文件與檔案管理bs

1、主講人：韓春紅主講人：韓春紅一、什么是文件？一、什么是文件？主主 要要 內(nèi)內(nèi) 容容二、二、文件歸檔工作文件歸檔工作三、檔案及檔案工作三、檔案及檔案工作一、什么是文件？ 狹義上的文件，包括各機(jī)關(guān)向外發(fā)出和收進(jìn)的公文及機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。 從廣義上講，文件包容了文書和公文的全部?jī)?nèi)容，且不僅以文字記錄方式在紙張上，還包括以錄音、錄像等光電技術(shù)方式記錄在非紙載體上的其他文件，如“聲像文件”、“光盤文件”、“機(jī)讀文件”等 文件文件：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。 文書文書：是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了憑證、記載、公布和傳遞的需要，以文字的方式在一定書寫材料上

2、表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。它包括私人文書、公務(wù)文書。 公文公文：即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為處理公務(wù)，行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。文文件件文文 書書公文公文(公務(wù)文書公務(wù)文書)檔檔 案案文件、文書、公文、檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件1 1、必須是辦理完畢的文件。、必須是辦理完畢的文件。2 2、必須是對(duì)日后具有一定、必須是對(duì)日后具有一定查考和保存價(jià)值的文件。查考和保存價(jià)值的文件。3 3、必須是按照一定的規(guī)律、必須是按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件。集中保存起來(lái)的文件。二、文件歸檔工作依據(jù)依據(jù)檔案法檔案法企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案管理規(guī)定及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，

3、制定出及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定出本企業(yè)文件歸檔制度。本企業(yè)文件歸檔制度。 文件歸檔制度中應(yīng)明確文件材料的歸文件歸檔制度中應(yīng)明確文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求以檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。及歸檔控制措施。企業(yè)各文件形成部門應(yīng)按照規(guī)定由兼職檔案人企業(yè)各文件形成部門應(yīng)按照規(guī)定由兼職檔案人員將文件整理后向檔案室進(jìn)行移交。并填寫員將文件整理后向檔案室進(jìn)行移交。并填寫檔檔案交接登記表案交接登記表。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合質(zhì)量要求。應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合質(zhì)量要求。歸檔的文

4、件應(yīng)為原件。一般一式一份。歸檔的文件應(yīng)為原件。一般一式一份。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。1、文件歸檔要求2、文件歸檔時(shí)間 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 科研、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門

5、移交。電子文件、磁帶、照片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件；更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 歸檔文件的整理原則歸檔文件的整理原則：遵循：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。價(jià)值，便于保管和利用。3 3、歸檔文件整理、歸檔文件整理文書檔案文書檔案-歸檔

6、文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 科技檔案科技檔案-科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案-會(huì)計(jì)檔案管理辦法會(huì)計(jì)檔案管理辦法人事檔案人事檔案-企業(yè)職工檔案管理辦法企業(yè)職工檔案管理辦法特殊載體檔案特殊載體檔案-電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范 各類歸檔文件的整理方法各類歸檔文件的整理方法文件歸檔整理的程序文件歸檔整理的程序裝盒裝盒收集收集鑒定鑒定分類分類裝訂裝訂排列排列編號(hào)編號(hào)編目編目( (一一) ) 收收 集集 意義：意義：收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理

7、工作的對(duì)象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說(shuō)它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。 歸檔：檔案法規(guī)定：對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。歸檔：企業(yè)檔案管理規(guī)定第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。收集工作注意的幾個(gè)問(wèn)題 1、注意文件收集的要齊全完整，這是收集工作的基本原則 3、注意對(duì)帳外文件的收集 2、注意對(duì)重點(diǎn)部門的收集歸檔：根據(jù)企業(yè)檔案工作規(guī)范及相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定出本企業(yè)文件材料的歸檔范圍、分類方案、

8、保管期限表歸檔：( (二二) ) 鑒鑒 定定 DA 中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 422009 企業(yè)檔案工作規(guī)范 Specifications on business archives work 2009- - 發(fā)布 2009- - 實(shí)施 國(guó)家檔案局 發(fā)布?xì)w檔：序序 號(hào)號(hào)類目類目基基 本本 范范 圍圍保保 管管期期 限限1 1經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 、統(tǒng)計(jì)工作、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、合同管理、信用管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理永久永久30年年10年年2 2生產(chǎn)管理生產(chǎn)管理生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全生產(chǎn)、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案和信息工

9、作永久永久30年年10年年3 3行政管理行政管理行政事物、安全保衛(wèi)、審計(jì)稽查、勞動(dòng)人事與人力資源管理、教育培訓(xùn)、外事工作永久永久30年年10年年4 4黨群管理黨群管理黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢與監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、民間團(tuán)體工作永久永久30年年10年年5 5產(chǎn)品管理產(chǎn)品管理計(jì)劃決策階段、設(shè)計(jì)階段、試制階段、生產(chǎn)階段、評(píng)優(yōu)階段、認(rèn)證階段永久永久30年年10年年6科研開發(fā)科研開發(fā)研究準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)與開發(fā)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段永久永久30年年10年年7項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)綜合、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目建設(shè)階段、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)與更新改造永久永久30年年

10、10年年8設(shè)備儀器設(shè)備儀器綜合、單臺(tái)套設(shè)備儀器、永久永久30年年10年年9會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類永久、永久、2525、1515、5 5、3 310職工管理職工管理在崗職工、退休職工、離崗職工、死亡職工永久永久( (三三) )裝裝 訂訂1.準(zhǔn)確界定“件”的范圍 “件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件, 正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。 2.確定裝訂順序 裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在

