的話(huà)應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會(huì)影響工作效率，二則也會(huì)給人以婆婆媽媽的感覺(jué)。31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？答：、文字協(xié)調(diào) ;、情況協(xié)調(diào); 會(huì)議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。33、協(xié)調(diào)工作的原則？答：、服從全局的原則。、維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。、從實(shí)際出發(fā)的原則。、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。34、辦公自動(dòng)化中的保密？答：計(jì)算機(jī)的保密，需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)工作：1、操作人員的要求。2、計(jì)算機(jī)的放置。3、計(jì)算機(jī)在使用中的保密。35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書(shū)寫(xiě)文具。答：什么是硬筆書(shū)法硬筆書(shū)法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)漢字的方法。36、校對(duì)的主要方法有哪幾種：答：一是對(duì)校法；二是折校法；三是 讀校法。37、人的能力大致可分為哪兩種答：一是自然的能力，二是人的特有能力。一般說(shuō)來(lái)，科學(xué)能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實(shí)際操作能力、管理能力等。38、什么是創(chuàng)造性思維？答：創(chuàng)造性思維主要是指對(duì)客觀事物之間的聯(lián)系所