11、后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。收發(fā)文簽一般附在文件正本之后 , 定稿之前。歸檔：3.裝訂方式和要求。裝訂前要去掉金屬物,裝訂要結(jié)實(shí)美觀 , 無(wú)掉頁(yè)壓字現(xiàn)象。一般要在左側(cè)線裝 ,左側(cè)裝訂時(shí)一般應(yīng)對(duì)齊左、下側(cè) , 如左側(cè)裝訂線內(nèi)有圖文,可在左上角裝訂,若左上角仍有圖文,也可在其它方便位置裝訂。 歸檔：( (四四) )、分、分 類類 按年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限進(jìn)行分類三級(jí)分類法：“年度年度-機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題)-)-保管期限保管期限”“保管期限一年度一機(jī)構(gòu) (問(wèn)題)”二級(jí)分類法： “年度年度-期限期限”、“期限-年度“ (五)、排列排列 歸檔：1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一

12、級(jí) 類目?jī)?nèi)排列3、同一事由內(nèi)或不同事由間的歸檔文件,應(yīng)“結(jié)合時(shí)間或重要程度等排列”。 2、排列時(shí)同一事由的相關(guān)文件應(yīng)集中排列。例：年度年度-問(wèn)題問(wèn)題-保管期限保管期限2009年經(jīng)營(yíng)類行政類黨群類永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3. ( (六六) )、編、編 號(hào)號(hào) 歸檔：編號(hào)：是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標(biāo)識(shí)，以歸檔章的形式在文件上注明。歸檔章應(yīng)加蓋在公文首頁(yè)上端的空白位置。 歸 檔 章全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度室編件號(hào)室編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)保管期限

13、保管期限館編件號(hào)館編件號(hào)歸檔：業(yè)務(wù)類辦公室20096永久永久歸檔：( (七七) )、編、編 目目 指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)按分類方案和室編件號(hào)順序，逐件填寫目錄。 歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 歸檔文件目錄件號(hào) 責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注文件的發(fā)文字號(hào) 文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者文件的形成時(shí)間注釋文件需說(shuō)明的情況 文件標(biāo)題每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù) 填寫室編件號(hào)從1起依次標(biāo)注歸檔： ( (八八) )、裝、裝 盒盒 歸檔：裝盒是歸檔文件整理的最后一裝盒是歸檔文件整理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)個(gè)環(huán)節(jié), ,包括文件裝盒和填寫備包括文件裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項(xiàng)目?？急怼⒑?/p>

14、脊、封面項(xiàng)目。 不同類別、不同保管期限的文不同類別、不同保管期限的文件不應(yīng)裝入同一盒。件不應(yīng)裝入同一盒。備備 考考 表表整理人整理人 ： 檢查人：檢查人： 年年 月月 日日盒內(nèi)文件情況說(shuō)明盒內(nèi)文件情況說(shuō)明歸檔：檔檔案案盒盒盒盒脊脊全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度2009保管期限保管期限永久機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)辦公室起止件號(hào)起止件號(hào)1234盒盒 號(hào)號(hào)3歸檔：檔案盒封面 國(guó)儲(chǔ)糧四平儲(chǔ)備庫(kù)國(guó)儲(chǔ)糧四平儲(chǔ)備庫(kù)歸檔：最早對(duì)“檔案”一詞的說(shuō)明，見于康熙四十六年（1707年）的楊賓柳邊記略記載：“邊外文字，多書于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之

15、書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。 三、檔案及檔案工作 “結(jié)繩結(jié)繩”和和“刻契刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。芽。 18991899年在河南安陽(yáng)小屯村出土的甲骨卜辭年在河南安陽(yáng)小屯村出土的甲骨卜辭是我國(guó)發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。是我國(guó)發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。 歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案( (刻在龜刻在龜甲、獸骨甲、獸骨) )、金文檔案、金文檔案( (青銅器青銅器) )、石刻檔案、石刻檔案、簡(jiǎn)讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等簡(jiǎn)讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等 歷史上最著名的皇家檔案庫(kù)：漢代的石渠歷史上最著名的皇家檔案庫(kù)：漢代的石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、

16、唐代的甲庫(kù)、明代的后閣、蘭臺(tái)、東觀、唐代的甲庫(kù)、明代的后湖黃冊(cè)庫(kù)、清代的內(nèi)閣大庫(kù)等。湖黃冊(cè)庫(kù)、清代的內(nèi)閣大庫(kù)等。什么是檔案？ 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 原始的歷史記錄，是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。檔案的本質(zhì)屬性二是參考作用，檔案可以作為行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動(dòng)素材，又是維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律依據(jù)。檔案的作用一是憑證作用，檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。按照檔案的內(nèi)容

17、分類一般包括：文書檔案、科技檔案、專門檔案文書檔案、科技檔案、專門檔案 檔案的種類按照檔案的載體類型分為：甲骨檔案、甲骨檔案、金文檔案、石刻檔案、簡(jiǎn)讀檔案、縑金文檔案、石刻檔案、簡(jiǎn)讀檔案、縑帛檔案、帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案檔案等 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。 科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。 專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。 依照規(guī)定向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。檔案部門的主要職責(zé) 從廣義上講是指整個(gè)檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 檔 案 工 作 從狹義上講是指檔案業(yè)務(wù)工作：主要包括檔案的收集